Как проводить анализ бизнес-процессов? Анализ бизнес процессов


Как анализировать бизнес-процессы - bpmn2.ru

Эффективность работы предприятия зависит от того, насколько чётко отлажены бизнес-процессы (БП). Поскольку ситуация на рынке меняется молниеносно, механизмы, работавшие вчера, уже сегодня могут дать сбой.

Поэтому эксперты регулярно анализируют БП и делают выводы о целесообразности корректировки. По результатам анализа руководство принимает решение об изменениях действующих схем, что часто помогает снизить затраты или повысить производительность.

Я расскажу о том, как анализировать БП правильно, чтобы бизнес приносил прибыль.

Для анализа бизнес-процессов используют документацию, регламенты, интервью с сотрудниками и другие инструменты

В зависимости от типа процесса задействуют разные источники получения информации – от интервью с сотрудниками до аудита

Что включает базовый анализ?

  • Исследование всей доступной по БП информации.
  • Измерение фактических показателей – производительности, затраченного времени, занятых сотрудников.
  • Их сравнительный анализ в динамике.
  • Создание и оценку графических схем и др.

Два вида анализа бизнес-процессов

1. Качественный

Анализировать ситуацию можно на основе субъективных оценок, при помощи графических схем, а также по отношению к типовым требованиям и нормативным актам.

2. Количественный

Более объективный, предусматривает сбор, обработку и анализ показателей продукта, эффективности БП, удовлетворенности клиентов, их сравнение, а также другие прогрессивные методики. Нужны ли компании бизнес-процессы и насколько они себя оправдают, показывает именно этот подход.

В мировой практике чаще используют методы количественного анализа бизнес-процессов

Методы количественного анализа бизнес-процессов больше разработаны и чаще используются

Имитационное моделирование и АВС-анализ БП (операционный анализ затрат) – это инновационные методы количественного типа, с помощью которых определяют, например, стоимость процесса. Они требуют больших временных и финансовых вложений, поэтому редко применяются в условиях российского бизнеса, особенно в компаниях без четкой регламентации процессов.

Качественные методы

1. SWOT-анализ

Методика направлена на предварительное выявление сильных и слабых сторон БП. С ее помощью прогнозируют потенциальные улучшения (возможности) или ухудшения (угрозы). Простейший способ – анкетирование руководителей и сотрудников с целью построения таблицы SWOT-анализа процесса.

2. Выделение проблемных областей

На укрупнённой схеме отображают основные группы функций и исполнителей. Указывают проблемные области, выявленные путём опроса сотрудников и руководителей, например, закупку оборудования или расчёты. Краткие формулировки помогут в дальнейшем сформировать план реорганизации.

Визуальный анализ графических схем часто бесполезен, поскольку при их создании встречаются ошибки и технические недоработки. Для реализации нужны глубокие практические знания и понимание отраслевых решений, опыт.

3. Ранжирование процессов

БП классифицируют по уровню эффективности и степени важности для организации, а затем определяют, какие из них нуждаются в улучшении в первую очередь. Методика субъективна, поэтому применяется в основном на предварительном этапе.

Количественные методы

К ним относятся:

  • Показатели процесса – числовые величины, характеризующие временные, финансовые, человеческие и другие затраты.
  • Показатели продукта или услуги, например, абсолютный объём услуг, номенклатура, количество дефектов и др.
  • Показатели удовлетворенности клиентов результатами – выходом БП или продукцией.

Абсолютные показатели – это числовые величины, которые описывают время его выполнения БП, стоимость продукта или услуги, другую техническую информацию (численность персонала, количество трансакций, автоматизированных рабочих мест и др.).

Относительные – также выражаются в числах, но предоставляют их по отношению к другим сведениям, например, соотношение плана и фактического исполнения, сравнение бизнес-процессов и т. д.

Обоснованные управленческие решения принимают на основе количественных методов анализа

Качественные методы только дополняют количественные, но никогда не бывают первостепенными

Как оценивают стоимость процесса?

Стоимостные показатели относятся к самым важным и делятся на три группы:

  • Стоимость БП в целом (определить сложно).
  • Отдельные показатели – затраты на оплату труда исполнителей, на тепло- и энергоносители, связь, получение информации, на амортизацию оборудования, на повышение квалификации и др.
  • Показатели стоимости итогового продукта – затраты на сырье и материалы, оплату труда, амортизацию оборудования и др.

Чтобы улучшить процесс, важно наблюдать динамику изменения стоимостных показателей. Для этого анализируют срезы, получают удельные и относительные данные, на основе которых делают выводы о целесообразности реорганизации.

Как проанализировать качество процесса?

Качественным считают процесс, удовлетворяющий потребности потребителя при минимальных затратах ресурсов. Для получения объективных данных анализируют:

  • Количество возвратов продукции и рекламаций на продукт или услугу, жалоб от клиентов на качество обслуживания.
  • Число некомплектных отгрузок.
  • Степень дефектности и сохранность продукта.
  • Количество внештатных ситуаций с вынужденным вмешательством руководства.
  • Адаптивность БП к изменению требований заказчика и внешних условий.
  • Независимость процесса от смены персонала.
  • Управляемость.
  • Способность к улучшению.

Некоторые показатели автоматизации бизнес-процессов в BPMS легко измеряются по простейшим методикам сбора и обработки информации. Другие – не поддаются числовому анализу, поэтому их отслеживают в динамике, выявляя причины сбоев при внештатных ситуациях и предупреждая их в будущем.

По мере совершенствования процесса для анализа используют более сложные показатели, в том числе относительные

Чем проще бизнес-процесс, тем более простые числовые методики анализа используют

Пример пошагового плана анализа бизнес-процессов

  1. Разговор с сотрудниками, ответственными за реализацию конкретного БП, о возможных проблемах.
  2. Определение входов (материальных, трудовых, энергетических ресурсов).
  3. Фиксирование выходов (физического товара или услуги).
  4. Проведение мозгового штурма с представителями нескольких отделений об усовершенствовании БП.
  5. Визуализация процессов с помощью блок-схем.
  6. Внесение изменений, направленных на снижение затрат, сокращение цикла работ, упрощение процесса или повышение качества обслуживания – с учетом полученных результатов.
  7. Анализ результатов и (при необходимости) шагов по совершенствованию БП.

Система анализа должна разрабатываться индивидуально для каждого предприятия. На начальном этапе применяют простые количественные методики. С развитием процессов их постепенно дополняют более сложными показателями, привлекая, кроме абсолютных, еще и относительные.

Регулярное отслеживание эффективности каждого БП – это обязательное условие для достижения результатов. Ведь в отсутствии прогресса наступает регресс. В выигрыше остается тот, кто не перестаёт стремиться к совершенству!

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

bpmn2.ru

Анализ бизнес процессов | Анализ бизнес процессов предприятия

Бизнес – деятельность человека на результат, на получение прибыли за счет процессов предприятия, организации, компании, фирмы. Руководить одним процессом – мало необходимо научится анализировать процессы. Именно данной теме посвящена данная статья.

Анализ бизнес процесса

Анализ бизнес процессов подразумевает под собой не только работу со схемами графического типа, а так же анализ информации по всем процессам. Существует несколько видов анализа бизнес-процесса – качественный анализ процесс и количественный, каждый из данных видов делится на несколько подтипов. Итак, давайте рассмотрим подробно анализ бизнес процесса предприятия. Первый из них дает возможность определить, те стороны, которые являются крепкими и не очень, возможные ухудшения и улучшения экономической стабильности предприятия. Такой анализ называется SWOT-анализ. Такой анализ имеет свои плюсы и минусы. К сильной стороне относиться лидер (наличие руководителя), качество продукта, квалифицированные кадры. Такие положительные стороны дают возможность повысить эффективность, снизить расходы, сократить сроки выполнения полученных заказов. «Плюсы» анализа заключаются в неудовлетворении клиентов сроками доставки продукции, некоторые функции являются дублированными, и как результат мы получаем ряд таких угроз, как потеря клиентской базы, снижение качественности продукта. Для того, чтобы произвести данный анализ можно провести анкетированный опрос руководителей и специалистов предприятия, затем обработать все результаты, посчитать количество одинаковых результатов. В конечном итоге необходимо построить таблицу.

Таким образом, мы видим, что SWOT-анализ употребляет в тех случаях, когда необходимо выяснить причины низкой эффективности процесса, что дают возможность качественные оценить происходящее.

Второй вид: выделение проблемных областей. Данный анализ бизнес процесса предприятия пример качественного и простого средства, который дает возможность узнать слабые моменты. После чего необходимо дать краткую характеристику.

Анализ ВПБ осуществляется способом интервьюирования руководителей и сотрудников, которые связаны с процессами подвергающиеся анализу.

Давайте рассмотрим анализ на основе субъективной оценки. Данный анализ применяют при помощи семинаров-тренингов на выявления негативных и позитивных сторон процессов и деятельности на предприятиях.

Иметь свою структуру бизнес процессов всегда актуально, так это необходимо для анализа, оптимизации и перестройки деятельности предприятия. Данная модель даст возможность просматривать происходящее в компании, что самое главное покажет слабые и сильные стороны. Такая модель поможет предупредить возможные угрозы, а так же реализовать экономически выгодные возможности.

Важно помнить, что проводить не следует анализ, если анализ БП уже был задействован на предприятии, если ваши показатели прибыли не изменились за последние лет пять, если нет достойной конкуренции. В том случае, если у вас проблемы с клиентами, внутренние проблемы компании связанные с экономической нестабильностью, затраты превышают прибыль, тогда необходимо провести все требующие процедуры анализа.

Нами описано всего несколько методов анализа на получения результата экономической ситуации в компании. Их же количество превышает значительно больше. Поэтому, выбрать есть чего, а так же есть возможность разработать свой анализ и способ.

Читать так же:
comments powered by HyperComments

business-ideal.ru

Анализ бизнес-процессов

  1. Бизнес-процессы онлайн
  2. Оптимизация бизнеса
  3. Анализ бизнеса

Вы обнаружили, что ваши проекты кажутся закрытыми от деятельности бизнеса и обычного набора бизнес-требований не достаточно для решения проблем? Заинтересовались бы вы в изучении модели анализа бизнес-процесса, которую можно использовать для описания того, как работает процесс, даже если вы очень мало знаете о технологических или бизнес-системах?

Модель бизнес-процесса является широко используемым методом бизнес-анализ, который показывает и как бизнес-процесс работает и как люди из разных групп работают вместе, чтобы достичь цели бизнес-процесса.

  • Если вы сосредоточены на технологии, модель бизнес-процесса может действительно помочь вам оторваться от программного обеспечения, которое покрывает ваши бизнес-потребности.
  • Если вы знаете больше о бизнесе, чем о технологии, модель бизнес-процесса является инструментом, который вы можете использовать для анализа и передачи информации о потребюности бизнеса, не вдаваясь в технические детали.
  • Если изменения технологии, как правило, создают много головной боли, модель бизнес-процесса может помочь вам открыть много вариантов улучшений, которые вы можете сделать, не касаясь технологических систем.

Давайте посмотрим на то, что такое модель бизнес-процесса, как она создаётся и чем процесс отличается от процедуры, а затем кратко обсудим нотацию BPMN и варианты его использования.

Что такое модель бизнес-процесса?

Модель бизнес-процесса является пошаговым описанием того, что один или несколько бизнес-пользователей делают для достижения конкретной цели. Эти шаги могут быть ручной работой, работой с документами или работой программного обеспечения.

Модель бизнес-процесса также охватывает варианты выполнения и исключительные ситуации в процессе. Например, если посмотреть процесс выставления счетов, вы можете решить, как специалист по учету дебиторской задолженности должен обрабатывать случай недопустимого почтового индекса.

Как создать модель бизнес-процесса?

Модель бизнес-процесса может содержать следующие элементы:

Границы бизнес-процесса Очень легко масштабирование одного процесса, чтобы он превратиться в несколько. Называйте ваш процесс с четким соответствием [Глагол] [Существительное] синтаксиса и описывайте начало / окончание процесса согласное его границам процесса, тогда вам будет проще четко определить масштабы процесса. Результат процесса Это просто для процессов, в которых укоренились "как мы это делаем здесь", но потеряет свою ценность с течением времени. Бизнес-аналитику также очень легко погружаться в детали того, что мы делаем, прежде чем остановиться и рассмотреть, почему мы это делаем. Четкий ответ, почему мы работаем в этом процессе будет направлять ваш анализ. Схема процесса или описание деятельности Это мясо модели процесса. По сути, это список шагов, совершенных людьми в определенных ролях. Это основной или наиболее общий путь прохождения бизнес-процесса. Исключения В дополнение к основному пути вы можете захотеть включить и другие варианты. Что произойдет, если информация в документе неразборчива, требуемой части информации не предусмотрено, или встретилось особое состояние? Бизнес-правила Ваш поток процесса предполагает определенный набор правил, которые необходимо в нем соблюдать. Что бы получить процессы более комплексными, часто имеет смысл разбить на бизнес-правила отдельно, чтобы они могли быть более легко управляемыми при их изменении. Критерии входа и входы Критерии входа определяют, что нужно, чему нужно соответсвовать для того, чтобы процесс начался. Входы определяют любые материальные рабочие элементы, которые исполнитель бизнес-процесса действительно должен иметь под рукой. Критерий выхода и выходы Критерии выхода определяют, чему нужно соответствовать для окончания бизнес-процесса. Выходы определяют реальные рабочие элементы, созданные в ходе выполнение бизнес-процесса. Поток работ Хотя и не всегда требуется, часто включает в себя визуальную модель, показывающую основные этапы деятельности и исключения. Когда несколько ролей участвуют в выполнени бизнес-процесса, Swimlane-диаграмма будет хорошим выбором.

Можно посмотреть на реальные примеры моделей бизнес-процессов на нашем сайте.

Модель бизнес-процесса это не процедура

Одной из частых ошибок при рассмотрении результатов является то, что бизнес-анализ будет охватывать все вопросы "как" бизнес-процесса слишком детализированно. Когда вы это делаете, вы начинаете терять вид модели всего процесса ("что","зачем") и рассматриваете процедурную точку зрения.

Процедура Охватывает конкретные действия (например, клики, загрузку файлов и обновление файлов), которые указывает конкретному бизнес-пользователю, как сделать свою работу. Вы можете заметить, как правило процедура включена в руководстве по эксплуатации или учебного пособия. Процесс Охватывает последовательность шагов на более высоком уровне, ориентируясь на то, что должно быть достигнуто, и как деятельность разных отделов интегрируется вместе.

В то время как процедуры являются действительными формами документации и могут быть использованы для обучения людей делать их работу, они, как правило, не для достижения тех же целей, что процессов. Потому что они очень детальны, вы теряете возможность на весь процесс из конца в конец. Если вы посматриваете на изменение ваших систем или обновление своих процессов, вы, возможно, обнаружите, что ваш взгляд замылен погружением глубоко в сорняки, чтобы обнаружить более крупные доступные вам воздействия для улучшений.

BPMN не нужен

Business Process Model Notation (BPMN) является обозначением, которое может быть использовано для визуального моделирования и описания бизнес-процесса. В то время как BPMN является наиболее широко используемой формальной нотацией для моделирования бизнес-процессов, это не наиболее часто используемая нотация в целом. Если бы вы смотрели на список из 50+ элементов, которые являются частью BPMN, вы могли бы чувствовать перегруженность созданных в такой нотации схем.

Большинство бизнес-аналитиков по-прежнему используют простые технологические схемы процесса для визуального моделирования своих бизнес-процессов. Простые модели несут ту же информацию, но, как правило, легче для понимания и обеспечения обратной связи всех заинтересованных сторон.

Если в вашей организации не введено формальное описания BPMN или вы имеете дело со сложным бизнес-процессом, который не требует некоторых более сложных элементов моделирования, можете начать с диаграммы рабочего процесса. Вы будете более уверены в том, что вы смоделировали и каждый сможет больше сосредоточиться на результатах процесса моделирования напрямую, не беспокоясь о получении правильной модели.

Модель бизнес-процесса помогает вам погрузиться в основную проблему

При поиске пути для расширения своей роли в качестве бизнес-аналитика, модель бизнес-процесса будет является логичным выбором.

  • Как разработчик программного обеспечения, исследование бизнес-процесса может помочь вам выйти из технических деталей и узнать больше о том, нуждаются бизнес-пользователи вашего программного обеспечения.
  • Как эксперту в предметной области, изучение бизнес-процесса может помочь вам понять предшествующие или последующие воздействия на вашу работу и улучшить вашу ежедневную работу.
  • Как бизнес-аналитику, изучение бизнес-процесса может помочь вам выявить основные бизнес-требования, прежде чем начнете специфицировать сведения о решении.

Результат

Не уверены, с чего можно начать? Начните с введения в мир имитационного моделирования, или, может быть сразу перейти к анализу производительности своих бизнес-процессов.

www.bpsimulator.com

Простой анализ бизнес процессов компании. Методика PULSE

Бытует мнение, что анализ бизнес процессов компании, это сложно. Мол методики заумные, требуют фундаментального подхода, когорту специалистов и бюджета, сравнимого с ВВП Буркина-Фасо. Ну что же. Часть правды в этом есть. Некоторые методики действительно и сложны и дорогостоящи. Но каждому дорогому инструменту можно найти доступный аналог.

В 80% случаев, анализ бизнес процессов компании, может быть сделан быстро и простыми способами. Одним из таких способов, является разработанная мною методика, под названием PULSE.Как любой хороший специалист, я не только подбираю необходимые инструменты, но и совершенствую и создаю свои. Минутка саморекламы закончилась, спасибо за внимание))) Так вот. Однажды мне понадобился способ, позволяющий отобразить прерывания процесса и показать клиенту, что реальное выполнение процесса не так ритмично и гладко, как он считает. А ритмичность, как мы понимаем, позволяет избегать временных потерь.Из этой простой предпосылки появилась целая методика.

Ритм бизнес процесса, это количество времени, которое затрачивается на выполнение операций , в какой-то промежуток времени. Если процесс занимает несколько недель или месяцев, то таким промежутком будет день. К примеру, если каждый день на выполнение процесса затрачивается 3 — 3,5 часа, то процесс ритмичен. Если же ежедневный разброс времени большой, то процесс не ритмичен.Методика PULSE заключается в построении графика выполнения операций процесса исходя из затрачиваемого времени. Все что нужно для этого знать, это:

  • Из каких операций состоит бизнес процесс
  • Сколько времени выполняется каждая операция
  • Когда выполнение процесса или операции прерывается, хотя этого могло бы и не быть. Ну например, вместо того чтобы отправить только что подготовленный отчет, сотрудник идет пить чай. Это и есть прерывание, или нулевая активность в процессе.

Получить эту информацию несложно, а PULSE анализ бизнес процессов компании не требует высокой точности информации.В результате у вас должен получиться набор цифр, отражающий время выполнения каждой операции.

Анализ бизнес процессов компании. Методика PULSE

  • Используйте любой редактор таблиц. Например, Excel.
  • Если процесс не завершен и может продолжаться, но происходит перерыв в выполнении, поставьте 0.
  • Если процесс незакончен, но не может продолжаться, то ничего не ставьте. Пример разрыва — процесс не может развиваться дальше, пока клиент не пришлет данные.

Теперь необходимо построить график.

Составляющие графика

Анализ бизнес процессов компании. Методика PULSE

Линия активности процесса

Это и есть пульс бизнес процесса. Суть и основа графика.

Линия средней активности

Расположите линию среднего времени на операции процесса, чтобы в дальнейшем можно было оценить отклонение.

Граница периода

Период — например, день. Так вы сможете увидеть, когда процесс прерывается из-за окончания рабочего дня.

Нулевая активность или потеря

Нулевая активность, это потеря. Потеря означает, что процесс мог бы развиваться дальше, но по каким-то причинам этого не произошло. Как правило, такими причинами является прерывание процесса сотрудником. Например, захотелось чайку попить. Или перекур устроить. Но, естественно, могут быть и другие причины, требующие уточнения.

Событие

На графике нужно отобразить где происходят какие-то события в процессе. Это позволит сразу снят ряд вопросов при анализе.

Номер периода

Просто для удобства и наглядности.

Автоматически можно сформировать линию активности процесса и линию средней активности. Остальное придется добавить вручную. В принципе этого можно и не делать, опытному взгляду несложно увидеть все необходимое. Но анализ бизнес процессов компании этим методом, проще воспринимается с визуализацией.

А теперь давайте я покажу, что можно увидеть на графике PULSE.

Ситуации

Нулевая активность

Анализ бизнес процессов компании - нулевая активность

Повторюсь. Нулевая активность — это место потери. Вместо того, чтобы развиваться, процесс стоит на месте. Это само по себе не есть хорошо, а значит, любая нулевая активность — место потенциальной оптимизации. Если потеря возникла по инициативе сотрудника, допустим, он ушел пить чай, сильно увеличивает время выполнения процесса. Дело в том, что каждый раз, когда сотрудник отвлекается от выполнения процесса, он тратит много времени на возвращение к процессу. Т.е. ему элементарно нужно время, чтобы снова переключиться на выполнение процесса. Это называется дробность. Устранение дробности является отличной возможностью для оптимизации.Еще раз — нулевая активность, это простой в работе. Анализ бизнес процессов компании должен выявлять такие потери.

Нулевая активность перед событием

Анализ бизнес процессов компании - нулевая активность и событие

А вот почему важно расставить события процесса на графике. Если нулевая активность стоит перед событием, то, скорее всего, развитие процесса зависит от данного события. Такие моменты не всегда можно легко оптимизировать, но внимание уделить стоит.

Перерыв

Анализ бизнес процессов компании - перерыв

Если вы изучите работу сотрудников, то с высокой степенью вероятности заметите, что после выполнения объемного задания, сотрудник делает перерыв. Просто чтобы отдохнуть. Это нормально. Но даже такие моменты можно оптимизировать. Например, организовывать выполнение операций таким образом, чтобы по итогам выполнения объемной задачи, результат процесса переходил к другому сотруднику.

Невысокая активность с перерывами

Анализ бизнес процессов компании - лень

Сделал небольшую задачу — отдохнул. Сделал — отдохнул. Также это может происходить из-за постоянного отвлечения сотрудника от дел. Проще всего — укрупнить, объединить задачи.

Нулевая активность — разрыв

Анализ бизнес процессов компании - прокрастинация

А вот наглядный пример прокрастинации, приводящий к серьезному разрыву процесса. Сотрудник вроде должен приступить к выполнению операции, но вместо этого занимается посторонними делами. Причем разными — посидел в соц сетях, покурил, сходил поболтать с коллегами. Или его просто постоянно отвлекают.

Разрыв процесса

Анализ бизнес процессов компании - Разрыв процесса

Разрыв, в нашем случае, означает, что процесс не может развиваться, пока не произойдет какое-то событие. Но при этом сотрудник занимается другими делами. Здесь необходимо анализировать, как можно сократить время разрыва, если нельзя совсем устранить.

Разрыв операции

Анализ бизнес процессов компании - разрыв операции

Очень распространенный и нехороший вариант. Процесс прерывается, потому что закончился рабочий период — день, смена и т.д. Бизнес процессы необходимо выстраивать таким образом, чтобы при окончании рабочего периода, операция или подпроцесс были завершены полностью.

Высокое отклонение от среднего

Анализ бизнес процессов компании - высокое отклонение

Вернемся к понятию ритма. Чем меньше отклонение времени выполнения операций от среднего значения, тем лучше. Тем ритмичнее процесс. А чем он ритмичнее, тем выше предсказуемость и управляемость. Большие отклонения требуют пристального внимания. Возможно, операция слишком сложна и ее нужно разбить или перераспределить.

Пики

Анализ бизнес процессов компании - пиковые загрузки

Пики, это тоже большое отклонение от среднего. Но когда отклонение настолько велико, это может говорить о потенциальном узком месте. Пики необходимо анализировать дополнительно.

Пожалуй, все. На анализ бизнес процессов компании по методу PULSE, уходит совсем немного времени и усилий. А результаты, как видите, весьма впечатляющие — одного взгляда на график достаточно, чтобы наметить точки оптимизации.

Я представил лишь краткое описание методики. Полный вариант несколько больше, да и результаты анализа более интересные. Полное описание лучше выпустить в виде методички. Чем обязательно займусь в скором времени.

[maxbutton id=»1″] [maxbutton id=»2″]

rzbpm.ru

Методики анализа бизнес-процессов

Поиск Лекций

Анализ бизнес-процессов следует понимать в широком смысле - это не только работа с графическими схемами процессов, но и со всей доступной информаци­ей о процессах, измерения показателей процессов, сравнительный анализ и т.д.

Классификация видов методик анализа процессов приведена на рис. 3.50. Методики анализа процессов можно условно разделить на два вида: качествен­ный и количественный.

Методики качественного анализа процессов основаны на:

• анализе субъективных оценок процесса сотрудниками организации и вне­шними специалистами;

• визуальном анализе графических схем процессов;

• сравнении процесса с некоторыми типовыми требованиями.

В настоящее время можно выделить несколько методик субъективной оцен­ки процессов. Во многом такие методики были разработаны в трудах основопо­ложников и последователей методологии реинжиниринга бизнес-процессов, таких как Хаммер и Чампи, Робсон и Уллах и др. Кроме того, для качественного анализа процессов могут быть использованы общеизвестные методы анализа: SWOT-анализ, анализ при помощи Бостонской матрицы и др.

Методики графического анализа процессов менее проработаны. Их класси­фикация в известной нам литературе не встречается. В связи с этим мы предла­гаем и рассматриваем ниже собственную простейшую классификацию методик графического анализа процессов.

206_________________________ ВВ. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов 207

Дополнительно к указанным выше мы предлагаем методику количественной оценки процессов, основанную на анализе соответствия процесса требованиям к его организации, определенным в МС ИСО 9001:2000. Кроме того, процесс может быть подвергнут анализу на соответствие законодательным и норма­тивным актам.

Методики количественного анализа процессов более подробно разработаны и широкоприменяются в мировой практике. Большая часть данных методик ос­нована на сборе, обработке и анализе статистической информации о процессах. Фактически, методики количественного анализа процессов разрабатывались как инструменты, используемые при внедрении систем менеджмента качества |4].

В настоящее время распространение получили такие методики количествен­ного анализа процессов, как имитационное моделирование процессов и ABC-анализ процессов (операционный анализ затрат). Эти методы в книге рассмат­риваться не будут, так как их использование на практике предполагает большие затраты и длительное время выполнения проектов в организациях. На наш взгляд, использование данных методов в организациях, не имеющих четкой регламен­тации процессов и средств измерения их показателей, является нецелесообраз­ным. Поскольку большинство российских предприятий находится именно в та­ком состоянии, то применение имитационного моделирования и АВС-анализа для них преждевременно.

Далее будут подробно рассмотрены виды методик анализапроцесса, пред­ставленные на рис. 3.50.

SWOT-анализ процесса

SWOT-анализ процесса предполагает выявление сильных и слабых сторон процесса, возможностей его улучшения и угроз ухудшения. В табл. 3.15 приве­ден пример SWOT-анализа процесса.

ТаГушца 3.15 Пример SWOT-анализа процесса

 

Сильные стороны Слабые стороны
1. Есть руководитель — лидер. 1. Клиенты не удовлетворены сроками
2. Высокое качество продукции процесса поставки продукции
3. Наличие квалифицированных кадров 2. Частичное дублирование функций
4. Высокая степень автоматизации 3. Нет системы измерения показателей
  эффективности процесса
  4. Нет должностных инструкций на ряд
  исполнителей
Возможности Угрозы
1. Повышение эффективности за счет 1. Потеря клиентов вследствие длительных
внедрения системы CRM сроков поставки
2. Снижение накладных расходов 2. Снижение качества продукции
3. Сокращение сроков выполнения заказов 3. Большая зависимость от личных качеств
за счет дальнейшей автоматизации исполнителей процесса

208 В.В. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов _________________________ 209

SWOT-анализ процесса можно проводить следующим образом:

• провести анкетирование руководителей и специалистов организации;

• обработать результаты анкетирования, оценивая количество сходныхпо смыслу ответов и формируя рейтинг ответов;

• построить таблицу SWOT-аншшза процесса.

SWOT-анализ является инструментом для качественной предварительной оценки процесса. Полученные на его основе данные могут быть использованы в дальнейшем для выяснения причин низкой эффективности процесса и опре­деления показателей, характеризующих его.

poisk-ru.ru

10.Методы анализа процессов. Схема видов анализа процессов. Управление бизнес-процессами. Архитектура бизнес-инжиниринга (аби). Уровни аби.

Анализ проблем процесса – основное назначение определить дальнейшее направление более глубокого анализа.

  1. Производится укрупненная схема процесса в неформализованном виде.

  2. На схеме отображаются основные группы, выполняющие функции и их исполнители.

  3. На схеме отображаются все проблемные области и дается им краткая характеристика.

Ранжирование – подготовительная стадия проекта, когда необходимо определить какие процессы наиболее сильно влияют на достижение целей компании и принять решение какие из них нужно оптимизировать в первую очередь. (построение процессной сети)

Визуальный анализ графических схем.

Имеет ряд ограничений :

  1. Процесс, представляющий сложный объект, отразить процессы в виде одной графической схемы невозможно.

  2. Любое графическая схема будет отображать информацию в соответствии с выбранным инструментом, каждый из которых обладает своими достоинствами и недостатками.

  3. Построение графических схем зависит от субъективного подхода аналитика.

Анализ выходов и входов

  1. Анализ соответствия входов и выходов содержательному составу документов или иной представляемой информации

  2. Анализ неиспользуемых входов и выходов.

Анализ функций для ЭДФО

  1. Планирование

  2. Учета

  3. Контроля

  4. Принятия решения

Анализ ресурсов

Вопросы 1. Кто. 2 с чем. 3 с помощью чего

В результате выделяется узкие места по нехватке ресурсов.

Анализ по отношению к типовым требованиям:

Применяется цикл PDSA

Анализ по отношению к нормативным актам: ISO 9000

Анализ удовлетворенности клиентов – числовая величина, характеризующая степень удовлетворения потребителя от результата процесса. Виды удовлетворенности:1. Удовлетворенность по ЦКП, 2. Удовлетворенность конечного потребителя от продукции или услуги.

Управление бизнес-процессами организации

Системы управления бизнес-процессами пришли в Россию с Запада, где этот класс программ называется BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы.

Система управления бизнес-процессами организации основана на простой идее: моделирование бизнес-процессов вашей организации с помощью наглядных диаграмм, загрузка этих описаний в компьютерную систему и контроль исполнения процессов в реальной практике работы предприятия. Несомненным преимуществом подхода является то, что вы гарантированно получаете систему, на 100% удовлетворяющую ВАШИМ нуждам и способную изменяться с ростом потребностей бизнеса.

Любая BPM-система (ELMA полностью соответствует данной концепции) содержит ряд стандартных компонентов, которые соответствуют стадиям жизненного цикла (Деминга) процесса PDCA (Plan, Do, Check, Act): Проектирование (моделирование) , Исполнение, Контроль и Мониторинг, Улучшение процессов.

В основе управления бизнес-процессами лежат работы по их описанию, оптимизации и регламентации, и такого рода проекты затрагивают интересы широкого круга сотрудников, требования которых существенно различаются, в зависимости от их роли в компании. Топ-мененджеры заинтересованы в повышении управляемости, гарантированности управленческих воздействий, прозрачности и т.д. Менеджеры среднего звена хотят, прежде всего, понимать границы своей деятельности и результаты, за которые они отвечают. Наконец, исполнители хотят иметь понятные, четкие правила своей работы. При реализации проекта необходимо учитывать интересы всех этих групп сотрудников.

Зачастую, приступая к подобного рода проектам, компании пытаются остановиться лишь на верхнем уровне анализа и оптимизации, экономя тем самым время проекта и удовлетворяя интерес высшего руководства. Но нужно понимать, что верхнеуровневый анализ хорош лишь для целей бизнес-диагностики, то есть выработки решений и рекомендаций относительно того, куда продвигаться и развивать проект далее). Вообще говоря, для того чтобы мы именно улучшили деятельность мы вынуждены в проекте доходить до уровня исполнителей и их действий (упрощенно уровни детализации бизнес-процессов приведены на рис.1)

Архитектура бизнес-инжиниринга (АБИ) - 4 основных и один объединяющий уровень. Эти уровни, выполняя свои функции и непрерывно взаимодействуя друг с другом, обеспечивают не просто функционирование бизнес-процесса, а постоянный его анализ и совершенствование. При изучении уровней было определено, что при их использовании можно управлять организацией бизнес-процесса по техприсоединению и выработать концепцию автоматизации с помощью различных инструментов, в частности с помощью «1С: Предприятия».

Уровень I.Уровень организации инжиниринга бизнес-процесса по техприсоединению. На этом уровне определяются приоритеты, графики работ и наборы информации (отчёты), требуемые для бизнес-процесса. Этот уровень определяет и использование различных методов организации техприсоединения.

Уровень II.Уровень планирования и управления бизнес-процессом по техприсоединению. На этом уровне осуществляется планирование и управление бизнес-процессами, расчёт и планирование ресурсов. Кроме того осуществляется мониторинг состояния существующего процесса техприсоединения, определение этапов процесса, выявление ответственных объектов и субъектов.

Уровень III. Уровень управления потоками работ. Это фактически уровень трафика электронных и бумажных документов и сообщений. Важное в этом уровне — определение потоков информации, потоков документов, потоков работ. Процесс техприсоединения исторически сопровождался огромным количеством документов с дублирующейся информацией, которые не всегда порождались какими-либо работами, и не всегда порождали производство каких-либо работ. На этом уровне должны отсекаться ветви, не порождающие или не отражающие потоков работ.

Уровень IV. Уровень отборов и интеграции прикладных автоматизированных систем. На этом уровне определяется набор приложений, с помощью которых организовывается регистрация, создание документов, отбор информации, расчёт объёмов и стоимости, способы построения отчётов, а так же методы обмена информацией между приложениями. Для организации техприсоединения, как правило, используются множество приложений. Инструменты «1С» при этом должны инициировать подключение каждого из них, на соответствующем этапе и регистрации информации из этих приложений в базе данных «1С: Предприятие» для дальнейшего использования.

Уровень V. Единая инфраструктура, объединяющая уровни управления бизнес-процессом. Это уровень, объединяющий четыре вышеназванных уровня в единую инфраструктуру. Четыре предыдущих уровня связаны между собой контурами обратной связи. Первый уровень определяет задачи для всех уровней, второй уровень управляет потоками работ, подлежащих выполнению (суммы, сроки, ресурсы) и передаёт эти данные на первый уровень, третий уровень поставляет информацию о загруженности трафика на второй уровень, а четвёртый уровень представляет на первый уровень нужную для первого уровня информацию «упакованную» в стандартные приложения. Обратная связь четвёртого и первого уровня помогает определить необходимость и достаточность используемых приложений. Обеспечение этой и других связей между компонентами АБИ есть предмет деятельности пятого инфраструктурного уровня.

ARIS-архитектура бизнес-инжиниринга (АБИ) расширяет архитектуру ARIS, позволяя рассматривать управление бизнес-процессами не только с организационной точки зрения, но и с точки зрения информационных технологий.

На уровне I (инжиниринг процессов) бизнес-процессы моделируются в соответствии с производственным графиком работ. Концепция ARIS предоставляет инфраструктуру, которая охватывает все аспекты бизнес-процесса. Здесь же используются различные методы оптимизации и оценки, а также методы, гарантирующие качество процессов.

На уровне II (планирование и управление процессами) осуществляется планирование и управление текущими бизнес-процессами. Сюда же относятся методы планирования, регулирования мощностей и пооперационного стоимостного анализа. Мониторинг позволяет менеджерам контролировать состояние различных процессов.

На уровне III (управление потоками работ) объекты, подлежащие обработке, например, заказы клиентов с сопутствующей документацией или страховые иски, доставляются с одного рабочего места на другое. Электронные документы доставляются системами класса workflow.

На уровне IV (прикладная система) документы, доставленные на рабочее место, подвергаются определенной обработке, т. е. функции бизнес-процесса выполняются с помощью прикладных программных систем (от простых текстовых процессоров до сложных программных решений), бизнес-объектов и Java-аплетов.

Четыре уровня АБИ связаны между собой контурами обратной связи. Уровень управления процессами предоставляет информацию об эффективности текущих процессов. Именно на этом этапе начинается непрерывная адаптация и совершенствование бизнес-процессов.

Уровень управления потоками работ передает фактические данные о процессах, подлежащих выполнению (суммы, сроки, выделяемые ресурсы), на уровень управления процессами. Затем система workflow активизирует прикладные модули.

Пятый компонент концепции АБИ объединяет уровни I-IV в единую инфраструктуру. Инфраструктуры содержат информацию о соответствующей архитектуре и приложениях, конфигурируя реальные приложения с помощью инструментария уровней II и III, а информацию по предметной области для них — из моделей-прототипов (уровень I). Инфраструктуры включают также информацию о составе компонентов и их отношениях

АБИ — это прежде всего концепция, однако ее можно использовать и как инфраструктуру для разработки реальных программных продуктов. Концепция АБИ впервые предложена автором на в 1994 году.

Цель инжинирингабизнес-процессов заключается в достижении максимально эффективных бизнес-решений.

studfiles.net

Анализ бизнес-процессов — Колтунова Екатерина

business-process1.jpgМоделирование бизнес-процессов — это способ, позволяющий увидеть существующую ситуацию, выполнить анализ и на его основе построить новую схему процессов. Проект по моделированию бизнес-процессов необходим в следующих случаях:

  • Вы планируете внедрение информационной системы (ERP, CRM, HRM, системы документооборота) и хотите подготовить тендерную проектную документацию для получения ценовых предложений от поставщиков;
  • Вы хотите провести организационные преобразования, изменить организационную структуру, систему мотивации, внедрить новые программные решения, и хотите получить целостную картину работы компании для принятия решения;
  • Вы хотите оптимизировать работу компании, улучшить характеристики управленческих, офисных, логистических, производственных процессов и хотите получить рекомендации по улучшению процессов;
  • Вы хотите реализовать подход TQM (Тотальное управление качеством, Total Quality Management) и хотите получить модель процессов, которая станет основой для непрерывных улучшений

В зависимости от целей, которые ставит менеджмент компании, начиная проект по моделированию процессов, следует использовать те или иные инструменты моделирования. Цели проекта определяют уровень детализации, на котором будут описаны процессы. В зависимости от целей проекта выполняется описание процессов AS-IS (Как есть) и TO-BE (Как должно быть). Выбор конкретных инструментов (MS Visio, ARIS, CA Process Modeler) и нотаций описания процессов (IDEF0, IDEF3, DFD, eEPC, UML) зависит от опыта проектной команды компании заказчика, рекомендаций поставщика информационной системы (для проектов внедрения ИС), уровня развития процессного управления в организации. Иногда для перехода к процессному подходу в начале проекта можно использовать технику наглядного моделирования brown paper, когда собранные в компании первичные документы физически накладываются на рулон бумаги в порядке, отражающем бизнес-процесс, в ходе которого создаются и модифицируются эти документы.

Как правило, оптимизация процессов связана с изменениями в информационных системах, системе мотивации и обучения персонала, в организационной структуре, системе отчетности. Разработка рекомендаций должна делаться на основе всестороннего рассмотрения деятельности компании. Изолированное рассмотрение бизнес-процессов в отрыве от информационных систем и ИТ-архитектуры, без учета финансовых показателей работы компании, а также системы мотивации, стиля управления и корпоративной культуры не позволяет оценить эффект от их оптимизации.

Проект по описанию процессов затрагивает работу всех организационных подразделений, в ходе проекта раскрывается содержание работы и уровень фактической загрузки сотрудников. Как правило, если в компании не было опыта подобных проектов, то бизнес-аналитик сталкивается с типичными проблемами:

  • высокий уровень загрузки сотрудников затрудняет сбор данных, организацию интервью;
  • отсутствие повторяемости в процессах, их очевидная неэффективность вызывает желание у руководителей подразделений скрыть детали процессов;
  • отсутствие навыков по описанию процессов и знаний по процессному правлению затрудняет обсуждение моделей процессов.

Особенно остро проявляются эти проблемы, если организация выполняет проект силами внутренних специалистов. Практика показывает, что сотрудники компании менее охотно раскрывают информацию о процессах своим коллегам, и более откровенны с внешними консультантами. Кроме того, внешний консультант может предложить программу обучения в по моделированию бизнес-процессов и процессному управлению. Кроме того, внешний консультант может использовать не только опыт и конкретные решения, реализованные в аналогичных проектах, но и лучшие практики, содержащиеся в отраслевых референтных моделях (eTOM, CobiT).

Основные этапы в проектах совершенствования операционного управления:

  • Оценка существующей практики процессного управления
  • Обучение основам процессного управления и методологии моделирования
  • Выбор нотаций и инструментов моделирования бизнес-процессов
  • Моделирование бизнес-процессов AS-IS (как есть)
  • Разработка моделей для неформализованных процессов
  • Анализ процессов и определение возможностей повышения их эффективности
  • Разработка программы изменений, Создание команды изменений
  • Оценка результатов оптимизации бизнес-процессов
  • Моделирование процессов T0-BE (как должно быть)
  • Последовательное внедрение рекомендованных изменений в практику работы компании.

Результаты, которые получает заказчик от проекта:

  • Документ «Описание бизнес-процессов»
  • Документ «Рекомендации по оптимизации бизнес процессов»
  • Документ «Стандарт описания бизнес-процесса в организации»
  • Документ «Описание процессного управления в организации»
  • Обучение сотрудников компании навыкам моделирования бизнес-процессов, их анализа и оптимизации
  • Постановка процессного управления в организации

www.koltunova.com