Автоматизация бизнес процессов и ее задачи. Автоматизация бизнес


Автоматизация бизнес процессов на 1С и SAP

Автоматизация бизнес процессов – деятельность, направленная на упорядочивание и регламентацию существующих в компании бизнес процессов, методами специализированного программного обеспечения. Такое определение, основано на описании термина бизнес-процесс:

«Бизнес-процесс – это упорядоченная во времени совокупность работ, предназначенная для получения желаемого результата».

Существует, множество программ, призванных обеспечить автоматизацию процессов. Предлагается автоматизировать как отдельные бизнес-процессы, например, CRM, так и все бизнес процессы компании комплексно. Возможно использование как программ-сервисов, без приобретения и инсталляции, так и десктопных программных продуктов. Среди которых представлены и относительно доступные конфигурации 1С и мощнейшие и дорогие решения, типа SAP.

Деятельность предваряющая автоматизацию процессов

Но прежде, чем решать какая система автоматизации бизнес процессов вам подходит больше, следует провести анализ, предлагаемых к автоматизации процессов.Для начала, следует разделить процессы компании, на бизнес процессы:

  • Управляющей системы;
  • Управляемой системы.

Автоматизация бизнес процессов схема

Для повышения эффективности исполнительной системы, применяется не только автоматизация бизнес процессов, существует достаточное количество инструментов и технологий нацеленных на совершенствование процессов управляемой системы. Которые доказывают свою эффективность тем, что приняты на вооружение компаниями – мировыми лидерами.

Управляемые бизнес процессыНо именно фокусировка на совершенствовании бизнес процессов управляющей системы приносит максимальный вклад в повышение эффективности бизнеса.

«Эффективные бизнес-процессы – ваше мощное конкурентное преимущество!»

К методам совершенствования процессов управляющей системы можно отнести:

  • Социально – психологическое обеспечение;
  • Мотивацию персонала;
  • Автоматизацию бизнес процессов.

Подробнее про автоматизацию процессов на 1С или SAP

Про автоматизацию процессов хочется поговорить отдельно. Все книги про управление бизнес-процессами, которые мне доводилось читать, в один голос кричат:

«Внедряя типовые системы автоматизации бизнес процессов 1С или SAP, вы лишаете свой бизнес индивидуальности», и даже: «Типовая автоматизация процессов приведет ваше дело к неминуемому краху».

Позволяю себе не согласиться с этими выводами!Откуда берутся такие умозаключения?Давайте разберемся, что стоит за словами: «система автоматизации бизнес процессов».И так, любая информационная система, в том числе и система автоматизации бизнес процессов, укрупненно представляет собой:

  • Базу данных – там хранится информация в виде взаимосвязанных таблиц, в определенных разрезах и с определенной глубиной детализации;
  • Пользовательский интерфейс – видимая часть программы, манипулируя которой пользователь заносит данные или формирует отчеты;
  • Программные методы работы с базой данных – своеобразный мост, соединяющий интерфейс и базу данных.

Думаю, что мало у кого возникает, мысль, что база данных и программный код ввода и вывода информации могут привести к краху вашу компанию, значит все дело в пользовательском интерфейсе. Давайте копнем поглубже.

Процессы подлежащие автоматизации

Какие основные процессы, подлежат автоматизации в первую очередь? Конечно же это самые рутинные бизнес-процессы:

  • Процесс регистрации платежей, как входящих, так и исходящих;
  • Процесс выписки первичной документации;
  • Процесс отражения затрат.

А именно из зарегистрированной этими бизнес процессами информации будет формироваться львиная часть отчетности, для принятия решений. И это дает основную ценность автоматизации.

Много ли уникальности у каждой компании в описанных процессах?

Если конкурентное преимущество вашего бизнеса, заключается в уникальности этих процессов – наверняка поделившись этой информацией вы произведете фурор в «менеджерской» науке.

Можно конечно привести пример, более сложных бизнес процессов программы по автоматизации которых также распространены на рынке, например, автоматизация CRM.

Но, опять хочу высказаться в поддержку систем автоматизации бизнес процессов. Ваши маркетологи (маркетеры) или продажники придумали, что-то намного лучше воронки продаж, или XYZ анализа?

Если нет, то все подобные инструменты, в той или иной степени представлены в предлагаемом на рынке софте.

Недостатки систем автоматизации

Тем не менее и у систем автоматизации бизнес процессов есть недостатки и обусловлено это, тем, что разрабатываются они как универсальный инструмент, пригодный к использованию в любом бизнесе.

К ним можно отнести:

  • Отсутствие некоторых, действительно важных, для вас реквизитов. Да, я признаю, что такие реквизиты возможны.
  • Не достаточно удобный интерфейс.
  • Нюансы использования, на разных устройствах.
  • Быстродействие.

Но большинство этих проблем можно решить тщательным подбором решения, ну и конечно любая система обладает возможностью кастомизации под клиента, тут только вопрос цены.

Предоставляемые продукты – это передовой опыт автоматизации бизнес процессов заключенный в программный код – пользуйтесь им.

Кроме того, используя типовые системы автоматизации бизнес процессов, вы сможете оценить эффективное или не эффективное влияние автоматизации на ваш бизнес. И сделаете это с относительно малыми затратами.

А теперь давайте обсудим реальные причины «краха бизнеса»

Все эти причины, лежат в желании произвести интенсивные изменения в бизнесе, повысить его эффективность, но чужими руками без своего вмешательства и естественно без личной ответственности.

А возможно просто, не желание изменений, а проект автоматизации используется как оправдание: «Вот старались, но не получилось».

Некоторые причины провалов автоматизации проектов:

  1. Негативное отношение к мнению внедренцев 1с или SAP: «Кто они такие, такие, советовать нам изменять наши бизнес-процессы…». И это даже на руку внедренцам, делать то, что уже сделано, да еще и на веки привязывать к себе заказчика, т.к. кроме конкретного разработчика, уже никто не сможет разобраться в нетиповом коде.
  2. Не желание вникать в процедуры, предусмотренные программным продуктом. Тут в принципе, есть логика. Можно сказать, что это не дело высшего руководства, разбираться с программным продуктом. Но ошибка в том, что руководителя проекта внедрения автоматизации бизнес процессов, как правило нет (формально назначенный, это тоже самое). А руководители на местах, как правило реагируют на автоматизацию, так: «Ладно, так и быть, сделайте как есть и не приставайте». Это путь в никуда!
  3. Наличие «священных коров» таких сотрудников, которые способны противостоять любым новациям, даже спущенным с самого верха. В конечном итоге высшее руководство, встает на сторону «коров» и сливает проект автоматизации бизнес процессов.
  4. Не желание элементарно навести порядок и обозначить кто за что отвечает, переломив все отговорки типа: «Нам некогда заниматься писаниной».

Резюме

В целом, конечно же, автоматизация бизнес процессов – сложный и ответственный процесс, в котором должны быть задействованы лучшие силы как компании заказчика, так и компании внедренца. А к выбору системы автоматизации бизнес процессов, надо подходить взвешенно и скрупулезно.

Но, для мелкого и среднего бизнеса автоматизация процессов должна основываться, на стандартных решениях, а крупные компании возможно позволят себе собственные кастомизированные разработки с целью получения максимальной выгоды от внедрения.

programmist1s.ru

Автоматизация бизнес-процессов

  1. Имитационное моделирование
  2. Оптимизация бизнеса
  3. Автоматизация

Автоматизация бизнес-процессов (Business Process Automation) является технологией автоматизации деятельности или услуг, которые выполняют определенную функцию или поток работ. Бизнес-процессы могут быть определены для различных сегментов деятельности компании, включая продажи, управление, операции, цепочки поставок, человеческие ресурсы и информационные технологии.

Бизнес-процесс часто запускается событием или триггером, например, получением отчета о расходах, который инициирует набор предопределенных шагов документооборота или процессов, которые заключаются в возмещении затрат сотрудникам. Целью АБП является не только автоматизации бизнес-процессов, но и для их упрощения и улучшения их бизнес-показателей. Автоматизация бизнес-процессов может быть как автономной или частью большего всеобъемлющей стратегии управления бизнес-процессами BPM.

В BPM автоматизированные бизнес-процессы управляются вместе, чтобы улучшить общую работу организации с точки зрения достижения большей эффективности, адаптации к меняющимся потребностям бизнеса, снижения человеческого фактора и уточнения ролей и обязанностей исполнителей. Управление бизнес-процессами само является составной частью управления инфраструктурой, которая поддерживает и оптимизирует основные оперативные компоненты организации, такие как процессы, оборудование и данные.

BPA является королевой в магазине ИТ-решений не зря - это экономит деньги, сокращает избыточность и обеспечивает гибкость и повторяемость рабочего процесса. Но разве автоматизируют ради автоматизации? Это рецепт для отказа, говорят ИТ-директора и аналитики, которые освещают эту дисциплину.

В проектах по автоматизации бизнес-процессов необходимо сосредоточиться на бизнес-результатах, а не технологиях. Бизнес-лидеры должны быть частью команды. Успешные усилия автоматизации БП зависит от знаний, как автоматизированные части вписываются в бизнес-процесс из конца в конец и, что не менее важно, зная, что не должно быть автоматизировано. Иными словами, акцент в автоматизации бизнес-процессов должны быть на совершенствование бизнес-процессов, а не просто их автоматизации.

Автоматизация бизнес-процессов

Совершенствуйте свои процессы. Улучшите ваш бизнес.

Автоматизации БП позволяет компаниям оптимизировать даже самые сложные бизнес-процессы предприятия, применяя проверенные технологии сбора, приоритизации, маршрутизации, эскалации, отслеживания и управления во время всего жизненного цикла процесса. Такой подход к автоматизации процесса предлагает существенные преимущества.

Сокращение расходов Сокращение расходов, сложности и времени развертывания автоматизированных процессов. Процессы используют информацию из нескольких систем, баз данных и веб-сайтов. Улучшение эксплуатационных характеристик Улучшение эксплуатационных характеристик в полной прозрачности и контроле за каждым шагом бизнес-процесса. Мониторинг в режиме реального времени и автоматизированная эскалация позволяет двигать процессы и по расписанию и в любое время. Подробная отчетность дает представление работников о процессе деятельности. Увеличение скорости обработки и качества Увеличение скорости обработки и качества путем обеспечения попадания задач наиболее квалифицированным доступным сотрудникам. Создать интеллектуальные взгляды конечных пользователей, которые представляют релевантных задаче информацию из нескольких систем и динамично "направляющих" сотрудников через их работы. Улучшение сотрудничества и повышения качества обслуживания клиентов Улучшение сотрудничества и повышения качества обслуживания клиентов путем бесшовного подключения внутренних сотрудников друг с другом или клиентом. Планирование последующих мероприятий взаимодействия с клиентом через их предпочтительным каналы, а также отслеживание всех событий.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Интуитивно понятный графический дизайн среды Ускоряет потока процесса и работу в пользовательским интерфейсом drag-and-drop и настраиваемых опций. Настраиваемые варианты интеграции Упрощение интеграции и обмена информацией посредством API других систем и приложений, использующих веб-службы вызовов, действия баз данных и других доступных методов интеграции. Несколько способов инициации процесса Обеспечение согласованности независимо от того, как стартует процесс (форма веб-представления, электронная почта, по телефону, факсу, SMS, обновление базы данных, или запланированная дата). Интеллектуальная очередь и маршрутизация Возможность настройки приоритетов работы с нужными людьми в вашей организации. Доступность ресурсов Определение наличие персонала для выполнения работ в режиме реального времени. Мониторинг в реальном времени Получение в режиме реального времени видимости каждого шага работ процесса, включая статистические данные, предупреждения об ошибки, задержках и приближается сроков и способность автоматически переназначать работу на основе бизнес-правил. Подробная отчетность Получения мощного инструмента для понимание метрик процесса, вплоть до его отдельного рабочего элемента. Включение связей Добавляются события коммуникаций (звонки, электронные письма, чаты, SMS, факсы, оповещения и т.д.) в бизнес-процесс. Мобильность Повышение качества обслуживания клиентов путем продления обслуживания ключевых бизнес-процессов для пользователей мобильных телефонов.

www.bpsimulator.com

Автоматизация бизнеса (бизнес-процессов) простыми словами / Хабр

Сколько времени тратят ваши продавцы на то, что не связано с продажей, на все кроме самого звонка? Сколько вы теряете денег пока они не продают? Сколько времени уходит у остальных сотрудников на то, что не связанно с результатом, который вы от них ждете? Сколько вы им за это платите?

Я не собираюсь рассматривать зачем нужна автоматизация бизнеса. Станки победили ручной труд еще в 19 веке, и сейчас любой владелец бизнеса знает зачем нужна автоматизация лучше многих. Мы уделим время другому. Что такое автоматизация бизнес-процессов и как она работает.

Чтобы это понять, давайте просто разберем автоматизацию бизнес-процесса на части.

Итак, бизнес-процесс. Что такое бизнес всем понятно. А вот к процессу присмотримся внимательнее.

В чем особенность любого процесса? У него есть начало и есть конец. А еще у него есть этапы. Любой процесс можно разбить на этапы. Даже если вы просто решили прочесть эту статью, сначала вам ее нужно открыть, а потом уже прочесть. Это уже два этапа. Поэтому любой процесс состоит из этапов.

Именно наличие этапов (шагов, пунктов) дает нам возможность автоматизировать процесс. Каким образом?

Можно привести очень простой пример. Как только владелец бизнеса знает какую-то область в бизнесе настолько хорошо, что может описать, что в ней нужно делать по пунктам, чтобы получить результат, он может нанять сотрудников и передать эту область им. Можно сказать, что для себя он работу автоматизировал. Он в ней уже не участвует, либо участвует по минимуму. А в роли системы, которая все автоматизирует, выступают сотрудники. Теперь ему нужно пойти дальше, и перенести все эти процессы в компьютер. Чтобы часть рутинной работы за сотрудников делала система, а они занимались тем, что приносит конкретный результат.

А вот для того, чтобы понять за счет чего мы можем перенести процессы в компьютер, разберемся в этапах поконкретней.

Разберем для примера процесс поинтересней. Процесс появления потомства. Рассмотрим его со стороны мужчины.

Представьте, что вы мужчина, и вы задались целью обзавестись потомством. У вас нет знакомых женщин, которые вам подходят. Какова последовательность этапов?

Последовательность достаточно проста, если в нее не углубляться и не изощряться. Учтите только, что потомство будет заводится в рамках семьи.

А теперь обратите внимание на то, что каждому этапу соответствует какой-то результат. И только при наступление этого результата процесс может перейти на следующий этап. Будем называть это событием.

Событие – то, что произошло.

Так же с каждым этапом связанны действия, которые нужно сделать.

Например:

Будем также называть их событиями. Они же происходят. С некоторыми этапами связанно много событий, но они в любом случае есть и связанны друг с другом.

Например, если вы послали сообщение, произошло событие – вы послали сообщение. В ответ на ваше сообщение девушка тоже прислала вам сообщение — это событие. Процесс, в нашем случае, перешел на следующий этап – “номер телефона”. Исходя из того, что произошло, мы понимаем как действовать дальше. Если пришло сообщение, мы пишем следующее сообщение, пока не получаем телефон. Получение телефона — это событие, после которого процесс переходит на следующий этап.

Соответственно, что у нас есть?

1. Этапы процесса. 2. Событие, после которого процесс переходит на следующий этап. 3. События, которые происходят во время этапа.

На самом деле, у нас есть практически все для автоматизации.

Процесс состоит их этапов. У каждого этапа есть начало и конец. Мы знаем, когда конец каждого этапа (по действию после которого процесс переходит на следующий этап). Если мы знаем конец одного этапа, то мы знаем, когда происходит начало следующего этапа. Также мы знаем последовательность действий, которые происходят во время этапа.

Т.е. наша система всегда знает на каком этапе находится процесс и может в связи с этим запускать определенные события. Собственно вот вам и автоматизация.

Вся загвоздка только в том, что у нас не искусственный интеллект и обо всех действиях система сама не может узнать. В примере, указанном выше, система смогла бы сама посылать смс, фиксировать звонки и т.д., но она, например, не сможет самостоятельно понять прошло свидание успешно или нет.

Таким образом, события можно разделить на два вида.

1. События, которые происходят в системе, либо там, где она может их зафиксировать – в нашем случае — это отправка смс, звонок. Это события, которые система может фиксировать и даже сделать сама. Если говорить применительно к бизнесу, то это любое действие, которое мы можем сделать из системы, либо с помощью определенной техники – принять звонок, распечатать, что-либо нажать, сформировать внутри системы что-то, послать письмо.

2. События, которые происходит вне системы – в нашем случае, например, свидание. Применительно к бизнесу, это любое действие, которое происходит вне системы, и результат, которого система без вашего минимального участия не может зафиксировать. Например, встреча, совещание, договоренность о чем-то.

В первом случае все просто. Если что-то произошло внутри системы, то она может это действие зафиксировать и на основание этого что-то сделать.

Во втором случае, нам нужно систему просто оповестить о том, что произошло. Например, выполнить поставленную системой задачу, либо выбрать из предложенных системой вариантов.

Таким образом, получается все просто.

Весь процесс будет происходить автоматически. Все, что требуется сотруднику это просто совершать обычные действия, типа звонков, печати и т.д., а также выполнять поставленные задачи и отвечать, когда система спрашивает.

Для примера опишу часть процесса.

Вы получили согласие на свидание. Система ставит вам задачу – “пойти на свидание и поцеловать”

После свидания я захожу в систему, чтобы завершить задачу, жму завершить, а система предлагает мне варианты.

Я ей указываю, что произошло и дальше она действует сама.

ОТШИЛА — система закрывает этот процесс. УСПЕШНО ПОЦЕЛОВАЛ – система переводит процесс на этап “отношения” и ставит следующую задачу. ХОРОШО, НО БЕЗ ПОЦЕЛУЯ – система ставит задачу “назначить свидание”. НЕ ПОДХОДИТ МНЕ — система закрывает этот процесс.

habr.com


Смотрите также