Автоматизация малого бизнеса: формы, программы, инструменты. Автоматизация бизнеса


Автоматизация бизнес-систем: инструменты и технологии

CRM-системы, ERP-решения, WEB-инструменты и BPM-концепции – все эти термины обрушиваются на современных предпринимателей, стремящихся к модернизации своего бизнеса. Непонятные сокращения, неясные иностранные термины… И правда, что это вообще такое – ERP-, BPM-, CRM-системы?

автоматизация бизнес систем

Новинки на пользу широким массам

В последнее время информационные технологии, вычислительные мощности стали важным элементом повседневной жизни. Не обошли они стороной и сферу предпринимательства. Автоматизация бизнес-систем представляет собой довольно сложный процесс написания такого программного комплекса, который позволит взять под контроль все происходящее внутри компании и по возможности снизить вероятность человеческого фактора совершения ошибок.

Традиционные модели управления предприятиями постепенно становятся пережитком прошлого. Автоматизация бизнес-систем в наши дни – обязательное мероприятие, с которым лучше не тянуть, так как во многом от этого зависит гибкость компании, ее способность выживать на рынке, подстраиваться под меняющиеся условия даже в ситуации жесткой конкуренции.

Общая терминология

Бизнес-процесс – совокупность этапов, позволяющих упорядочить и реализовать стратегию по достижению сформулированных руководителями предприятия целей. Применяя эффективные инструменты автоматизации бизнеса, можно стандартизировать все операции по получению задуманного. Это сделает взаимодействие с клиентами более эффективным, отделы организации будут находиться в постоянном диалоге, а прибыль увеличится. Одновременно с этим клиентура будет довольна, прежние заказчики останутся, так как качество обслуживания будет достаточно высоким, а новые будут приходить в том числе и по рекомендации прежде обслуженных.

crm системы

Основные цели автоматизации бизнес-процессов – это превращение рабочего процесса в эффективный, результативный, прибыльный способ выживания на рынке товаров и услуг. Разработка систем менеджмента с применением функциональных и удобных решений позволяет управлять всеми протекающими в компании процессами.

Как это работает?

Когда предпринимателю нужно принять решение, стоит понимать, что выбор системы автоматизации бизнеса – задача непростая и очень ответственная. Необходимо по возможности отдавать предпочтение эффективному продукту, специализированному на той сфере, в которой предприятие функционирует. Считается, что удобны в использовании и эффективны в работе варианты, допускающие моделирование всех протекающих внутри организации процессов, вне зависимости от сложности. Если это реализовано на облачных серверах, что дает возможность доступа в режиме онлайн, такая автоматизация бизнес-процесса будет наиболее эффективной.

Визуальные инструменты делают работу с системой более удобной, проще контролировать качество введённой информации, полноту наполнения, а также давать оценку эффективности каждого сотрудника предприятия. Корректные сведения, которые предоставляются руководителю через автоматизацию бизнес-процессов, становятся базой для принятия управленческих решений.

Полезно для всех

Не менее важны технологии автоматизации бизнеса для менеджеров компании, получающих таким образом инструмент, через который в любой момент можно отследить ответственного по задачам, а также всех участников процесса. Одновременно есть возможность рассчитать время, затраченное на выполнение работ. Эта информация необходима для дальнейшего планирования деятельности.

технологии автоматизации бизнеса

При разработке систем автоматизации бизнеса в продукт обязательно включают автоматическое напоминание, позволяющее контролировать срочные задачи. Сообщения генерируются в заданном программой режиме, можно настроить выдачу сведений о различных событиях, имеющих важность для персонала организации, клиентов. При разработке системы необходимо особенное внимание уделить оформлению – интерфейс должен быть понятным на интуитивном уровне, чтобы сотрудники смогли быстро включаться в работу с ним и не совершать ошибки.

Все для продажников

Одно из основных направлений внедрения системы автоматизации – улучшение работы компаний, специализирующихся на продажах, причем в первую очередь работать в новом продукте предстоит персоналу, ответственному за сделки. Автоматизация позволяет распределить рабочее время и повысить результативность каждого нового дня. Бизнес-процессы, программируемые в системе, разбиваются на отдельные этапы, и менеджер, пользующийся продуктом, всегда может получить справочную информацию, связанную с текущим шагом.

Современные системы содержат инструменты, позволяющие отслеживать все этапы взаимодействия с конкретным клиентом. Это помогает анализировать запросы, на основании чего можно предложить услугу, товар, актуальные для именно этого заказчика. Индивидуальный подход и учет потребностей высоко ценятся в настоящее время. Для анализа эффективности можно прибегнуть к автоматизации расчета воронки продаж. Похожий инструмент будет полезен и при выявлении узких мест в работе предприятия. Известны другие инструменты, помогающие подводить аналитику по бизнес-процессам. Предпринимателю стоит выбрать наиболее удобные с учетом специфики его предприятия и сформулировать задание для программистов, реализующих систему управления.

Управлять с умом

Принято говорить о трех классах систем автоматизации бизнес-процессов: развивающих, поддерживающих, первичных. Градация обусловлена степенью влияния на работу компании, зависимостью результата от корректности применения конкретной системы.

выбор системы автоматизации бизнеса

Эффективная автоматизация – это еще и инструментарий, через который можно контролировать лиды, определять потребности клиентуры как потенциальной, так и уже наработанной. Новый лид обязательно должен быть зарегистрирован, отображён в системе, чтобы в дальнейшем менеджер, ответственный за процесс, мог учитывать его в работе и корректировать свои шаги.

Все ради клиента

Основная идея работы любого заинтересованного в успехе предприятия – это удовлетворение нужд клиента, учет его потребностей и вкусов. Безупречность сервиса становится залогом сохранения наработанной аудитории, а обеспечить именно такой уровень обслуживания можно, если внедрить автоматизированную систему контроля за всеми хозяйственными операциями. Это поможет избежать ошибок, спровоцированных человеческим фактором, позволит держать в фокусе внимания все вопросы, сроки и важные аспекты. Мультиканальный сервис по обслуживанию клиентов – это довольно важный инструмент, позволяющий реализовать продуманную и эффективную систему.

Разработка предполагает программирование эталонного процесса, по которому будут строиться все запросы, обращения. При анализе поступившей информации можно использовать одно окно для обработки максимального объема данных. Используя удобную систему, операторы смогут вызывать договоры, связанные с клиентом, просматривать его историю, отслеживать сроки, контролировать наличие обратной связи и тратить на все эти операции минимум времени и усилий.

Документационное сопровождение

Иногда кажется, что документирование каждой операции – занятие скучное, нудное, отнимающее прорву времени и совершенно бесполезное. Разработчики современных инструментов для автоматизации предприятий учли такое общераспространённое мнение, поэтому у бизнесмена есть большой выбор программных продуктов, помогающих оптимизировать процесс документационного обеспечения.

разработка систем автоматизации бизнеса

Все официальные бумаги всегда есть под рукой в электронном виде, они структурированы и упорядочены, а специальные запрограммированные инструменты контролируют исполнение сроков. Можно отслеживать корреспонденцию, бухгалтерскую документацию, договоры, заключённые с клиентами и поставщиками. Многие продукты также содержат встроенные шаблоны, применение которых упрощает формирование новых документов. При заказе автоматизированной системы для предприятия бизнесмен предоставляет программистам такой базовый шаблон, который вносится в память.

Зачем это нужно?

Применяя автоматизированную систему, можно быстро и эффективно находить нужный документ среди общего объема информации. Многие программы допускают прикрепление сканированных копий, что также удобно и дает доступ к печатной форме вне зависимости от того, где находится человек, нуждающийся в документе.

цели автоматизации бизнес процессов

Консолидация документов в электронном хранилище помогает держать контроль над данными и не сомневаться – ничто не потеряется. Удобство и быстрота поиска делают рабочий процесс более оперативным, а значит, эффективным. При расширении прав доступа можно работать с выбранным документом группой, что помогает справляться со сложными задачами, требующими коллективного решения. Если на предприятии часто ведется работа над коммерческими документами, необходимо выбрать такую систему автоматизации, которая включает возможности визирования. Это сделает более быстрым и эффективным этап согласования документации.

Смотреть в будущее

Период кризиса вынуждает предприятия прибегать к наиболее эффективным и мощным инструментам, в противном случае выжить на рынке просто невозможно. Комплексная автоматизация – это такой современный подход, благодаря которому издержки уменьшаются, результат работы становится более существенным, финансовая составляющая гораздо выгоднее у предприятия, нежели до применения автоматизированных решений.

классы систем автоматизации бизнес процессов

Разработка системы – ответственная задача, предполагающая сначала выявление всех бизнес-процессов организации, определение их последовательности, градацию важности и сложности. Применение такого подхода позволяет объединить всех участников процесса, добиться взаимопонимания как внутри компании, так и при общении с клиентом. Работая над созданием автоматизированной системы, необходимо уделить внимание как основным процессам в работе организации, так и вспомогательным, поддерживающим инфраструктуру. Необходимо помнить, что именно бизнес-процессы становятся базой для планирования активности предприятия, развития персонала и улучшения результатов деятельности.

fb.ru

Автоматизация малого бизнеса: формы, программы, инструменты

Инструменты автоматизации малого бизнеса позволяют сделать рабочий процесс более эффективным. Обработка информации с применением специальных машин и алгоритмов – это хороший способ оптимизации каждого нового рабочего дня. Отзывы о программах автоматизации малого бизнеса наглядно демонстрируют, что их применение позволяет упростить труд многих работников. В фирмах, применяющих продвинутые подходы к рабочему процессу, ручные формы почти полностью устранены, что приводит к улучшению качества трудовой деятельности.

Надо ли мне это?

Суть автоматизации малого бизнеса в снижении числа необходимых операций. Любая компания в процессе работы генерирует огромные объемы информации, которые необходимо обрабатывать, хранить и анализировать. Используя способы и интрументы автоматизации малого бизнеса, можно снизить вероятность возникновения ошибок в рабочем процессе, а также сделать труд более производительным в разрезе каждого отдельно взятого человека.

автоматизация малого бизнеса

Первое, на что влияет внедрение новых методологий, – длительность и сложность обработки официальной документации. Человеческий фактор, провоцирующий при такой работе многочисленные ошибки, минимизируется. Автоматизация малого бизнеса позволяет сделать компанию более рентабельной, современной, успешной. Многие современные эксперты сходятся во мнении, что такие мероприятия по улучшению качества работы компании незаменимы, и должны реализовываться в обязательном порядке. Автоматизация малого бизнеса в интересах как владельца компании, так и работников, чьи задачи будут упрощены.

Проблематика вопроса

В настоящее время есть определённые сложности, сопряженные с рассматриваемым вопросом. В частности рабочий процесс предполагает учитывать особенности исключительно объемного потока данных. Даже относительно небольшая компания в процессе работы генерирует много информации, а центр автоматизации малого бизнеса должен обрабатывать все эти сведения, не делая исключений. Иначе теряется основная идея применения программных решений.

реальная автоматизация малого бизнеса

Рынок переполнен многочисленным проектами, позволяющими при внедрении их в компании оптимизировать рабочий процесс. Например, в Новосибирске автоматизация малого бизнеса представлена несколькими конкурирующими предприятиями, которые предлагают продукты для бухгалтерии. Конечно, это хорошо. Потому что каждый соперник заинтересован в создании лучшего, чем у других, продукта, но даже такая насыщенность рынка не дает универсального ответа на все вопросы. Преимущественно программы автоматизации малого бизнеса довольно узкоспециализированные, и для полного оформления всех процессов внутри компании необходимо применять сразу несколько продуктов. А это неудобно и низкоэффективно.

Многочисленные вопросы и не менее многочисленные ответы

Автоматизация бизнес-процессов малого предприятия предполагает решение многочисленных задач. Актуальность их меняется в зависимости от области работы организации, особенностей наиболее современных рыночных процессов. В частности, в настоящее время на первое место выходят проблемы документооборота. Необходимо отладить систему документирования взаимоотношений как с клиентами, так и с партнерами. На первый взгляд кажется, что это довольно простая задача, но в реальности она связана с двумя крупными сложностями: документы не всегда совместимы, а их содержимое необходимо защищать от постороннего взгляда.

Разные современные предприятия предлагают заинтересованным клиентам разные варианты решения этой проблемы. Как видно из отзывов сотрудников, центры автоматизации малого бизнеса в Новосибирске (их услуги довольно востребованы в настоящее время), к примеру, продвигают пусть и хорошие возможности, но нельзя сказать, что это самые передовые предложения рынка. В общем случае считается, что наиболее продвинутые программы представлены разработчиками из столичного региона, но и тут все не так очевидно.

ERP-системы: зачем это нужно?

В большинстве современных организаций, ставящих перед собой задачу внедрения форм автоматизации бухгалтерского учета в малом бизнесе, такие меры обусловлены отрицательными факторами, провоцирующими потери внутри организации. Это жизненные обстоятельства, в том числе необходимость поддерживать данные актуальными, что нередко сложно, если пользоваться устаревшими инструментами ведения дел.

Также эффективная автоматизация помогает решить проблему внутренних преступлений и потерь, несовпадения информации. Используя программные комплексы, можно упростить формирование отчетности, необходимой для корректного функционирования организации в современных реалиях.

программы автоматизации малого бизнеса

Не менее часто системы автоматизации малого бизнеса (торговля промышленными товарами и другие области специализации) внедряются под воздействием внешних факторов. Рынок активно развивается, что приводит к увеличению объемов сделок, нарастанию количества рабочих процессов, скорости, с которой нужно их проводить. Конкуренция на рынке вынуждает сокращать издержки. В такой сложной ситуации допущение ошибок становится непозволительной роскошью. Предотвратить их помогут программы автоматизации малого бизнеса, если научить персонал ими правильно пользоваться.

Развитие требует усилий

Не так давно участники рыночных отношений в нашей стране могли рассчитывать на довольно легкое продвижение к успеху. Но в настоящее время соперничество во всех отраслях настолько существенное, что делать шаги вперед крайне сложно. При приросте соперничества рентабельность многих организаций существенно уменьшается. Многие проводят параллели с концом девяностых годов, когда кризисная эпоха вынудила массово применять программы для упрощения, улучшения рабочего процесса. Тогда же были заложены основы многих центров автоматизации малого бизнеса. Новосибирск, Москва, Санкт-Петербург – города, где и по сей день представляют свои продукты фирмы, чьи руководители именно в то сложное время поняли всю перспективность этой области.

В настоящее время автоматизация необходима любой современной компании, заинтересованной в оптимизации рабочего процесса. Наиболее актуальными являются вопросы улучшения решения задач по управлению организациями. Предприниматели, прибегая к возможностям реальной автоматизации малого бизнеса, рассчитывают тем самым повысить эффективность рабочего процесса компании или хотя бы сохранить текущие уровни.

Успех требует знаний

Чтобы компания уверенно шла к успеху, ее должен возглавлять умелый руководитель, способный сориентироваться даже в сложной ситуации. С одной стороны, сделать это, не имея в своем распоряжении точной учетной системы, довольно сложно, но одновременно с этим нужно понимать, что реальная автоматизация малого бизнеса не решит все проблемы. Программа не будет сама задавать курс развития компании. Внедрение такой системы позволяет наладить связь между отделами организации, сделать качественным, официальным процесс обмена данными, что и приводит к росту спроса на такие продукты. В то же время многое зависит и от профессионализма руководителя и принятых на работу сотрудников. Как бы ни была хороша учетная система, она выступает лишь в качестве вспомогательного инструмента.

автоматизация малого бизнеса интрументы

Применение на практике эффективной автоматизированной учетной системы помогает сделать работу компании более прозрачной, что упрощает выживание на рынке и предупреждает злоупотребления полномочиями. Многие фирмы начинают как компания друзей, вместе идущих к успеху. Но взаимодействие с деньгами вносит свои коррективы в ситуацию, и необходимо вводить систему регулирования менеджмента, чтобы управленческие задачи решались результативно, без привязки к личностям и симпатиям. Организация должна строиться на принципах, которые можно прогнозировать. Для внедрения и поддержки таковых на помощь приходят инструменты автоматизации рабочего процесса.

Решать проблемы до их появления

Некоторые предприятия подходят к вопросу автоматизации с другой стороны. Так как современные рыночные реалии наглядно показывают, что рано или поздно вводить в рабочий процесс систему учета документации, операций все равно придется, они еще до открытия направляют заказ в специализированную компанию для разработки системы автоматизации. Когда фирма начинает непосредственно рабочую деятельность, она уже имеет четко структурированную систему действий буквально на все случаи жизни. А документы будут храниться в программе, отсортированные по дате и другим значимым реквизитам. Также система может автоматизировать бухгалтерские операции.

Такой предусмотрительный подход хорошо зарекомендовал себя. Но только в случае, когда еще до начала работ руководители новой компании могут четко сформулировать, как будет вестись деятельность, что требуется от системы автоматизации. Без корректно составленного технического задания даже самые продвинутые программисты с большим опытом создания автоматизированных систем вряд ли смогут предложить продукт, который будет полезен в работе организации.

Планы и результаты

Постановка задачи, особенно когда речь идет о предпринимательской деятельности, всегда сопровождается формулированием конечной цели, которую реально достичь в текущих условиях. В ряде случаев автоматизация реализуется для понижения издержек, другие предприятия внедряют такую систему для улучшения показателей эффективности деятельности. Правильно составленная программа поможет точно, корректно собрать максимально полные данные обо всех клиентах организации. Успешность внедрения автоматизированной системы определяется целью, с которой она разрабатывается. Задачи, для решения которых проект внедряют, необходимо формулировать, учитывая стратегию организации и общие цели, стоящие перед компанией.

автоматизация малого бизнеса новосибирск

Невозможно правильно и с хорошим результатом внедрить автоматизированную систему, если компания не располагает никакими стратегиями, планами, предполагающими использование такой системы для улучшения показателей рабочего процесса. Если было решено управленческие процессы сделать более совершенными, нужно очень ответственно отнестись к этапу планирования развития, так как задачи тесно связаны одна с другой. Впрочем, если руководитель предприятия не готов все это взять на себя, стоит обратиться за услугами такой компании, которая не только создает системы автоматизации, но и работает над написанием планов по развитию бизнеса клиента. Это будет гарантом (при правильном внедрении и использовании продукта) улучшения результатов предприятия.

Успех и неудача

Как рассказывают специалисты, практически все случаи, когда внедрение системы не привело к хорошему результату, связаны с неготовностью административного ресурса организации к нововведениям. Задача руководителя – правильно преподнести информацию о предстоящих обновлениях и дать понять всем персоналу компании, что применение нового инструмента идет на пользу каждому, кто трудится в фирме.

Без формирования четкого плана вряд ли можно разобраться, какое будущее ждет организацию через несколько лет. В такой ситуации неопределенности невозможно ожидать положительного результата от внедрения специализированной автоматизированной системы, даже относительно простой. В настоящее время достаточно малый процент компаний готов строить предположения даже на пять лет. Не говоря о большем сроке. Специалисты по разработке систем автоматизации заверяют, что при таких краткосрочных прогнозах очень сложно создать систему, которая принесет реальную пользу в перспективе.

Прогнозы: какие нужны программы?

В то же время нет единой общепринятой позиции относительно длительности прогнозируемого этапа. Некоторые специалисты считают, что даже пятилетние предположения относительно динамики развития в настоящих условиях более чем достаточно, так как рынок нестабилен и в стране постоянно вводятся новые законы, благодаря чему сложно предугадать, что будет через несколько лет.

центр автоматизации малого бизнеса новосибирск

Есть и иная позиция: ряд профессионалов придерживается мнения, что нужно прорабатывать прогнозы относительно активности юридического лица хотя бы на десять лет, чтобы оценить перспективы компании и понять, какими ресурсами должна располагать система контроля и учета, внедряемая в организации.

Одновременно имеет право на жизнь мнение, что даже двухлетний прогноз, если он достаточно точный и четкий, уже достаточен, чтобы начать работать над системой автоматизации. А вот если даже на два года составить точные планы не представляется возможным, внедрение автоматизированного проекта наверняка будет лишней и пустой тратой денег.

Многие также акцентируют внимание, что планы не обязательно должны быть четкими, пошаговыми, с достаточным вниманием всем мелким деталям. В ряде случаев хватит довольно общей программы развития, позиционирования на внутреннем, внешнем рынке продукции, производимой фирмой.

Внешние условия диктуют свои правила

Рыночная ситуация в наше время представляет собой довольно переменчивые условия, что не позволяет строить корректные прогнозы на длительные временные промежутки. Если организация активно развивается, она также вынуждена подстраиваться под условия среды, в которой существует. В некоторых случаях это достаточно непредсказуемый процесс, что усложняет планирование системы, которая помогла бы автоматизировать работу компании с высоким уровнем результативности.

Малый бизнес, конечно, может заглядывать вперед, но очень сложно делать это на срок больший, нежели два года, да и ожидать длительный временной промежуток, необходимый для создания идеальной системы, мало у кого есть возможность. Приходится учитывать, что за это время бизнес-процессы, автоматизируемые в настоящее время, могут сильно измениться, что сделает прекрасный сегодня продукт совершенно бесполезным в будущем из-за непредсказуемого внешнего фактора. К такому риску должен быть готов каждый, кто планирует автоматизировать работу своей компании.

Только вперед

Основная идея автоматизации деятельности предприятия – увеличение скорости продвижения вперёд, роста и развития компании. Считается, что самая лучшая система – это такая, которую можно легко адаптировать в условиях, когда внешние и внутренние факторы существенно меняются.

центр автоматизации малого бизнеса новосибирск отзывы сотрудников

Важно, чтобы такая работа не требовала присутствия профессионалов со специальным образованием. Продукт должен иметь простые инструменты корректировки, подстройки, делающие его универсальным и эффективным на долгое время.

fb.ru

"Что это и для чего?" — PL Engineering

Материал из PL Engineering

Автоматизация бизнеса: "Что это и для чего?

     Перед тем, как начинать рассказывать об удобствах той или иной информационной системы, необходимо начать с того, что кроется за понятием «автоматизация бизнес-процессов» и для чего это необходимо вашей компании.

     В силу специфики работы нам приходится общаться с разными людьми, в основном это директора предприятий или руководители крупных отделов. Но в зависимости от сферы деятельности и простого житейского опыта даже люди, занимающие примерно похожие позиции в разных компаниях, мыслят совершенно по-разному. Для того чтобы правильно понимать друг друга нам, так или иначе, приходится сверять часы с нашими будущими клиентами, рассказывая о том, для чего современному предприятию необходима автоматизация бизнес-процессов. Поэтому свой первый большой обзор мы посвятим именно этому вопросу.

     Автоматизация бизнеса. Определение понятия.

     В самом широком смысле под автоматизацией понимается некоторый набор действий, который позволяет освободить человеческие ресурсы от выполнения определенных задач, как правило, рутинных и однообразных, и переложить их выполнение на определенный механизм. Естественно, что под механизмом сегодня мы имеем в виду компьютер, машинные алгоритмы, позволяющие при правильной настройке выполнять многие задачи, которые до этого мог выполнять только человек. Иначе говоря, автоматизация – это не что-то необъяснимое и требующее колоссальных затрат, а всего лишь процесс подбора и подготовки оборудования и программного обеспечения для эффективного решения задач конкретной организации.

     В чем польза?

    Автоматизация бизнеса – это не только создание единой информационной базы, а еще и набор средств управления деятельностью компании. Автоматизация позволяет вести учет товарооборота и денежных потоков любой сложности, учитывая при этом множество различных факторов. Кроме того, благодаря информационным технологиям обеспечивается контроль и учет деятельности филиалов компании, независимо от их местонахождения. Наконец, грамотность предоставляемой информации в автоматизированных системах ведения бизнеса на порядок превосходит информацию, составленную самыми профессиональными сотрудниками компании.

    А если всё и так неплохо работает?

    Как правило, у многих руководителей, которые еще не занимались автоматизацией своего бизнеса, есть интуитивное понимание, что автоматизация нужна, но есть сомнения в том, стоит ли начинать что-то менять, если и так всё работает. Мы постараемся просто и доступно объяснить, что такое система управления предприятием и почему автоматизация бизнес-процессов позволяет улучшить работу компании и получать большую прибыль.

    Для начала представьте, что вам необходимо подписать очень важную медицинскую справку, собрав подписи у четырёх врачей, причем каждый из них работает в своей части города и на прием желательно записываться заранее, а где-то выстаиваться в длинной очереди. Большая удача, если за один день у Вас получится поставить все необходимые подписи и еще успеть отправить документ по адресату. А теперь давайте представим, что все необходимые нам врачи сидят в одной комнате и Вам достаточно зайти в одну дверь, чтобы получить все необходимые подписи. Это как минимум экономит Ваше время, не правда ли?

    Эту ситуацию с медицинской справкой можно легко перенести на бизнес. Автоматизация бизнеса, внедрение системы управления предприятием – это что-то вроде сидящих в одной комнате врачей. Это место, где у вас собрана вся информация о вашей компании, о ее ресурсах, бизнес-процессах, клиентах, сотрудниках, поставщиках, ситуации в компании. Здесь же вы получаете всю отчетность о том, как все обстоит на самом деле в компании, и имеете возможность сравнивать ее с рассказами об этом в исполнении ваших сотрудников. Это означает, что вы можете в любой момент получить любой отчёт и увидеть у себя на мониторе что-то вроде картинки, показанной ниже.

    Основные преимущества систем управления предприятием.

    Автоматизировав ключевые бизнес-процессы фирмы, Вы в любой момент, и вне зависимости от присутствия или отсутствия какого бы то ни было сотрудника на рабочем месте, можете получить всю необходимую вам информацию о состоянии дел в компании. Вы всегда знаете, сколько ваша компания зарабатывает и на чем, сколько тратит и куда, сколько должны вам и сколько должны вы, можете сравнить фактические показатели бизнеса с теми, которые планировали. Более того, такая система не позволит сотрудникам делать то, что им не положено и видеть то, что не надо. Пользуясь таким инструментом, вы в состоянии принимать решения, полагаясь не на интуицию, а на конкретные данные. Кроме того, с помощью такой системы вы сможете оценивать эффективность работы сотрудников не за имитацию бурной деятельности в компании, а на основе цифр в отчетности.

    Звучит неплохо, согласитесь? Это и есть корпоративная информационная система или система управления предприятием. В развитых странах на сегодняшний день подобная система управления компанией – это основной инструмент для управления бизнесом, тем не менее, в России всё больше не только крупных компаний, но и предприятий малого бизнеса успешно внедряют информационные системы управления.

    Автоматизация по частям.

    Несмотря на все преимущества корпоративной информационной системы - не всегда автоматизация бизнеса начинается с создания целостной системы управления, учитывающая сразу множество процессов компании - очень часто руководители выбирают для себя путь постепенной автоматизации своей фирмы, начиная с малого. В этом случае многие компании часто оптимизируют свой бизнес, начиная использовать отдельные программы управления проектами, некоторые компании в первую очередь внедряют систему управления документооборотом. Не так давно мы общались с директором компании, который начал автоматизировать работу сотрудников с помощью простого онлайн календаря и получил замечательные результаты. Подобный путь автоматизации вашей компании - что называется «по частям» - нисколько не помешает вам в дальнейшем перейти к использованию единой системы управления предприятием. Более того, использование отдельных программ и сервисов для улучшения работы вашего бизнеса даст вам неоценимый опыт при создании полноценной системы управления, а вашим сотрудникам не составит труда освоить такую систему, если до этого они уже использовали отдельные программы для автоматизации бизнес-процессов. В следующей серии статей мы будем давать подробный обзор наиболее интересных и эффективных программ и сервисов, которые позволяют оптимизировать те или иные бизнес-процессы компании «по частям».

    Резюмируя сказанное выше.

    Автоматизация бизнес процессов позволяет значительным образом снижать расходы, оптимизировать рабочие процессы, убирать ненужную рабочую силу и переводить ее на более необходимые позиции. Системы автоматизации бизнеса позволяют вести учет любых бизнес-процессов компании на автоматической, а не на ручной основе, сводя на «нет» человеческий фактор, а также контролировать работу сотрудников, получать полную информацию о работе компании в наглядном виде и в любое время. Кроме того, автоматизация бизнеса объединяет силы различных отделов и делает работу компании более эффективной. Некоторые современные предприятия начинают автоматизацию своего бизнеса с использования отдельных программ и сервисов, автоматизирующих какую-то часть бизнес-процессов всей компании, автоматизируя работу компании постепенно.

   Взято здесь

pl-e.ru

Автоматизация бизнеса - это? Определение простыми словами!

avtomatizaciya-biznesa-eto-2

Оглавление:

1.Автоматизация бизнеса-это что и в чем ее польза?2.Что мешает автоматизации?3.И в завершении!

Приветствую Вас, друзья! С Вами Олег Золотарев, и сегодняшняя тема будет интересна любому действующему руководителю и очень полезна начинающим бизнесменам, которые планируют в перспективе построить эффективную работу. Поговорим о таком важном в современном мире процессе, как автоматизация бизнеса. В самом общем виде автоматизация бизнеса – это замещение человеческих трудовых ресурсов определенными машинами и механизмами. Понятное дело, что полностью исключить человеческий труд нельзя, однако существует масса рутинных и однообразных задач, решение которых с легкостью можно переложить, к примеру, на компьютер. Автоматизация бизнеса – это необходимый элемент не только высокопроизводительной работы современного предприятия, но и эффективного управления бизнес – процессами. Давайте поговорим подробнее, в чем конкретно польза от всего этого.

Автоматизация бизнеса – это первый шаг на пути к эффективности! В чем заключается ее польза?

Всем известно, что автоматизация облегчает ручной труд. Моя мама работала главным бухгалтером на небольшом производственном предприятии. Ей часто приходилось заканчивать свою работу дома. Компьютеров тогда еще не было, а главным средством производства была печатная машинка. Звук от ее клавиш, и по сей день запечатлелся в моей голове. Однако в те времена этот чудо – девайс считался элементом автоматизации. С помощью такой машинки печатались договора, платежные поручения и прочая первичная документация. Для того, чтобы отправить деньги со счета раньше нужно было напечатать платежку при помощи машинки или заполнить ее вручную, а после – отнести в банк. Сколько такая процедура могла занять времени? Час? Два? А если таких платежек двадцать или пятьдесят? На это можно было потратить целый день.

Постепенно в бизнес – процессы вовлеклись компьютеры, учет начал приобретать автоматизированный характер. Теперь для отправки денег не нужно никуда идти, достаточно лишь нажать пару кнопок на компьютере. Соответственно, высвобождается дополнительное время для других задач.avtomatizaciya-biznesa-eto-3

Это я Вам привел пример достаточно примитивных процессов автоматизации. В современных бизнес – процессах не достаточно просто упростить чей-то труд. Посредством автоматизации нужно создать единую информационную базу, а также эффективные средства управления всей деятельностью компании. То есть она должна преследовать не локальные цели – просто сделать жизнь Вашему работнику проще, а глобальные – повысить эффективность работы, увеличить производительность, а значит понять – нужен Вам этот работник теперь или нет, и, конечно, упростить контроль за всеми рабочими процессами.

Сейчас любой учет практически не имеет ограничений. Не важно, насколько большой товарооборот и какие размеры денежных потоков. Важно, что вся информация сохранена не в виде бесконечных стопок бумаг где – то далеко в шкафу, а в удобном электронном виде. При желании руководитель всегда может получить ее в форме наглядного отчета или, самостоятельно зайдя в программу.

Автоматизация может охватывать как отдельный бизнес – процесс (например, документооборот или учет), так и полностью весь производственный процесс (замена ручного труда станками и компьютерами). Все зависит от масштабов компании, а также от располагаемого бюджета, ведь автоматизация бизнеса – это не дешевое удовольствие.

Наиболее доступным примером автоматизации учета (бухгалтерского и управленческого) является всем известная программа 1С Предприятие. Она позволяет бухгалтерам уйти от громоздких таблиц в экселе, а тем более от журналов с проводками. Главная задача – правильно заводить операции, а все остальное программа сделает сама (произведет расчеты, сформирует проводки и отчеты и т.д.)

Еще один пример процесса автоматизации был предложен мои товарищем, который работает в отделе ай-ти на крупном предприятии по производству мебели. Особенно жестко руководство компании производило контроль над наличными расходами. Чтобы водителю взять деньги на бензин, нужно написать служебную записку, заверить ее подписью начальника отдела, а уже впоследствии предоставить генеральному директору. Трудно представить, сколько времени нужно потратить на всю эту процедуру и сотрудникам, и руководству при штате 1000 человек. Задача усложняется, если кого – то из руководителей нет на месте. Эта проблема была устранена при помощи простого решения – специальной программы, которая позволяла создавать служебные записки в электронном виде и согласовывать их удаленно. Таким образом, сотрудники практически сразу могли приступать к своим обязанностям, вне зависимости от месторасположения руководства. В свою очередь, директор всегда мог проверить, были ли согласованы расходы на что-либо им лично, так как история о всех согласованных документах была доступна в любой момент.

Автоматизация коснулась и моей профессиональной деятельности. Несколько лет подряд я зарабатываю, торгуя на бирже бинарных опционов. Собственно, если бы не стремительное развитие автоматизированных процессов, я бы возможно никогда и не узнал об этом виде деятельности. Помог мне в этом портал ПАММ - ТРЕЙД и статья, на которую случайно (а может быть по воле провидения) я попал: «Как торговать бинарными опционами? Секрет успеха Виктора Самойлова!»

У многих до сих пор торговля на бирже ассоциируется с огромным зданием и кучей брокеров. Однако автоматизация помогла намного упростить даже формат трейдинга. Сейчас большинство сделок заключается онлайн, а чтобы получить доступ к торговле, достаточно пройти простую регистрацию на сайте у одного из брокеров. Более подробно об этом рассказано в следующем видео:

Пора сделать выбор

Собственно, и сами брокеры – это не люди, а биржевые площадки, которые с помощью все той же автоматизации повысили эффективность своей работы. Ведь не нужно приобретать или арендовать офис и нанимать сотрудников для работы с клиентами. А также ограничиваться территориальными рамками в отношении самих клиентов – торговать может любой желающий из любой точки мира. Как говорилось в популярном мультфильме – «вот до чего техника дошла». В подтверждение своих слов могу предоставить доказательство в виде торгового дня настоящего профи и моего учителя - Виктора Самойлова:

Пора сделать выбор

Вся деятельность современных брокеров осуществляется удаленно через сервер. Но это ни  в коей мере не означает, что Вы, как клиент, не защищены. Если взять, к примеру, такого брокера, как Utrader (лично с ним работаю я), то с уверенностью могу сказать, что это надежная европейская компания, имеющая лицензию CySEC (специальная комиссия по ценным бумагам, контролирующая работу биржи), а также отличную образовательную базу как для новичков, так и для более опытных трейдеров. Вот, что говорит Виктор Самойлов об этом брокере:

Пора сделать выбор

Таким образом, примеров автоматизации бизнес – процессов – огромное количество. Любой информационный ресурс, сайт по продаже товаров или площадка брокера по трейдингу – это тоже все возможности автоматизации бизнеса. Что касается нашего ресурса, то с помощью процесса автоматизации каждый из Вас может абсолютно бесплатно получать дополнительное образование по части трейдинга, а далее - использовать эти знания для получения дохода. Это очень важный момент, потому как без достаточной степени автоматизации реализовать основную миссию – повышение финансовой грамотности населения, нам бы никогда не удалось.Каждый день наш портал пополняется новой интересной информацией. Если Вы не хотите пропустить что-то важное, можно подписаться на нашу рассылку,и тогда самая актуальная и свежая информация из мира финансов будет ждать Вас на Вашем электронном ящике.

Получить пошаговую инструкцию заработка!

Итак, мы абсолютно четко уяснили, что применить автоматизацию можно в любой сфере деятельности. И это нужно делать, потому что автоматизация бизнеса - это:

  1. Повышение эффективности работы.Автоматизированный труд всегда более производительный. За один и тот же промежуток времени машина в состоянии выполнить на порядок больше операций, чем человек. Это касается и производственных процессов, и учетных операций. Почему отечественный автопром не может сравниться по качеству и себестоимости с японским? Потому что в последнем использованы новейшие технологии, и все процессы автоматизированы.
  1. Повышение качества работы.Человеческий фактор очень часто приводит к ошибкам и дефектам. Автоматизированные системы защищены от этого. Человек не может соперничать с машиной потому, что последняя не устает и не ошибается (за редким исключением). Дайте одному работнику задание составить вручную 10 договоров с разными контрагентами в конце рабочего дня, а второму – аналогичное, но с использованием специального программного решения со встроенной защитой от ошибок. Не тяжело догадаться, кто быстрее и качественнее справится с работой.
  1. Сокращение издержек и повышение доходов.Автоматизация бизнес – процессов значительно сокращает потребности в дополнительных работниках. На крупных предприятиях расходы на оплату труда составляют около 60% от совокупных расходов. Нет смысла держать в штате 10 бухгалтеров, если учет в достаточной мере автоматизирован. Одновременно с высокой производительностью и сокращением части издержек, автоматизация повысит доходность компании.avtomatizaciya-biznesa-eto-4

Преграды на пути к автоматизации!

Для руководителя сложнее всего принять решение что-то изменить, ведь это может повлечь за собой бурю негодования и недовольства со стороны подчиненных. И даже если руководитель интуитивно понимает, что нужно производить изменения, часто он откладывает этот процесс на потом. Работа идет, а значит все и так хорошо. Какие препятствия могут встать на пути таких изменений? Рассмотрим их сейчас же:

1.Сопротивление сотрудников.Каждый хочет быть незаменимым, однако незаменимых работников не бывает. Автоматизация зачастую помогает избавиться минимум от 10% таких «незаменимых». При помощи автоматизации также достигается прозрачность учета, а это не на руку тем, кто привык получать откаты или заниматься воровством.

2.Сложности и неудачи.Чтобы частично или полностью автоматизировать бизнес, нужно очень постараться. Зачастую период адаптации занимает много времени, а работать нужно. Многие на каком-то этапе останавливаются и возвращаются к старым калошам. Однако если этот проект потребовал значительных финансовых вложений, то, хочешь – не хочешь, придется идти вперед.

3.Несовершенство рабочих и управленческих процессов.Чтобы полностью автоматизировать бизнес, необходимо, как минимум, иметь четкий и отлаженный рабочий процесс. Не все предприятия могут этим похвастаться. Поэтому в данном случае лучше выбрать вариант с поэтапной автоматизацией отдельных процессов, дабы не приходилось перестраивать весь бизнес компании.

4.Высокая стоимость.Внедрение высоких технологий – это большие затраты. Высокоэффективное оборудование и программное обеспечение стоит немалых денег. Зачастую это основная преграда на пути к автоматизации бизнеса.avtomatizaciya-biznesa-eto-7

Заключение.

Что ж, друзья, хочу подытожить, что без автоматизации бизнеса современному предприятию просто не выжить. Его задавят более продвинутые в этом плане конкуренты. Задача автоматизации – устранить «мусорные» процессы и максимально повысить производительность. Благодаря ей руководитель всегда будет осведомлен о реальном состоянии дел компании. В любой момент он может узнать о своих доходах и затратах, о том сколько ему должны и сколько должен он, быстро сравнивать результаты деятельности с предыдущими периодами и планировать будущие.

Автоматизация бизнеса – это задача под номером один в достижении высокой эффективности любого предприятия. Ведь это не только инструмент для управления, но и средство для поиска правдивых ответов и принятия важных управленческих решений.

>

 

>

pamm-trade.com

как CRM, ERP и BPM помогут вашей компании расти

Автоматизация бизнес-процессов – это очень важная задача для каждой компании, которая ориентирована на постоянный рост и развитие. Критерии, определяющие, что пора автоматизировать определенные процессы, развивать или интегрировать имеющиеся IT-решения, зависят от масштабов компании и стадии ее развития. На первом шаге большинство компаний внедряют CRM, потом – ERP, а когда бизнес подрастает, задумываются о BPM. Что скрывается за этими аббревиатурами и в какой момент каждое из решений пора применять в вашей компании?

Выстроить отношения с клиентами

CRM-система – пожалуй, одно из первых IT-решений, которые стоит внедрить компании, продающей товары или услуги клиентам. Если ваш бизнес – это не ларек с шаурмой у метро или производственная компания с единственным заказчиком, CRM вам точно пригодится. Хороший признак того, что пришла пора использовать CRM-систему – тот факт, что вы уже не можете удержать в голове все договоренности и взаимодействия с текущими клиентами.

CRM расшифровывается как Customer Relationship Management, так что это не просто база данных с адресами и телефонами клиентов и суммами сделок. В первую очередь это система, помогающая выстраивать стабильные отношения с вашими пользователями. А это включает в себя не только ведение клиента по воронке продаж – от заявки до сделки, – но и участие всей базы пользователей в email-маркетинге, триггерные рассылки, специальные акции и как результат – повторные продажи.

Без CRM-системы бизнес может в определенных пределах расти «вширь» (благодаря притоку новых клиентов), но ему будет довольно сложно увеличивать средний чек, прибыль с одного клиента и наращивать базу лояльных пользователей.

«У нас поэтапный подход к автоматизации: по мере увеличения количества заказов мы стандартизировали и переводили бизнес-процессы на автоматические рельсы с помощью представленных на рынке готовых решений. Первым делом мы максимально автоматизировали работу с клиентами, чтобы не терять время на поиск важной информации и давать как можно более оперативный отклик на запросы наших заказчиков. Мы внедрили CRM-систему, чтобы видеть и постоянно анализировать историю отношений с клиентом – звонки, заказы, переписка, обратная связь. Если вдруг нужно быстро поднять историю по заказам, а ответственный менеджер заболел, эти системы очень облегчают жизнь. Если нужно передать дела новому сотруднику, то это также не проблема», - говорит управляющий партнер компании «Кинодоктор» Евгений Непейвода.

Автоматизировать процессы внутри компанииВ течение первых месяцев и даже лет жизни компания может расти и развиваться стихийно: появляются новые отделы и функциональные подразделения, дробятся задачи, нагрузка перераспределяется между различными сотрудниками. В этот момент может возникнуть путаница: кто отвечает за какие задачи? В какой срок должна быть выполнена эта работа?

Если подобные вопросы стали актуальными для вашей компании, значит, пора автоматизировать процессы внутри организации. Для этого используют ERP-системы (Enterprise Resource Planning - управление ресурсами предприятия). ERP помогает интегрировать все отделы и функции компании в единую систему.  В результате все сотрудники работают с единой базой данных, им проще обмениваться разного рода информацией, распределять задачи (как внутри отдела, так и между разными департаментами).

ERP-систему можно считать надстройкой по отношению к CRM. Во многих случаях ERP включает не только управление внутренними ресурсами компании, но и систему взаимоотношений с клиентами.

«Сигнал к тому, что пора заняться автоматизацией ресурсов внутри компании —проблемы с организацией процессов на уровне отдела и между отделами: процесс может не соблюдаться, тормозиться или быть непонятным исполнителям и руководству», - говорит бизнес-аналитик компании DIRECTUM Максим Кайнер.

Углубиться в бизнес-процессы

Если основная задача ERP - оптимизировать бизнес-процессы в компании путем сокращения материальных и временных затрат, то системы BPM (Business Performance Management) решают задачи более высокого уровня. Можно сказать, что ERP-системы заточены под решение тактических вопросов,  а BPM – это уже больше про стратегию. Если ERP отталкивается от ресурсов и текущего состояния бизнеса, BPM помогает посмотреть вглубь бизнес-процессов. BPM-система нужна тогда, когда в компании есть несколько нетривиальных бизнес-процессов (которые при этом могут постоянно меняться), и есть необходимость их ускорить, сделать более стандартизированными и прозрачными.

Успешное внедрение BPM можно считать финальным шагом к полной автоматизации бизнеса. После этого компания больше не зависит от конкретных сотрудников, включая топ-менеджеров.

«Автоматизация бизнеса просто необходима на стадии активного роста компании. Без нее вы будете привязаны к своей компании толстым канатом, более того, достичь значительных масштабов бизнеса будет сложно.Две мои компании сейчас автоматизированы полностью. Это значит, что без меня реализуются как функции продаж и маркетинга, так и управленческие функции принятия решений, в том числе стратегических. Внедрять автоматизацию такого уровня можно, когда ты уже досконально знаешь свой бизнес. В какой момент стоит это делать?●     Когда компания начинает расти, и становится уже нереально управлять ей в «ручном» режиме●     Когда есть необходимость освободить свое время или время управляющих менеджеров●     Когда вы начали ощущать депрессию и полное отсутствие желания дальше самостоятельно развивать этот бизнес●     Когда вы хотите запустить новый проект ●     Когда вам нужно время для того, чтобы придумать способ взрывного роста текущего бизнеса Чтобы грамотно внедрить автоматизацию, необходимо очень чётко понимать все бизнес-процессы, последовательность действий, которые необходимо автоматизировать – именно поэтому сначала необходимо пройти путь «ручной» работы. Но важно не «зависать» в стадии ручного труда надолго. Соответствующие привычки и нормы настолько укореняются внутри бизнеса и коллектива, что автоматизация становится чужеродной и сложной для внедрения», – говорит основатель сети фотошкол Like и сети городских кафе «Свитер» Галия Бердникова.

Свое или заводское?

На этапе автоматизации многие компании сталкиваются с дилеммой – писать ли собственное решение или воспользоваться «коробочным»?

Большинство крупных IT-компаний, таких как Microsoft, SAP и 1C, предоставляют готовые системы автоматизации для бизнеса. Есть также много небольших вендоров, которые предлагают заводские решения – благодаря меньшему масштабу при работе с такими поставщиками можно добиться большей кастомизации программ под ваш бизнес. Тем не менее, многие компании пытаются делать самописные решения.

«Когда я работал в одной небольшой SEO-компании, потребность в сервисе для выставления задач копирайтерам, контроля их исполнения и учета времени появилась при размере штата более пяти человек. Вначале использовали самописное решение. Но его стало трудно поддерживать, и оно исчерпало функциональность уже через полтора года, при штате в 15 человек: три продавца-аккаунта, четыре программиста и отдел копирайтеров. Приобрели годовую подписку на облачное решение, сочетающее в себе CRM, простейший workflow и учет рабочего времени. Это типичный сценарий: сначала менеджеры думают «мы все сделаем сами», но потом возникает понимание, что на рынке есть готовые решения от вендоров, которые не зря разрабатывают и улучшают их годами. Есть случаи, когда даже при штате более 20 человек фирмы обходятся самописными сервисами, но для этого нужен свой IT-специалист, который будет постоянно работать над данным решением – это обходится недешево», – рассказывает Максим Кайнер.Но все же и готовые заводские программы не могут решить все проблемы заказчика – нужно всегда понимать, что их придется адаптировать под свои нужды. «Будьте готовы к тому, что любая «коробочная версия» IT-продукта для автоматизации не сможет учесть всей вашей специфики, будет требовать дополнительной настройки под ваши процессы. И доработка системы будет продолжаться и впредь - по мере роста и усложнения вашего бизнеса», - говорит управляющий партнер юридической фирмы Revera Дмитрий Архипенко.

Как выбрать систему автоматизации, подходящую вашему бизнесу на данном этапе? Оставьте свой email и мы пришлем вам список подходящих решений!

Автор: Дарья ШипачеваФото: ciocci, Flickr.com, CC BY 2.0

blog.bitrix24.ru

Автоматизация бизнеса: за и против

Автоматизация окружает нас везде: электронный документооборот, бухгалтерия, сайт госуслуг. Даже, когда вы звоните заказать пиццу, вас приветствует электронная женщина и просит нажать кнопку.

Поделиться

Поделиться

Твитнуть

В избранное

В избранном

Naumen тоже вносит свой вклад в автоматизацию: разрабатывает решения для автоматизации ИТ и бизнес-услуг, бизнес-процессов, контактных центров.

Но автоматизация нужна не везде и не всегда. Рассмотрим ситуации, когда стоит автоматизировать часть процессов на предприятии, а когда лучше довериться человеку.

Байка про паровой котёл

В 70-е годы в США работало предприятие. На его территории стоял паровой котёл, который постоянно переполнялся. Приходилось нажимать на кнопку для сброса давления, чтобы ничего не взорвалось. За процесс отвечал инженер-механик, он получал за это зарплату как за полный рабочий день. Предприятие решило сэкономить: ответственного за кнопку уволить, а нажимание автоматизировать.

Этому мешал один факт: интервал переполнения колебался от нескольких часов до нескольких суток. Из-за этого не получалось поставить простой механизм, который нажимал бы кнопку по таймеру.

Руководство рассматривало два варианта: заменить котёл на новый или установить датчики и автоматизировать сброс давления. Первый требовал много денег, а второй не давал гарантии. Это были 70-е годы прошлого века, и люди не рискнули довериться датчикам, так как считали их ненадёжными.

Сотрудник предприятия предложил научить сторожей нажимать кнопку, а инженера-механика сократить. Так и сделали — выдали охранникам инструкцию, прописали штрафы за взрыв котла и подняли зарплату на 10%. Компания проработала так ещё 10 лет, потом котёл сломался из-за старости.

Правильно ли поступило руководство предприятия? Решение нашлось на периферии, но оно принесло свои плоды. Смысл байки в другом. Каждая ситуация уникальна и готовое решение никто не даст. Даже у автоматизации найдутся сильные и слабые стороны. Об этом в следующих разделах.

Проблемы из бизнеса

Когда речь заходит о бизнесе, мы сталкиваемся с двумя крайностями: либо процессы поставлены на конвейер, либо сотрудники всё делают руками. Это зависит от сферы бизнеса и размера компании.

С одной стороны — исследование HeadHunter показывает, что сфера подбора персонала до сих пор не автоматизирована. Рекрутер сам выбирает кандидатов, сам просматривает резюме, сам связывается с человеком.

С другой стороны — есть Amazon, где автоматизация сначала проникла на склад, а в 2016 году компания представила полностью автоматизированный магазин в Сиэтле. В нём покупатель выбирает товары, а на выходе у него списываются деньги со счёта Amazon.

Большое дело

Сложнее не значит лучше. В крупных компаниях, работающих с большими массивами данных, процесс зачастую проектируется перегруженным. Сотрудникам приходится работать со сложными системами, а большая часть функций не востребована. В этом случае лучше заранее заложить каскад целей процесса от простых к сложным. Смысл в том, что сотрудники плавно погружаются в ситуацию и быстрее достигают целей.

Не всё должно быть в одном окне

Допустим, у вас есть бухгалтер. Для отчётов бухгалтеру нужны данные, часть из которых лежит в облаке в формате Excel, часть в базе данных, а часть — в виде бумажных документов. Отчёты он формирует в Excel.

В случае с БД бухгалтер сначала выгружает данные из SQL, потом импортирует это в Excel, а потом строит отчёты и отдаёт начальству.

Чтобы избежать ненужных операций между БД и Excel, можно сделать отчёт в самой базе SQL. Это будет хорошим решением и хорошим примером автоматизации. Плохой вариант — переносить все отчёты в SQL, чтобы всё было в одном окне. Это создаст много лишней работы по импортированию данных, а пользы не добавит.

У каждого инструмента своё применение и свои ограничения. Не нужно стараться всё перетащить в одно место.

Оптимизация рабочего времени

Руководитель хочет оптимизировать работу подчинённых. Это кажется правильным и логичным: предприятие уменьшает вредные операции, увеличивает производительность труда и экономит деньги. Однако между скоростью работы и экономией нет прямой связи.

В компании работает администратор. Он отвечает на звонки, обрабатывает почту и встречает клиентов. Если вы внедрите систему автоматической обработки почты, то освободите 10% времени. Если у вас есть 10 таких сотрудников, тогда за счёт экономии в 10% вы сможете сократить одного из них или не нанимать нового. Если же вы сокращаете на 10% время работы единственного сотрудника, которого больше нечем занять, то в оставшееся время он просто будет смотреть котиков в интернете. Экономии не получится.

«Добавьте только эту функцию»

Директор департамента просит реализовать только регистрацию документов определенного типа. Автоматизатор оперативно создаёт эту функцию и сдаёт заказчику. При использовании алгоритма появляются интересные вопросы: кто может и не может регистрирует эти документы, когда это надо делать и в какой срок? В итоге, выявление недоработок и их исправление превратилось в долгий и тернистый путь.

Выходит, что проектировать нужно не только саму автоматизацию, но и сам бизнес-процесс. Необходимо выделить цели процесса, роли сотрудников, сроки обработки запроса и многое другое.

Достичь успеха проще, если внедрять функции поэтапно. Каждый шаг будет содержать набор функций, необходимых для работы всего процесса.

Когда нужна автоматизация

В этом вопросе нужен комплексный подход: стоит взвесить доводы за и против, просчитать выгоду, посоветоваться с экспертами. Но есть ключевые вопросы, на которые стоит обратить внимание, если вы задумались об автоматизации.

За автоматизацию:

  • Процесс повторяется постоянно. Это может быть ежедневный отчёт или рассылка email-уведомлений. Если у вас есть отдельный сотрудник, который полдня загружает контакты в базу, то загрузку стоит автоматизировать, а сотруднику найти лучшее применение . Особенно, если таких работников несколько.
  • Исключение человеческого фактора. Копирование данных на резервный сервер, настройку прав доступа и бухгалтерский учёт легко автоматизировать.
  • Наблюдается неудовлетворённость уровнем каких-либо внутренних услуг в компании со стороны бизнес-подразделений.
  • Вы хотите перенести проверенные практики из других компаний.
  • Новые идеи бизнес-подразделений не реализуются из-за отсутствия автоматизации процессов.

Против автоматизации:

  • Стоимость. Учитывайте стоимость приложения, её внедрение и поддержку. Возможно, дешевле нанять сотрудника или доплатить существующему.
  • Процессы постоянно меняются. Такое бывает у стартапов в самом начале пути. Если у вас нет налаженных процессов, вы рискуете автоматизировать хаос.
Котозмей и качели

А вообще есть три основных принципа автоматизации:

  • Автоматизация должна приносить пользу. Это означает, что результат автоматизации приносит компании прибыль. Например, автоматическое одобрение кредитных заявок в банке. Банк автоматизирует процесс, экономит время сотрудников и зарабатывает деньги на выданных кредитах.
  • Автоматизация не должна приносить вреда. Это значит, что после внедрения системы процесс должен упрощаться, а не усложняться. Если после автоматизации появляются дополнительные точки отказа, это повод задуматься.
  • Автоматизация должна сокращать затраты. Если нет экономической выгоды, то и смысла в автоматизации нет.

Если в вашем случае выполняются все три принципа, то это — хорошая и полезная автоматизация.

Вместо вывода

Автоматизация процессов, а особенно ИТ-процессов — хорошая штука. Она позволяет сократить издержки, оптимизировать работу, избавиться от ошибок. Но не нужно автоматизировать всё подряд. Если вы выполняете работу раз в год, то дешевле будет написать инструкцию и выдать сотрудникам.

Если внедрение автоматизации — вопрос решённый, подумайте о рисках при самостоятельном проектировании. Опытная компания настроит систему под ваши бизнес-процессы и внедрит дополнительные модули по запросу.

vc.ru

Первые шаги к автоматизации бизнеса. С чего начать?

Введение
Если вы читаете эту статью, то наверняка уже слышали о преимуществах автоматизированного бизнеса. Организованная работа с сотрудниками и клиентами, повышенная эффективность рабочего процесса, увеличение прибыли… Неудивительно, что столько компаний хотят автоматизировать свой бизнес как можно скорее. Вот только не всегда удается сделать это правильно. Ведь обычно всё происходит как? Компания приобретает специальную программу, начинает ее внедрять и сталкивается со сложностями. Например, оказывается, что сотрудники не хотят переходить на непривычную для них систему, да и организованные бизнес-процессы не так легко перенести в строгие рамки таблиц. В итоге все заканчивается тем, что систему не используют в полную силу, а то и вовсе забрасывают и возвращаются к привычному Excel. Такие примеры заставляют руководство серьезно задуматься перед тем, как устанавливать систему в своей компании. И это к лучшему: программа действительно способна максимально учитывать требования бизнеса, но для этого их еще нужно предъявить. То есть — составить техническое задание. На составление, как правило, уходит много времени. Нужно понять, какие именно процессы стоит автоматизировать и на что обратить внимание прежде всего. Для этого можно задействовать сотрудников, привлечь специалистов со стороны – но все равно остаться без желаемого результата. Чтобы не пропустить важные моменты и использовать программу эффективно, нужно четко определить план действий. Именно поэтому команда «Клиентская база» создала это руководство для начинающих. Если вы планируете перевести свой бизнес на современные системы, но пока не уверены, с чего начать, то все, что вам надо сделать – это ответить на вопросы, поэтапно изложенные ниже.

Шаг 1. Бизнес-процессы

Прежде всего, нужно понять, с чем система автоматизации будет работать. Для начала нужно ответить на следующие вопросы:
  • Какие действия выполняют сотрудники компании?
  • Из-за чего чаще всего возникают проблемы в этих действиях?
Для примера рассмотрим наиболее распространенные действия в компаниях:
  1. Оператор принимает заявку, вносит ее в список заказов;
  2. Менеджер получает новый заказ, согласовывает его и выставляет счет на оплату;
  3. Бухгалтер принимает оплату и отправляет заказ в производство;
  4. Производство получает данные по заказу и выполняет его;
  5. Менеджер сдает заказ клиенту.
Если бы всё происходило так же быстро на деле, как и читалось! Но в любом процессе встречаются затруднения, и руководству, конечно, сложно отследить всё от начала и до конца. А ведь многое из этой рутины можно было бы поручить системе автоматизации. Например, из списка можно заметить, что ни один процесс не обходится без работы с данными. Значит, первым делом внимание нужно обратить на создание единой базы данных.Советы: В первую очередь нужно автоматизировать проблемные участки, задерживающие работу всей организации.

Для каждого процесса следует определить ответственных за него сотрудников и контролирующего. Проблему можно решить быстрее, если точно знать, кто отвечает за дело на каждом этапе.

Выстраивать процессы лучше так, чтобы все данные и сроки от начала проекта и до его завершения передавались между участниками автоматически.

Шаг 2. Таблицы

Данные – ценное имущество любого предприятия, с которым нужно правильно обращаться. То есть деньги, конечно, можно и в шкафах хранить, но не зря же изобрели сейфы. Так и собранные в одну базу и надежно защищенные данные позволят работать гораздо эффективнее и не задумываться каждый раз о том, где сохранили ту или иную информацию. Поэтому нужно решить:
  • С какими данными работает компания?
  • По каким параметрам их можно распределить?
Еще раз посмотрим на основные действия сотрудников в случае нашего примера. Чтобы организовать работу с клиентом, надо располагать контактной информацией и историей работы с ним. В процессе управления нужен список предыдущих заданий сотрудников, их личные данные и контактная информация. Для выполнения заявок необходимо видеть их описание и назначенные сроки. За своевременной оплатой счетов будет удобнее следить, если они будут собраны вместе. Получается, что данные нужно свести по таким параметрам, как:
  • Клиенты
  • Заявки
  • Сотрудники
  • Счета
Таким образом, у нас получились 4 основные таблицы. Теперь рассмотрим списки полей. К примеру, в таблице «Клиенты» нужно собирать название, реквизиты, контактные телефоны и адреса, имя контактного лица. В таблице «Сотрудники»: ФИО, должность, оклад, дату поступления, контактную информацию. В таблице «Заявки» будет заполняться описание заявок, информацией об ответственных за выполнение, сроками, статусом. В «Счета» будет записываться название организации, на которую счет выписан, сумма с учетом НДС и без, оплаченная часть и остаток.Советы: Очень важно следить за своевременным наполнением базы – не внесенная вовремя информация может оказаться необходимой, когда другие источники не будут доступны.

Не стоит составлять таблицы сразу на все случаи жизни. Лучше начать с самых важных, протестировать их, отшлифовать и только потом добавить следующие.

Следует использовать связанные поля. Так данные из одной таблицы не придется дублировать в другую: связанные поля будут заполняться автоматически. Например, список клиентов можно будет составить один раз в одной таблице – во всех остальных поля, которым такие данные нужны, заполнятся без дополнительных усилий.

Шаг 3. Доступ

Не все данные подходят для открытого доступа, и это связано не только с безопасностью. Даже если доверие к сотрудникам компании безгранично, все равно нужно постараться оградить их от лишней и отвлекающей информации. Чтобы это сделать, нужно понять:
  • Какие группы сотрудников участвуют в бизнес-процессах компании?
  • С какими данными работает каждая группа?
Выделим основные группы сотрудников и посмотрим, как работает с данными каждая из них. Скажем, менеджерам нужно «вести» только своих клиентов, а директору – следить за работой всего отдела. Поэтому в данном случае директору нужно видеть все поля в таблице «Клиенты», а менеджерам только часть. Надо помнить о том, что некоторым группам нужно не только следить за информацией, но и редактировать ее. Например, бухгалтерии просто необходимо иметь возможность редактирования полей по оплате.Советы: Для каждой группы нужно составить список полей под просмотр и редактирование. Все остальное по умолчанию будет закрыто.

Кроме доступа к полям, надо продумать доступ к добавлению или удалению записей, экспорту или импорту данных, доступу к отчетам.

Шаг 4. Шаблоны

У любой компании есть основные документы, которые заполняются сотрудниками постоянно. Например, счета, в которые менеджер вручную вносит суммы и позиции заказа. На самом деле большая часть такой документации составлена по одним и тем же образцам, поэтому автоматизация этого процесса поможет сохранить много времени. Поэтому определите:
  • Какие документы используются в компании чаще всего?
  • Какие данные для этих документов уже собираются в таблицах?
Соберем основные документы (например, счета, коммерческие предложения, договоры, заявки) и отметим текст, который должен меняться. Какие данные из базы должны попадать в него? Например, в счет нужно подтягивать реквизиты, наименование продукции и сумму. Значит, именно эти поля и нужно привязать к нему.Советы: Шаблоны нужно сделать как можно более гибкими, оставив неизменяемым только основной текст. Остальная информация будет подставляться автоматически. Это избавит сотрудников от «бумажной волокиты», а сами документы – от ошибок и опечаток.

Часто в шаблон бывает необходимо подставить данные, которые не были учтены в таблице до этого. Для них всегда можно будет добавить новые поля.

Даже самый сложный договор можно привести к единому шаблону, просто добавив в него различные условия. Поэтому несколько похожих договоров удобнее будет свести в один.

Шаг 5. Рассылки

Теперь нужно задуматься о том, как компания поддерживает отношения с клиентами. Устраивает ли она специальные акции и мероприятия? Поздравляет ли клиентов с праздниками? Если да, то понадобится возможность рассылать информацию об этом через электронную почту или SMS. При выполнении такой работы вручную можно смело реорганизовывать компанию в почтовый филиал – только на это и будет уходить рабочее время сотрудников. Как же быть? Во-первых, нужно ответить на следующие вопросы:
  • С какой частотой и в какое время компания сможет проводить рассылки? Как часто появляются новости, которые будут интересны клиентам?
  • В каких случаях лучше использовать почту, а в каких – SMS?
После планирования частоты и способа рассылки нужно сформировать основной текст, который программа дополнит заданной информацией. При этом необходимо тщательно продумать текст рассылок заранее. Например, система может подставить в сообщение как мужское имя, так и женское, но смысл текста от этого пострадать не должен. Кроме того, адресату, конечно же, хочется почувствовать: вот это конкретное письмо было отправлено именно ему, организация действительно заботится о его возможности следить за новостями. Чтобы избежать «шаблонности», можно создать рассылку в стиле писем, которые до автоматизации отправляли вручную.Советы: Главная информация должна содержаться в самом тексте. Не нужно перегружать шаблон картинками и тяжелыми файлами. Большинство пользователей предпочитают отключать дополнения, а значит, для них суть письма останется неясной. Далеко не каждый сочтет это интригующим – скорее, просто закроет его и не воспользуется предложением.

При массовости рассылок стоит задуматься о спам-листах. Чтобы не попасть в них, нужно обратить внимание на возможность клиента отписаться от рассылки по собственному желанию. При этом опция должна быть очевидной – например, в виде обозначенной ссылки в письме.

Также при планировании рассылки нужно учитывать ограничение сервера на количество отсылаемых писем в час (на бесплатных серверах – в минуту). Как правило, после достижения максимального количества писем сервер блокирует аккаунт. Чтобы избежать подобной ситуации, рассылку лучше распределить на несколько циклов.

Не стоит проводить рассылки слишком часто и без особого повода. Во-первых, это раздражает подписчиков, во-вторых, вряд ли кого-то заинтересуют малоинформативные письма. Если есть уверенность в планировании, можно предупредить о частоте рассылок еще на этапе подписки – например, фразой «Наша еженедельная рассылка».

Шаг 6. Напоминания

Изменения в базе данных компании происходят регулярно, и информировать о них сотрудников нужно быстро и адресно. Обмен деловой информацией должен быть доступен, даже если мы говорим о филиалах, находящихся в разных городах. Основная цель напоминаний – это оперативное реагирование на происходящие процессы. Например, после того, как оператор внесет в таблицу заказ от клиента, менеджер должен получить уведомление о поступлении нового заказа и приступить к своей работе. Напоминание может отразиться на рабочем столе программы, прийти по электронной почте или SMS. Для того, чтобы организовать процесс передачи напоминаний, необходимо знать:
  • О каких изменениях необходимо оповещать сотрудников?
  • Как эти оповещения должны выглядеть?
Просмотрим еще раз список основных действий и найдем несколько примеров возможных напоминаний: «Вам добавлено новое задание», «Подходит к концу срок сдачи проекта», «Изменился статус заказа».Советы: Напоминания должны быть информативными, чтобы с первого взгляда было понятно, о чем идет речь. Поэтому нужно указывать больше конкретной информации внутри текста. Согласитесь, есть разница между «Изменился статус заказа» и «Статус заказа № XX изменился с A на B».

Отправлять напоминания следует только в случае необходимости. Не стоит создавать напоминания на маловажные изменения или рассылать их тем, кого они не касаются. Сотрудники просто «утонут» в них и перестанут реагировать вовремя.

Шаг 7. Вычисления

В своей деятельности многие компании используют определенные формулы. Например, почти все пользуются вычислением вида «Сумма = Количество x Цена». Но встречаются и более сложные формулы. Например, для расчета стоимости заказов, где необходимо задействовать логику. Если данный процесс автоматизировать, то программа будет автоматически рассчитывать необходимые поля в таблицах по заданной формуле. Чтобы к этому прийти, ответим на следующие вопросы:
  • В каких таблицах нужны вычисляемые поля?
  • По каким формулам программа будет их рассчитывать?
После заданных параметров расчеты будут производиться сами. Вручную считать и вписывать ничего не придется, а значит, и количество ошибок уменьшится во много раз.Советы: В первую очередь в систему автоматизации можно перенести те вычисления, которые уже хранились до этого в Excel или других программах.

Будет удобнее начать с простых вычислений, усложняя их по мере освоения системы автоматизации.

Необходимые для вычислений данные можно брать не только из текущей таблицы, но и из связанных с ней. Для этого нужно не забывать проставлять необходимые связи.

Шаг 8. Отчеты

Казалось бы, периодические отчеты в компаниях составляются и без этой вашей автоматизации. Так ли нужна помощь системы в мгновенном их генерировании? Ключевое слово здесь – «мгновенном». Прозрачность бизнес-процессов организации – это не только достоверность данных, но и скорость их получения. Так что, конечно, нужна. Поэтому определим:
  • Из каких данных будут составляться моментальные отчеты?
  • В какой форме их будет удобнее просматривать?
Точная информация о проделанной сотрудниками работе, предоставленная в любой удобный для руководства момент, поможет быстро проанализировать текущее состояние дел. Для этого достаточно запросить в системе генерирование отчета на базе данных из любых таблиц по любому процессу.Советы: Нужно определить параметры, которые можно будет изменять при формировании отчета – например, по периоду или по группам сотрудников.

Не стоит перегружать моментально составляемые отчеты сложной информацией. Основная их задача – быстрое ознакомление с текущей ситуацией для незамедлительного реагирования на возможные затруднения.

Можно сделать отчеты простыми для восприятия. Например, визуализировать их с помощью различных графиков и схем.

Заключение
Таким образом, ответив на вышеперечисленные вопросы, вы увидите:
  • какие бизнес-процессы нужно автоматизировать в вашей компании;
  • какие данные можно объединить в базу;
  • как разграничить доступ к этим данным;
  • в какие шаблоны объединить документацию;
  • как организовать массовые рассылки и напоминания;
  • какие вычисления удобнее проводить автоматически;
  • какие отчеты нужно генерировать моментально.
Конкретные идеи по каждому из пунктов как раз и составят ваше техническое задание. Его можно передать разработчикам, которые определят сроки и стоимость разработки необходимой вам системы автоматизации. Или, как вариант, вы можете воспользоваться готовым конструктором и создать систему самостоятельно. На этом мы завершаем вводную инструкцию. Надеемся, что наши советы помогут автоматизировать ваш бизнес быстро и без лишних затрат!

habr.com


Смотрите также