Задачи и цель командировки: примеры. Бизнес план командировки


Планирование командировок - Hamilton Apps Russia

Большое количество выездной работы сотрудников предприятия вынуждает руководителя проекта или другое ответственное лицо постоянно выполнять планирование командировок, определять сумму расходов, продумывать оптимальный маршрут. Для небольшой компании с тремя-четырьмя выездными специалистами это не составит серьезных проблем. Но что если каждый месяц в командировки отправляются десятки человек по разным маршрутам для решения разных задач? В такой ситуации избежать ошибок и обеспечить нормальную работу предприятия помогут специализированные бизнес-решения.

Удобство использования системы управления командировками

В зависимости от особенностей и сферы деятельности компании, в составлении плана работы сотрудника на выезд в другой регион или страну должно входить следующее:

  • составление маршрута передвижения с учетом поставленных задач;
  • закупка билетов и организация трансфера по оптимальной стоимости;
  • составление списка дополнительных расходов: проживание в гостинице, питание, передвижение по городу, расходы, связанные с выполнением обязанностей;
  • согласование всех затрат с финансовым отделом, бухгалтерией, руководителем командируемых сотрудников.

При использовании системы планирования служебных командировок все эти операции выполняются автоматически. Ответственному лицу не придется самостоятельно посещать каждый отдел для согласования деталей, обзванивать туристические агентства, искать выгодные условия для организации перелета/проезда в другие страны. Если выбранная система имеет многопользовательский интерфейс с разделением прав доступа (например, изменять маршрут может только руководитель проекта, а сотруднику доступно только внесение сумм расходов), это значительно упрощает составление плана.

Еще одним преимуществом подобных решений является их взаимная интеграция в учетную инфраструктуру предприятия. Так, бухгалтерский отдел сразу получает всю необходимую информацию о совершенных тратах на покупку билетов, бронирование номеров в гостинице, транспортные услуги. Такое бизнес-приложение можно настроить на корректное взаимодействие с существующими Travel-системами, которые предоставляют свои услуги компании на договорной основе.

Изменения в планировании командировки «на ходу»

Бывают случаи, когда командированный в другой регион сотрудник предприятия должен решать новые задачи, сформированные уже после его выезда. В обычной ситуации это потребует составления дополнительных документов, корректировки счетов и отчетов, что провоцирует возникновение путаницы с бухгалтерскими проводками. Автоматизированные системы планирования командировок решают такую проблему очень быстро:

  1. Руководитель проекта меняет в онлайн-режиме маршрут, вводит новые данные в отчетную форму, после этого все данные автоматически пересчитываются.
  2. Все изменения сразу же отображаются в интерфейсе приложения у сотрудника и бухгалтерии, что позволяет избежать незапланированных трат и правильно ввести все расходы в отчетность.
  3. Выездной сотрудник может сразу задать уточняющие вопросы руководству по обновленному плану поездки и оперативно решить поставленную задачу.
Защита от ошибок и злоупотреблений

В процессе составления плана выездной работы велика вероятность ошибки из-за человеческого фактора: неправильная сумма расходов, отсутствие подтверждающих документов, отсутствие брони на гостиницу или бронь на неверное количество дней. Современные приложения для бизнеса способны исправить эти ошибки или указать на неверные данные, что упрощает проверку всех итоговых документов.

Эти приложения также хорошо помогают предотвратить злоупотребления со стороны выездных сотрудников. В простом интерфейсе отображаются все уже сделанные и запланированные траты: стоимость транспортных расходов, оплата проживания в гостинице, деловые ужины в ресторанах. При этом сотрудник постоянно вносит новые данные и подтверждает расходы, поэтому отследить не связанные с рабочей деятельностью траты очень просто.

Синхронизация с авансовым отчетом

Руководители, ценящие свое время и время сотрудников, рассматривают в качестве основного преимущества системы планирования командировки ее синхронизацию с составлением авансовых отчетов. Поскольку такой отчет является первичным документом для бухгалтерии, он должен учитывать все расходы сотрудника в командировке. Если использовать готовые бизнес-решения, обеспечивающие синхронизацию плана командировки и авансового отчета, бухгалтеру и командированному не придется переносить все данные вручную.

Выбор формата работы с планированием командировок

В зависимости от разработчика и поставщика услуг, процесс введения данных в систему может строиться несколькими способами:

  • Через обычный веб-браузер на смартфоне, планшете или ПК.
  • Через приложения, установленные на клиентские устройства.

Однозначных рекомендаций выбора системы планирования по данному критерию нет. Важно установить, подходит ли конкретный продукт для решения задач компании. Также стоит обратить внимание на работу службы поддержки и формат решения проблемных ситуаций. В этом плане наиболее подходящими будут продукты от компаний, обеспечивающих круглосуточную поддержку своих решений и готовых взять на себя ответственность в случае сбоя работы сервиса.

Смотрите также:

hamiltonapps.ru

Пример цели командировок для правильного оформления

Известно, что пример цели командировок можно легко найти в специализированных журналах для бухгалтеров. Казалось бы, совсем несложно воспользоваться готовым опытом. Однако если сформулировать цель поездки некорректно, затраты на нее нельзя будет учесть в расходах для снижения налогооблагаемой прибыли предприятия. Поэтому обосновывать деловое «путешествие» сотрудника нужно вдумчиво и осторожно.

Какие готовить документы

Очень удобно, когда в организации работает специалист, знающий, как оформить командировку. Но во времена массовых сокращений многим владельцам малых предприятий приходится самостоятельно вести учет и составлять большинство официальных бумаг.

Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.

Не секрет, что данная процедура включает в себя несколько этапов.

1. Руководитель компании издает приказ о командировке по форме Т9. Он содержит:

  • Ф.И.О. сотрудника;
  • его табельный номер;
  • должность;
  • подразделение компании (отдел, сектор, департамент), в котором работает служащий;
  • цели и задачи путешествия, его сроки, источники финансирования (обычно средства работодателя);
  • место назначения.

К приказу прилагается документ – основание командировки (служебная записка или приглашение).

До 2013 года требовалось также готовить служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?

В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.

2. Работодатель приобретает проездные билеты, бронирует номер в гостинице.

3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.

4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:

- 700 руб. в день – при выездах в пределах территории РФ.

- 2500 руб. в день – при зарубежных командировках.

Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.

5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.

6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.

7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.

Что, если заявленная цель поездки не достигнута?

Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.

Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.

В частности, очень распространен пример цели командировок - «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.

«Универсальные» формулировки для служебных заданий

В настоящее время опытные аудиторы рекомендуют: если есть сомнения в том, что цель поездки будет достигнута, лучше обозначить ее в приказе общими фразами. При постановке задач разрешено использовать свободные формулировки. Приведем примеры целей командировок, не обязывающих сотрудника подтверждать документально факт выполнения задания:

«Иванов И. И направляется в г. Н-ск для:

  • решения производственных вопросов,
  • переговоров о возможном сотрудничестве,
  • установления деловых контактов,
  • исследования рынка на предмет возможности приобретения товара».

Командированный работник не выполнил обозначенное в приказе задание

Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:

  • почему не удалось выполнить служебное задание,
  • каков результат поездки,
  • чем состоявшееся «путешествие» экономически выгодно для фирмы.

При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.

Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?

К сожалению, в нормативных документах не указаны в качестве образца правильные примеры целей командировок. Задачи, которые сотрудник должен решить за время поездки, работодатель определяет самостоятельно. Однако при составлении приказа важно учесть некоторые моменты:

  1. Для того чтобы командировочные расходы можно было принять к налоговому учету, производственная необходимость перемещения сотрудника в другой город или страну должна быть очевидной. Так, например, затраты, связанные с поездкой на корпоративное торжество или церемонию вручения награды, нельзя включить в расходы для снижения прибыли.
  2. Цели и задачи командировки должны соответствовать должностным обязанностям работника.
  3. Срок и маршрут «путешествия» не могут противоречить его причине. Например, если сотрудника отправили в служебную поездку с целью участия в выставке, он обязан отбыть в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.

Командировка руководящих кадров

Первые лица компаний и их заместители выезжают в другие города и страны, как правило, для:

  • проведения ключевых переговоров с партнерами,
  • участия в официальных мероприятиях,
  • установления контактов с потенциальными заказчиками.

Командировка руководителя оформляется чаще всего не приказом по форме T9, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в г.______________ с целью…». В распоряжении, как и в приказе, необходимо указать Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения, цель и задачи командировки.

Приведем примеры служебных заданий, которые первое лицо компании может назначить себе или своим заместителям:

  • проведение переговоров с ООО «Комплект»;
  • демонстрация образцов продукции ООО «Стандарт»;
  • участие в выставке «Электроматериалы России» г. Москва 27 сентября 2016 г.;
  • проведение презентации для участников встречи «Космотехника» 20 июля 2016 г.;
  • участие в семинаре «Как пережить финансовый кризис» 21 августа 2016 г., проводимом ООО Учебный центр «Консультация» в г. Москве;
  • выступление с лекцией перед студентами и аспирантами Московского государственного университета на тему «Государственная поддержка отечественного производителя»;
  • обмен опытом с участниками конференции «Бизнес легко и с удовольствием», проводимой с 10 по 15 октября 2016 г.;
  • повышение профессионального уровня;
  • ознакомление с новыми технологиями.

Командировка директора и его заместителей может быть также связана с проверкой качества работы филиалов компании. Приведем примеры:

  • подведение итогов финансово-хозяйственной деятельности дочернего предприятия ООО «Наша фирма» за 1-е полугодие 2016 г.;
  • участие в ревизии финансово-торговых операций филиала ООО «Предприятие» в г. Н-ске;
  • проведение анализа качества работы и аттестации персонала дополнительного офиса № 0233 в г. А-ске с 02 по 10 сентября 2016 г.

При необходимости цель командировки может быть разделена на несколько более узких задач. Они обычно не указываются в приказе, но отражаются во внутренних документах компании.

Так, например, к цели «проведение переговоров с ООО «Перспектива» о возможном сотрудничестве» могут быть выставлены такие задачи:

  1. Знакомство и личная встреча с генеральным директором ООО «Перспектива»: демонстрация рекламных материалов, образцов продукции, обсуждение условий поставки.

Планируемый результат:

  • установить контакт с руководителем ООО «Перспектива»,
  • довести до него информацию о конкурентных преимуществах продукции ООО «Наша компания» и выгодах сотрудничества,
  • договориться о заключении контракта на поставку первой партии товара.

2. Участие в совещании с отделом закупок ООО «Предприятие», обсуждение условий контракта.

Планируемый результат:

  • Добиться права на поставку товара на условиях 100% предоплаты, при условии предоставления ООО «Перспектива» оптовой скидки в размере не более 20% от цены, указанной в прайс-листе (1 вариант);
  • Договориться о поставке товара в объеме одной тонны сырья в месяц, без скидки, с рассрочкой платежа на срок не более 3-х недель (2 вариант).

По возвращении из поездки директор подводит итоги, достигнута ли цель командировки.

Деловые поездки менеджеров по продажам

Как оформить командировку сотрудника, ответственного за обслуживание клиентов и сбыт продукции? Перед менеджерами по продажам обычно ставятся четкие цели, выраженные в количественных показателях. От того, насколько качественно и результативно работник выполняет бизнес-план, зависят его заработки и перспективы карьерного роста.

Если сотруднику, ответственному за работу с клиентами, не удается выполнить главную задачу деловой поездки (совершить продажу), работодатель все равно желает получить максимум информации о потенциальном заказчике, перспективах сотрудничества с ним, а также о причинах, по которым не удалось заключить сделку.

Кроме того, руководителю компании, нацеленной на расширение клиентской базы, важно понимать, с кем из фирм-конкурентов сотрудничает потенциальный заказчик и на каких условиях заключены договора.

Поэтому когда менеджер по продажам отправляется в командировку, перед ним ставят многоуровневую цель, включающую в себя задачи, касающиеся не только переговоров с заказчиком, но и сбору рыночной информации.

Основное служебное задание может звучать следующим образом:

  • проведение переговоров и установление первичного контакта с ООО «Будущий клиент»;
  • заключение договора на поставку материалов для компании АО «Заказчик»;
  • расширение клиентской базы, изучение возможностей рынка г. Н-ска;
  • участие в выставке «Стройматериалы сегодня» 01 августа 2016 г.;
  • обмен опытом с менеджерами по продажам Западного филиала компании; участие в корпоративной конференции «Прибыльные сделки»;
  • обучение новых сотрудников отдела сбыта Западного филиала;
  • организация и проведение семинара «Успешная работа».

«Заключение контракта на поставку товара» - наиболее популярная цель командировок сотрудников, ответственных за работу с клиентами. Она может быть раскрыта в задачах:

  • встреча с представителем отдела закупок ООО «Будущий заказчик», выявление и анализ потребностей;
  • визит на предприятия-конкуренты ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2» качестве «тайного покупателя»: получение прайс-листов, сбор информации об условиях сотрудничества с заказчиками, составление отчета для отдела маркетинга, выявление сильных сторон ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2»;
  • переговоры с начальником отдела закупок ООО «Будущий клиент», демонстрация образцов продукции, согласование условий контракта;
  • встреча с генеральным директором ООО «Будущий клиент», подписание контракта.

По возвращении из поездки менеджер по продажам обязан представить отчет о выполнении каждой задачи и полученных результатах. К нему прилагаются протоколы проведенных переговоров, анализ потребностей потенциального клиента, материалы для маркетинговых исследований, копии коммерческих предложений, подписанный контракт (при наличии).

Аналогичным образом могут быть сформулированы цели командировки для начальника клиентского подразделения или директора департамента продаж.

Перед руководящим составом могут быть поставлены и такие задачи:

  • проведение внутрифирменного аудита сделок по реализации,
  • контроль за работой филиала компании,
  • участие в собрании Комитета по улучшению качества обслуживания клиентов,
  • предоставление отчета о продажах перед членами совета директоров на ежегодном собрании.

Командировки с целью приобретения материалов

Директора предприятий, а также сотрудники подразделений, занятых закупками, часто отправляются в командировки для того, чтобы приобретать товары для нужд предприятия.

В этом случае в приказе можно указать любой пример цели командировок из следующих:

  • проведение переговоров с ООО «Возможный поставщик 1» и ООО «Возможный поставщик 2», обсуждение условий сотрудничества;
  • установление деловых контактов с ООО «Завод», изучение процесса производства и образцов продукции;
  • заключение контрактов на приобретение сырья и комплектующих с ООО «Материал» и АО «Детали»;
  • согласование условий договора с поставщиком ООО «Производитель».

Поездки работников, занятых на производстве

Часто «путешествовать» приходится инженерам по установке и монтажу оборудования, строителям, рабочим. Для данных специалистов актуален любой пример задачи командировки из указанных:

  • монтаж и первичное тестирование производственного оборудования «Линия-1» в цехах компании АО «Заказчик»,
  • установка, наладка и запуск в работу оборудования «Конвейер-100»,
  • гарантийное обслуживание станка «А-2»,
  • регламентные работы на производственной линии АО «Заказчик»,
  • внеплановый ремонт, исправление поломки станка,
  • профилактика оборудования.

Деловые поездки водителей

«Работникам руля» часто приходится выезжать в другие города, с целью перевозки грузов, документов, доставки специалистов к местам работы.

Командировка сотрудника данной категории обычно связана с выполнением таких заданий:

  • доставка коммерческого директора ООО «Стандарт» к месту ведения переговоров с ООО «Клиент»,
  • получение материалов на складе поставщика, доставка груза на территорию ООО «Наша фирма»,
  • ремонт автомобиля, приобретение запчастей,
  • техническая диагностика автомобиля в сертифицированном автосервисе.

Заключение

Теперь вам известно, на какие моменты важно обратить внимание, оформляя командировку сотрудника. В данной статье вы можете подобрать пример цели командировок, подходящий персонально к вашему случаю.

fb.ru

Бизнес на организации командировок - Бизнес идеи 2018

Едва начав трудовую деятельность в должности агента отдела материально-технического снабжения, я столкнулась с тем, что большая часть моих должностных обязанностей — это командировки по нашей необъятной стране. В них я и прожила почти двенадцать лет своей жизни.

По молодости все вроде бы ничего, даже интересно путешествовать, хотя, прямо скажем, условия иногда были не то что плохие, а и вовсе нечеловеческие. Иногда принимали хорошо, говорили, где лучше поесть, куда сходить (а то и кормили, и возили на экскурсии по городу). А бывало, оставляли один на один с чемоданом на далеко не сверкающем кристальной чистотой вокзале, и я даже не знала, как добраться до организации, в которую меня командировали.

В конце концов, я успешно доработала до декретного отпуска, получила свои хорошие декретные (сотрудники на командировках обычно неплохо зарабатывают, и именно этот аргумент не давал мне поменять работу, как бы ни отвратительны были условия в том или ином чужом городе).

И вот, когда отпуск по уходу за ребенком подходил к концу, путевка и место в детском саду уже были в кармане, я задумалась, что на прежнее место работы уже не смогу вернуться. Я объективно отдавала себе отчет в том, что в первый год в детском саду все дети часто болеют, да и просто не хотелось уезжать на неделю, а то и дольше в другой город, оставив мою еще совсем маленькую крошку одну. Но и сидеть без работы я не могла. Папа у нас был лишь юридически, а папы фактически у нас не было. Нет, конечно, отец моей дочери стремился помогать нам, но возможности его были ограничены, и у него была еще семья, где также были дети. Так что рассчитывать я могла лишь на себя. И мне надо было что-то придумать, что наилучшим образом обеспечило бы мне и моей дочке безбедное существование, при этом, не травмировав физическое и психологическое здоровье моего ребенка.

И я стала искать выход. После рассмотрения нескольких вариантов работы на дому, я поняла, что все это не только мне неинтересно, но и я не умею все это делать. А командировки в другие города на дому — это нереально. Или все же реально?

Оказалось — вполне реально. Но — не ездить в командировки самой, а давать советы тем, кто по долгу службы работает так же, как я раньше. И не только советы, а практические рекомендации, составлять карту маршрута, помогать осваивать города.

Моя работа строится таким образом. Заказчик, обращаясь в мою компанию, рассказывает, в какой город и на какой срок предстоит командировка. Я составляю подробный маршрут его передвижения. Причем — не просто маршрут, а полностью анализирую ситуацию, раскладываю по минутам и часам каждый день, выверяю все возможные варианты и графики.

Начинается все с вокзала. Я расчерчиваю наиболее удобный маршрут, по которому можно добраться до организации, в которую командировали заказчика. Выбираю и цены, и наиболее короткие, или — наиболее удобные пути. Например, некоторые клиенты желают, чтобы по пути был банк, в котором оформлена банковская карта, или аптека, или — магазин и кафе. Если командируется военный, или сотрудник милиции-то еще и отражаю на карте маршрута точку, где он обязан произвести регистрацию своего прибытия.Затем — выбираю несколько ресторанов и кафе, изучаю карту меню, и цены. Предлагаю клиенту на выбор, или — выбираю сама, в зависимости от условий составленного договора. Также в мои услуги входит изучение и анализ мест, где командированный может отдохнуть культурно или активно. Кому как нравится.

Где я беру всю необходимую информацию? Пока ко мне обращались жители одного со мною города, я ориентировалась на свои прежние источники, и на телефонные звонки друзьям, приобретенным за более чем десятилетие в разных городах.

Затем — стала активно пользоваться интернетом, у меня уже есть свои излюбленные сайты, где можно найти всю интересующую меня информацию, а самое главное — ей можно доверять. Свои записи я уточняю постоянно, ориентируясь на отзывы, критику или пожелания вернувшихся из командировок моих клиентов.

Сейчас у меня достаточно много заказчиков, и работаю я практически без выходных. Но годами выработанная привычка контролировать свое время научила меня не только уважать каждую свободную минуту, но и находить время на себя даже тогда, когда, казалось бы, налицо явный и непобедимый цейтнот.

Я не скажу, что являюсь владелицей огромной корпорации. Но уже смогла нанять двух постоянных сотрудников, учусь руководить персоналом. Сняла небольшой офис, хотя работаю в основном дома. Кстати, из детского садика пришлось уйти, так как постоянные детские инфекции надолго выбивали мою дочь из колеи. Мы ходим в детский кружок, общаемся, играем, развиваемся. Вряд ли все это я смогла бы обеспечить ей, вернувшись на прежнее место работы.

Специально для ХОБИЗ.RU

hobiz.ru

Задачи и цель командировки: примеры

Знаете ли вы, как правильно указать цель командировки? Пример можно, конечно, без проблем найти на всевозможных профессиональных форумах бухгалтеров или специалистов по кадровой работе. Но копирование чужого опыта не всегда оправдано.

В нормативных актах нет списка целей поездок по служебной надобности. Тем не менее формулировать причину, по которой сотрудник отправляется в путь, стоит таким образом, чтобы проездные и суточные расходы можно было отразить в учете для снижения налогооблагаемой прибыли.

Для этого важно учесть ряд моментов.

Каких именно?

Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:

  1. Деловая поездка сотрудника должна очевидным образом соответствовать интересам компании. Цель командировки формулируется так, чтобы было ясно: «путешествие» выгодно для фирмы, прямо или косвенно способствует тому, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, наращивало объемы деятельности, повышало качество товаров и услуг. Работника организации нельзя отправить в командировку, поставив перед ним задачу «отдохнуть», «восстановить силы» или «вылечиться». Для этого предусмотрены отпуска - ежегодные или по состоянию здоровья.
  2. Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника. Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами. А коммерческий директор фирмы не может быть командирован в другой город с целью «перевозки сотрудников».
  3. Причина, по которой совершается деловая поездка, должна соответствовать сроку «путешествия» и его маршруту. Если целью командировки является, например, участие в выставке, работник организации обязан «двинуться» в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
  4. Крайне осторожно следует отнестись к обоснованию поездок по служебной надобности в выходные. Если сотрудник компании отправляется в другой город, например, для проведения переговоров в понедельник, а время пути составляет один день, то выехать можно не раньше вечера субботы. В противном случае стоимость билетов или ГСМ нельзя будет отнести к затратам.
  5. Лучше избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно сотрудник организации отправляется работать вне места постоянной службы. Иначе у контролеров могут возникнуть сомнения в правомерности отнесения командировочных расходов к налоговому учету.
  6. Цель поездки следует формулировать так, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено назначенное задание. После поездки сотрудник должен будет представить отчет о результатах, приложить к нему документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи. Кстати, возможна ситуация, когда цель командировки не достигается. В этом случае работодатель требует у сотрудника «объяснительную» с указанием причин, почему не удалось выполнить служебное задание. При наличии этого документа расходы на поездку можно принять к налоговому учету.
  7. Если цель командировки объемная, состоит из нескольких заданий, важно прописать также отдельные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
  8. Если работа специалиста носит разъездной характер и перемещение в другой населенный пункт связано с выполнением повседневных дел, то такое «путешествие», согласно Трудовому кодексу, не признается командировкой вообще.

Любых ли сотрудников можно посылать в деловые поездки?

Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. Примеры случаев, когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.

Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:

  1. Категорически запрещено «снаряжать в дорогу» беременных женщин и несовершеннолетних работников (кроме кадров, занятых в сфере творчества).
  2. Сотрудник, направляемый в деловую поездку, должен состоять в трудовых отношениях с работодателем. На момент отправления уже должен быть заключен договор найма, оформленный в соответствии с действующими законами.
  3. Есть категории граждан, которые имеют право отказаться от командировок. Отправлять их в другой город или страну по служебной надобности допустимо только при наличии их письменного согласия.

К таким лицам относятся:

  • Мамы детей младше 3 лет.
  • Родители или опекуны инвалидов до 18 лет.
  • Граждане, ухаживающие за больными членами семьи, в соответствии с медицинским заключением.
  • Матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супругов.

Работники, не принадлежащие к этим категориям, за невыполнение приказа отправиться в командировку подлежат дисциплинарной ответственности. В отдельных случаях можно даже уволить сотрудника, отказавшегося поехать в другой город по делам фирмы.

В каких документах пишут цель командировки?

До 2015 года поездка сотрудника оформлялась:

  1. Приказом.
  2. Служебным заданием.
  3. Командировочным удостоверением.
  4. Отчетом.

В настоящее время все характеристики «путешествия» указываются в приказе. Унифицированные формы «служебного задания», «командировочного удостоверения» и «отчета» отменены.

Для подтверждения факта поездки и выполнения приказа служат: билеты, путевые листы, чеки на оплату ГСМ, отчеты, объяснительные записки, протоколы переговоров, сертификаты о прохождении обучения, заключенные договоры, описи.

Из состава и содержания этих документов должно быть видно, достигнута ли обозначенная цель командировки.

Рассмотрим, как определяются задачи деловых поездок для разных категорий сотрудников.

Директор

Работа первых лиц предприятий часто связана с «путешествиями».

Командировка директора фирмы, как правило, оформляется не приказом, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в командировку с целью…».

Руководитель компании может отправиться в деловую поездку, в частности для завоевания новых рынков сбыта, поиска клиентов, заключения контрактов на поставку продукции. Как в этом случае будет звучать цель командировки директора? Примеры:

  • проведение переговоров и заключение контракта с ООО «Фирма»;
  • проведение переговоров с участниками конференции «Товары будущего» в г. Н-ске «___»________ 20__ г.;
  • демонстрация образцов продукта «Предмет-1» компании ООО «Крупный заказчик»;
  • презентация товаров для компании АО «Хороший клиент».

Первое лицо фирмы может также поехать в другой город или страну, чтобы встретиться с уже действующими клиентами предприятия. Для этого случая специалисты по кадровой работе уже придумали, как писать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

  • обсуждение условий договора на поставку производственного оборудования ООО «Наш друг»;
  • согласование с АО «Концерн» плана закупки на 2-е полугодие ____ года.

Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах. Однако в этом случае стоит обозначить и цели, и задачи командировки. Пример:

«Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.

Задачи:

  • Изучение целевого рынка.
  • Тестирование и прием на работу сотрудника на должность управляющего филиалом.
  • Согласование с руководителем филиала планов работ на ___ год».

Также глава небольшой компании, как и специалист отдела закупок, может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:

  • проведение переговоров с ООО «Партнер» о закупке партии товара «Вещь»;
  • заключение договора на приобретение изделий ООО «Помощник»;
  • приобретение оборудования «Станок»;
  • исследование образцов товара «Штука» от ООО «Производитель».

Как еще может быть сформулирована цель деловой поездки первого лица компании? Примеры:

  • обучение персонала;
  • участие в выставке, семинаре, конференции» (посещение мероприятий, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия);
  • повышение профессионального уровня;
  • освоение новых технологий;
  • проверка качества работы подразделения.

Менеджер по продажам

В подразделениях, занятых реализацией товаров и услуг, цели поездок по служебной надобности, как правило, прописываются очень подробно. Сотрудники получают подробные инструкции в письменной форме, с указанием на то, какие задачи должны быть выполнены и какие количественные показатели достигнуты.

Вначале ставится основная цель командировки менеджера по продажам. Примеры:

  • увеличение объемов реализации в регионе;
  • изучение рынка сбыта;
  • переговоры с потенциальными клиентами.

«Большое» служебное задание делится на этапы, по итогам прохождения каждого из которых сотрудник составляет письменный отчет. Перед менеджером по продажам часто ставятся такие «подцели»:

  • нанести визиты действующим клиентам, согласно графику посещений;
  • посетить потенциальных заказчиков в соответствии с планом встреч;
  • собрать информацию по новому рынку для отдела маркетинга;
  • посетить торговые точки конкурентов, провести сравнительный анализ.

Инженеры, производственный персонал

Деловые поездки этих категорий сотрудников носят длительный характер, так как обычно они связаны с обеспечением эффективной работы станков, автоматических линий, роботов.

Для инженеров и рабочих тоже очень важно корректно сформулировать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

  • установка, наладка оборудования;
  • обучение ответственных сотрудников работе с производственной линией;
  • проверка, тестирование работы станков;
  • гарантийный ремонт, сервисное обслуживание аппаратов, поставленных по Контракту №___ от «___»__________ г.;
  • регламентные работы, профилактика оборудования.

Многие инженеры отправляются в деловые поездки для общения с коллегами и получения новых практических знаний. Это очень распространенная цель командировки. Пример:

  • обмен опытом с разработчиками аппаратов «Мощные».

Бухгалтер

Главные бухгалтера выезжают в другие города для проверки качества работы учетных специалистов, обучения сотрудников, сбора информации, подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности фирмы.

Рядовой счетовод может отправиться в путь, чтобы повысить свою квалификацию, обменяться опытом с коллегами, принять участие в собрании.

Как может быть сформулирована цель командировки бухгалтера? Пример:

  • проведение внутреннего аудита, проверка правильности отражения в бухгалтерском учете финансово-хозяйственных операций филиала.

Допустима и любая другая, соответствующая должностной инструкции счетовода, цель командировки. Пример:

  • посещение для приемки дел.

Работники сельскохозяйственной отрасли

Фермеры, агрономы, механизаторы, животноводы, птичники сталкиваются с необходимостью ездить в командировки, пожалуй, намного чаще, чем «городские» специалисты. Работая в сельской местности, они обязаны постоянно быть на связи с «цивилизацией»: закупать семена, корма для животных, посещать выставки достижений народного хозяйства, знакомиться с новыми технологиями и, наконец, реализовывать продукцию предприятиям города и частным лицам, посетителям рынков.

В соответствии с задачами конкретной поездки формулируется цель командировки сельхозработников. Примеры:

  • закупка удобрений;
  • получение разрешающей документации;
  • представление инвестиционного проекта на специализированной выставке;
  • участие в конференции фермеров, обмен опытом;
  • приобретение спецтехники;
  • реализация продукции на городской ярмарке;
  • доставка партии товаров заводу АО "Заказчик".

Водитель

Еще одна категория работников, занятие которой связано с частыми поездками, – это водители. В их обязанности входит транспортировка сотрудников компании, товаров, ценностей, документов.

От конкретной задачи зависит, как писать в приказе цель командировки. Примеры для водителя:

  • доставка товаров в компанию ООО «Наш клиент» (адрес);
  • перевозка коммерческого директора;
  • доставка ТМЦ, получение накладных.

Как еще может «выглядеть» цель командировки водителя? Примеры:

  • приобретение запчастей для ремонта автомобиля;
  • плановая диагностика автомашины;
  • доставка оригиналов документации по сделке.

Научный сотрудник

Ученые, исследователи, эксперты, теоретики разных отраслей, преподаватели средних и высших учебных заведений выезжают в командировки с целью участия в конференциях и конкурсах, обмена опытом, изучения уникальных источников, посещения специализированных выставок и музеев, участия в археологических раскопках.

Как может быть сформулирована цель командировки? Пример:

  • Сбор информации для научной работы по теме (название).

Или:

  • Изучение оригиналов документации.

Заключение

Вовсе не обязательно пользоваться стандартными «терминами», в которых обычно описывают цель командировки. Примеры лишь облегчают процесс выбора «подходящих» слов. Опыт многих сотрудников доказывает, что формулировка задания может быть свободной.

fb.ru

Скоро командировка: план по дням

психолог, бизнес-тренер, руководитель тренинговой компании «Таймсейвер»

Статьи по теме

Финансовому директору необходимо встречаться с партнерами, чиновниками, инвесторами, банкирами в других городах или проверять работу удаленных подразделений компании. Оставить текущие дела ради поездки сложно. Но если правильно спланируете время в командировке, успеете и провести важные переговоры, и выполнить свои основные обязанности.

Обычно график деловых поездок очень напряженный. Финансовому директору за короткий срок нужно провести несколько совещаний и встретиться с большим количеством людей. Но во время командировки нельзя забывать и о своих основных обязанностях, особенно если уезжаете больше чем на три дня. Выделите в плане время, чтобы заняться важными делами. Вы можете подготовить черновики документов, ознакомиться с новыми договорами, вести переписку.

Перед командировкой

За неделю до отъезда разработайте план служебной командировки (см. рисунок). Он понадобится вам для отчета, но не относитесь к нему как к формальности — чем четче проработаете программу поездки и опишите ожидаемые результаты, тем легче будет во время путешествия. Если не хотите излишне конкретизировать для коллег подробности, подготовьте два варианта — для себя и для отчета.

Рисунок. План служебной командировки

Разработайте оптимальный маршрут командировки, особенно если собираетесь посетить несколько городов. Поручите проверенному помощнику спланировать удобные перелеты и заказать подходящий номер в отеле или сами потратьте время (см. также подотчет: оформляем по новым правилам).

Обязательно планируйте сроки с запасом на возможные непредвиденные ситуации. Например, приезжайте в другой город не в день совещания, а вечером предшествующего дня. Если рейс отменят или задержат, у вас будет шанс успеть на совещание. Также сможете отдохнуть перед встречей и еще раз уточнить информацию, которая могла оперативно измениться.

За неделю до поездки рассортируйте все свои дела по принципу срочности и важности. Срочные и важные сделайте заранее сами, а срочные, но не важные поручите своим заместителям. Установите для них контрольные точки и проверьте результат, чтобы не допустить серьезных ошибок. Среди важных, но не срочных дел выберите те, которые можно сделать быстро — за 3–15 минут. Именно их запланируйте на время командировки. Это могут быть телефонные звонки, планы документов, которые нужно составить.

Продумайте, что вам понадобится для работы, например, будет ли удобно работать с документами в бумажном или в электронном виде. Распечатайте заранее те, которыми собираетесь заняться во время перелета, убедитесь, что копии остальных есть в вашем ноутбуке. Если не берете ноутбук, но хотите вносить правки в документы, возьмите с собой выносную клавиатуру — печатать на планшете неудобно, это отнимет лишнее время.

Вы можете взять с собой работу, которая занимает больше 15 минут, и разбить ее на несколько частей. Например, изучить некоторые пункты договора можно в такси, пока едете на встречу, продолжить вечером в отеле, а закончить в самолете.

Чтобы сэкономить время, переведите тексты в аудиоформат и слушайте в самолете или машине. Озвучить документ можно с помощью программ «Рассказчик», NaturalReader, ToM Reader или др. Но помимо аудиоверсии держите под рукой и бумажную или электронную, чтобы при необходимости вносить правки.

Заранее установите и освойте приложения для планирования времени с функцией совместного доступа. Например, Wunderlist, Todoist, Any. Do, календарь Google или др. Попросите заместителей отслеживать ваш график в приложении и сверяться с ним, когда решат обратиться за помощью. Это особенно удобно в командировках, которые длятся больше пяти дней и график которых вы не можете полностью составить заблаговременно.

За неделю до поездки свяжитесь с принимающей стороной и подтвердите встречу. Предварительно обсудите основные вопросы, которые планируете решать, чтобы коллеги успели подготовиться (читайте также положение о командировках: бланк, образец заполнения).

Еще раз напишите или позвоните принимающей стороне за день до вылета — иногда все меняется в последний момент.

Когда оговариваете время совещания, учитывайте, что, если летите четыре часа или больше, вашему организму нужно будет перестроиться. Поэтому не назначайте деловые собрания сразу после прилета, запланируйте дополнительно минимум полчаса на отдых (см., как противодействовать манипуляциям в переговорах).

Не позже чем за пять рабочих дней до командировки назначьте ответственных на время своего отсутствия. Если планируете уехать более чем на три дня, распределите дела между сотрудниками, чтобы они могли выполнять ваши задачи не в ущерб своим прямым обязанностям. Например, секретарь работает со звонками, почтой и посетителями, ваш заместитель или главный бухгалтер — с финансовыми документами и т. д.

За день до вылета подробно проинструктируйте заместителей, передайте им свое расписание на время командировки и договоритесь, как и в какое время будете связываться с ними, какой способ связи предпочтительнее.

В командировке не отвечайте на звонки и письма, когда действительно заняты, например на переговорах или мероприятиях. Тогда у сотрудников будет стимул обращаться к вам точно в условленные часы.

Заранее убедитесь, что в поездке сможете пользоваться всеми необходимыми программами: ERP-системой, электронным документооборотом, бизнес-аналитикой, корпоративной почтой. Попросите сотрудников IT-отдела проверить и обновить антивирусную защиту на вашем ноутбуке или планшете. При работе с важными данными не пользуйтесь бесплатным Wi-Fi в отеле, это небезопасно.

Если командировка короткая, постарайтесь уложить все вещи в небольшой чемодан или сумку, чтобы пронести в кабину самолета. Если сдадите багаж, а он потеряется, потратите время в аэропорту, срочно придется менять расписание поездки.

Читайте также:

В командировке

Заранее составьте график работы в командировке. Предположим, вы едете в удаленный регион, чтобы встретиться с генеральным и финансовым директорами дочерней компании и побывать на отраслевой выставке.

За один день нужно посетить офис компании, выставку и поговорить с партнерами. График, в котором максимально уплотнены дела, вы можете видеть в таблице. Такого распорядка лучше избегать, если есть возможность. Выделите буферные блоки между важными делами. Так, если какая-то встреча затянется, сможете сократить или убрать буферный блок, чтобы успеть выполнить основные задачи.

Таблица. График однодневной командировки

Начало

Окончание

Время, часы

Действия

Выводы

7:00

8:00

1:00

Пробуждение, подготовка к работе, завтрак

8:00

9:30

1:30

Работа с почтой, подготовка к встрече

9:30

10:00

0:30

Дорога

10:00

13:00

3:00

Переговоры, посещение дочерней компании

13:00

14:00

1:00

Обед с генеральным директором

14:00

14:30

0:30

Дорога

14:30

15:30

1:00

Посещение региональной выставки

15:30

16:00

0:30

Дорога

16:00

18:00

2:00

Работа с почтой, звонки (из ресторана или гостиницы)

18:00

18:30

0:30

Дорога

18:30

21:30

3:00

Деловой ужин с принимающей стороной, краткая экскурсия по городу

21:30

22:00

0:30

Дорога, возвращение в гостиницу

06:00

06:30

0:30

Подъем, выселение из гостиницы, отъезд в аэропорт

Во время поездки записывайте, сколько времени вам понадобилось на каждую задачу на самом деле. Это поможет в следующий раз оптимизировать план, сделать его более реалистичным и заполнить промежутки, которые образуются между мероприятиями.

Заранее представьте маршрут ваших передвижений по городу. Планируйте на дорогу больше времени, чем понадобится на самом деле, но избегайте ненужных перемещений. Посмотрите на карте, где расположены гостиница, офис, выставка, компании-конкуренты, рестораны и другие места, которые вам нужно посетить. Проверьте, не получилось ли в дорожном плане «петель», возможно, надо изменить что-то в графике, чтобы ехать в одном направлении и не возвращаться назад без необходимости. Это сэкономит вам время, особенно в крупных городах или если вынуждены ездить в часы-пик. Поскольку дорожная карта напрямую связана с графиком работы в командировке, не доверяйте ее помощнику, а проверьте самостоятельно.

Не планируйте только то, что касается работы. Выделите немного времени, чтобы посмотреть достопримечательности, встретиться с интересным человеком или просто отдохнуть. Даже 20–40 минут, в которые вы не будете думать о делах, добавят вам позитивных эмоций, нужных, чтобы выдержать стресс от деловой поездки.

Личный опыт

Анна Глазкова, заместитель генерального директора по экономике и финансам биотехнологической компании «ФОРТ», вице-президент IMA, к. э. н., МВА

Сейчас большинство задач можно выполнить удаленно: просматривать почту, осуществлять финансовый контроль, управлять денежными потоками, работать с бизнес-информацией, проводить конференц-коллы. Поэтому в командировках для меня главное — наличие Wi-Fi и электронных устройств. С их помощью я могу быстро согласовывать документы, разрешать спорные вопросы, назначать ответственных лиц, контролировать бизнес-процессы, вести переписку.

Если нужно срочно связаться с коллегами, использую мессенджеры: WhatsApp, Viber, Telegram, Signal. Отправляю сотрудникам отсканированные документы, файлы с данными.

Иногда я езжу в командировки на собственной машине, тогда по громкой связи общаюсь с коллегами, контрагентами, иногда даже провожу совещания «на скорости». Это позволяет коротать время с пользой и концентрироваться только на главном и необходимом.

Видео: Как сохранять работоспособность в любой ситуации

Подготовлено по материалам журнала «Финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании

fd.ru

. > ? >   --

> ? >

-

I. - ,

II.

III.

. , . , , , , .

, . , , . , , -, . . . , , - , .

, .

I. - ,

. , , . . . - .

, , - . - . , . , , . , , . , , .

: , - , . .

II.

, (-) , , .

.

. , , . , , , , ( . .), . , , . , , , 6 , .

, , . . ( ), . , , , - .

3 . , . ., . . , , . , . . . , , , , . , . . .

- -, . : , . .

  1. .
  2. . .
  3. . ? ?
  4. . .
  5. .
  6. .
  7. .
  8. .
  9. .
  10. .
  11. .
  12. .
  13. .
  14. / .
  15. .
  16. ߻ .
  17. ?
  18. , .
  19. .

, - . , , , . , , . .

, .

. , , , .

, . . . , , , , , . .

, - , , . , , . , , .

. .

. , , .

, , ? . . . , , , , . ? , - , , . ? . ( ). 200 000 .. !

? . , .

. . . , , , .

. , , , -.

.

.

. . . . . , . . .

.

. , , .

, , .

.

(, , .) .

, , . . , , .

. , , , - , , .

- .

-

: ____________________

: ____________________

I.

  1. .
  2. .

, ()

  1. .
  2. .
  3. .
  4. .

()

1.

1.1. .

1.2. .

1.3. .

1.4. ( ).

2. .

2.1. ?

2.2. ?

2.3. .

2.3.1. ?

2.3.2. ?

2.4. .

2.5. .

-

1
         
 
1.1       ..
1.2        
1.3        
 
1.1        
1.2        
1.3.        
2
 
        ..
2.1        
2.2        
2.3        
 
2.1        
2.2        
2.3.        
____________________

: ______________

: _______________

II.

-

  1. .
  2. .
  3. .

1. .

2. .

3. (-) ?

4. .

4.1. ?

4.2. ?

5. .

6. .

7. .

8. ?

9. ?

10. .

11. , .

,

, . . , %
         
         
         
         

1. ?

2. -.

3. .

4. .

5. ?

, . . , %
         
         
         
         
  1. .
  2. .
  1. .
  2. , , .
  3. .

. . .

       
       
       
       
____________________

: ______________

: _______________

. .

. , . , , , , , , , . , . . . , , .

, , . . . . ( ). . . . . . . . E-mail. . . . . . . .

III.

- . , , : ? .

1. .

1.1. .

1.2. ().

1.3. .

1.4. . .

2. .

2.1. .

2.2. , , .

2.3. .

3. . .

3.1. - .

3.2. .

3.3. .

3.4. .

3.5. (, ).

3.6. .

4. .

5. . .

6. . , .

6.1. .

6.2. .

6.3. .

.

? , . , . , , , , , , . : , , , . , , .

- . , . , . , .

.

-

1. .

1.1. .

1.2. .

1.3. -.

1.4. .

1.5. /.

1.6. .

1.7. .

2. .

2.1. .

, .
       
       
       
       

2.2. .

3. .

3.1. .

3.1.1. .

3.1.2. .

3.2. .

3.3. .

3.4. , , . .

4. .

4.1. .

4.2. .

4.3. .

4.4. .

4.5. .

5. .

5.1. .

5.2. .

5.3. , , .

5.4. .

6. .

6.1. .

6.2. .

6.3. .

6.4. .

7. .

7.1. .

7.2. .

7.3. ?

8. .

9. .

10. .

10.1. -.

10.2. .

10.3. .

10.4. .

___ _____________ 2000 . _____________________ /_______________/

. . , . . .

- . 1991 . . , , , , , , . .

, 4, 2001 , . 21-32. , e-Xecutive. .

 

 

 

www.devbusiness.ru

Организация командировок

Грамотная организация командировки – залог эффективного выполнения поставленных задач

Грамотная организация командировки – залог эффективного выполнения поставленных задач

В командировке каждая минута на счету. Нужно выполнить все задуманное, не затрачивая лишнего времени и материальных средств. Важны и грамотно оформленные документы, и вовремя поданный автомобиль. А изысканное оформление деловой встречи поможет завладеть расположением партнеров.

Планирование деловой поездки, составление маршрута командировки

Планирование деловой поездки, составление маршрута командировки

Организация любой командировки начинается с тщательного планирования поездки с учетом всех перемещений сотрудников, проживания, питания и организации досуга. Сотрудники Солеанс-сервис всегда подскажут, как организовать командировку так, чтобы результат был наилучшим, а расходы на поездку оптимальны для Вашей компании.

Визовая поддержка в командировке и деловой поездке

Визовая поддержка в командировке и деловой поездке

Существует несколько видов виз. И если у сотрудника есть, например, туристическая виза, она не подойдет для деловой поездки. Сотрудники Солеанс-сервис в курсе всех деталей визовых режимов разных стран. Мы поможем Вам оформить все необходимые документы, избавляя от неприятных неожиданностей в дороге.

Организация деловых мероприятий в командировке

Организация деловых мероприятий в командировке

Чтобы произвести впечатление на Ваших гостей и партнеров, важно внимательно отнестись к организации встречи, на которую Вы их приглашаете. Солеанс-сервис имеет богатый опыт в организации деловых встреч, корпоративных событий, выставок, семинаров и поможет организовать Ваше мероприятие на высшем уровне.

Организация командировок руководителя

Цели командировок руководителя

Цели командировок руководителя

Развитие бизнеса зачастую связано с командировками руководителя компании.

Цели поездки руководителя могут быть различны:

  • налаживание работы нового отделения компании или запуск проекта, полезного для развития компании;
  • проверка функционирования дочернего предприятия или присутствие при проверке подразделения компании контролирующими органами;
  • поиск нового рынка сбыта или новых взаимовыгодных отношений (посещение выставок, организация презентаций, переговоры с потенциальными партнерами);
  • заключение соглашений о совместной работе;
  • приобретение новых знаний и обмен опытом (конференции, тренинги, семинары).

Все поездки имеют свои особенности, но каждая из них требует грамотной профессиональной подготовки.

Организация командировки руководителя

Организация командировки руководителя

Организация поездки, как и любого делового мероприятия, начинается с четкого плана.

Необходимо:

  • определиться со сроками поездки,
  • наметить цели,
  • составить список мест, которые необходимо посетить,
  • лиц, с которыми нужно провести переговоры,
  • мероприятий, которые следует организовать.

Далее следует этап разработки обслуживания поездки:

  • оформление визы и других документов для командировки,
  • бронирование и покупку авиа или ж/д билетов,
  • организацию проживания и питания,
  • транспортное обслуживание,
  • организацию необходимых деловых мероприятий.
  • Услуги Солеанс-сервис по обслуживанию командировки руководителя

    Услуги Солеанс-сервис по обслуживанию командировки руководителя

    Любая поездка начинается с подготовки необходимого пакета документов. Для поездки за рубеж необходимо оформить деловую визу, при необходимости оформить или продлить загран. паспорт. Возможны ситуации, когда нужно оформить разрешения на перевозку какого-либо нестандартного груза. Так же следует подумать о стаховании жизни, здоровья, имущества в поездке.

    Следующим этапом является бронирование авиа или ж/д билетов. Менеджеры Солеанс-сервис подберут для Вас подходящие тарифы и рейсы, ориентируясь на Ваши пожелания относительно сроков командировки, городов, которые необходимо посетить, стоимости транспортного обслуживания и других факторов. Если Ваше расписание часто меняется, сотрудники Солеанс-сервис проконсультируют, какие билеты лучше приобрести с учетом возможности возврата или обмена.

    Солеанс-сервис позаботиться о комфортном размещении во время командировки. Ориентируясь на Ваш план перемещений по городу, наши менеджеры подберут подходящую гостиницу, а так же позаботятся о такси или аренде автомобиля на время всей поездки.

    При необходимости Солеанс-сервис возьмет на себя заботы об организации деловой встречи или праздничного ужина во время командировки. Вам необходимо только определиться с количеством гостей и классом мероприятия. А мы позаботимся о площадке проведения, обслуживании мероприятия и встрече гостей.

    Любую командировку украшает культурная программа. Наверняка Вы найдете пару часов, чтобы познакомиться с достопримечательностями тех городов, в которые отправляетесь в командировку. Солеанс-сервис заранее продумает культурную программу, чтобы поездка стала белее интересной.

    Конечно, организация любой командировки тесно связана четким контролем расходов. Все чеки, квитанции, другие финансовые документы Солеанс-сервис в любое время предоставит в электронном или печатном виде. Вы сможете легко сформировать финансовый отчет о поездке и отследить динамику расходов.

    Выбор авиа билетов бизнес класса при организации командировки руководителя

    Выбор авиа билетов бизнес класса при организации командировки руководителя

    Если летать приходиться часто, а по прибытии сразу ехать на деловую встречу. Комфорт в самолете и аэропорту становиться очень важной составляющей поездки.

    Для командировок руководителя Солеанс-сервис предлагает авиабилеты бизнес класса таких авиакомпаний как EMIRATES, ETIHAD, CATHAY PACIFIC, LUFTHANSA, AIR FRANCE, BRITISH AIRWAYS, AEROFLOT.

    Пассажиры, приобретающие авиа билеты бизнес класса, обладают рядом привилегий в обслуживании:

    • бесплатная услуга «Личный шофер» - трансфер в аэропорт или из аэропорта в автомобилях класса LUX (предоставляют авиакомпании EMIRATES и ETIHAD);
    • отдельные стойки регистрации, возможность выбора места на рейсе при создании бронирования и приобретении авиабилета;
    • пассажирское кресло раскладывается в кровать длиной до 200 см с подушкой и пледом (одеялом), в него встроено зарядное устройство для ноутбука, небольшой столик и мини-бар, а также развлекательная система с персональным экраном;
    • современное ресторанное обслуживание, в меню входят легкие и полезные блюда из сезонных экологически чистых продуктов, коллекция марочных вин и безалкогольные напитки с шоколадом высшего сорта;
    • дорожный набор с туалетными принадлежностями и косметическими средствами;
    • отдельная зона отдыха в аэропорту, где можно отобедать в пятизвездночном ресторане или воспользоваться шведским столом с международными блюдами, посетить комнату отдыха, сигарный салон, пользоваться беспроводной сетью Интернет, принимать душ и даже спа-процедуры (в зависимости от аэропорта и борта самолета);
    • норма бесплатного провоза багажа - 40 кг, ручная кладь - 2 места.

    Высококлассное обслуживание во время перелета поможет чувствовать себя свежо и выглядеть представительно даже после долгого путешествия.

    Организация командировок сотрудников

    Организация командировок сотрудников

    Командировка сотрудника начинается с приказа о направлении в командировку и оформления командировочного задания. Далее следует целый комплекс мер по организации командировки сотрудника. Это - оформление визы, страховки; заказ авиа или ж/д билетов; бронирование номеров в отелях; заказ трансферов или аренда автомобиля. Может потребоваться перевозка грузов или регистрация участия в выставках. Все эти процедуры требуют времени, так как нужно проанализировать предложения разных компаний, выбрать подходящие и оформить необходимые документы. Кроме того, как и в любом деле, для грамотной организации командировки требуется опыт и компетентность организатора.

    Поручать организацию командировки самому сотруднику нецелесообразно. Тем более если в командировку отправляется не один, а несколько сотрудников. Сократить временные и финансовые затраты на командировки поможет компания Солеанс-сервис. Мы в курсе всех нюансов организации местных, региональных и зарубежных командировок, визовых режимов, выгодных предложений перевозчиков и отелей, а так же оформления всех финансовых документов.

    Организация командировки на выставку

    Организация командировки на выставку

    Среди прочих услуг Солеанс-сервис оказывает услугу организации поездки на выставку. Командировка на выставку начинается с регистрации участника. Солеанс-сервис позаботиться о том, чтобы все необходимые документы были оформлены вовремя, и все прошло без неприятных сюрпризов. Организация поездки на выставку часто связана не только с заботами о проезде и проживании сотрудников компании, но и с перевозкой грузов. Организация перевозки нестандартных грузов часто похожа на головоломку. Важно доставить все вовремя, в сохранности и без неудобств. В настоящее время существует много специфических машин и инструментов для разного рода перевозок и презентаций. Солеанс-сервис имеет опыт в организации различного рода презентаций и мероприятий. Доверьтесь Солеанс-сервис, и мы позаботимся о комфорте Ваших сотрудников, организации участия в выставке и перевозке грузов.

    Контроль финансовых расходов в командировке

    Контроль финансовых расходов в командировке

    Все финансовые документы, касающиеся поездки, Солеанс-сервис предоставляет в любой момент в бумажном или электронном виде. А через «Личный кабинет» Вы сами можете распечатать все акты и счета на определенную дату. Сотрудникам Вашей компании не придется заботиться о сохранении посадочных талонов. Кроме того Вы сможете отследить динамику расходов на поездки и при необходимости откорректировать тревел-политику Вашей компании.

    Безопасность в командировке, деловой поездке

    Безопасность в командировке, деловой поездке

    Немаловажным фактором в организации командировок является безопасность тех, кто отправляется в деловую поездку. Солеанс-сервис всегда готовы предоставить всю информацию о ходе поездки сотрудников Вашей компании, в какой бы точке мира они не находились. Если политическая ситуация в регионе оказалась нестабильной, опасной для жизни, Солеанс-сервис организует срочный вывоз командированных сотрудников. Иногда необходимо совершить поездку в нестабильный регион. В организации таких поездок Солеанс-сервис тоже имеет опыт и готова помочь. Чтобы снизить потенциальные риски, Солеанс-сервис проводит мониторинг возможных угроз, работает в сотрудничестве с международными службами безопасности, незамедлительно информирует своих клиентов об изменениях в перевозках и ситуации в регионе.

    Смотрите также:

    soleans.spb.ru


    Смотрите также