Почему необходимо организовывать архивное хранение документов? Бизнес план архивное дело


Почему необходимо организовывать архивное хранение документов?

Содержание

Законодательная база

Порядок, согласно которому хранят документы, регламентируется такими документами, как:

  • Закон «об архивном деле», который действует, начиная с 2004 года;
  • Правила, которые были одобрены Росархивом, начиная с 2002 года;
  • Приказ №558 относительно архивных документов, который был одобрен в 2010 году;
  • Приказ №105, который одобрен Министерством финансов.

Организация архивного хранения документов

Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п.

Для того чтобы предприниматель мог определить, какой период хранить тот или иной документ, ему нужно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.

Обычно практически всех документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

В том случае, если было принято решение ликвидировать предприятие, тогда предприниматель должен все свои документы передать в государственный или муниципальный архив. Без данного действия ликвидировать предприятие не удастся, так как акт никто не подпишет. Пока предприятие будет работать, никто не может у предпринимателя отнять документы. Но, если предприятие распадается, государство должно обеспечить сохранность всех документов.

1. В каком здании можно организовать архив?

Прежде всего, размещать архив нельзя в деревянных либо в ветхих зданиях. Помимо этого в здании не должно быть сыро, а также в нем должно отсутствовать печное отопление, которое может привести к пожару.

Такое помещение должно быть изолированно от других. Запрещено размещать архив в здании общественного питания. Также нельзя хранить предметы, которые могут привести к возгоранию.

Когда выбирают помещение, в котором планируют хранить архив документов, следует учитывать то, что они могут подразделяться на:

  • Помещение, в котором будут хранить временные документы;
  • Помещение, в котором будут хранить документы, которые постоянно нуждаются в использовании;
  • Архивохранилище;
  • Специальные отведенные комнаты для тех работников, которым приходится работать с архивом документов.

2. Какие функции архиваруса существуют?

Функции архивариуса следующие:

  • Сотрудник архива должен формировать списки, в которых нужно отразить структурное подразделение организаций;
  • Он должен принимать архив документов различных организаций;
  • Вести учет о сохранности всех документов;
  • Предоставлять информацию руководителям, которые передали в архив свои документы;
  • Вести учет, в котором указано для каких целях были использованы те или иные документы;
  • Принимать участь в случае проведения экспертизы;
  • Контролировать правильность заполнения, а также оформления каждого документа;
  • Составлять номенклатуру дел;
  • Предоставлять рекомендации, касательно заполнения документов;
  • Принимать участие в разработке основных правил, касательно архивных документов;
  • Принимать участие в повышение квалификации тех сотрудников, которые работают в архиве.

Сроки хранения архивных документов

В соответствии с законодательством и нормативными актами любой документ подвергается определенному сроку хранения. Большинство документов, которые отражают финансовый учет деятельности предприятия, хранят на протяжении 10 лет.

К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:

  • Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;
  • Налоговые декларации;
  • Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;
  • Статистический отчет, который сформирован за год.

К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:

  • Квартальная отчетность деятельности предприятия;
  • Рабочий план счетов;
  • Квартальный отчет по налогам;
  • Счет-фактура;
  • Книга осуществляемых покупок;
  • Книга продаж предприятия;
  • Различные первичные документы;
  • Путевой лист;
  • Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;
  • Исполнительные документы;
  • Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;
  • Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;
  • Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;
  • Вексельные документы;
  • Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;
  • Договоры, а также соглашения;
  • Акты;
  • Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;
  • Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;
  • Прочие документы.

Существуют документы, которые необходимо хранить от 50 до 75 лет.

Хранение и учет документов, которые находятся в архиве

Хранить и вести учет документов, которые были переданы в архив, необходимо опираясь на следующие законы и нормативные акты:

  • Закон «Об архивном деле»;
  • Закон «О ведении бухгалтерского учета»;
  • Закон «Об акционерных обществах»;
  • Постановление № -03-33пс, в котором указано в каком порядке и какой период хранить те или иные документы;
  • Закон «Об ООО».

Все документы должны храниться в том месте, о котором знает руководитель предприятия.

1. Основные правила хранения архивных документов

Существует несколько основных режимов, в соответствии с которыми необходимо хранить полученные в архив документы. Рассмотрим некоторые из них:

1. Световой режим. В данном случае в архивном помещении, необходимо правильно расположить освещение. Для этого необходимо придерживаться следующих правил:

  • Документы не должны попадать под прямой солнечный свет;
  • Желательно, чтобы окна были расположены на северной стороне здания;
  • Можно в помещении создавать искусственный свет, используя лампы накаливания либо другие лампы, которые закрыты специальными плафонами с гладкой поверхностью;
  • По возможности изолировать помещение от дневного света.

2. Температурно-влажностный режим. В любом архивном помещении температура, а также влажность имеет очень большое значение при хранении документов. Резкое изменение температуры внутри помещения может пагубно влиять на бумагу. Следует постоянно контролировать данные показатели около 2 раза в неделю с помощью специальных приборов. Для того чтобы контролировать температуру, можно установить кондиционер.

3. Санитарно-гигиенический режим. В архивном помещении необходимо постоянно поддерживать чистоту. Важно не допустить появление грызунов плесени, а также грибка. Основные правила:

  • Обеспечить герметичность хранилища;
  • Один раз в год убирать всю пыль, которая образовалась на полках;
  • Периодически проводить влажную уборку внутри помещения;
  • Проветривать помещение.

4. Охранный режим. Помещение, в котором хранятся архивные документы обязательно нужно защищать, обеспечивая им безопасность.

2. Как осуществляется передача документов на архивное хранение?

В основном передача документов из организации в архив осуществляется в порядке очереди. График сдачи документов разрабатывают сотрудники архива, который утверждается вместе с руководителем той или иной компании.

Все дела и документы могут сдавать сотрудники компании, которые будут нести ответственность за передачу данных. Как было сказано выше, документы могут храниться разный период времени – от 1 и вплоть до 75 лет. Это зависит от вида документа.

3. Подготовка документов к архивному хранению

Любое предприятие или организация должно своевременно и точно в указанный срок передавать документы в архивное отделение, которое может быть создано на предприятии либо же в ведомственный архив. Для того чтобы подготовить документы к передаче, необходимо создать комиссию, которая будет состоять из 3–5 человек.

Подготовка документов включает следующие этапы:

  1. Оформление дел;
  2. Необходимо провести экспертизу и оценить ценность тех или иных документов;
  3. Составить акт, в котором будет указанно, какие дела подлежат к уничтожению;
  4. Описать каждое дело.

Экспертная комиссия представляет собой совещательный орган. Обычно решение комиссии составляется в виде акта, при согласии которого руководитель предприятия должен поставить свою подпись. Комиссия заседание проводит только 2 раза в год, при этом составляя соответствующий протокол.

Экспертиза документов осуществляется на основании номенклатур дел и ряда документов, в которых указанно какой срок необходимо хранить документ. Все документы очень внимательно просматриваются. Эксперты проверяют наличие достоверной информации, а также правильность заполнения того или иного документа.

После того, как экспертиза будет окончена, необходимо все документы описать и составить соответствующие акты. После документы передают в архив.

Те документы, которые подлежат уничтожению, отбирают после того, как каждый документ подвергнется описи. Все документы, подлежащие уничтожению, описываются и составляются на них акты. Комиссия на заседании определяет, какие именно документы подлежат уничтожению. Все акты должны быть подписаны руководителем предприятия.

4. Классификация архивных документов

Прежде чем отправить документы в архив, необходимо их классифицировать:

  1. Временное хранение архивных документов – это первая группа;
  2. Документы постоянного хранения – это вторая группа.

Документы, которые относятся к временным, – это те документы, срок хранения которых не превышает 10 лет.

Документы постоянного хранения предполагают срок сохранения около 75 лет.

Помимо этого, те документы, которые подлежат постоянному хранению, необходимо в обязательном порядке передавать в муниципальный либо же в государственный архив. Но изначально все документы подвергаются архивной обработке.

К документам временного хранения относятся:

  • Приказы на отпуск;
  • Приказы на командировку;
  • Приказы по административно-хозяйственной деятельности;
  • Любые договоры, которые были заключены с юридическими лицами;
  • Документы, в которых указано какие государственные закупки осуществляло предприятие;
  • Акты с указанием перечня работ, которые были приняты предпринимателем;
  • Различные бухгалтерские документы;
  • Путевые листы;
  • Различные другие документы.

К документам длительного хранения относятся:

  • Журнал регистрации приказов о деятельности предприятия;
  • Штатное расписание работников;
  • Опись каждого дела;
  • Номенклатура каждого дела;
  • Акты, в которых указанно по каким причинам уничтожают дело либо по каким причинам были утрачены документы;
  • Годовой налоговый, бухгалтерский и финансовый отчет;
  • Годовая смета;
  • Реестр акционеров компании;
  • Уставные документы;
  • Список лиц, которые имеют право получать дивиденды;
  • Лимиты;
  • Паспорта сделок;
  • Гаранты;
  • Приватизационные документы;
  • Реестр собственников ценных бумаг;
  • Документы, подтверждающие участие предприятия в благотворительной деятельности;
  • Ценники;
  • Тарифы на продукцию;
  • Прейскуранты;
  • Годовой план деятельности предприятия;
  • Книга учета работ, которые проводятся с акциями компании;
  • Различные журналы, которые ведутся на предприятии;
  • Годовой отчет в фонды;
  • Заключение аудитора;
  • Заключение ревизионной комиссии;
  • Другие документы.

Тем лицам, которым предприниматель доверил получить тот или иной документ в архиве, должен иметь при себе доверенность. После чего он должен будет поставить свою подпись в расписке, а также указать паспортные данные. Если документ был подшит в общее дело, тогда отдельно он не выдается.

Как видно, любые документы предприятия должно сдавать в архив. Это важно, ведь информация о прошлой деятельности или о проводимых операциях может понадобиться в самое неожиданное время. Поэтому документы стоит хранить с учетом всех правил, которые были сформированы в законодательном порядке.

waytop.ru

ГОСТ, инструкция, документы, правила. Методические рекомендации по архивному делопроизводству

Правила архивного делопроизводства содержат ключевые требования к работе с бумагами и материалами, не участвующими в текущей деятельности компании. Они сформулированы в соответствии с существующей нормативной базой, регламентирующей сферу обработки, обобщения и хранения информации. Ключевые понятия, используемые в рамках деятельности, устанавливает ГОСТ по архивному делопроизводству. При их составлении учитывались современные достижения в использовании технических средств и передовых информационных технологий. Рассмотрим далее основы архивного делопроизводства.

Сфера распространения

Методические рекомендации по архивному делопроизводству действуют в отношении государственных учреждений. Они также обязательны для коммерческих предприятий, осуществляющих определенные виды работ. В частности, предписания действуют в части обеспечения описания, учета, сохранности и использования документации из Архивного фонда РФ, отнесенной к госсобственности.

Подразделения предприятий, работающие с кино-, фоно-, видео-, фотоматериалами, картографическими, научно-техническими, телеметрическими сведениями, руководствуются установленными положениями в части планирования и отчетности.

Обязанность и право формирования архивов в организациях для временного хранения документации АФ РФ предусматривается Основами отраслевого законодательства (от 1993 г.), Положениями (от 1994 и 1998 гг.). Нормативную базу формируют также правовые акты регионального значения. Рассматриваемые правила не действуют в отношении документов, работа с которыми регулируется ФЗ № 5485-1 и Указом Президента № 1203 от 30.11.1995 г.

Комплектование

Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия. Комплектование включает в себя определение:

  1. Источников.
  2. Состава материалов, подлежащих приему.

В рамках данной деятельности также осуществляется непосредственная передача документов в архив. В качестве источников выступают:

  1. Подразделения предприятия.
  2. Физлица.
  3. Подведомственные структуры.

Состав материалов

Инструкция по архивному делопроизводству устанавливает, что комплектование осуществляется делами временного (более 10 лет) и постоянного хранения. Обобщаются также сведения по личному составу. Дела, срок хранения которых менее 10 лет, как правило, в архив не передаются. Они содержатся в соответствующих подразделениях предприятия. По окончании срока хранения такие дела подлежат уничтожению. Сведения индивидуального характера передаются по заявлению владельца. Впоследствии они направляются в госархив для постоянного содержания. Передаче также подлежат материалы предприятий-предшественников и ликвидированных подчиненных структур.

Архивное делопроизводство и номенклатура

Уполномоченные служащие, осуществляющие работу с информационными материалами предприятия, составляют систематизированный перечень дел. Он именуется номенклатурой. При ее формировании указываются сроки хранения материалов. Инструкция по архивному делопроизводству предписывает уполномоченному подразделению осуществлять контроль и содействие службе обеспечения в составлении номенклатуры. Систематизированный перечень выступает в качестве базы для формирования описей информационных материалов постоянного и временного (до 10 лет) хранения. Номенклатура также является главным учетным документом. Она используется для регистрации дел временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет. Установленная номенклатурой схема систематизации может применяться при разработке картотеки на исполненные акты.

Классификация

Ведение архивного делопроизводства осуществляется по трем видам номенклатур:

  1. Типовой.
  2. Примерной.
  3. Индивидуальной (для конкретного предприятия).

Первая определяет состав материалов, формируемых в однотипных учреждениях. Типовая номенклатура считается нормативным документом. Примерная систематизация определяет приблизительный состав информационных материалов для предприятий, на которые распространяется ее действие, с указанием индексов. Она обладает рекомендательным характером. Указанные виды систематизации используются при формировании индивидуальной номенклатуры и переносятся в нее без изменений.

Особенности подготовки

Документы по архивному делопроизводству предприятия систематизируются по установленной форме в соответствии с номенклатурами структурных подразделений. Последние должны быть согласованы и подписаны руководителями.

Номенклатура предприятия оформляется на общем бланке. Она визируется начальником архива либо ответственным лицом, подписывается руководителем службы обеспечения или уполномоченным им работником. Номенклатура должна быть одобрена экспертной комиссией, после чего утверждена директором компании. После проведения указанных процедур руководителям структурных подразделений предприятия предоставляются выписки соответствующих разделов.

Номенклатура на предстоящий год формируется в течение последнего квартала текущего периода. Согласование осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. При изменении структуры и функций предприятия формируется новая номенклатура.

Порядок составления дел

Формированием именуется группировка выполненных актов в соответствии с номенклатурой. Архивное делопроизводство организации включает в себя систематизацию информационных материалов в соответствии с наименованием папок. Не допускается группировка дублетных и черновых экземпляров. Исключение составляют особо ценные носители. Запрещено помещать в папки бумаги, подлежащие возврату.

Ведение архивного делопроизводства осуществляется при централизованной работе с материалами службой информационного обеспечения, а при децентрализованной – как структурными подразделениями, так и указанным выше отделом. Группировка выполняется под непосредственным руководством лиц, ответственных за сохранность носителей данных. При необходимости могут привлекаться служащие госархива.

Ключевые требования

Архивное делопроизводство осуществляется в соответствии с предписаниями нормативных актов. При формировании папок с информационными носителями необходимо соблюдать следующие требования:

  1. Материалы для временного и постоянного хранения группируются по отдельности.
  2. В папку включается по одному экземпляру каждой бумаги.
  3. В папке должны присутствовать материалы по одному календарному году. Из данного предписания, однако, есть исключения. К ним относят:
  • личные дела, формирующиеся на протяжении всего времени работы соответствующего служащего;
  • материалы выборных структур и постоянно действующих комиссий при них, депутатских групп, систематизируемых в течение периода их созыва;
  • бумаги образовательных учреждений, оформляемые и группируемые на протяжении учебного года;
  • театральные материалы, характеризующие деятельность за сезон;
  • истории болезней и проч.

В папке должно быть не больше 250 страниц при толщине не более 4 см.

Группировка распорядительных актов

Архивное делопроизводство предполагает систематизацию разных видов информационных носителей. К ним в том числе относят и распорядительные акты. Они группируются в соответствии с видом и хронологией с приложениями:

  1. Положения, уставы, утвержденные распорядительными актами, выступают в качестве приложений к ним. Они группируются вместе. Если положения, инструкции, уставы были утверждены как самостоятельные акты, их систематизируют в отдельные дела.
  2. Поручения вышестоящих структур и постановления по их выполнению группируются по направлениям работы предприятия.
  3. Приказы, относящиеся к личному составу, систематизируются согласно срокам хранения. При большом объеме информационных материалов целесообразно акты, касающиеся разных сторон работы компании, группировать по отдельности.
  4. Распоряжения по ключевому направлению деятельности систематизируются отдельно от актов по личному составу. Например, приказ по архивному делопроизводству включается в одну папку, а по назначению руководителя ответственного подразделения – в другую.
  5. Утвержденные лимиты, отчеты, сметы, титульные списки, планы и проч. группируются отдельно от проектов по ним.
  6. Расположение документов в личных делах осуществляется в порядке их поступления.
  7. Лицевые счета сотрудников по зарплате систематизируются в отдельные папки. Их располагают в алфавитном порядке.
  8. Жалобы, предложения, заявления граждан, касающиеся деятельности предприятия, документация по их рассмотрению и выполнению группируются отдельно от обращений физлиц по личным вопросам.
  9. Систематизация переписки осуществляется обычно за календарный период в хронологической последовательности. При этом ответы помещаются после вопросов. В случае возобновления переписки по отдельной теме, начатой в предыдущем году, документы включают в папку текущего периода. При этом указывается индекс дела прошлого года.

Оформление информационных носителей, принимаемых на хранение

Архивное делопроизводство предусматривает ряд предписаний для структурных подразделений, работающих с бумажными актами. Оформление носителей может быть частичным или полным. Это зависит от сроков хранения. Полное оформление осуществляется в отношении документов временного (более 10 лет), постоянного содержания, а также актов по личному составу. Оно подразумевает:

  1. Переплет/подшивку папки.
  2. Нумерацию листов.
  3. Составление страницы-заверителя.
  4. Формирование внутренней описи в случае необходимости.
  5. Внесение уточнений в реквизиты титульного листа. Они могут касаться наименования предприятия, регистрационного номера папки, крайних дат и проч.

Материалы временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет, оформляются частично. Так, разрешено не выполнять систематизацию бумаг в папке, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи.

Нюансы

Архивное делопроизводство – вид деятельности, в рамках которого специалисты обеспечивают не только сохранность информационных носителей, но и возможность работы с ними при возникновении такой необходимости. Для этого акты, составляющие папки, подшиваются на четыре прокола в картонную обложку. Их также допускается переплетать с учетом возможности чтения текстов, резолюций, дат, виз во всех бумагах.

При подготовке к группировке все металлические скрепляющие элементы удаляются. Материалы, предназначенные для постоянного хранения и состоящие из особенно ценных либо неформатных актов, содержатся в папках закрытого типа с тремя клапанами с завязками либо в специальных коробках.

В случае присутствия в деле невостребованных документов личного характера (трудовых книжек, удостоверений, военных билетов и проч.) они вкладываются в отдельный конверт и подшиваются в нем к остальным материалам. В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами. Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху.

Лист-заверитель

Он составляется по установленному порядку. В нем указываются прописью и цифрами:

  1. Количество листов с нумерацией.
  2. Число страниц внутренней описи.

В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч. Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации. Лист-заверитель визируется составителем. Последующие изменения в состоянии и составе папки должны отмечаться в нем со ссылкой на соответствующие акты. Не допускается выносить лист-заверитель на титульный лист папки либо чистый оборот страницы последнего документа в ней.

Внутренняя опись

Она формируется для хранения и учета информационных материалов временного (более 10 лет) и постоянного содержания. Внутренняя опись составляется также для дел, созданных по разновидностям документов, в заголовках которых их содержание не раскрывается. В бланке должны присутствовать данные о порядковых номерах актов в папке, индексах, заголовках, датах и номерах страниц.

К внутренней описи прилагается итоговая запись. В ней указывают цифрами и прописью число документов, включенных в нее, а также количество листов, ее формирующих. Внутреннюю опись визирует составитель. Если папка переплетена или подшита без бланка, то составленный лист приклеивается к внутренней части лицевой обложки.

Изменения в составе материалов в папке должны отражаться в поле "Примечания". В частности имеется в виду изъятие, замена бумаг копиями, включение дополнительных документов в папку. При этом проставляются ссылки на соответствующие акты. В случае необходимости может формироваться новая обобщающая запись к листу внутренней описи, а также заверительная надпись папки.

fb.ru

О нас | Бизнес-Архив

О нашей компании "Бизнес - Архив"

Генеральный директор - Бендик Наталья Николаевна

Коллектив ООО "Бизнес - Архив"  

    Общество с ограниченной ответственностью «Бизнес-Архив» было зарегистрировано в г. Хабаровске 16 января 2004 года. Это закреплено свидетельством Министерства РФ по налогам и сборам в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации. Учредителем и генеральным директором является Бендик Наталья Николаевна. Обществом выбрана упрощенная система налогообложения. Открыт банковский счет, финансирование всей деятельности осуществляется за счет заработанных средств. Ведется планирование работы, составляется бизнес-план на следующий год в конце календарного года.

    Основой взаимоотношений с заказчиками является договор, основной расчет между Обществом и заказчиком осуществляется  на безналичной основе. В отдельных случаях по просьбе заказчика принимаются наличные средства в кассу с учетом установленного лимита. Перечень услуг и тарифов разработан с учетом себестоимости работ и утверждается в начале года.

    Проверки со стороны налоговой службы и банка показали правильность ведения финансовой и кассовой дисциплины. Акты проверок не содержат замечаний.

    Информация о деятельности фирмы и ее услугах размещена на Интернет порталах, в популярных справочно-информационных изданиях, распространяется через рекламную продукцию, доступные средства оповещения (ярмарки, конференции, акции, СМИ, информационные письма и т.п.).

Уставом  определен предмет деятельности Общества:

консультирование по вопросам: проведения экспертизы ценности и систематизации документов в делах;  проверки наличия дел; создания научно-справочного аппарата: составления описей и предисловий к ним, исторических справок к фондам; комплектования и хранения документов организаций, их картонирования и учета; подготовки к передаче на постоянное и длительное хранение документов учреждений и организаций в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов Российской Федерации в области документоведения и архивного дела;

консультирование российских и иностранных юридических и физических лиц по вопросам поиска архивных документов;

оказание услуг юридическим и физическим лицам по вопросам проведения экспертизы ценности, систематизации и научно-технической обработки документов, их учета и создания научно-справочного аппарата (составления описей, предисловий к ним, исторических справок  к фондам), комплектования архивов и использования архивных документов на различных носителях в соответствии с требованиями нормативно-методических документов;

оказание услуг по улучшению физического состояния документов, в том числе реставрация, консервационно-профилактическая обработка, страховое копирование документов;

оказание услуг по внедрению автоматизированных архивных технологий;

консультирование и оказание услуг по формированию фондов личного происхождения, семейных архивов, тематических коллекций;

оказание услуг по предоставлению и использованию документов на различных носителях в социально-экономических, научно-просветительских, культурно-воспитательных и коммерческих целях;

выполнение переводов с иностранных языков и на иностранные языки;

исполнение запросов российских и иностранных юридических и физических лиц генеалогического, тематического и социально-правового характера, а также оказание информационных услуг на основе использования документов архивных учреждений Российской Федерации;

осуществление научно-исследовательской, публикационной, научно-информационной, организационно-методической и учебно-консультационной деятельности в области архивоведения, документоведения, источниковедения и археографии;

разработка методических пособий для организаций и предприятий по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве в соответствии с нормативно-правовыми актами Российской Федерации в области документоведения и архивного дела;

разработка научных и образовательных программ в области документоведения и архивного дела, проведение семинаров и конференций, организация учебных курсов, тренингов;

услуги по предоставлению информации на основе созданной базы данных научно-справочного характера;

организация обучения и повышения квалификации специалистов в области документационного обеспечения управления и архивного дела, предоставление услуг по их трудоустройству;

оказание услуг по брошюровке и переплету документов и печатных изданий, проведение дизайнерских, оформительских и фоторабот;

печатно-издательская деятельность, в том числе выпуск и реализация информационной и научно-методической литературы;

оказание научно-практической помощи по выбору и приобретению техники, оборудования, программных и аудиовизуальных средств для служб документационного обеспечения управления и архивов;

оказание услуг по транспортировке документов в места их обработки и хранения;

оказание услуг по временному хранению документов и коллекций юридических и физических лиц;

организация оптовой, розничной торговли путем создания собственной сети и аренды торговых площадей, складов, офисов.

Структура ООО "Бизнес - Архив":

    Для осуществления деятельности в компанию были приглашены опытные архивисты и молодые специалисты.  Уровень образования сотрудников компании в настоящее время отличается высоким профессионализмом – 100% составляют сотрудники с ученой степенью и высшим образованием в области социально-гуманитарной сферы (историки, культурологи, архивисты, библиотекари).

    Техническая оснащенность фирмы способствует быстрому и качественному исполнению заказов клиентов. Сотрудники обеспечены отдельными компьютерами или ноутбуками, доступом в интернет, копировальной,  сканерной,  звукозаписывающей и фототехникой.

    В Обществе постепенно сформировались два отдела: информационно-поисковый отдел и отдел организации делопроизводства и архивов.

Основные виды услуг информационно-поискового отдела:

1. Подготовка информационных документов.

      На сегодняшний день подготовлено более 300 информационных документов. Среди них:

а) исторические справки - Хабаровский музыкальный театр, Министерство социальной защиты населения, Филиал  ОАО «ДРСК» «Хабаровские электрические сети», ОАО «Дальневосточная генерирующая компания», СП ОАО «ДРСК» «Биробиджанская теплоэлектростанция», МУП «Южный», МУ «Центр одно окно», МП «Гостиница «Амур», КГОУ «Хабаровский медицинский колледж», КГУЗ «Консультативно-диагностический центр «Вивея», «Ветеринарная служба г. Советская Гавань и Советско-Гаванского р-на, СП ОАО «ДГК» «Партизанская ГРЭС»  и др.;

б) тематические перечни документов - «Из истории кооперации на Дальнем Востоке», «Преступность на Дальнем Востоке. 1960-1980-е гг.», «Из истории правоохранительных органов на Дальнем Востоке.1917-1939 гг.», «Из истории Хабаровского музыкального театра» и др.

в) предисловия к изданиям - «Административное устройство ЕАО», «Путеводитель по фондам ГА ЕАО»;

г) очерки - «Из истории р-на им. Лазо», «Из истории пищевой промышленности Хабаровского края»;

д) статьи - по истории кредитной кооперации на Дальнем Востоке (6), о воздействии рекламы на хабаровское городское сообщество (4), из истории архивного дела (12) и др.

е) историография вопроса, список литературы, список фондов, список источников - по темам «Политическая книга в русской эмиграции в Китае», «Стиль модерн в архитектуре исторических городов Дальнего Востока России», «Формирование образа жизни городского населения под воздействием рекламы» и др.

ж) контрольные работы, рефераты, курсовые, дипломы, диссертации.

2. Выявление документов в архивах РФ по темам (Москва, Иркутск, Санкт-Петербург,  Владивосток, Биробиджан, Южно-Сахалинск) по темам заказчиков. Осуществялось исследование - «Пограничные отношения в Восточной Сибири вт. пол. XIX в.», «Правоохранительные органы Сахалина до 1917 г.», «Пенитенциарные учреждения на Дальнем Востоке до 1917 г.», «Институт мировых судей на Дальнем Востоке», «Государственная служба на Дальнем Востоке России» и др.   

3. Издание журнала «Бизнес-Архив».

    Журнал издается по мере накопления материала и финансовых возможностей. Первый и второй номера вышли в 2005 г., третий в 2011 г. Основные рубрики журнала – «Изучаем нормативные документы», «Из истории бизнес - архивов», «Архивный ликбез», «Золотой фонд российской архивистики», «Дела давно минувших дней», «Поиски и находки», «Вы спрашивали - мы отвечаем» и др.  Тираж – 500 экз., на сайте размещены электронные варианты журналов.

4. Генеалогические исследования.

    Наиболее активно развивается услуга по предоставлению информации по родословным. Со многими клиентами работа проводится на протяжении 2 - 4 лет. Основой проведения поиска является договор, нотариально заверенная доверенность, первоначальная информация предоставленная клиентом, постоянное взаимодействие с членами семьи, переписка с учреждениями, родственниками, поездки и работа в архивах. Выполнение заказа сопровождается объемной перепиской с архивами, центрами, как РФ, так и зарубежными.

    Кроме того компания занимается созданием семейных архивов, составлением семейных хроник, семейных альбомов, организацией встреч, консультаций по вопросам составления родословной росписи и т.п.

5. Поиск документов, подтверждающих стаж работы.

    По заказу клиентов восстанавливаются факты трудовой биографии (о занимаемой должности, наградах, присвоении звания, заработной плате и т.п.), разыскиваются архивные документы ликвидированных организаций, направляются запросы заказчиков и др.

6. Участие в грантовых проектах РГНФ и Правительства Хабаровского края.

    ООО «Бизнес-Архив» участвует в грантовых проектах Российского гуманитарного научного фонда, Правительства Хабаровского края. Научная работа исполнителей проектов, результатом которой являются выпущенные сборники, статьи, книжные издания, сайты, ведется при непосредственной поддержке Общества.

Основные виды услуг отдела организации  делопроизводства и архивов:

«Архив под ключ»

обследование и анализ состояния делопроизводства в учреждении; организация делопроизводства и документооборота; разработка номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству; обеспечение нормативными документами, разработку положений, инструкций, создание паспорта и НСА архива; создание архива и его оборудование; создание и организация работы экспертной комиссии; проведение экспертизы ценности документов; научно-техническая обработка документов; составление описей и их НСА, исторических справок и др.

 

    Заказчиками являются учреждения Хабаровского и Приморского края, ЕАО, Республики Саха (Якутии). Участие в тендерах позволяет расширять радиус деятельности компании.

«Организация семинаров, курсов повышения квалификации, тренинги, консалтинг»

    По заказам ведомств были организованы 2-х – 3-х дневные семинары в Хабаровске, Благовещенске, Владивостоке, Комсомольске-на-Амуре с целью повысить документоведческую культуру работников служб ДОУ и архива. Программы семинаров вырабатывались совместно с заказчиками с учетом современных требований, введением новых нормативных документов, специфики работы организации. В течение года проводится 1-2 подобных мероприятия.

    Кроме того, практикуется проведение индивидуальных и групповых консультаций, а также тренингов по генеалогии, по поиску информации по теме исследования (для аспирантов, краеведов), организации работы с конфиденциальными документами. Дается реклама с указанием телефонов для записи. Набираются небольшие группы по 6-9 человек на определенную дату. И в течение 4-6 часов проводится групповая и индивидуальная работа с желающими получить навыки ведения исследования, поиска, систематизации материала, выстраивания родословного древа и т.п. с использованием справочного материала, Интернет-ресурсов, наработок сотрудников фирмы.

    С каждым годом объем и виды услуг компании расширяются.

biz-archive.ru

Архивное дело

Архивное дело  – курс для “новичков”, которые планируют в дальнейшем работать с архивными документами. Архив должен быть на каждом предприятии, независимо от его формы собственности, размера и возраста. Создание архива помогает предприятию вырасти и стать стабильным. А сам факт наличия архива говорит о стабильности и устойчивости предприятия. Фиксация числа документов в организации, факта их прибытия или выдачи, а также контроль их структуры и содержания, невозможны без профессионально реализованного архивирования.

Данный курс повышения квалификации организован для начинающих в архивном деле и включает в себя базовые понятия и технологии работы с архивными документами. 

Регламент проведения очных занятий:

Занятия состоят из теоретической части в виде лекции, обсуждения реальных практических ситуаций, ответов эксперта на вопросы участников и практической работы (тестирования), в ходе которой закрепляются полученные знания.

Выдаваемый документ: удостоверение о повышении квалификации.

Программа

 Задачи и функции архива. Организация  работы архива на предприятии

•    Понятие архива организации •    Особенности организации архива на предприятиях различных форм собственности •    Условия создания архива в организациях с различной структурой и формами собственности. Архивное дело с нуля на предприятии •    Виды архивов и их функции •    Основные организационные документы архива •    Положение об архиве, должностные инструкции сотрудников •    Составление приказа о назначении ответственного за архив •    Обязанности, задачи и права архивных работников •    Правила размещение документов в архивохранилище и условия их хранения •    Методика поиска документов в архиве: составление пофондовых и постеллажных указателей •    Оборудование архива, требования к помещениям •    Оптимальные условия хранения документов •    Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива

Нормативно-методические основы организации архивного хранения документов

Нормативно-законодательная база в сфере архивного дела

Организация текущего хранения документов

•    Правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок ДОУ •    Правила к организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов •    Организация работы по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства

Номенклатура дел: правила формирования и оформления

•    Понятие номенклатуры дел, ее нормативное закрепление •    Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве •    Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления •    Разработка номенклатуры дел организации •    Правила оформления номенклатуры дел, заполнение граф номенклатуры дел •    Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией •    Разработка номенклатуры дел структурного подразделения •    Правила подписания и утверждения номенклатуры дел •    Порядок внесения изменений в номенклатуру дел •    Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения •    Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

Формирование дел 

•    Хронологическо-структурная систематизация дел •    Анализ фактического содержания имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения •    Проверка сроков хранения документов •    Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации •    Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

Использование перечня документов 

•    Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них •    Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

Составление описей дел

•    Систематизация документов внутри дела •    Обеспечение сохранности и защиты документов организации •    Составление описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

•    Оформление документов экспертной комиссией •    Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии •    Составление и утверждение протокола работы экспертной комиссии •    Составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению

Организация архивного хранения дел. Передача дел в архив организации

•    Правила передачи дел в архив организации •    Правила формирования и оформления дел при сдаче в архив •    Осуществление контроля за  правильным формированием, хранением, и сдачей дел в архив

Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения

•    Составление и утверждение акта о выделении документов, не подлежащих хранению •    Правила уничтожения документов, с истекшими сроками хранения •    Подготовка Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению •    Порядок изъятия документов из архива •    Правила выдачи документов из архива

Использование документов архива

•    Учет документов архива •    Проверка наличия и состояния документов архива •    Использование документов архива •    Правила оформления и порядок выдачи архивных справок, копий, выписок, информационных писем по различным запросам •    Технология поиска архивной информации

Итоговая аттестация слушателей

business-personnel.ru


Смотрите также