Часто задаваемые вопросы по бизнес-процессам в Битрикс24. Bitrix бизнес


Битрикс, что это такое. Битрикс для малого бизнеса.

«Битрикс» - что это такое? Большинство людей уже осознали, что современный мир — это мир информационных технологий и автоматизации многих социальных процессов. У большинства компаний появляются свои сайты или интернет магазины.

В бизнесе многие также используют автоматизацию процессов, происходящих в организации. Для этого созданы специальные программы, которые называются Customer Relationship Management или CRM.

CRM системы становятся все более востребованными в мире малого бизнеса. «Битрикс» — это компания, которая занимается именно автоматизацией процессов.

синхронизация бизнес процессов

Автоматизация современных бизнес-процессов и CRM

Основная функция всех CRM-программ — это автоматизация сделок с клиентами. Программа берет на себя рутинную работу по составлению отсчетов и планированию задач. При этом история каждого взаимодействия с клиентом хранится в удобном формате, начиная с первого звонка и заканчивая повторным обращением, если такое имело место. Каждый этап воронки продаж будет зафиксирован в памяти системы.

Это позволяет совершенствовать свой маркетинг на всех этапах обращения клиента.

Также во многие CRM-программы встроена собственная телефония, позволяющая совершать звонки и учитывать их, а также вести запись разговоров с клиентами.

Также одной из функций CRM-программы является планирование действий менеджера. Программа оснащена системами напоминаний о дедлайнах и многими другими приятными функциями.

Также любая CRM-программа систематизирует все данные о клиентах, позволяя в разы упростить аналитику компании.

Что такое «Битрикс»? Это компания, занимающаяся разработкой программного обеспечения и пакетных модулей для бизнеса.

Основными продуктами являются «1С-Битрикс» и «Битрикс 24». При этом каждый продукт содержит несколько модулей, сочетание которых составляет определенный пакет услуг. Самым популярным продуктом сейчас является «Битрикс. Малый бизнес».

интернет платформа для магазина

«1С-Битрикс»

«1С-Битрикс» — это система управления содержимым сайта и контентом. Это одна из платных CMS для создания сайта и организации информационного потока на нем.

Удобная в интерфейсе и интуитивно понятная готовая платформа для интернет-магазина. Она позволяет сконструировать свой онлайн-магазин даже самостоятельно.

В системе «Битрикс» могут находиться разнообразные данные: документы, фото, базы данных, видеоролики.

«1С-Битрикс» имеет несколько версий различной степени загруженности:

  • Управление сайтом с «Битрикс. Малый бизнес». Эта версия используется для небольших компаний и магазинов. С такой программой легко контролировать дилерскую сеть и редактировать товары на сайте. Однако в эту версию не включен модуль, позволяющий выставлять несколько цен на один и тот же товар. «Битрикс. Малый бизнес» отлично подходит для небольших интернет-магазинов и проектов.
  • Бизнес версия уже включает в себя такие модули как: многоценовость, накопительные скидки для каждого клиента, подписка на поступление новых товаров, а также многие другие функции, упрощающие работу с сайтом.

Последние версии «1С-Битрикс» создают сразу две версии сайта - одну для ПК и вторую, более легкую, для смартфонов и планшетов.

мобильное приложение

Что такое «Битрикс 24»

«Битрикс 24» - это облачный сервис CRM-онлайн для малого бизнеса, который позволяет организовать работу как небольшой компании до пяти сотрудников, так и более крупной со штатом более 100 человек.

«Битрикс 24» позиционируется как социальная сеть для синхронизации всех участников рабочего процесса. Многие функции позволяют как раз сделать синхронизацию работников максимально эффективной:

  • Функция установки задач каждому менеджеру и руководителю.
  • Общая лента новостей.
  • Доступность «Битрикс 24» - можно войти с любого устройства.
  • Чат для сотрудников компании.
  • Синхронизация с большим количеством социальных сетей и месенджеров.
  • Синхронизация с наиболее популярными сервисами аналитики.

Для представителей малого бизнеса «Битрикс 24» обладает очень простым и интуитивно понятным интерфейсом. Сотрудников не нужно дополнительно обучать использованию программы. Все сделано очень доступно.

Также интерфейс сервиса позволяет гораздо проще контролировать деятельность сотрудников, не отходя от рабочего места, прямо в битрикс. Комментарии об этой возможности у пользователей положительные.

Интеграция 1С и «Битрикс 24»

Учитывая то, что «Битрикс» — это такое программное обеспечение, созданное одноименной компанией, которое разработано с учетом всех потребностей пользователей, следует отметить, что сейчас предприняты шаги по налаживанию синхронизации сервиса управления сайтами и облачного сервиса. В данный момент времени существует возможность интеграции «Битрикс 1С» и «Битрикс 24», который позволит вам:

  • взаимодействовать со счетами;
  • импортировать товары с сайта в каталог «Битрикс 24».

Это происходит по следующим правилам:

  • Счет создается в «Битрикс 24» и по достижении определенного статуса отправляется в «Битрикс 1С».
  • в 1С счет оплачивается и меняется количество товаров. Эта информация в свою очередь направляется в «Битрикс 24».

Настроить синхронизацию можно в разделе «Битрикс 1С» - «Управление торговлей».

командная работа

Дополнительные возможности

Дополнительными возможностями «Битрикс 24» является:

  • Возможность учета рабочего времени каждого сотрудника. Время начала и окончания работы фиксируется на панели рабочий день.
  • Отправка отчетов в режиме реального времени. Для реализации нужно нажать на панели инструментов кнопку «Добавить отчет», а также открыть доступ в настройках отчета необходимым сотрудникам.
  • Удаленный доступ к отчетам.
  • Синхронизация с месенджерами. «Битрикс 24» синхронизируется с большинством месенджеров, такими как Whatsapp, «Телеграмм», а также с социальными сетями «Вконтакте», «Фейсбук» и с некоторыми другими.
  • Возможность оценки задачи.
  • Мобильное приложение «Битрикс 24».

О мобильном приложении стоит сказать отдельно. Это такое приложение «Битрикс», которое позволяет сотрудникам компании быть всегда в курсе происходящих актуальных событий. Для установки приложения требуется подключить модуль «Мобильное приложение» на сайте.

Итак, что такое «Битрикс»? Это программный продукт, который позволяет управлять большинством бизнес-процессов с помощью встроенных модулей.

fb.ru

Битрикс24 - Отчет по бизнес-процессу

Так, сегодня никаких смертей ... не портите мне отчёт!

Из к/ф “Аватар"

Мы не раз обращались к теме улучшения работы с бизнес-процессами в Битрикс24. При этом рассматривали штатные инструменты портала и создание специальных бизнес-процессов:

Мы получили много откликов и поняли, что проблема улучшения бизнес-процессов в Битрикс24 актуальна. Статья “Где искать бизнес-процессы в Битрикс24 и как ими управлять” стала одной из самых популярных. Это показывает, что пользователям не хватает функционала и инструментов для отслеживания работы бизнес-процессов и управления ими.

Проблема усугубляется, если в одном процессе выполняется обработка нескольких документов. Или из одного бизнес-процесса (БП) запустить другой процесс. Какие традиционные вопросы мы слышим после внедрения сложных БП:

  • у кого сейчас текущее задание по БП?
  • кого мы ждем, кто должен нажать кнопку?
  • кто тормозит работу?
  • кто уснул, почему нет движения документа?

Проще говоря, как понять, что сейчас происходит с бизнес-процессом. Существующие инструменты управления БП не сильно проясняют ситуацию, особенно если ты не автор БП.

Один из самых популярных бизнес-процессов — “Согласование договора”. Только ленивая компания не разработала такой автоматизированный бизнес-процесс. У нас есть даже мастер-класс по автоматизации согласования договора.

Проанализируем недостатки стандартной системы управления БП на его примере. При сопровождении портала логистической компании нас попросили помочь сделать понятным и доступным имеющийся процесс. Бизнес-процесс был непростым и состоял из двух частей. Первая часть — согласование заявки на то, чтобы завести договор в портале:

Вторая часть — непосредственное согласование договора:

При этом от сотрудников поступали следующие замечания:

  • непонятно, кто запустил процесс;
  • мне пришло задание, а из какой части, непонятно;
  • договор привязан к компании в CRM, как её быстро найти;  
  • а к сделке договор привязан, можно быстро найти эту сделку;
  • я нажал кнопку “Согласовано” и БП пошел дальше, как еще раз посмотреть файл договора;
  • как просмотреть все договоры, которые я согласовал;
  • ко мне пришел сегодня договор, почему он так долго шел, когда его вообще запустили?

Мы проанализировали проблемы и придумали простое решение. Нужен дашборд — простая информационная доска, на которой отображаются данные по бизнес-процессу.

Вся информация о ходе выполнения бизнес-процесса сохраняется в специальной таблице. Записываются все события и данные, связанные с БП. На основе таблицы формируется страница в публичной части. К ней прикручивается фильтр для поиска.

Получился следующий отчет:

1) Фильтр с традиционным интерфейсом Битрикса, позволяющий быстро искать и фильтровать данные:

    Фильтр позволяет получить ответы на следующие вопросы:

    • сколько всего запущено бизнес-процессов на согласование;
    • сколько запустил процессов конкретный сотрудник;
    • сколько заданий зависло у исполнителя;
    • сколько бизнес-процессов согласуются с бухгалтером;
    • и пр.

    Фильтр использует интерфейс Битрикса. При доработках Битрикс24 мы стараемся максимально использовать штатные элементы портала. Во-первых, это минимизирует риски при обновлениях системы. Во-вторых, не требует обучения пользователей работе с новыми модулями.

    2) Возможность перейти к списку своих заданий по БП и списку согласуемых договоров:

    3) Просмотреть по ссылке файлы договора на битрикс-диске:

      4) Перейти по прямой ссылке в нужную компанию или сделку:

        Что в итоге :

        • сократилось время согласования договоров;
        • поиск “тормозящего сотрудника” занимает секунды;
        • ушли постоянные вопросы пользователей, не понимающих что происходит в БП, в целом улучшилось управление бизнес-процессом;
        • выросла лояльность сотрудников к БП;
        • созданы условия для развития и усложнения бизнес-процесса.

        Доработка интересная и полезная. При её решении мы использовали свои компетенции :

        1. Настройка CRM;
        2. Автоматизация процессов;
        3. Кастомизация бизнес-процессов.

        Трудоемкость создания информационной панели для бизнес-процесса 20 – 30 часов . Зависит от требуемого функционала. Заказать отчет .

        Оцените статью:

        Спасибо, ваш голос успешно добавлен!

        www.intervolga.ru

        Битрикс. Бизнес-процессы. PHP-код.

        Мелехова Светлана

        13.01.2014

        Недавно ко мне обратился насяльника с просьбой помочь в написании бизнес-процесса (далее в статье БП) для автоматической отсылки писем клиентам, у которых подходит срок оплаты хостинга. Для полноценной работы с дизайнером шаблонов БП потребуется администраторский доступ к корп-порталу.

        У нас на корп-портале есть список (Сервисы -- Списки) "Клиенты хостинга". У каждого элемента есть свойство PAYED, содержащее датавремя, до которого оплачен хостинг. Задача: когда текущее время больше времени PAYED, надо отсылать клиенту письмо с предупреждением, что через три дня его хостинг сдуется =)

        Находим шаблоны, прикреплённые к списку клиентов хостинга.

        Создаём новый Последовательный БП. Битрикс предлагает нам вполне наглядный дизайнер шаблонов БП, к особенностям которого всё-таки придётся привыкнуть (впрочем, как и ко всему, что обладает объёмным синтаксическим и семантическим функционалом). В диалоге Параметры шаблона находим третью вкладку Переменные и создаём строковую переменную с идентификатором payed_to и с таким же именем. Чуть позже увидим зачем нам эта переменная. Заодно отключим автоматический запуск при создании и изменении. Эти галочки можно потом проставить, а для дебага они будут мешаться.

        1. Общая логика Для начала составим у себя в голове логику действий.

        1. БП в цикле раз в сутки проверяет разницу между PAYED и текущим датавременем. 2. Если время кончилось, заканчиваем выполнение БП, если нет - ждём следующего витка цикла.

        2. Используемые блоки Опишем используемые блоки и их функциональность, которую далее используем в решении задачи. 2.1 Изменение переменных Блок позволяет присваивать переменным шаблона БП какие-то значения. Например, взятые из текущего элемента, к которому прикреплён БП. 2.2 PHP-код Блок позволяет выполнять PHP-код (всегда ваш, капитан очевидность).

        Здесь можно общаться с переменными шаблона и свойствами элемента списка с помощью двух способов. 1. Непосредственное обращение к переменной. Синтаксис обращения можете получить с помощью кнопочки с тремя точечками. Например, получим значение свойства элемента PAYED.

         

        2. Спросить значение в ооп стиле. Замечу, что #ID_VARIABLE - это идентификатор переменной шаблона, а не её имя

        Задание значения переменной осуществляется при помощи функции SetVariable.

        Логгирование (например, в целях дебага) можно осуществлять с помощью обращения к методу WriteToTrackingService. Вообще тут доступны два способа (документация Вывод в лог). 2.3 Цикл Нам нужно условие типа PHP-код. Однако, следует понимать, что здесь существуют некоторые особенности. 1. Отсутствует доступ к текущему активити через $this, хотя есть доступ к некоторым методам через $ownerActivity. 2. PHP-код, добавленный в условие цикла, выполняется битриксом через eval. 3. PHP-код должен возвращать логическое значение true или false Если код возвращает true, то цикл продолжается. При false, соответственно, прерывается. 2.4 Пауза в выполнении Как следует из названия, блок заставляет БП приостановиться на указанное время, либо выполниться в указанное время. Возможно задать промежуток в секундах, минутах, часах и в днях.

        3. Составляем демо-шаблон На основе того, что я знаю, составляю шаблон. Не очень понятно как получить свойство элемента внутри условия Цикла, поэтому я сначала присваиваю значение переменной payed_to, а потом получаю его в условии Цикла. Собственно говоря, для этого я и заводила эту переменную. Ну и для сопутствующего дебага, конечно. Как перетаскивать блоки в дизайнере, я надеюсь, вы и сами разберётесь =)

        3.1 Изменение переменных

        3.2 PHP-код

        3.3 Цикл

        3.4 PHP-код. Вывод в лог.

        А дальше и так понятно =)

        4. Тестирование и лог Создаём тестового клиента в списке. Запускаем для него из диалога действий требуемый БП ручками.

        Если появилась надпись Бизнес-процесс по шаблону 'Уведомление об отключении' успешно запущен, значит мы уже на пути к цели =) Возвращаемся в список наших клиентов. Смотрим в последний столбец таблицы - там список всех БП, привязанных к данному элементу. Под именем БП есть статус, нажав на который можно попасть в лог действий для данного БП текущего элемента.

        В моих изысканиях мне помогли следующие источники.

        Просмотров: 6166

        www.infospice.ru

        Часто задаваемые вопросы по бизнес-процессам в Битрикс24

        Если вы "поделитесь" этой статьей в социальных сетях, мы пришлем Вам полный перечень вопросов и ответов на них, которые проясняют нюансы и тонкости создания и использования бизнес-процессов в Битрикс24.

        Frequently Asked Question(s)

        Вам может быть интересно:

        Внедрение Битрикс24 Бизнес-процессы Битрикс24

        Бизнес-процессы в Битрикс24

        Q1: В какой программе удобнее всего рисовать схему формализованного бизнес-процесса?

        А: Подойдет любая программа, позволяющая быстро строить алгоритмические конструкции. Например, Microsoft Visio, Word, PowerPoint.

         

        Q2: Какой браузер надо использовать при работе с бизнес-процессами?

        A: Можно использовать любой современный браузер: Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Yandex и пр. Бизнес-процессы будут работать в любом браузере.

         

        Q3: Можно ли Битрикс24 использовать как СЭД (систему электронного документооборота)?

        А: Полностью автоматизировать весь документооборот в компании не получится. Но автоматизировать процессы согласования большинства документов вполне возможно. Для этого необходимо создать автоматизированные бизнес-процессы.

         

        Q4: Можно ли распечатать для документирования созданный шаблон бизнес-процесса?

        A: Можно уменьшить масштаб и распечатать шаблон бизнес-процесса как обычную картинку с экрана. Или можно скопировать картинку в любой графический редактор.

         

        Q5: Можно ли бизнес-процесс, созданный в Битрикс24, выгружать в другой портал.

        А: Да, можно. Для этого следует использовать операции экспорта и импорта бизнес-процессов. В дизайнере бизнес-процессов существуют специальные кнопки Экспорт и Импорт.

         

        Q6: Как правильно говорить: «Мы запускаем бизнес-процесс или шаблон бизнес-процесса»?

        А: Правильный ответ: «Мы запускаем бизнес-процесс по шаблону».

         

        Q7: Как сообщения из бизнес-процесса, который запущен в CRM, выводить в Живую ленту.

        А: Для этого в разделе «Прочие настройки» в CRM необходимо включить опцию "Отображать сообщения и дела в общей живой ленте».

         

        Q8: В компании с помощью созданного бизнес-процесса обрабатывается большое число договоров в разделе Бизнес-процессы – Процессы в ленте. Как осуществить быстрый поиск нужного договора?

        A: С помощью фильтра. Для этого откройте нужный процесс. Вверху будет расположен Фильтр. Разверните его с помощью кнопки «Развернуть фильтр», нажмите Плюс, выберите нужное поле и укажите поисковый запрос.

         

        Q9: Если в компании уволили сотрудника, а вместо него взяли нового сотрудника, то это как-то отобразится на обработанных с помощью бизнес-процесса документах?

        A: Нет. Все изменения применяются только при новом запуске бизнес-процесса. Для обработанных документов изменения в штате компании никакого влияния не оказывают.

         

        Q10: Можно ли продолжить выполнение бизнес-процесса с того же места после его принудительного прерывания?

        A: Нет, если автоматизированный бизнес-процесс прерван, то все действия и задания по нему отменяются. Нужно будет заново запустить его.

         

        Q11: Если автоматизированный бизнес-процесс неправильно обрабатывает данные, как его остановить?

        Q12: Может ли внешний пользователь запустить бизнес-процесс в Битрикс24?

         

        Q13: Что такое служебный комментарий и чем отличается от обычного?

         

        Q14: Как сделать обязательным служебный комментарий при выполнении заданий бизнес-процесса?

         

        Q15: При работе бизнес-процесса требуется, чтобы при изменении файла оставались старые версии. Как это проще реализовать?

         

        Q16: Для одного процесса могут использоваться разные шаблоны бизнес-процессов?

         

        Q17: Если сотрудник уволится, то придётся исправить все бизнес-процессы с его участием?

         

        Q18: Как сделать, чтобы одни документы обрабатывались для разных отделов по-разному?

         

        Q19: Есть ли возможность копировать действия в шаблоне бизнес-процесса?

         

        Q20: Если автор, запустивший автоматизированный бизнес-процесс из раздела Бизнес-процессы – Процессы в ленте, решил отказаться от его дальнейшей работы, как может он отменить процесс?

         

        Q21: Как в автоматизированных бизнес-процессах вместо конкретных сотрудников указывать их должности?

        Q22: Константы и переменные, которые мы создаем в шаблоне бизнес-процесса, действуют для всей системы Битрикс24 или только для конкретного БП?

         

        Q23: Что значит «множественное» у типа поля?

         

        Q24: В шаблоне бизнес-процесса, когда настраиваются действия, можно указывать в окне «Вставка значения» пользователя «Автор» и поле документа «Кем создан». В чем разница их использования?

         

        Q25: Можно создавать и использовать сразу несколько действий для часто повторяющихся операций в шаблоне бизнес-процесса?

         

        Q26: Можно ли сохраненный шаблон бизнес-процесса использовать для вставки в другом бизнес-процессе?

         

        Q27: В бизнес-процессе используется цикл для согласования документа. Можно ли где-то посмотреть информацию о количестве циклов, после которых документ был согласован?

        Если вы "поделитесь" этой статьей в социальных сетях, мы пришлем Вам полный перечень вопросов и ответов на них, которые проясняют нюансы и тонкости создания и использования бизнес-процессов в Битрикс24.

        Вам может быть интересно:

        Внедрение Битрикс24 Бизнес-процессы Битрикс24

        Оцените статью:

        Спасибо, ваш голос успешно добавлен!

        www.intervolga.ru

        Битрикс24: Живые Бизнес-процессы

        Екатерина Шеленкова 1 Мая 2015 12376

        Бывало у вас такое? Только слышишь слово Бизнес-процессы и сразу становится страшно и кажется сложно, дорого, нужно искать специалиста… Мое первое знакомство с ними было именно таким.

        Все изменилось! Теперь Бизнес-процессы совсем рядом, к ним буквально можно прикоснуться, попробовать, ощутить их мощь. Не нужно искать, не нужно вникать и сложно настраивать – они уже готовы к работе!

        5a1feefbbb554c7a8a5bd8f2c7d332a7.pngАвтоматизировать процессы компании - это важная и непростая задача и именно ее мы поставили перед собой в этот раз.

        Давайте посмотрим что получилось:Начнем с того, что мы выбрали основные частые сценарии процессов, которые встречаются практически в любой компании. Сколько времени вы тратите на оплату входящего счета? На подписание и оформление отпуска или командировки? Уверена, порой уходит по несколько дней чтобы утвердить свой отпуск и получить разрешение от всех руководителей, а потом еще отнести его в бухгалтерию на оформление.

        Мы подготовили видеоролик, который показывает реальный сценарий утверждения отпуска в компании, посмотрите, уверена, многие узнают в нем себя.

        В вашем браузере отключен JavaScript

        Эффективное использование рабочего времени – очень важный показатель для каждого сотрудника компании, но если раньше было сложно и страшно представить себе оптимизацию таких простых, порой рутинных операций, как оплата счета, выдача наличных, то сейчас, Битрикс24 предлагает готовое решение, которое не требует настроек и обучения. 6 типовых Бизнес-процессов, которые доступны на любом тарифном плане Битрикс24 (на данный момент доступны 5 процессов, Входящие документы появятся немного позже)
        • Счет на оплату
        • Входящие документы
        • Исходящие документы
        • Выдача наличных
        • Заявление на отпуск
        • Заявление на командировку
        Каждый сотрудник сможет оформить любой из процессов прямо в Живой ленте, заполнив всего несколько полей. Счета, заявление на отпуск, командировку или выдачу наличных, все проходит процесс утверждения прямо в Битрикс24. Руководитель утверждает, бухгалтер оформляет и оплачивает счета и все это видно в живой ленте!

        Подробнее о каждом процессе из 6ти установленных, вы можете узнать в новом сервисе Поддержка24

        9327aa295cffdf8c2a3f9cb0a3a0eb41.pngБизнес-процессы позволят вам автоматизировать процессы внутри компании.

        Обратите внимание, новые Процессы не связаны с Бизнес-процессами в CRM, Файлах и Списках, это новый тип процессов, которые проходят стадии утверждения в Живой ленте.

        Если вы хотите создать свой такой процесс или отредактировать, дополнить текущий стандартный, необходимо перейти на страницу Компания – Процессы. Здесь можно указать какие процессы будут доступны в Живой ленте, а также гибко разграничить права доступа на конкретный процесс для сотрудников. Настройки доступны администратору вашего Битрикс24.

        ea075b370933721892eacf8f69718060.pngВ разделе Избранное – Бизнес-процессы вас ждет список заданий, которые требуют именно вашей реакции. Счетчик в меню подскажет о том, что есть активные задания.

        Если для вас есть сразу несколько заданий, вы можете выполнить их в несколько кликов: отметьте задания в списке и выберите действие, которое необходимо выполнить.

        1e116cece7e811defc26426279682497.pngА если вы уходите в отпуск, можно быстро делегировать свои задания на другого сотрудника, также отметив несколько или все задания и назначив нового ответственного.4e46f0f6cec09cb7b334d8d737a27f3b.pngСтраничка Мои процессы покажет все процессы, которые вы запустили. Здесь вы всегда сможете просмотреть какие процессы в действии, какие завершены, а также понять на ком сейчас повисло то или иное задание.

        Вот такие новые процессы приготовил для вас Битрикс24. Давайте посмотрим как это работает, на примере оплаты счета:

        В вашем браузере отключен JavaScript

        Процессы доступны на всех тарифных планах Битрикс24, включая бесплатный "Проект".

        Если вы считаете, что в Бизнес-процессе чего-то не хватает, пишите нам, мы будем анализировать все предложения и дорабатывать типовые шаблоны. Таким образом, если шаблоны не будут изменены, вы сможете получить наши обновления. Если вы желаете изменить шаблон и отредактировать его под требования вашей компании, рекомендуем экспортировать шаблон и импортировать его в свой созданный процесс. Таким образом, вы сможете получать наши обновления процессов и одновременно пользоваться своими.

        Пробуйте, смотрите, пишите свои замечания, идеи, предложения, я буду внимательно следить за комментариями!

        www.bitrix24.ru

        Бизнес-процессы в CRM

        Что такое бизнес-процессы в Битрикс24

        Приведем определение, опубликованное в обучающем курсе по Бизнес-процессам.

        Основа понятия Бизнес-процесс — это Маршрут. Маршрут, по которому должен пройти документ для успешной его обработки. Документами могут являться обычные файлы или записи в списке, а также элементы CRM — Лид, Контакт, Компания, Сделка. Более человеческое понятие — Алгоритм. Последовательность действий для достижения результата.

        Для ознакомления с бизнес-процессами мы рекомендуем изучить специальный курс, а также настроить пару процессов самому в конструкторе.

        Последние доклады и вебинары по Битрикс24 посвящены бизнес-процессам в общем понимании и почти не касаются их применения к CRM. Мы уверены, что каждый специалист, работающий с Битрикс24, может назвать несколько задач, требующих автоматизации. Рассмотрим ниже одну из них и предложим алгоритм ее решения с помощью бизнес-процесса.

        Вам может быть интересно:

        Внедрение Битрикс24 Бизнес-процессы Битрикс24

        Бизнес-процессы в CRM

        Сначала скажем несколько слов, где в Битрикс24 можно найти Бизнес-процессы.

        1. Общий список процессов: Компания-Процессы (/company/processes/). Содержит список типовых процессов, доступных для запуска пользователю. Именно там находится Счет на оплату, Заявление на командировку, и прочие “коробочные” процессы. Для администратора портала страница содержит кнопку “Создать новый”, позволяющей создать БП. Как создавать процессы мы опишем в следующих статьях.
        2. Мои процессы: Бизнес-процессы — Мои процессы. Список процессов, завершенных или работающих, в которых Вы принимаете участие. В этом блоке есть также пункты Процессы в ленте и Все активные. В них можно найти процессы, которые Вы можете запустить, а также вообще все запущенные в данный момент процессы (если доступно). Обращаем Ваше внимание, что в бесплатном тарифе действует ограничение на количество одновременно работающих БП!
        3. В некоторых версиях Битрикс24 можно найти мифическую вкладку “Бизнес-процессы” в одном из меню (/company/personal/bizproc/). Похоже на промежуточную страницу между “Мои процессы” и “Процессы”, ничего не отображает. Не факт, что в Вашем портале заработает, но попробуйте.
        4. Бизнес-процессы в CRM. Стоят особняком и находятся так глубоко, что сразу не найдешь: CRM - Настройки - Автоматизация - Бизнес-Процессы (/crm/configs/bp/). Про них дальше и пойдет речь.

        Отличие Процессов от Бизнес-процессов в CRM

        Есть подозрение, что с появлением и развитием Процессов на вкладке Бизнес-процессы, их аналоги в CRM сойдут на нет и перекочуют в указанные пункты. На данный момент интерфейсно и структурно это совершенно разные сущности.

        Процессы

        Бизнес-процессы CRM

        Хранение данных

        Каждый процесс в своей основе имеет таблицу данных различных типов. Над таблицей настраивается порядок действий, связанный с данными.

        Все данные хранятся в сущностях CRM — Лид, Сделка, Контакт, Компания. Передавать данные между сущностями в рамках процесса невозможно.

        Только “создавать” новые сущности.

        Визуальная часть

        Стадии и ответственные видны в Живой ленте, а также в списке Процессов. У каждого процесса есть карточка с основными данными.

        Отсутствует. Если не знать, что существует бизнес-процесс, можно наблюдать только его действия — задачи, события, смену состояний сущностей.

        Переменные процесса

        Основные типы переменных

        Дополнительно имеют 2 типа: Привязка к элементам CRM и Привязка к справочникам CRM

        Типы бизнес-процессов

        2 типа: Бизнес процесс-со статусами и Последовательный бизнес-процесс

        Также 2 типа! Для того, чтобы создать БП со статусами, сначала нужно создать последовательный, после чего при редактировании выбрать “Создать шаблон - Бизнес-процесс со статусами”.

        Какие задачи можно решать?

        С помощью бизнес-процессов в CRM можно и нужно решать, в первую очередь, организационные задачи — напоминания при наступлении определенной стадии лида или сделки, информирование необходимых сотрудников, задачи для специалистов по продажам. Если кратко — Бизнес-процессы в CRM должны помогать обеспечивать воронку продаж!

        Сколько лидов у Вас находятся в одной и той же стадии по несколько недель из-за того, что все про них забыли? Настройте бизнес-процесс, который будет ставить задачи и напоминания! Трудозатраты минимальны, а порядок в продажах обеспечен.

        В каких случаях можно и нужно использовать?

        Отсутствие визуального представления в Живой ленте сказывается на удобстве применения Бизнес-процессов в CRM. Если Вам необходимо связать в одну цепочку несколько сотрудников и провести процесс по определенным этапам, нужно использовать Процессы Живой ленты. Они дают однозначный ответ на вопросы “Кто кого ждет”, и “Какой следующий шаг”. Чего не скажешь о процессах в CRM.

        Пример разработки бизнес-процесса в CRM

        Рассмотрим простой, но показательный пример. Нередко специалист по продажам, закрывая сделку, настолько воодушевлен этим событием, что забывает об организационных задачах — проследить подписание договора, доставку и хранение оригинала, доступность договора в хранилище для других сотрудников.

        Поможем продавцу и настроим бизнес-процесс, который при заключении сделки будет ставить задачу ответственному на сбор и подготовку документов. Назовем бизнес-процесс “Сбор документов при закрытии сделки”. Ниже приведен перечень шагов, которые мы рекомендуем использовать для настройки и внедрения любого, даже самого простого бизнес-процесса.

        Цель Бизнес-процесса

        Для каждой закрытой успешной сделки обеспечить наличие оригиналов документов в бухгалтерии и электронной версии документов в файловом хранилище.

        Задачи Бизнес-процесса

        • Напомнить сотруднику, закрывшему сделку, что он должен обеспечить наличие документов.
        • Уведомить бухгалтерию о заключении нового договора.
        • Поместить оригиналы и электронные версии документов в соответствующее хранилище.

        Права доступа и условия запуска

        Так как Бизнес-процесс работает в CRM, он должен взаимодействовать с сотрудниками, имеющими доступ к CRM.

        Запуск должен выполняться только в момент закрытия успешной сделки. Это значит, что “неуспешные” и отложенные сделки не должны инициировать его запуск.

        Роли

        Предлагаемые роли сотрудников, работающие с процессом.

        Роль

        Описание

        Тип данных и использование сущности в процессе

        Ответственный сотрудник

        Сотрудник, который завершил сделку. Отвечает за подготовку документов.

        Автор документа (как ответственный, который закрывает сделку, является автором)

        Руководитель отдела продаж

        Контролирует процесс подготовки документов.

        Константа. Используется как Постановщик задачи на сбор документов

        Бухгалтер

        Должен быть поставлен в известность, что сделка закрыта и документы подготовлены

        Константа. Используется как “Наблюдатель” задачи на сбор документов

        Универсальность

        На данный момент есть 2 служебных стадии у закрытой сделки — Заключена и Не заключена. Нам нужно будет отслеживать наличие именно стадии Сделка заключена.

        Руководителем отдела продаж и Бухгалтером можно назначать одного и того же сотрудника. Это не меняет логики процесса.

        Алгоритм работы

        Перед тем, как приступить к созданию БП в конструкторе, следует правильно нарисовать его на бумаге. Очень хорошо подходят схемы, доступные в google docs. Классические алгоритмические конструкции в школе все проходили? Наш пример ниже.

        Дизайнер бизнес-процессов

        Начинается самое интересное — создание процесса в дизайнере БП. Для этого открываем CRM - Настройки - Автоматизация - Бизнес-процессы и создаем новый шаблон в пункте Сделка.

        Первичная настройка требует названия, выбора способа запуска процесса, обозначения переменных.

        Название

        Сбор документов при закрытии сделки

        Автоматически запускать

        При изменении

        Если выбрать флажок “При создании” процесс будет запускаться для каждой новой сделки.

        При изменении — только при изменениях. Смена статуса сделки как раз является изменением.

        Параметры, Переменные

        Не определяем

        Константы

        Назначим 2 константы типа “Привязка к пользователю”:

        1. Руководитель отдела продаж - uCRMAdmin.
        2. Бухгалтер - uBuh.

        Для каждой константы нужно сразу задать значение, выбрав пользователя из списка.

        Руководителем отдела продаж и Бухгалтером можно назначать одного и того же сотрудника. Это не меняет логики процесса.

        Подсказка: если у Вас в портале много пользователей и поиск необходимого затруднен, можно использовать указание ID пользователя в квадратных скобках.

        Далее переносим наш алгоритм в дизайнер бизнес-процессов. От нас требуется добавить ровно одно Условие (блок Конструкции) и ровно одну Задачу (блок Уведомления).

        Настройки каждого элемента выполняем следующим образом. Начнем с задачи.

        Поле

        Значение

        Комментарий

        Заголовок

        Задача на сбор документов при закрытии сделки

        Используется только в дизайнере для наименования блока. Пользователю не доступно.

        Название задачи

        Подготовить документы по сделке {=Document:TITLE}

        То, что видит пользователь в списке задач и в списке дел CRM.

        В макрос будет подставлено название документа (т.е. текущей сделки).

        Подстановщик

        {=Constant:uCRMAdmin}

        В макрос будет подставлено значение константы “Руководитель отдела продаж”

        Ответственный

        {=Document:ASSIGNED_BY_ID}

        Мы используем “Ответственного за документ” для назначения ответственного за задачу. Логично, что тот, кто ответственный за сделку, должен готовить документы. Хотя этот параметр тоже можно было вынести в константу и назначать ответственным офис-менеджера.

        Начало

        {=System:Now}

        Не долго думая, ставим начало выполнения задачи в момент ее создания.

        Крайний срок

        =dateadd({=System:Now}, "+2d")

        Данная конструкция позволяет указать +2 дня к времени создания задачи. То есть, ставим задачу на 2 суток вперед.

        Описание задачи

        <ul>

        <li>Подписать оригинал договора</li>

        <li>Поместить скан подписанного договора в служебную папку</li>

        <li>Передать бухгалтеру подписанный оригинал</li>

        </ul>

        Да, да! В тексте описания задачи можно использовать HTML.

        Наблюдатели

        {=Constant:uBuh}

        В макрос будет подставлено значение константы “Бухгалтер”.

        Привязать к текущей сущности CRM

        Да

        В обязательном порядке. Иначе никогда не найдем задачу в недрах CRM.

        Остальные поля остаются на Ваше усмотрение. Ничего важного в них нет.

        Настройка условия создания задачи в таблице ниже. При добавлении конструкции “Условие” в конструкторе бизнес-процессов создается три блока — один для заголовка конструкции и два для назначения условий.

        Заголовок конструкции

        Сделка закрыта?

        Используется только в дизайнере БП.

        Заголовок отрицательного условия

        Сделка не закрыта (ничего не делаем)

        Поля отрицательного условия

        Поле документа: Сделка закрыта

        Условие: Равно

        Значение: Нет.

        Таким образом мы говорим бизнес-процессу двигаться к завершению при условии, что сделка не заключена.

        Заголовок положительного условия

        Сделка закрыта?

        Поля положительного условия

        Поле документа: Сделка закрыта

        Условие: Равно

        Значение: Да.

        Дополнительные условия по правилу “И”

        Поле документа: Стадия сделки

        Условие: Не равно

        Значение: Сделка не заключена.

        Необходимо для обработки закрытой, но не успешной сделки.

        Дополнительные условия по правилу “И”

        Поле документа: Стадия сделки

        Условие: Не равно

        Значение: Обработка приостановлена.

        Необходимо для обработки закрытой, но не успешной сделки.

        Если у Вас в CRM настроены прочие условия не-успеха, их тоже нужно включить.

        Проверка работы

        По завершении дизайна бизнес-процесса, его нужно сохранить и проверить работу. Берем любую сделку, закрываем, обновляем страницу. В правой части страницы можно заметить результат — созданную задачу на оформление документов по сделке.

        Выгрузка в bpt

        Мы подготовили файл bpt-формата для созданного бизнес-процесса. Условием для загрузки файла является добрый “лайк” нашей страницы в Facebook.

        Примеры задач для решения с помощью Бизнес-процессов CRM

        Мы рассмотрели только одну относительно несложную задачу для применения автоматизации в работе с CRM. Ниже список других, более сложных, успешно реализованных нами не только в своем Битрикс24, но также в порталах заказчиков. Будем рады помочь Вам с внедрением бизнес-процессов в CRM. Вопросы и комментарии отправляйте с помощью формы внизу.

        1. Создание задачи ответственному за лид для напоминания о его обработке. Проверяются и не обрабатываются “некачественные” статусы лида.
        2. Создание задачи на последующую обработку при изменении статуса лида. Так называемое “Ведение воронки продаж”.
        3. Создание напоминаний и уведомлений ответственным сотрудникам при наступлении определенной стадии сделки.
        4. Создание событий в календарях сотрудников при заключении сделки.
        5. Запуск *другого* бизнес-процесса при заключении сделки. Например, запуск БП “Счет на оплату” при заключении сделки на продажу товара.
        6. Автоматическое создание нового контакта, новой компании, сделки, если лид качественный.
        7. Организация циклов действий – “звонок клиенту”, “письмо”, “встреча” в удобной последовательности и с необходимой периодичностью.

        Вам может быть интересно:

        Внедрение Битрикс24 Бизнес-процессы Битрикс24

        ИНТЕРВОЛГА как веб-интегратор

        Веб-интеграция это создание крупных информационных веб-систем , глубоко интегрированных в бизнес Заказчика. Это снижение затрат на работу с клиентами, рост продаж и автоматизация процессов.

        ИНТЕРВОЛГА –  компетентный веб-интегратор . Мы можем решить все задачи веб-интеграции собственными силами. Большинство  наших проектов  – комплексные, интеграционные.

        Наш принцип: приносить пользу бизнесу клиента за счет осмысленного применения веб-технологий.

        Решение задач автоматизации бизнес-процессов – основная компетенция веб-интегратора.

        Обычно мы начинаем подготовку интеграционного проекта с проведения стратегического SWOT-анализа информационных систем и рекламных кампаний Заказчика.  Оставьте заявку на консультацию .

        Если вы четко видите цель, оставьте  заявку на обсуждение интеграционного проекта .

        Оцените статью:

        Спасибо, ваш голос успешно добавлен!

        www.intervolga.ru

        Бизнес-процес в Битрикс24 для создания задач в зависимости от стадии сделки

        Автоматизируйте рутинную работу по контролю заключенных и проигранных сделок. Проводите формальный контроль заполнения карточки сделки перед передачей заключенной сделки в отдел производства. Менеджеры по продажам никогда не любят заполнять CRM, теперь у них не будет шанса этого не сделать. Скачайте файл с готовым бизнес-процессом для Битрикс24, чтобы свести к минимуму человеческий фактор, который ухудшает работу с клиентом.

        Мы много лет занимаемся созданием бизнес-процессов для CRM в Битрикс24. Знаем, как организовать управление процессами в компании - от простых до сложных.

        Используйте примеры готовых бизнес-процессов, консультируйтесь на Форуме или присылайте запросы на разработку индивидуальных бизнес-процессов. Для этого заполните Бриф на разработку и отправьте его на почту Пинол: [email protected]

        Алексей Окара, основатель Пинол

        1. Кейс клиента

        Необходимо автоматизировать процесс передачи заключенной сделки из отдела продаж в отдел производства, чтобы нельзя было забыть поставить задачи по сделке. Бизнес-процесс должен:

        ✔ При заключении проверять наличие типовых задач по сделке (закупить ПО, произвести отгрузку, выполнить другую работу) и при их отсутствии формировать блок типовых задач.

        ✔ Проверять полноту заполнения полей в этой сделке (чтобы были заполнены все важные поля). Если поля не заполнены, то переводить сделку на стадию "Заполнить карточку сделки".

        ✔ По завершению работ по сделке (исполнения условий договора) сделки ставить задачу для получения отзыва от клиента для измерения NPS (индекса клиентской лояльности).

        ✔ Находить проваленные сделки и ставить задачу начальнику отдела продаж по контролю причин неуспешного проведения сделки.

        2. Алгоритм действий по внедрению данного бизнес-процесса

        Практически каждая компания сталкивается с таким кейсом. Менеджер переводит сделку в стадию "Заключена", но иногда человеческий фактор вмешивается в процесс, и работа по ней начинается только когда разъяренный клиент звонит и требует оказание услуги или поставки товара.

        Чем больше сотрудников и сделок в компании, тем выше риск потерять задачи по сделке и упустить срок по исполнению обязательств перед клиентом.

        Для автоматизации этого кейса, предлагаем воспользоваться готовым бизнес-процессом. Берите его, и пусть работа по сделкам у вас в компании будет более эффективна, а клиенты - всегда довольны.

        Вы можете скачать файл с готовым бизнес-процессом ЗДЕСЬ и затем импортировать его на ваш портал. Если что-то не получится или бизнес-процесс на вашем портале будет работать некорректно, то пишите об этом в комментариях к данной статье.

        Также вы можете создать бизнес-процесс самостоятельно по данной схеме:

        Продолжение схемы (часть 2 из 3)

        Продолжение схемы (часть 3 из 3)

        2.1. Скачать файл с готовым бизнес-процессом

        Чтобы скачать бесплатно файл с бизнес-процессом, напишите запрос на получение файла в комментарии к данной статье. Далее получите файл и выполните действия, указанные ниже.

        2.2. Импортировать файл с готовым бизнес-процессом в Битрикс24

        Создание бизнес-процесса в Битрикс24. Откройте: CRM / Еще / Настройки / Роботы и бизнес-процессы / Бизнес процессы:

        Нажмите "Добавить шаблон" в блоке "Сделка":

        В открывшемся окне параметров шаблона, введите название бизнес-процесса. В чекбокс «Автоматически запускать» поставьте галочку «При изменении» (запуск бизнес-процесса будет происходить автоматически при изменении стадии сделки) и нажмите кнопку «Сохранить». 

        Созданный бизнес-процесс откроется в дизайнере бизнес-процессов. Нажмите кнопку «Импорт» и подтвердите замену текущего шаблона.

         

        Выберете файл бизнес-процесса, который вы скачали на шаге 2.1. данного алгоритма и нажмите кнопку «Импортировать».

        В результате в списке ваших бизнес-процессов для сделки появится новый, который мы только что создали.

        3. Настройка стадий сделки

        Так как данный бизнес-процесс срабатывает при наступлении определенных стадий сделки, важно, чтобы названия стадий сделки в вашей CRM совпадали с названиями в схеме бизнес-процесса.

        Есть 2 способа, как привести в соответствие названия стадий сделки в бизнес-процессе и в вашем Битрикс24: сделать стадии в вашей CRM такие, которые используются в бизнес-процессе или изменить названия стадий в бизнес-процессе (поменять на те, которые вы используете в CRM). 

        Рассмотрим первый вариант. Чтобы изменить стадии сделки в вашем Битрикс24, перейдите в раздел CRM / Еще / Настройки и выберете пункт «Справочники».

        Настройте стадии (добавьте те, которые нужны для бизнес-процесса) и нажмите кнопку «Сохранить»:

        Процесс запускается автоматически каждый раз при изменении сделки.

        Проверяется статус сделки. Если сделка заключена, а работы по ней не начинались (нет задач), то сделка считается вновь заключенной и требующей постановки задач.

        В первую очередь происходит формальный контроль, заполнены ли обязательные поля сделки. Если заполнены не все обязательные поля, то:

        1) статус сделки переводится в "Ожидание заполнения карточки сделки",

        2) ставится задача менеджеру с указанием, какие поля сделки необходимо заполнить.

        При прохождении формального контроля сотруднику отдела производства ставится задача ручного контроля правильности заполнения сделки и корректности данных в ней. При этом компания переводится в статус клиента. Сделка отмечается как "Принятая в производство", и в зависимости от типа сделки формируется блок регламентированных автозадач для реализации условий сделки. Это позволяет не забывать о ключевых моментах и снижает рутинную нагрузку на сотрудников.

        Когда все обязательства перед клиентами по сделке выполнены, бизнес-процесс ставит дополнительную задачу по получению отзыва от клиента.

        Важным моментом является формальная передача сделки из отдела продаж в отдел производства, что также позволяет снизить потери информации между отделами.

        Так же бонусом является наполнение информацией CRM для последующего анализа и изучения.

        В случае, если сделка не заключена (провалена), начальнику отдела продаж ставится задача по контролю причин неуспешного проведения сделки. Выяснив причины провала, он уже решает: удалить ее или же реанимировать и отдать другому менеджеру.

        Если требуется, чтобы задачи, которые создаются при помощи данного бизнес-процесса, имели другие параметры, вы можете изменить бизнес-процесс самостоятельно или заказать у нас его доработку. Для этого заполните Бриф на разработку и отправьте его на почту Пинол: [email protected]

        Отзывов пока никто не оставил. Вы будете первым.

        pinall.ru