Автоматизация бизнес процессов, нужна? Необходима! Автоматизация бизнес процессов


Автоматизируя бизнес процессы: как упорядочить хаос

Автоматизация бизнес-процессов порой представляется руководителю волшебной палочкой. Только как автоматизировать бизнес-процессы наилучшим образом? Чтобы работа спорилась, бумаги не терялись, регламент помогал, команда действовала, как отлаженный механизм?

В статье разберем нюансы построения и автоматизации бизнес-процессов, рассмотрим, как избежать ошибок, каковы цели и задачи автоматизации бизнес-процессов и с чего начать. Если Вы задумываетесь об улучшении бизнес-процессов и, возможно, о внедрении электронной системы управления ими, внимательно прочтите статью. И берите на карандаш!

Три кита хаоса в бизнесе: как автоматизировать процессы, которых нет

Прежде, чем говорить о том, какие возможности открывает автоматизация бизнес-процессов, давайте подумаем, с какими трудностями Вы сталкиваетесь сейчас.

Три нехороших «кита», на которых держится хаос в бизнесе, универсальны. Скорее всего, Вы с ними тоже знакомы:

  • Регулярные ошибки. Петров сделал опечатку, Сидоров завизировал непроверенный документ, Васечкина отправила счет с неправильными реквизитами. Подобные ошибки приносят временные и финансовые потери, дергающийся глаз и работу по ночам.
  • Простои. Документ на согласовании неделю, потом вторую, работа стоит. Ключевой сотрудник в отпуске или уволился, не передав дела.
  • Общая неразбериха. Куда делась нужная бумага? Почему секретарь в кипе листов не заметил срочный документ? Куда бежать специалисту при обращении клиента, если нужный человек отсутствует? Эта путаница и беготня по коридорам с пачками бумаг раздражают и уж точно не способствуют продуктивной работе.

Еще 10 лет назад моделирование бизнес-процессов большинству компаний казалось трудом дорогим, долгим и потому излишним. Некоторые думают так и сейчас, начитавшись страшных историй о незаконченных проектах и потраченных миллионах, а то и сами подойдя к автоматизации не с того бока. Но оказалось, что компании, работающие над автоматизацией бизнес-процессов, быстрее растут, лучше преодолевают кризисные времена и обходят конкурентов. В таких компаниях сотрудники чувствуют себя комфортнее, что создает правильную рабочую атмосферу в команде. Примерами могут послужить истории Toyota, Amazon, McDonalds, а также — наших клиентов, чьи отзывы об автоматизации бизнес-процессов можно почитать.

Сегодня умение строить бизнес-процессы и знание, как их автоматизировать, становятся важным конкурентным преимуществом.

Бизнес-процессы: что автоматизируем, товарищи?

Иногда менеджмент компании, занятый стратегическими вопросами, пребывает в заблуждении: у нас все отлажено. Но если Петров знает, что в случае возникновения задачи по маркетингу нужно обратиться к Ивановой, это не бизнес-процесс. А вот конкретная карта действий, универсальным образом описывающая шаги, которые проходят сотрудники для достижения конкретного результата, это уже на бизнес-процесс похоже.

Схема действий, чтобы называть ее бизнес-процессом, должна учитывать три фактора:

  1. Устойчивость описанных связей: учтены множественность выбора действий, переходы, условия.
  2. Регламентирование действий по ходу процесса: звонки, письма, вложения, обращения, визирования.
  3. Логическое завершение: конкретная досягаемая цель.

Четко смоделированный бизнес-процесс позволит и видеть результат, и контролировать работу на всех этапах, чтобы предотвратить потери и ошибки «на низком старте».

В зависимости от возникновения «тонких мест» бизнес-процесс меняют, корректируют его этапы, смотрят, какие звенья слабы. Если же у Вас возникают трудности с разработкой алгоритмов, мы готовы оказать Вам помощь. Ведь разработка бизнес-процессов — это подготовка к проекту их автоматизации.

Здорово ли сердце вашего бизнеса?

Обратитесь сегодня и получите индивидуальное предложение Бизнес-процессы — сердце компании. Как узнать, в форме ли ваш бизнес? Обратитесь к нам и узнайте, как получить максимум от бизнес-процессов и раскрыть полный потенциал вашей компании.

Заказать консультацию

Основная цель разработки бизнес-процессов — это волшебное превращение хаотично сплетенных цепочек внутрифирменных взаимодействий в упорядоченные, согласованные и понятные алгоритмы. Да будет порядок в работе, офисе, в головах сотрудников и в умах руководителей!

Ури, где кнопка? Цели автоматизации бизнес-процессов

Теперь вопрос: как всем этим управлять? Это ж нужен целый штат сотрудников — держать руку на пульсе и внимательно следить за «тонкими местами», «слабыми звеньями» и исполнением всего, что должно исполняться!

Четверть компаний по такому пути и идет, разворачивая отделы качества, расширяя управленческий и секретарский состав. Но гораздо полезнее задаться вопросом, как автоматизировать бизнес-процессы и перенести функцию контроля над ними в одно пространство. Такая система управления бизнес-процессами будет и конструктором, и механизмом мониторинга, и контролером, подающим сигналы, когда что-то идет не по плану. Но чтобы «волшебная кнопка» заработала, все-таки придется потрудиться.

Конечно, цели автоматизации бизнес-процессов заключаются не только в удобном способе контроля. В итоге использование автоматизированной системы управления бизнес-процессами поможет:

  • Упорядочить регулярные задачи.
  • Минимизировать человеческий фактор.
  • Четко разделить зоны ответственности внутри процессов.
  • Держать под контролем все детали процесса.
  • Включить в схему взаимодействия клиентов.
  • Создать единую ИТ-инфраструктуру с различными правами доступа.
  • Экономить время, свое и сотрудниковю.
  • В итоге — экономить средства на управлении компанией.

Как видите, цели автоматизации бизнес-процессов во многом совпадают и с вашими!

Управление бизнес-процессами — система одной компании

Чтобы было еще понятнее, разберем конкретные функции системы управления бизнес-процессами — «1С:Документооборот 8» — на примерах.

  1. Настройка прав доступа не дает специалисту Петрову провернуть сделку напрямую, лишив компанию доли прибыли. Еще Петров не может скачать клиентскую базу компании и начать маленькую, но гордую предпринимательскую деятельность.
  2. Секретарь Бантикова знает, сколько документов пришло и ушло, сколько на согласовании у начальника, сколько поступило писем клиентов. Благодаря системе Бантикова в курсе, по каким документам сроки горят или уже сгорели. Начальник Бантиковой тоже в курсе.
  3. Руководитель филиала Береговский знает, на каком этапе работа с каждым клиентом. С кем в ближайшую неделю будет заключен договор, а с кем работа застопорилась и по каким причинам.
  4. Руководитель проекта Сидорова оперативно видит этапы сложного согласования с использованием условий маршрутизации, с резолюциями занятых в процессе лиц и контрагентов.
  5. Менеджер Утюжкин заключает типовой договор. Для этого он в несколько кликов соединяет данные контрагента с шаблоном договора. За 3–4 секунды Утюжкин получает договор, текст которого уже проверен и согласован, и даже подпись стоит (если настроена функция электронной подписи).
  6. Архивариус Семируков не переживает, что с бумажными документами случится хаос. Все документы он заносит в систему, знает, где какой лежит, какой номер для договора следующий, от какого клиента какая бумага когда пришла или придет.
  7. Руководитель Рулькин, работая с системой документооборота, удобно и быстро рассчитывает план проекта, движется по нему вместе с командой и контролирует сроки реализации. Рулькин знает, что происходит в каждом проекте компании.
  8. Бухгалтеру Канарейкиной не нужно требовать от коллег закрывающих документов. Ведь Канарейкина работает в программе «1С:Бухгалтерия», которая обменивается данными с системой «1С:Документооборот» (кстати, как и другие типовые программы линейки «1С:Предприятие 8»). А туда коллеги информацию давно занесли. А если бы не занесли, то им об этом давно напомнили бы секретарь Бантикова, руководитель Рулькин и менеджер Утюжкин, заинтересованные в данной процедуре.
  9. Кстати, менеджер Утюжкин, выезжая на переговоры, не таскает с собой тяжелый ноутбук, а обходится планшетом или даже смартфоном. Ведь у него настроен доступ к нужной информации с мобильных устройств.

Наглядно мы увидели, чем автоматизированный бизнес-процесс отличается от «сверстанного на коленке». Остается понять, как же прийти к такому уровню автоматизации.

Секретный ингредиент: как автоматизировать бизнес-процессы без потерь

Наверняка Вы слышали истории о компании N, которая внедрила у себя суперсистему, повозилась с ней и, плюнув, вернулась к Excel. Так случается, когда компания сталкивается с непредвиденными сложностями. То сотрудники саботируют непривычный способ работы. То устоявшиеся процессы никак не поддаются регламентации. То бюджет внедрения выходит за рамки желаемого. То сама система тяжела и непонятна, а нужно чтобы «вот тут была кнопка, я ее нажимаю, и все работает».

Руководители часто забывают правило: первый этап, из которых строится автоматизация бизнес-процессов, — задачи. У системы управления документооборотом огромный функционал, способный удовлетворить требования самого прихотливого бизнеса. Но ведь для начала эти требования нужно предъявить.

Наши исследования подтверждают: 70 % трудностей у бизнеса возникает как раз на этапе фиксирования требований и результатов. Поэтому мы оказываем первичные консультации, а также предлагаем услугу предпроектного исследования. Этот этап помогает:

  • выявить «тонкие места» в компании,
  • определить, какие цели стоят перед системой автоматизации,
  • понять, подойдет ли компании типовой функционал или нужно вносить изменения,
  • выяснить, какой набор функций будет для бизнеса оптимален,
  • определить, какие процессы автоматизировать в первую очередь, а что можно и отложить. Например, участки, тормозящие работу всей компании, нужно ставить в приоритет, даже если работа по ним предстоит не самая простая.

Грамотное фиксирование требований к системе и результатов — это секретный ингредиент успеха проекта автоматизации. Иногда на этом этапе становится понятно, что с бизнес-процессами беда. Тогда нужно их доработать или построить с нуля.

Определившись с задачами, которые стоят перед автоматизацией бизнес-процессов, переходим к формированию проектной команды и к реализации проекта.

Хотите узнать, каких результатов сможет достичь конкретно Ваш бизнес? Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — расскажем!

rarus.ru

Автоматизация бизнеса Москва - автоматизация бизнес процессов предприятия, система комплексной автоматизации бизнес процессов на предприятии. Описание бизнес процессов для автоматизации малого бизнеса, программы автоматизации процессов.

Деятельность любой организации представляет собой совокупность взаимодействующих бизнес-процессов. Бизнес-процесс – совокупность видов деятельности, направленных на преобразование входов в выходы с целью выпуска продукции или оказания услуги, удовлетворяющей требования потребителя. Конкурентоспособность и прибыльность предприятия напрямую зависит от эффективности бизнес-процессов.

Автоматизация – способ управления бизнес-процессами с использованием информационных технологий. На сегодня такой подход используется в самых разных областях и его выбор не зависит от размера организации.

Для практического выполнения описания, анализа, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов существует множество различных техник, подходов и программных продуктов, работают обучающие и консультационные организации.

Бизнес-процессы предприятия

Бизнес-процессы любой организации можно разделить на следующие группы:

  • основные (ключевые) бизнес процессы – создают представляющий ценность для потребителя продукт (услугу) или увеличивают его стоимость на промежуточном этапе создания, например: разработка, производство, монтаж;
  • поддерживающие бизнес процессы – направлены на предоставление необходимых ресурсов для основных процессов, обеспечивают функционирование инфраструктуры предприятия, например: обслуживание, обработка данных, управление ресурсами;
  • процессы развития – обеспечивают совершенствование деятельности предприятия в перспективе, например: развитие персонала, долгосрочное планирование;
  • управляющие бизнес процессы –- направлены на достижение целей предприятия, путем управления перечисленными процессами, например: планирование, мотивация персонала, оперативное управление.

Определение необходимости автоматизации на предприятии

Автоматизация бизнес-процессов помогает улучшить качество продукта (услуги) и способствует прозрачности управления. За счет уменьшения участия человека, автоматического принятия решений в заранее известных ситуациях, учета большего объема информации и использования технических и программных средств автоматизация позволяет:

  • увеличить скорость выполнения цикличных операций,
  • снизить количество ошибок,
  • повысить точность выполняемых операций
  • уменьшить вариабельность получаемого результата,
  • выполнять несколько операций параллельно без потерь,
  • увеличить скорость принятия решений,
  • повысить производительность бизнес-процесса,
  • уменьшить время, затрачиваемое на выполнение,
  • уменьшить издержки.

После оптимизации бизнес-процессов анализируют возможности автоматизации. Ручное выполнение предпочтительнее, а автоматизация может быть невыгодна в следующих случаях:

  • выполнение операции автоматизированным способом невозможно на необходимом уровне качества,
  • автоматизации операции слишком сложна технологически,
  • необходимость переподготовки или увольнения значительного количества работников,
  • жизненный цикл продукции (услуги) слишком короток,
  • продукция (услуга) является единичной или уникальной,
  • нестабильность спроса, требующая изменений в производстве.

Этапы автоматизации бизнес-процессов

Определение целей автоматизации

Для принятия решения о начале работ по автоматизации необходимо установить стратегические цели автоматизации.

Формализация бизнес-процессов

Для описания бизнес-процесса определяют его входы и выходы, подпроцессы, последовательность выполнения, движение информации, взаимосвязь, ресурсы, ограничения и т.д.

Автоматизация бизнес-процессов предприятия

Для описания бизнес-процесса также используются характеристики его результативности и эффективности, например: время выполнения, стоимость, уровень качества, стабильность, точность. В результате составляются модели бизнес-процессов «как есть».

Оптимизация бизнес-процессов

Полученные модели анализируют, формируют модели «как должно быть» и разрабатывают мероприятия для достижения бизнес-процессами расчетных параметров. В результате бизнес-процессы выстраиваются так, чтобы исключать задержки и необязательные или лишние операции.

Автоматизация бизнес-процессов предприятия

Результатом оптимизации может быть реорганизация организационной структуры предприятия или реинжиниринг бизнес-процессов.

Разработка технического задания

При участии владельцев процессов определяются конкретные задачи.

Кодирование бизнес-процессов и разработка должностных инструкций

Кодирование осуществляет чаще всего организация по внедрению. Разработка должностных инструкций на данном этапе облегчит последующее обучение персонала и эксплуатацию системы.

Обучение персонала

После внедрения всегда происходят изменения, требующие обучения работников. На данном этапе может возникнуть сопротивление работников изменениям.

Опытная эксплуатация

Эффективность внедренной системы может быть объективно оценена.

www.proekt-it.ru

Автоматизация бизнес процессов, нужна? Необходима!

Навигация:

← Предыдущая Следующая →

Директор » Автоматизация бизнес процессов, нужна? Необходима!

Просмотров: 2 642

автоматизация бизнес процессов

Автоматизация бизнес процессов — для чего нужна? Чтобы ответить на этот вопрос определимся с понятием, что же такое бизнес-процесс? И как трактует наша любимая википедия: «бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. В качестве графического описания деятельности применяются блок-схемы бизнес-процессов. Это означает, что как только в компании появляется  последовательные, целенаправленные и регламентированные виды деятельности, сразу же у руководителя появляется потребность автоматизировать бизнес-процесс компании. А если проще, то если компания нацелена достичь заданного результата, то без описания набора их действий не обойтись.

На каких предприятиях нужно автоматизировать бизнес-процессы?

Бизнес-процессы есть в любой компании, даже самой маленькой, есть некая цепочка действий сотрудников, которую нужно неукоснительно выполнять. В начале любого бизнеса руководитель обычно сам всем занимается, и продажами и бухгалтерией и отгрузкой товара. Но по мере роста компании, полномочия приходится делегировать. Как только  в процессах начинают участвовать больше трех человек, сразу возникает необходимость, всю работу где-то фиксировать и как-то ее анализировать.

Как определить, что бизнес-процессы предприятия пора автоматизировать?

Есть очень хорошая русская поговорка «Больная голова ногам покоя не дает». Ведь именно так можно охарактеризовать работу некоторых людей. То одно забыл, то другое, можно было по пути пару дел сделать, не сделал, не подумал, а вернее не продумал заранее. В итоге: вроде бегает много, видимость занятости на 100%, а результата никакого. Был бы у такого человека четкий план действий, оставалось бы времени и на другие дела.

Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы предприятия, можно начать с самого нужного участка. Причем малым предприятиям это сделать проще. Как только начали делать одно и то же изо дня в день, все садитесь, прописывайте эти действия, заносите в систему, и пусть она выдает пошаговые задания. Например: Позвонить > Отправить коммерческое предложение > Отправить счет на оплату > Проконтролировать оплату > Отгрузить товар.

Когда расходы на «ручные» процессы становятся очень высокими, когда руководителя не устраивает что-то в текущей работе, когда  нужно перейти на другую технологию в работе, чаще всего автоматизируют бухучет, движение ТМЦ, расчет зарплаты и кадровый учет, сейчас наблюдается тенденция: автоматизировать работу отделов продаж.

После тщательно проведенного анализа, когда взвесили все «за» и «против», определили все необходимые условия, необходимость и возможности, в том числе и степень созревания корпоративной культуры. Только тогда можно приступать к автоматизации бизнес-процессов.

Во всем что происходит, есть свои «плюсы» и «минусы», думаю, при внедрении бизнес-процессов тоже?  С какими проблемами придется столкнуться при внедрении, и каких результатов можно достигнуть?

Основная проблема при внедрении — отсутствие четкой аргументации необходимости выполнения определенных действий («мы всегда так делаем, зачем — не знаю»), описанных и задокументированных этапов работы (порядок действий знают менеджеры, зачастую, он «свой» у каждого менеджера). Часто приходится преодолевать сопротивление тех людей, работа которых автоматизируется (боязнь сокращения). Результат внедрения — сокращение административных трудозатрат, выявление «Узких мест», получение реальной картины по загрузке сотрудников.

Какие мифы или неверные предположения существуют об управлении бизнес-процессами?

Да есть и их несколько:

—  что хаос можно автоматизировать.

— бизнес-процессы прописаны, в систему внесены, все оптимизация проведена. Без прямого участия высшего руководства желаемых результатов достичь невозможно. Бизнес-процесс не может сам себя оптимизировать.

—  что система выдает готовое решение, нет – система – это лишь инструмент, средство, помощник, а управляет компанией руководитель и на основе полученной отчетности о процессах, происходящих в компании, принимает решения.

Есть у вас клиенты, у которых внедрены бизнес-процессы? Как это у них работает?

Клиенты есть, бизнес-процессы работают. Например, система еженедельно запрашивает отчетность в АНО ДО «Планета детства «Лада», оплата счетов согласовывается по инстанциям. Автоматизированы процессы подключения абонентов и работы по заявкам клиентов в ООО «ИнфоЛада». Автоматизирован процесс выпуска версий программного обеспечения в ООО «ИЛАДА». В рекламных компаниях настроены бизнес-процессы по работе с клиентами: от холодной прозвонки до выпуска газеты или установки рекламного щита. В кафе настроены бизнес-процессы по организации работы нескольких филиалов  в городе. В юридической компании настроен бизнес-процесс по оформлению документов для получения разрешения на работу.

Все ли бизнес-процесс можно автоматизировать?

Да, любой бизнес-процесс под любую компанию: банки, издательства, бизнес B2B, бизнес B2C, разработки программного обеспечения.

В Рули24 любой бизнес-процесс можно запустить? И запускается он автоматически или кто-то должен нажать нужную кнопочку?

Да, любой бизнес-процесс можно смоделировать в системе. У любого бизнес-процесса есть начало (точка входа). Рули24 поддерживает несколько типовых точек входа в БП (например, выполнение определенной операции над документом определенного класса (регистрация счета, проведение кассового ордера и т.п.)). В остальных случаях, бизнес-процесс можно запустить вручную.

Что вообще нужно сделать, чтобы бизнес-процесс попал в систему?

Рули24 содержит некоторые типовые Бизнес-процессы. В остальных случаях, необходимо описать Бизнес-процессы в системе самостоятельно или заказать эту работу у нас.

Как вообще происходит процесс внедрения Бизнес-процессов? Требуется ли помощь разработчиков или же пользователь в системы  самостоятельно может решить этот вопрос? Как долго идет внедрение? А если бизнес-процесс в компании изменился? Что делать?

Вопросы риторические, из серии «А смогу ли я ездить на своей «Lamborghini» по пустыне?». Да, сможете, но недалеко и недолго, если только у вас с собой не окажется случайно комплект резины от «Камаза» и набор инструментов для замены.

Естественно, любой Бизнес-процесс имеет определенные узкие рамки применения и безграничные возможности модификации. Возможность самостоятельной модификации определяется уровнем подготовленности пользователя. Бизнес-процесс можно изменить из Рули24, не прибегая к использованию других средств, но необходимо иметь глубокие знания системы и быть хотя бы чуть-чуть программистом.

Есть ли пример какого-нибудь бизнес-процесса, который Вы автоматизировали?

Да, есть вот блок-схема БП рекламной компании, они выпускают еженедельную рекламную газету. В таких компаниях одна проблема — текучка кадров, настроенный бизнес-процесс помогает решить эту проблему, новичок быстрее входит в курс дела, т.к. система сама выдает последовательность действий.

Поставьте себя на место потребителя, если бы Вы  сейчас находились в поиске системы для автоматизации Бизнес-процесса, по каким критериям осуществили бы выбор? Что главное: компания — разработчик, продукт или цена?

Бизнес-процесс ради Бизнес-процесса не нужен. Поэтому основной критерий — наличие в системе, наряду с Бизнес-процессом автоматизации, тех предметных областей, которые мы пытаемся автоматизировать. Нельзя эффективно автоматизировать бухгалтерский документооборот в системе, где не ведутся бухгалтерские документы. Главное — осознанное понимание заказчиком полезности внедрения системы.

Вы как руководитель с многолетним опытом управления проектной организацией, что можете пожелать тем, кто еще только встал на этот нелегкий и непредсказуемый путь?

Для управления проектной организацией нужно в первую очередь уметь предвидеть конечный результат каждого из проектов, т.к. каждый проект уникален.  Должен уметь оценивать трудоемкость, стоимость и сроки исполнения каждого из проектов. Уметь делить проект на части, планировать и координировать работу по каждому проекту, каждой части проекта. Уметь управлять загрузкой персонала.  Желательно, знать теорию сетевого планирования. Здесь умение предвидеть, значит больше знания и опыты. Управлять каждым из проектов может специалист со знаниями системы менеджмента.

Для планирования и контроля исполнения проектов руководителю проектной организации необходимы инструменты наглядного представления как каждого из проектов по времени, так и  бюджетов в денежном, материальном и трудовом представлении.

Часто проектная организация занимается не только новыми проектами, но и сопровождением, внесением изменений в сданные проекты. И этим зачастую занимаются одни и те же сотрудники. Поэтому нужно учитывать запросы на изменение сданных проектов и планировать работы в соответствии с этими запросами.

Модульная информационная система Рули24 может помочь руководителю компании и руководителям проектов держать руку на пульсе организации. А сотрудники могут быть уверены, что все задания, которые им выдаются, видны их руководителям и руководители в курсе насколько недогружены или перегружены сотрудники. Система обеспечивает прозрачные отношения в компании.

 

Похожие публикации:

Бизнес-процессы: как не автоматизировать бардак

Управление складскими запасами: учёт в торговле и производстве

«Доска помощи»: как работает техническая поддержка компании.

 

Начните бесплатно

comments powered by HyperComments

ruli24.ru

Бизнес-процессы и принципы их автоматизации

Бизнес-процессы и принципы их автоматизации

Многие люди, особенно та часть, которая напрямую или косвенно связана с предпринимательской деятельностью, знают об административной структуре управления, дошедшей до наших дней со времен Советского Союза. В такой системе подразделения выполняли четко поставленную перед ними задачу и не отвечали за итоговый результат, что становилось причиной выпуска на потребительский рынок продукции, качество которой можно было определить как «ниже среднего».

Говорить о том, что данная форма управления неэффективна на 100%, нельзя; она имеет право быть. Однако мир с его постоянным прогрессом во всех областях уже давно шагнул вперед, и некоторые вещи невозможно адаптировать под современные реалии. Вспомним Генри Форда, который стал использовать на своих заводах на практике теорию разделения труда, считавшейся на тот момент инновационной. Он механизировал производственный процесс сборки автомобилей, увеличил заработные платы своих сотрудников, при этом, не повысив производительность труда. Сейчас подход, использованный когда-то Фордом, означал бы банкротство предприятия. Раньше не задумывались о желаниях автомобилистов, все машины сходили с конвейера черными. Этому было простое объяснение: черная краска сохла гораздо быстрее. На тот момент задачей было не удовлетворение потребности и желаний клиента, а насыщение новой продукцией американского рынка. Существовал постоянный спрос на автомобили, и Генри Форд старался удовлетворить его. Масштабное производство стало причиной того, что от конечного продукта требовался минимальный набор требований: она должна была «не бить» по карману покупателя, доставлять человека из одной точки в другую. Все, что касалось вопросов комфорта, экономии, дизайна – все это отметалось, как ненужное.

На современном производстве дело обстоит совсем иначе. От сотрудников теперь требуется не только навыки сборки; лучше, если они будут иметь профессиональное образование. Техника за счет технического прогресса стала в разы сложнее, компьютеризировалась; теперь просто соединить основные элементы автомобиля недостаточно, надо еще уметь наладить бесперебойную, и что крайне важно, совместную их работу. Вот здесь и появляется потребность в применении на предприятии процессорного подхода.

Бизнес-процесс: ключевой элемент процессорного подхода

Любую организацию, независимо от ее сферы деятельности, специфики, масштаба, необходимо представлять в виде совокупности отдельных бизнес-процессов, имеющих одну главную цель – достижение конечной цели, пусть это будет производство автомобиля или швейной машинки. Во главе бизнес-процессов должен стоять их владелец.

Если заглянуть в литературу по проектному менеджменту, то под бизнес-процессами принято понимать совокупность отдельных мероприятий, которые направлена на разработку новых продуктов и услуг для удовлетворения потребностей клиентов. Любое предприятие состоит из нескольких ключевых процессов, которые могут быть разбиты на более мелкие. Потребителями таких процессов могут стать, как внешние клиенты, которые не относятся к административной структуре компании, так и внутренние – потребитель, действующий в рамках предприятия.

Для любого руководителя важно четко понимать, кто является потребителем существующих бизнес-процессов, потому что именно он, потребитель, формирует перечень требований, предъявляемых к процессам. Такой клиент не просто определяет какие-то определенные характеристики процесса, он может влиять на факт его существования.

Если обратиться к примеру и рассмотреть предприятие, которое занимается производством бытовой химии, то станет понятно, что выпуск, например, стирального порошка – основное направление деятельности предприятия. Но оно включает в себя множество операцией, связанных с поставкой сырья, производством упаковки и пр. В результате взаимосвязанных процессов появляется готовый продукт – в нашем случае, стиральный порошок. Потребителями данного продукта могут выступать многочисленные оптовые базы и розничные торговые сети.

Результат – ключевая составляющая любого процесса. Отсутствие результата переводит деятельность в разряд бессмысленной траты времени и ресурсов. А вот от того, как организованы бизнес-процессы, и зависит итоговый результат.

Бизнес-процессы стали неотъемлемой частью существования и функционирования любого современного предприятия. Разбиение всего производственного процесса на отдельные, более мелкие, этапы позволяет сократить время выпуска продукции за счет того, что сотрудник занят тем, что больше всего умеет; к тому же это дает возможность человек стать специалистов в конкретной области. Повышается контроль над производственным процессом в целом, так как анализировать отдельные его составляющие и делать соответствующие выводы, внося при необходимости корректировки, намного легче, чем пытаться объять необъятное. Кроме того, разбивка процесса упрощает автоматизацию его операций.

Автоматизация бизнес-процессов – ключ к успеху в современном мире

Для автоматизации бизнес процессов используют BPM-системы. Автоматизация бизнес-процессов выполняет ряд функций:

  • Использование IT-технологий сокращает выполнение определенных трудоемких операций;
  • За счет уменьшения штата сотрудников сокращаются издержки, что позволяет выпустить на рынок продукт высокого качества по доступной цене;
  • Сокращаются затраты;
  • Улучшается работа с потребителями нового продукта или услуги, менеджмент быстрее реагирует на рыночные изменения.

Автоматизация должна затронуть абсолютно все аспекты бизнеса и быть экономически обоснованной. Нельзя автоматизировать процесс производства и при этом не затронуть отдел логистики и сбыта, оставив им в качестве основного инструмента деревянные счеты.

Для того, чтобы грамотно автоматизировать процесс производства, руководитель должен отчетливо понимать рынок и тенденции его развития; на его столе должна лежать проработанная стратегия дальнейшего развития предприятия; она должна обосновывать желание автоматизировать все бизнес-процессы.

Руководитель должен понимать, чего он хочет добиться, автоматизировав производство:

  • «Удержать» имеющуюся долю рынка;
  • Опередить конкурентов;
  • Расширить ассортимент выпускаемой продукции.

Когда стратегия развития согласована, необходимо выбрать правильную систему автоматизации. Универсального ответа на вопрос «какая система лучше» не существует, однако существует ряд критериев, которые могут сказать о качестве информационного продукта:

  • Система должна обладать функцией проектирования и сопровождения бизнес-процессов;
  • Она должна позволять анализировать в режиме реального времени показатели процесса;
  • Система должна уметь моделировать бизнес-процесс, который требуется внедрить на предприятии;
  • Необходимо наличие возможности маршрутизации, раздачи задач и вызова внешних систем и сервисов;
  • Дополнительным преимуществом станет возможность интегрировать кейсы и бизнес-процессов в одной среде.

Система автоматизации не должны вызывать сложностей при ее изучении, она должна иметь простой пользовательский интерфейс, иметь мобильное приложение и взаимодействовать с большинством корпоративных сервисов. Хорошо, если информационный продукт имеет собственный открытый API, с помощью которого расширяются возможности интеграции, включающие поддержку двунаправленных сценариев.

Comindware Business Application Platform – именно тот продукт, который предоставляет широкий набор инструментов для максимально эффективной автоматизации любых бизнес-процессов.

gantbpm.ru

Автоматизация бизнес-процессов | Microsoft Office

Автоматизация бизнес-процессов

Преобразуйте привычный ход работы с помощью средств оптимизации и автоматизации: разнообразных форм, рабочих процессов и настраиваемых мобильных приложений.

Продукты в составе решения

Используйте списки SharePoint для сбора данных (точно так же, как в Excel). Вы сможете без труда управлять этими данными и делиться ими в интрасети. Office 365 поддерживает более 10 млн настраиваемых списков — от простых (контакты, задачи) до сложных многоуровневых, от которых зависят бизнес-операции на крупных предприятиях. Конструируйте настраиваемые формы в Microsoft PowerApps, чтобы просматривать, создавать и изменять данные и файлы.

Flow позволяет наладить и автоматизировать обмен данными с другими источниками или службами, синхронизировать файлы и многое другое. Например, вы можете скопировать информацию по продажам из Microsoft Dynamics в список SharePoint, к которому обращаются операции. Flow также обеспечивает интеграцию со службами, установленными локально или полученными от другого поставщика.

SharePoint

Организуйте доступ к сотрудникам, контенту и приложениям на базе единой службы и обеспечьте эффективную совместную работу в рамках всей организации.

PowerApps

Преобразуйте в решения свои знания в сфере бизнеса. Предоставьте людям то, в чем они нуждаются, и результат не заставит себя ждать.

Flow

Создайте автоматизированные рабочие процессы между вашими любимыми приложениями и службами. Настройте получение уведомлений, синхронизацию файлов, сбор данных и многое другое.

Автоматизация бизнес-процессов повысит эффективность деятельности

Приложения Office

С Office 365 у вас будут все необходимые средства для удаленной работы на любом устройстве в удобное для вас время. Это тот же Office, которым вы пользовались в течение многих лет, плюс все преимущества облака.

Электронная почта и календари для бизнеса

Держите руку на пульсе с электронной почтой бизнес-класса. Работайте без забот там, где вам удобнее, с удаленным доступом к письмам, контактам и общим календарям.

Хранение и совместное использование файлов

Благодаря хранению, синхронизации и совместному использованию данных каждый может работать с последними версиями файлов. Пользуйтесь удаленным доступом без ограничений со своих любимых устройств.

Собрания по сети

Не пропускайте важные собрания, где бы вы в этот момент ни находились. Обменивайтесь мгновенными сообщениями и участвуйте в многопользовательских аудио и видеоконференциях в формате HD, чтобы обсудить рабочие вопросы лицом к лицу.

Бизнес-средства голосовой связи

Office 365 можно использовать в качестве единственной телефонной системы: поддерживается возможность звонков коллегам, пользователям Skype и обладателям телефонных номеров в разных странах мира.

Центр командной работы

Просматривайте контент и историю в чате группы или приватном чате, когда вам удобно. Планируйте групповые и общие собрания, публикуйте в беседах письма с новостями для всей команды.

Интрасети и сайты групп

Наладьте в компании связь и оповещение через интеллектуальную мобильную интрасеть. Обеспечьте рабочей группе доступ к общему контенту с помощью сайтов групп.

Корпоративные социальные сети

Организуйте взаимодействие и общий доступ для более эффективной совместной работы, оптимизируйте процессы и обеспечьте успешное внедрение инноваций, продуктивно используйте коллективные знания.

Управление задачами

Избавьтесь от путаницы, связанной с работой в группах, и повысьте свою продуктивность! Разрабатывайте планы, систематизируйте и распределяйте задания, обменивайтесь файлами, обсуждайте текущие дела и контролируйте выполнение задач.

Службы контента

Создавайте, администрируйте, защищайте и собирайте контент. Эффективно используйте его все то время, пока он сохраняет актуальность. Мгновенно получайте новые документы прямо на ходу, контролируйте соответствие требованиям и снижайте риски.

Повысьте производительность труда и получите дополнительные преимущества с подпиской на Office 365.

Агент по продажам предоставит вам всю необходимую информацию. Звоните в любой день с понедельника по пятницу с 10:00 до 18:00.График работы: с понедельника по пятницу с 10:00 до 18:00.

88005550329

88005550329позвонить по этому номеру или добавить его в Skype

Если у вас есть вопросы, обращайтесь к нашим агентам по продажам. Мы работаем с понедельника по пятницу с 10:00 до 18:00.Мы работаем с понедельника по пятницу с 10:00 до 18:00.

Эта информация была полезной?

ДаНет

Заполните поле для отзывов и отправьте эту информацию нам!

В целях конфиденциальности рекомендуем вам не указывать свои контактные данные в своем отзыве. Ознакомьтесь с нашейполитикой конфиденциальности.

ОтправитьНет, спасибо

Спасибо за отзыв!

×

products.office.com

Пять шагов для автоматизации бизнес-процессов

Для начала давайте определимся, что такое бизнес-процессы. Мы называем бизнес-процессами любую цепочку более двух действий, которая начинается с конкретного события и заканчивается конкретным результатом.

На самом деле бизнес-процессы есть в любой компании, даже если нам кажется, что это совсем не так. Просто они не оптимизированы, не автоматизированы, а потому выглядят как хаос.

Но это не значит, что вариант «купить сервис для управления бизнес-процессами и использовать его» поможет. Автоматизируя бардак, мы получим автоматизированный бардак.

Что же тогда делать, если вы хотите внедрить процессное управление? Наши партнеры из AtlasBPM, которые занимаются оптимизацией бизнес-процессов, выделяют пять основных шагов.

 

Шаг №1. Определить, какой процесс вы хотите автоматизировать, и описать его как можно подробнее

Для этого опишите функции вашего бизнеса. Не усложняйте, просто подумайте, какие функции в целом выполняются в компании. Пока не думайте о структуре и последовательности, пишите тезисы.

К слову, за исключением непосредственно самого производства на верхнем уровне функции большинства компаний очень похожи. Но помните, что функции могут быть простыми (принять заявку), а могут быть составными (сгенерировать заявку).

Шаг №2. Смоделировать бизнес-процесс

Итак, мы прописали функции. Теперь каждую нужно расписать на цепочку задач. Как это сделать? Все просто. Определите конечный результат функции и выпишите задачи, которые нужно выполнить для его достижения.

Лучше всего описывать не абстрактный «прием заявок», а прием одной заявки. Что вы делаете, чтобы принять всего одну заявку? Или оказать одну услуги. Или выполнить один заказ.

 

Шаг №3. Определить показатели для управления процессом (самый важный)

Люди всегда делали и будут делать не так, как это прописано в процессах. Это нормально. И поэтому самое важное в процессах, на самом деле, не эти функции и задачи, а показатели.

Любая работа любой компании состоит из действий. Управлять и корректировать мы можем только действия! Для этого мы должны знать обо всех действиях в компании (по крайней мере о большинстве). Но если мы просто будем наблюдать за ними, то никогда не увидим полной картины.

Именно для этого нам и нужны показатели – определенные критерии, по которым мы сможем судить об успешности (или неуспешности) процессов.

Стандартные показатели для большинства процессов:

  1. Количество процессов (например, количество заявок)
  2. Продолжительность процесса
  3. Количество успешных процессов
  4. Качественный показатель исполнителя
  5. Время на стадию или задачу
  6. Расходы на процесс

 Помните, что показатели должны быть определены по каждому процессу. Потому что смысл процессного управления именно в снятии значений. Заданные цепочки действий облегчают жизнь сотрудникам, но без цифр они быстро станут бессмысленны.

Так, AtlasBPM создан в первую очередь не для того, чтобы задачи распределялись между сотрудниками, а чтобы собирались эти самые цифры. И он делает это автоматически. Система сама начинает все считать, как только процесс запущен.

 Дальше все пойдет проще и быстрее, потому что затем лучше начать работать со специалистами.

 

Шаг №4. Совместно с специалистами доработать бизнес-процесс

Можно ли запускать процессы самостоятельно? Да, безусловно. Но в этом случае, особенно если вы никогда не делали этого раньше, велик шанс ошибки. Скорее всего, придется будет скорректировать описание и определить контрольные точки. Это не просто жизненно важные моменты работы, это момент начала или завершения задачи или процесса.

Общий итог работы будет оцениваться по времени от старта до закрытия процесса. Потому что кому нужен формально завершенный процесс приема заказа, если между поступлением заявки и ответом на нее прошло несколько недель?

После всей подготовительной работы необходимо составить ТЗ на автоматизацию и перейти к последнему шагу.

 

Шаг №5. Собственно внедрить бизнес-процессы

Какими бы идеальными не были бизнес-процессы, они никогда не будут работать, если просто оставить их на бумаге и любоваться стройными схемами. Необходимо приобрести сервис для автоматизации и внедрить его. Хотя всегда сложно понять, подходит ли то или иное решение.

Поэтому в AtlasBPM мы не просто предоставляем клиентам демонстрацию системы (это когда вы просто смотрите, как все работает, а сами ничего делать не можете. Не очень эффективно, согласитесь). Но и даем две недели полного доступа бесплатно! А там и BPM, и CRM, и WMS, и база знаний, и даже социальная сеть.

Если хотите не просто посмотреть систему, но и руками попробовать все функции (а может, даже начать сразу что-то внедрять), оставьте свою заявку на сайте. И вскоре с вами свяжется менеджер, который уточнит все детали.

кнопка

Правда, нужно оговориться, что после внедрения все равно нужно будет отслеживать процессы. Это непрерывный процесс. Ошибки в любом случае будут возникать. Условия будут меняться. Будет меняться и бизнес. И это тоже нормально. Поэтому так важно корректировать и сами процессы.

nebopro.ru

Автоматизация бизнес-процессов

  • 24 декабря 2013
  • Статьи

Так уж сложилось, что словосочетание «автоматизация бизнес-процессов» было задействовано разработчиками, маркетологами и журналистами на самых первых шагах ИТ-индустрии по  автоматизации бизнеса. Хотя первые шаги заключались в автоматизации различных учётных и расчётных задач, например: ведение журнала операций, расчёт прибылей и убытков, заработной платы, складских запасов, и т.д. Правильнее было бы называть это автоматизацией отдельных бизнес-задач, или даже комплекса задач.

А вот автоматизация именно бизнес-процессов вышла на первый план сравнительно недавно. Для того, чтобы отличать свою деятельность и свои продукты от продуктов предыдущей волны, разработчики вынуждено подчёркивают их выражениями «процессная автоматизация», «BPM (Business Process Management) автоматизация», «workflow».

В чём же на самом деле суть истинной «автоматизации бизнес-процессов», в отличие от называемой этими словами автоматизации комплекса учётных, расчётных, и прочих бизнес-задач?

Основным объектом автоматизации в этом случае является бизнес-процесс как специально организованная, повторяющаяся последовательность действий (задач, операций, событий), направленная на создание какого-либо продукта или услуги.

Автоматизация бизнес-процессовРисунок 1: Конструктор бизнес-процессов

Как правило, основная часть действий – это действия сотрудников, участвующих в бизнес-процессе. Многие свои действия они выполняют непосредственно в информационно-коммуникационных системах, или, как минимум, фиксируют в них результаты выполнения своих действий. Ряд действий выполняются ИКТ-системами автоматически. А главное – ИКТ-системы выполняют организующую, связующую, контролирующую и даже управляющую роль во всём автоматизируемом бизнес-процессе.

Специально организованная последовательность действий, образующих бизнес-процесс, как правило, представляется в такой системе автоматизации в виде графической схемы, которую можно конструировать с помощью визуальных средств (конструктор бизнес-процессов). При этом можно настраивать как параметры бизнес-процесса в целом, так и его отдельных элементов: задач и напоминаний для сотрудников, шагов обмена данными с внешними системами (почтой, Порталом, ERP,…), вычисления правил ветвления маршрута, и пр.

Всё это настраивается в системе автоматизации бизнес-процессов в виде шаблона процесса, по которому многократно стартуют и выполняются экземпляры процессов. Старт выполнения экземпляра может начаться либо по указанию сотрудника, либо автоматически по событию, обнаруженному системой (например, при поступлении входящего письма от клиента).

Важным свойством такой системы является то, что она активна по отношению к сотруднику, в отличие от других средств автоматизации. Ранее сотрудник сам должен был проявлять инициативу и сообразительность по поводу того, что и когда ему нужно сделать, и применить нужный инструмент. В нашем же случае сама система автоматизации бизнес-процессов даёт сигнал сотруднику о том, что и когда он должен сделать, и предоставляет ему для этого всю необходимую информацию и интерфейс для выполнения действий. Она же зафиксирует, когда сотрудник выполнил действие, и если он нарушил срок – напомнит ему.

Вся информация о выполнении бизнес-процессов фиксируется в системе. Это даёт бесценную возможность управлять бизнес-процессами предприятия. Менеджер в любой момент знает, какой из них в каком состоянии находится, может анализировать метрики процессов для обнаружения и «расшивки» узких мест, для организации своих управляющих воздействий, позволяющих улучшить показатели бизнес-процессов.

Впервые технологии и системы автоматизации бизнес-процессов массово начали применяться в развитых системах электронного документооборота, для автоматизации процессов обработки документов в соответствии с определенными регламентами. Но это лишь частный случай. В общем случае не документ, а именно бизнес-процесс является ключевым объектом. А уже при нём возникают и обрабатываются документы. Их может быть несколько, появляющихся на разных этапах процесса.

Так, наиболее продвинутые системы электронного документооборота расширили границы своего применения за пределы канцелярии и стали успешно эволюционировать в сторону систем автоматизации бизнес-процессов.

Автор: Виктор Сущев, директор по консалтингу «ДоксВижн».

 

docsvision.com