BPM-система: возьмите бизнес-процессы под контроль. Бизнес bitrix


BPM система: возьмите бизнес-процессы под контроль

  • Над бизнес-процессами нужно постоянно работать: находить проблемные места и улучшать. В этом вам поможет BPM-система «Битрикс24».
  • Что это

    BPM (Business Process Management) – программа, которая представляет бизнес-процессы в наглядной форме, и поэтому облегчает управление ими. Представляет собой набор инструментов, с помощью которого моделируются операционные, поддерживающие и управляющие процессы. После внесения моделей в CRM исполнение контролируется с минимальным участием человека.

    Как это делается: вы готовите формальное описание бизнес-процесса, затем строите блок-схему в «Битрикс24» с помощью встроенного редактора, утверждаете и запускаете. Остается только наблюдать, как работает процесс на деле, и вовремя исправлять выявленные неточности.

  • Как навести порядок в бизнес-процессах?

    С чего начать

    Рабочая рутина состоит из типовых задач: звонков клиентам, согласований документов, оплаты счетов и т.п. По умолчанию эти процессы бессистемны и никак не регламентируются. Каждый работает так, как привык. И никто не замечает, что работа дублируется, задачи буксуют, а клиентов посылают из отдела в отдел.

    Прежде чем ужесточать дисциплину и наказывать сотрудников, разберитесь, что мешает работе. Выявите проблемные участки: подготовка коммерческих предложений, утверждение договоров или оплата расходов. Опишите действующий процесс, от поступления заявки до предоставления услуги клиенту. Затем напишите «идеальный вариант» и сравните. Вы сразу поймете, что требуется улучшить. Поучившееся описание перенесите в «Битрикс24».

  • Рисуем бизнес-процессы

    Преимущество BPM-системы в том, что создавать и редактировать бизнес-процессы может человек, не имеющий бизнес-образования и навыков программирования.

    В «Битрикс24» это происходит так: в визуальном редакторе вы рисуете схему «идеального» процесса, добавляете участников и определяете результат. В конструкторе есть набор готовых блоков и функций: уведомление, задача, событие календаря, почтовое сообщение и другие. Перетащите элементы и соедините в цепочки. Либо выберите из шести готовых шаблонов: счет на оплату, обработка исходящих и входящих, выдача наличных, заявление на командировку и отпуск.

  • Мгновенное внедрение в практику

    Бизнес-процесс готов к работе после завершения настройки. «Битрикс24» позволяет запускать сколько угодно процессов, с произвольным количеством действий и участников.

    Управление производится в строгом соответствии со сценарием: от стартового события, следуя по цепочке переходов, до конечного события. Система сама ставит новые задачи сотрудникам шаг за шагом, пока не достигнет финиша.

    «Битрикс24» выполняет сценарии автоматически, упрощая рутинные дела: рассылает уведомления, ставит задачи, строит отчеты и т.п. Это освобождает время сотрудников, чтобы они переключились на сложные и ответственные задачи.

  • Вводим показатели эффективности

    Процесс считается достигнутым, если цель успешно выполнена. Чтобы оценить результат, используют измеримые показатели (KPI): длительность процесса, количество операций, рост продаж и т.п.

    Определите, каких измеримых результатов вы ждете от подразделений и сотрудников. Затем занесите эти данные в «Битрикс24». Программа сама проследит за тем, выполняют ли сотрудники план, кто трудится, а кто имитирует работу. Свежие отчеты поступают руководителю регулярно.

  • Контролируем работу и делаем выводы

    Типовых процессов в компании много, все не упомнить. Чтобы найти нужный, зайдите в раздел «Процессы», либо воспользуйтесь поиском.

    В «Битрикс24» для каждого бизнес-процесса предусмотрена отдельная карточка, в которой видно все данные: кто участник процесса, текущие и завершенные задачи, дата запуска и т.д. Программа автоматически фиксирует изменения и заносит каждое действие в лог, с помощью которого легко понять, сколько времени понадобилось на выполнение того или иного процесса, кто «тормозит» работу и что требуется улучшить.

    Заметили, что сотрудник не справляется с задачей? Вы легко можете заменить его другим. Чтобы отредактировать процесс в «Битрикс24», достаточно пары кликов!

«Битрикс24» - это не только бизнес-процессы

Это все, что необходимо для организации работы компании. Инструменты тесно взаимосвязаны, а это значит, что вам не придется переключаться между разными сервисами. Начать работать можно сразу после регистрации. Достаточно любого браузера. Не нужно устанавливать ПО. Не нужно внедрять. Не нужно учиться, чтобы освоить.

Бесплатно и неограниченно!

www.bitrix24.ru

Внедрение Битрикс24 в торговой сети. Специальные бизнес-процессы

Этот пост – первый в серии публикаций о большом внедрении Битрикс24 в крупной и быстро растущей торговой сети.
  1. Краткое описание работы в портфолио
  2. Специальные бизнес-процессы, открытие магазинов и конструктор
  3. Превращаем задачи Битрикса в инструмент технической поддержки по ITSM.Собственные статусы задач, матрица переходов и отчеты
  4. Полноценная интеграция Задач Битрикса с электронной почтой “со всеми остановками”
  5. Процесс согласования договоров с возвратами на предыдущие статусы, уведомлениями и историей. Битрикс.Диск и документооборот
  6. Интеграция Битрикс24 и MS Project для проектного учета времени и прогнозирования загрузки ресурсов

Вам может быть интересно:

Внедрение Битрикс24 Бизнес-процессы Битрикс24

Начало: Бизнес-процесс “Открытие магазина”

Во многих компаниях есть этапные, последовательные бизнес-процессы.

Например, разработка сайта, запуск рекламной кампании, строительство магазина или торгового центра .

У нашего заказчика (см описание работы в портфолио) таким процессом было “открытие магазинов”.

В чем особенность:

  1. 50-200 этапов-задач. Забегая вперед, скажу что созданное решение работает на объемах до 1000 задач в том же интерфейсе. Вот так выглядит страница запуска процесса из почти сотни этапов. При этом число участников процесса не ограничено и не влияет на скорость работы, любой процесс запускается менее чем за 1 секунду.

  2. Задачи привязываются друг к другу по принципу “стартовать после окончания”

  3. Задача может зависеть от нескольких предыдущих (какая закончится позже).

  4. Старт задачи может быть ограничен конкретной датой. Пример: завозить товар нужно после установки стеллажей (это “связь конец-начало”), но не ранее 5 декабря, потому что сигнализация еще не будет подключена (это внешнее обстоятельство с конкретной датой).

  5. Процесс представляет собой “шаблонный график запуска”. Руководитель на старте может сменить длительность некоторых шагов, задать запасы, заменить ответственных. Можно назначить общих наблюдателей всех задач.

  6. Каждый ответственный должен “подтвердить” свою готовность делать этап проекта в указанные сроки. Если не получается — ответственный может указать свои сроки, весь график “на лету” пересчитывается согласно настроенным зависимостям. Новые сроки сохраняются в истории согласования.     

  7. Одновременно может идти много “открытий магазина”.

  8. Если задача не завершилась вовремя, сначала расходуется заложенный в график “запас”, затем все последующие этапы начинают смещаться вперед. При этом все ответственные по следующим задачам уведомляются по почте и личными сообщениями что график “поплыл”.

  9. Реализована прозрачная система отслеживания текущего состояния каждого запущенного процесса, история смещения дат и тому подобное.

    Пример: отчет по списку процессов.

    Пример: отчет по задачам внутри проекта. Видны плановые сроки, смещения, новые сроки.

По мере сбора требований стало ясно, что штатный конструктор бизнес-процессов “не тянет” подобную постановку. Нет возможности "согласования графика", неудобные интерфейсы просмотра списка запущенных процессов. Бизнес-процессы Битрикс24 хорошо работают в более простых случаях.

Мы решили эту задачу, создав все нужные интерфейсы, реализовав логику в три этапа:

Этап 1: Настройка сроков руководителем и указание ответственных

Этап 2: Согласование сроков с ответственными

Этап 3: Исполнение задач, сдвиги с учетом зависимостей (всегда доступен монитор с отчетностью)

Развитие: конструктор этапных бизнес-процессов

Идея последовательного бизнес-процесса с предварительным согласованием сроков имела успех. После первого же “пилотного” применения посыпались запросы на создание аналогичных инструментов: 

  • бизнес-процесс согласование договоров;
  • процесс выбора помещения;
  • процесс исследования рынка сбыта;
  • процесс закрытия магазина;
  • процесс согласования рекламной акции.

Мы посчитали более правильным не брать деньги за программирование каждого отдельного процесса, а создать редактор процессов.

Вскоре выпустили вторую версию, где связи задач, сроки, ответственные, наблюдатели, соисполнители, чеклисты, тексты задач – все теперь вынесено в настройки.

Это значит что сотрудники Заказчика смогли сами не только запускать новые объекты, но и настраивать новые типы процессов, а также менять любые параметры.

Были добавлены “вехи”. Если при настройке процесса задача отмечена как веха (контрольная точка), она появится в отчетах.

Бизнес-аналитики заказчика самостоятельно создали более 10 типов процессов и обучили конечных пользователей.

Полученный “конструктор расширенных бизнес-процессов” адаптирован под Заказчика и имеет систему простой настройки и контроля сроков.

“Поделитесь” статьей в социальных сетях, заполнив форму внизу статьи, и мы пришлем вам секретную часть текста, где рассказано как реализована настройка расширенных бизнес-процессов и дана оценка стоимости подобной работы.

Выводы

Серьезное внедрение корпоративного портала это адаптация программ под задачи заказчика (а не наоборот).

При этом огромную роль играет здравый смысл и дальновидность владельца проекта.

От разработчика нужно умение быстро и качественно выполнять сложные, связанные со стандартной функциональностью Битрикса доработки так, чтобы ничего не ломалось.

Мы это умеем.

P.S.

В статье показан результат работы.

Вам может быть интересно:

Внедрение Битрикс24 Бизнес-процессы Битрикс24

Если Вас интересует как это было сделано и сколько часов ушло на каждую доработку, “поделитесь” статьей в социальных сетях, заполните форму внизу, мы пришлем вам секретное продолжение.

Заказать доработки коробочной версии Битрикс24 можно, заполнив форму по ссылке .

Оцените статью:

Спасибо, ваш голос успешно добавлен!

www.intervolga.ru

Битрикс24 бизнес процессы

Битрикс24 и бизнес процессы

6 популярных бизнес-процессов в Битрикс24 доступны на любом тарифном плане, в том числе бесплатном:

  • Счет на оплату
  • Заявление на отпуск
  • Заявление на командировку
  • Выдача наличных
  • Входящие документы
  • Исходящие документы

Существуют ограничения на количество одновременно запущенных бизнес процессов: для бесплатного тарифного плана их может быть не больше 5-ти, для среднего тарифного плана Команда – не более 50-ти, а для верхнего плана Компания – количество неограниченно. Ограничения распространяются только на новые Процессы, которые работают с Живой лентой (прежние Бизнес процессы в CRM, списках (только для тарифа Компания), документах не меняются, для них нет ограничений). Пять одновременно запущенных процессов означает, что если у вас в процессе 2 заявления на отпуск, одно на командировку и 2 счета, то пока один из текущих процессов не будет завершен, запустить новый сотрудники не смогут.

Во что компании обходится «шорох бумаг»?

Вы когда-нибудь задумывались:

  • Сколько стоит отдать счет в оплату?
  • Во что обходится компании подпись одного заявления на отпуск?
  • Каковы потери времени и денег на подписях «бумажек»?

В каждой организации существуют правила оформления внутренних документов: отпуска, командировки, оплаты входящего счета и т.п. Каждая задача представляет из себя несколько стандартных действий по согласованию и утверждению. Ежедневно сотрудники занимаются не только своей основной работой, но и сталкиваются с необходимостью хождения по кабинетам, поиском нужных людей, прочими неэффективными действиями. Если посчитать, сколько времени уходит на это – получится заметная цифра в затраченных часах. Это время могло бы быть потрачено на получение прибыли. Потеря рабочего времени сотрудником включает:

  • перемещение по зданию, особенно если оно большое
  • ожидание, когда ответственное лицо освободится, чтобы принять и рассмотреть вопрос / документ
  • повторные визиты, если сотрудника не оказалось на месте

Затрачиваемое время возрастает кратно, когда в цепочке процесса утверждения появляется более одного должностного лица, а также в случае возврата документа на доработку.

В итоге подписание и оформление отпуска или командировки отнимает десятки минут, а иногда часы или целые дни. Сколько времени вы тратите на оплату входящего счета? Подобные потери времени обходятся компании пропорционально стоимости часа просто сотрудника.

Посмотрите видеоролик с реальным сценарием утверждения отпуска, многие узнают в нем себя:

Рамка видео

Неэффективное использование рабочего времени сотрудниками = убытки компании.
Как устранить потери времени при ежедневной работе?

Автоматизация прохождения бизнес процессов в компании повышает скорость и четкость выполняемых действий. Сотрудники не тратят время попусту на неэффективные действия, их работа прозрачна руководителю. Не нужно контролировать прохождение процессов, система автоматизации бизнес процессов позволяет сосредоточиться на достижении результатов.

Шаблоны бизнес процессов в Битрикс24

Облачный сервис Битрикс24 – это простая система, которая содержит готовые шаблоны бизнес процессов оплаты счетов, заявлений на отпуск и командировку, учет исходящих документов, получения подрасчетных авансов. Предусмотрена возможность тонкой настройки и создания собственных бизнес процессов. Удобный инструмент автоматизации позволяет не тратить время на «бумажки» и сосредоточиться на делах. Если готовые шаблоны бизнес процессов не решают поставленную задачу, можно перейти в Маркетплейс, подобрать и еще скачать шаблоны бизнес процессов Битрикс24.

Настройка бизнес процессов в Битрикс24

В Битрикс24 можно настраивать свои собственные бизнес процессы. Вы просто «перетаскиваете» нужные квадратики мышкой в этапы бизнес-процесса, выбираете ответственных за прохождение нужных этапов и запускаете процесс в работу. Управление бизнес процессами – также простая задача: заходите в раздел «Бизнес-процессы» и видите, на какой стадии находится запущенный вами процесс. Информация об изменении статуса отображается в Живой Ленте, а также в уведомлениях.

Дизайнер бизнес-процессов

Настройка бизнес процесса выполняется с помощью визуального конструктора. Последовательность шагов в вашем бизнес процессе представлена цепочкой из блоков-действий, которые можно «мышкой» перетаскивать из каталога действий и затем настраивать каждое отдельно, как необходимо.

В бизнес-процессе можно автоматически запускать: процесс обработки документа (утверждение, блокировка, изменение, удаление, публикация и т.д.), добавлять конструкции (к примеру, разные условия выполнения того или иного действия), отправлять уведомления сотрудникам, ставить задачу и другие.

Бизнес процессы и лиды Битрикс24

Система автоматизации бизнеса позволяет не только экономить время сотрудников, сокращая издержки, но и увеличивать продажи. CRM в Битрикс24 позволяет настроить процесс распределения лидов для менеджеров отдела продаж. Тонкая настройка доступна на странице: CRM > Настройки > Автоматизация. Кликнув по соответствующей пиктограмме, можно перейти к списку шаблонов бизнес процессов для сделок, лидов, контактов и компаний. В CRM включено несколько шаблонов бизнес процессов:

  • обработка лида
  • обработка контакта
  • выполнение по стадиям
  • сделка интернет-магазина

Для бизнес процессов CRM Битрикс24 были разработаны специальные действия: Создание лида, Создание сделки, Создание контакта, Создание компании, Запись события в CRM и Ожидание стадии сделки.

Примеры бизнес процессов Битрикс24

Например, потенциальный клиент позвонил в компанию, когда рабочий день уже закончился. Его телефон определится, благодаря встроенной виртуальной АТС в Битрикс24, и эта информация попадет к менеджеру Петрову в CRM, который придет на работу, свяжется с ним и уточнит суть запроса. Или клиент оставил заявку на сайте с контактами, эти данные попадут к сотруднику отдела продаж Сидорову.

Пример бизнес процесса Битрикс24 - Оплата счета

Давайте посмотрим как это работает, на примере оплаты счета:

Рамка видео

blog.orangecode.ru

Внедрение Bitrix24 для бизнеса

  • Published on15-Aug-2015

  • View49

  • Download0

DESCRIPTION

1. «Битрикс24»: Социальный интранет в облаке 2. Что такое «Битрикс24»? Сервис объединяет преимущества…

Transcript

1. «Битрикс24»: Социальный интранет в облаке 2. Что такое «Битрикс24»? Сервис объединяет преимущества классических рабочих инструментов и социального формата коммуникаций: • управление задачами и проектами • общие документы • права доступа к информации • легкость общения • мгновенная обратная связь • вовлеченность • мобильность и др. 3. «Битрикс24» – облачный сервис для совместной работы «Битрикс24» - единая точка доступа к классическим рабочим инструментам: • база знаний; • управление задачами; • календари; • CRM; • работа с документами; • рабочие отчеты. Рабочие инструменты объединены с «социальными» коммуникациями – привычными и удобными веб-инструментами: • «Мне нравится»; • обсуждения; • «живая» лента; • «социальный» поиск; • мгновенные сообщения; • рабочие группы. 4. Для кого «Битрикс24»? Сервис «Битрикс24» ориентирован на компании малого и среднего бизнеса, у которых нет собственного ИТ-отдела или ИТ- специалистов. 5. «Битрикс24» – работайте и общайтесь с удовольствием «Битрикс24» повышает эффективность работы всей компании и позволяет каждому из сотрудников стать успешнее 6. Создайте свой «Битрикс24» за несколько минут! Это быстро! • Не нужно устанавливать ПО • Не нужно внедрять • Не нужно учиться • Можно начать с бесплатного тарифа Достаточно любого браузера. 7. • Все данные хранятся в нескольких датацентрах в «облаке» Amazon, что позволяет гарантировать бесперебойную работу сервиса 24/7; • Нет необходимости что-то дополнительно устанавливать на ваш компьютер; • Получить доступ к своим данным и управлять ими вы можете через Интернет, используя обычный браузер. Почему «облака»? 8. Ваши данные – в безопасности • Шифрование данных (SSL) • Сетевые экраны / фильтры • Проактивная защита WAF • Физическое разделение данных разных клиентов • Повышенная защита дата-центров (SAS 70 Type II) • Разграничение прав доступа пользователей • Два независимых дата-центра в Amazon 9. Социальный интранет 10. «Живая лента»  Единая лента событий, в которой отображаются все изменения в рабочих группах, документах, статусах задач и других элементах. Инструмент позволяет: • оперативно информировать сотрудников о происходящем в компании; • быстро реагировать на поставленные задачи; • подключаться к обсуждениям; • работать с новыми документами. 11. «Мне нравится» • «Живая лента» интерактивна – можно сразу комментировать сообщения, отмечать сообщения кнопкой «Мне нравится». • Отметка «Мне нравится» показывает мнение сотрудников, влияет на рейтинг записи, файла - в результатах поиска эти документы будут показаны первыми. 12. Веб-мессенджер • Вы можете обмениваться сообщениями и файлами прямо через браузер! • Вся переписка с коллегами хранится в истории, при этом нужное сообщение легко найти с помощью встроенного поиска. • Индикатор присутствия покажет, кто из коллег находится в онлайне. 13. Внутренние сообщения • Вы можете написать сообщение в один клик, прямо из «Живой ленты»! • В сообщениях предусмотрена адресация лично сотруднику, сразу нескольким сотрудникам, отделу компании или рабочей группе. • К сообщению можно прикрепить документ, фотографию или видео и обсудить с коллегами. 14. Фотогалерея • Вы можете создавать общие галереи компании и персональные - для каждого сотрудника • Загружайте ваши фотографии быстро и удобно, используя средства массовой загрузки фотографий, проводите голосование и добавляйте комментарии! • Все загруженные вами фотографии отобразятся в «Живой ленте» 15. Оповещения Вы всегда в курсе событий! • Центр нотификации «Битрикс24» выводит информацию о приглашениях. • Сообщает о новых «лайках», поставленных задачах, комментариях и прочих событиях. 16. Управление документами 17. В «Битрикс24» реализован простой и понятный механизм работы с документами, доступный каждому пользователю Управление документами 18. Обсуждение с коллегами Когда сотрудник загружает новый документ, вы сразу видите уведомление в «Живой ленте». И тут же, не переключаясь, можете прокомментировать документ, задать вопрос, отметить «Мне нравится». 19. Умный поиск • Индексирует все документы, записи, задачи, блоги, сообщения и другую информацию. • Индексация выполняется сразу при публикации новых материалов • При вводе запроса выводятся подсказки 20. История изменений Вся история изменений документа сохраняется, и вы всегда сможете восстановить предыдущую версию! В истории также хранится информация о том, кто и когда изменил документ. 21. Персональные файлы • персональные файлы у каждого сотрудника • коллеги не имеют доступа к папке - сотрудник может размещать там свои приватные документы, не опасаясь их огласки • всегда имеется возможность открыть доступ для других сотрудников 22. Подключение сетевого диска (WebDAV) Подключите любую отдельную папку в Библиотеке или всю Библиотеку как сетевой диск! (для всех операционных систем - всех версий Windows, Mac OS, Linux) 23. Редактирование документов в MS Office • редактирование документов в MS Word и Excel прямо в «Битрикс24» через Internet Explorer и через Mozilla Firefox • блокировка документа от изменения другими пользователями 24. Управление задачами и проектами 25. Управление задачами • сотрудник может самостоятельно ставить себе задачи, принимать их от руководителя, делегировать своим подчиненным • интеграция задач с календарями • работа с задачами в Экстранете вместе с партнерами и клиентами 26. Диаграмма Ганта Задачи над проектом можно представить в виде диаграммы Ганта - классической ленточной диаграммы, которая наглядно отображает временные рамки задач. 27. Отчеты по задачам Вы можете быстро оценить работу с задачами, узнать, сколько времени каждый сотрудник потратил на отдельную задачу или на проект, сколько задач в работе, сколько завершено и т.д. 28. Управление проектами Объедините сотрудников в рабочие группы с помощью привычных всем механизмов из социальных сетей, организуйте совместную работу над проектами, оптимизируйте общение с помощью внутренней системы связи! 29. Конструктор отчетов С помощью конструктора отчетов сотрудники вашей компании собирают, отфильтровывают, сортируют данные и представляют их руководителям в необходимом виде. 30. Экстранет Вам не придется переучивать сотрудников для управления новым проектом и работы с внешними пользователями - коллективная работа в Экстранете аналогична работе в Рабочих группах. 31. CRM (Customer Relationship Management) 32. CRM - система управления взаимоотношениями с клиентами. CRM служит для учета потенциальных и текущих клиентов, журналистов, партнеров и других «лидов». CRM 33. На основе полученных из CRM данных вы можете: • распределять списки потенциальных клиентов между менеджерами отделов продаж • планировать рекламные акции • анализировать эффективность акций Обработка лидов 34. Воронка продаж показывает: • сколько сделок в обработке • сколько из сделок на стадиях уточнения информации и коммерческих предложений • сколько сделок находится в процессе переговоров • сколько сделок уже заключено Каждый из этапов отображается визуально в виде цветных полос, длина которых соответствует количественному и процентному соотношению сделок на этих этапах. Отчеты. Воронка продаж 35. • группе, департаменту или отдельному пользователю на портале сопоставляется роль (менеджер, администратор, руководитель и т.д.) • в соответствие с этими ролями «раздается» доступ к элементам CRM Права доступа и роли 36. Включите в бизнес-процесс все возможные действия над элементом CRM: • рассылка писем • назначение ответственных • постановка задачи сотруднику • изменение статусов элементов CRM • заполнение полей • создание новых элементов, например, сделок Бизнес-процессы в CRM 37. • автоматическая загрузка лидов с сайта в CRM • открытый API позволяет подключать любые внешние сервисы Интеграция CRM с сайтом 38. CRM Интеграция CRM с интернет- магазином • загрузка данных о заказах в CRM • регулярный двунаправленный обмен данными между интернет-магазином и CRM • обработка заказов прямо в CRM • объединение в CRM заказов из разных интернет-магазинов • бизнес-процесс для автоматического распределения «лидов» между менеджерами (например, в зависимости от суммы контракта) • «воронка» для оценки эффективности продаж • и многое другое 39. Планы и отчеты 40. Календари • планирование рабочего времени • напоминания о предстоящих событиях • календари можно загрузить в мобильный телефон или планшет (iPhone, iPad, Android) 41. Учет рабочего времени • учет начала и конца рабочего дня, перерывов, отсутствия • планирование встреч в календарях и задач на день • формирование отчета по рабочему времени каждого сотрудника • подсчет затрат времени на выполнение задач   42. График отсутствий 43. Рабочие отчеты • настройте отчеты так, как вам удобнее: ежедневно, еженедельно, ежемесячно • в отчет автоматически включаются все отчеты за день и выполненные задачи за этот период • руководитель оценивает отчет сотрудника, комментирует 44. Собрания и планерки • возможность приглашения участников встречи • автоматическая рассылка повестки • постановка времени собрания в личные календари • рассылка результатов обсуждения • постановка задач по итогам совещания 45. Компания 46. Список сотрудников • быстрый поиск телефонов, e-mail сотрудников • возможность сразу написать коллеге сообщение через внутренний мессенджер • справочник можно экспортировать в Excel, синхронизировать с Outlook • возможность синхронизировать список сотрудников с Mac, iPhone, iPad или Android 47. Визуальная структура • функция drag&drop (можно «перетащить» мышкой сотрудника из одного отдела в другой, поменять руководителей отделов, добавить новых сотрудников) • иерархия в структуре используется в управлении задачами, для рабочих отчетов, планерок, в правах доступа 48. Права доступа к информации • сотрудники видят только ту информацию, которую им разрешено видеть • Права распределяются на отделы, рабочие группы, отдельных участников проектов или на сотрудников, наделенным определенными полномочиями-ролями 49. Сотрудники в Экстранете • возможность работы не только с сотрудниками своей компании, но и с внешними пользователями - партнерами, клиентами, подрядчиками • приглашенных сотрудников можно увидеть в отдельном в списке 50. Сколько это стоит? 51. С «Битрикс24» всегда можно перейти на коробочный продукт «1С-Битрикс: Корпоративный портал». Переход на «коробку» 52. Наша цель - развитие нового концепта социального интранета, создание новой среды общения в компаниях. 53. 8-800-250-18-60 [email protected] www.1c-bitrix.ru Ответим на ваши вопросы:

documents.tips

Бизнес-процессы в «Битрикс24» | Битрикс

Описание инструмента 

Если суть работы любой компании – ежедневная постановка и достижение каких-либо целей, то бизнес-процессы – это маршруты, следуя по которым, вы непременно их достигнете. Правильно выстроенный бизнес-процесс позволяет выбрать кратчайшее расстояние до цели, понимать, где вы находитесь, в любой момент пути, и не сбиться с него. Завершая аллегорию, скажем, что организация бизнес-процессов в  «Битрикс24» - это все равно, что путешествие с надежным навигатором. 

1.png

Реализуя инструмент «Битрикс24.Бизнес-процессы», разработчики ставили перед собой задачу избавить пользователей от необходимости заниматься рутинными делами, выполнение которых требует одной и той же последовательности действий. Другая задача – упростить настройку бизнес-процессов, поскольку раньше работа с ними вызывала сложности у пользователей сервиса. Итогом стало создание пяти шаблонов бизнес-процессов, запустить которые можно прямо из «Живой ленты» на главной странице портала (кликните по ссылке «Процессы» над полем для ввода сообщений): 

· Счет на оплату;

· Заявление на отпуск;

· Заявление на командировку;

· Исходящие документы;

· Выдача наличных. 

Как работает бизнес-процесс (на примере «Счета на оплату») 

Больше не нужно писать заявления на бумаге и бегать по кабинетам для их согласования. Просто кликните на нужную ссылку (например, «Счет на оплату) – откроется страница для введения реквизитов. Если вы пользуетесь процессом впервые, портал предложит его настроить: указать пользователей для утверждения и для оплаты счета. Добавив пользователей, введите параметры документа: номер, дату, сумму, валюту и предмет оплаты. Не забудьте добавить копию счета и сохраните внесенную информацию. 

2.png

После этого у пользователей, которые отвечают за утверждение и оплату этой разновидности документов, сразу же появится новое сообщение в «Живой ленте» о том, что счет создан, и две кнопки – «Утвердить счет» и «Отклонить счет». Это событие сопровождается появлением всплывающего уведомления, звуковым сигналом, появлением цифрового счетчика рядом с разделом «Бизнес-процессы» - иными словами, пропустить это событие у ответственных лиц нет шансов. Здесь же можно обсудить детали с сотрудником, который создал счет (не нужно никуда идти, не нужно даже набирать телефонный номер), и принять решение о судьбе документа. 

3.png

Если ответственное лицо утвердило счет, сотрудник, создавший его, сразу видит уведомление об этом в «Живой ленте». Портал также сообщает ему, что нужно собрать документы для оплаты счета. Сделав это, сотрудник загружает их электронные версии на портал. И руководитель тут же получает уведомление о том, что документы получены: он может их посмотреть и либо подтвердить, что все в порядке, либо отправить сотрудника добывать остальные данные. 

Предположим, что все документы собраны – руководитель это подтверждает простым нажатием кнопки, в «Битрикс24» счет считается оплаченным, а бухгалтер получает уведомление о том, что нужно провести кассовую операцию и основание для этой операции – подписанный счет. 

А что делать, если в вашей компании счет утверждается по-другому? Может быть, сначала его нужно согласовать с заместителем руководителя, потом еще и с главным бухгалтером? Цепочка может быть любой, но для «Битрикс24» это не проблема: откройте новый бизнес-процесс, как было описано выше, и кликните по кнопке с шестеренкой, которая расположена справа. Выберите пункт «Настроить параметры бизнес-процесса» и замените ответственных лиц. 

4.png

Если вы хотите еще раз взглянуть на счет – зайдите в раздел «Процессы» - там перечислены все бизнес-процессы, в которых вы когда-либо принимали участие. В компании, где активно используется «Битрикс24», процесс создания и согласования счета занимает считанные минуты – быстрее, чем вы прочитаете эту статью. 

Особенности работы других процессов в «Битрикс24»

Менять настройки процессов может только администратор портала – как правило, эта роль принадлежит руководителю компании. Если он не хочет заниматься этим сам, он может делегировать право настройки каждого конкретного процесса разным пользователям – например, пусть ответственных за выписку счет определит главный бухгалтер компании. 

Прописывать ответственных для каждого процесса не потребуется: заявление на отпуск, например, автоматически попадет на согласование к начальнику отдела того сотрудника, который его создал, а от него – к руководителю компании. Поэтому особенно важно правильно прописать иерархию компании (раздел «Компания» - «Структура компании») в самом начале работы. То же самое будет происходить с заявлением на командировку. 

5.png

Бизнес-процесс «Исходящие документы» позволяет вести строгий учет всех важных для компании документов. Начиная работать с ним, укажите сотрудника, который будет добавлять файлы – остальные пользователи не будут иметь такого права. Внося новый документ, нужно будет добавлять его название, дату, номер, краткое описание и отсканированную копию. 

Возможно, в вашей компании не ведется учет документов или не производится выдача наличных средств сотрудникам. Чтобы не путаться в бизнес-процессах, отключите лишние в разделе «Компания» - «Процессы», сняв галочки в соответствующих пунктах. 

Как изменить бизнес-процесс 

Сценарий любого бизнес-процесса можно изменить, добавив в него новые этапы. Предположим, вы захотели, чтобы вместе с утверждением отпуска вносились изменения в график отсутствий компании. Для этого зайдите в раздел «Процессы», кликните по блоку «Заявление на отпуск» - «Бизнес-процессы» - «Заявление на отпуск». Откроется шаблон - механизм, по которому работает процесс «Заявление на отпуск». 

Справа перечислены действия, которые можно внести в схему. Найдите там «График отсутствий» и мышкой перетащите на схему (пусть он будет вторым по счету блоком). Откроется окно настройки параметров действия: в качестве пользователя укажите автора процесса, в качестве названия – «Отпуск», дата начала – дата начала отпуска, дата завершения – дата завершения отпуска, тип отсутствия – ежегодный отпуск. Сохраните шаблон и попробуйте создать новое заявление на отпуск из «Живой ленты» - когда вы сделаете это, период отпуска появится в графике отсутствий. 

8.png

Как создать новый бизнес-процесс 

Помимо реализации самых популярных шаблонов бизнес-процессов, в «Битрикс24» можно создать свой, уникальный сценарий. Для этого в «Живой ленте» кликните на ссылку «Процессы» и выберите пункт «Создать новый процесс». Перед тем, как делать это в «Битрикс24», разработчики настоятельно рекомендуют нарисовать его в виде блок-схемы на бумаге – это значительно упростит работу. 

9.png

Каждый бизнес-процесс – это некий список, поэтому внесение параметров при его создании – это заполнение полей списка. В разделе «Подписи» нужно задать названия этих полей. Предположим, вы создаете бизнес-процесс по добавлению контрагентов компании. Тогда все, что вам нужно сделать в этом разделе – заменить слово «элемент» на слово «контрагент». Наконец, на вкладке «Доступ» можно указать тех, кто будет иметь право пользоваться новым бизнес-процессом. 

10.png

Процесс «Контрагенты» появился в разделе, но его нельзя запустить. Чтобы исправить ситуацию, займемся его настройкой: добавим поля, которые будут заполнять пользователи, внося контрагентов. Чтобы реализовать на практике описанный в статье пример, добавьте поля «Наименование контрагента» и «ИНН» с типом «строка», а также «Статус» с типом данных «выпадающий список» и статусами «утвержден», «отклонен» и «на рассмотрении». Помимо названия поля, не забывайте указывать тип данных, которые можно в него вносить. Здесь же можно добавить поля, которые будут заполняться автоматически: кто изменил документ, когда он был создан и т.д. 

11.png

Теперь создадим алгоритм работы с данными. Для этого зайдем в раздел «Процессы» - «Шаблоны бизнес-процессов» - «Создать шаблон последовательного бизнес-процесса». Предположим, что каждый раз, когда менеджер заносит нового контрагента на портал или изменяет данные старого, нужно, чтобы бухгалтер подтверждал, что у компании есть такой контрагент и она с ним давно и успешно работает. 

12.png

Как только менеджер заносит данные в поля, созданные нами чуть выше (наименование контрагента и ИНН), и запускает бизнес-процесс, в созданном нами списке меняется значение поля «Статус». Его значение, как вы можете догадаться – «На рассмотрении». Отразим это на схеме: из списка действия выберите «Изменение документа» и вставьте его в шаблон. Кликните по шестеренке и в открывшемся окне настройки выберите поле «Статус», значение – «На рассмотрении». 

В списке действий справа находим пункт «Утверждение документа» и перетаскиваем его на схему. Кликнув по шестеренке на блоке, откройте окно настройки и укажите ответственного за действие. Обратите внимание, что указать можно нескольких пользователей. Если вы выберите именно такую схему, то для утверждения документа потребуется согласие всех сразу. Кроме того, нужно указать описание действия – например, «Проверка контрагента N» - вместо латинской буквы должно добавляться значение из пользовательского поля, которое вы добавили ранее. Чтобы сделать это, нажмите на кнопку с троеточием и выберите созданное поле (например, «Наименование контрагента»). 

13.png

Задайте в схеме уведомление пользователя о том, что портал ждет от него каких-то действий. Для этого перед блоком «Утверждение документа» разместите блок «Сообщения соцсети» описанным выше способом. Кликнув по шестеренке, откройте окно настройки: отправителем сообщения сделайте автора, получателем – того, пользователя, которого вы указали в следующем блоке, введите текст сообщения (например, «Необходимо утверждение контрагента!»). 

Осталось настроить действия в случае положительного и отрицательного ответа пользователя. Если контрагент не утверждается, добавьте блок «Изменение документа» и поменяйте значение поля «Статус» на «Отклонен». Если же контрагент утвержден, нужно опять вставить блок «Изменение документа», снова изменить значение поля «Статус» - теперь на «Утвержден». В обоих случаях можно сопроводить события сообщениями соцсети о том, что подтверждение произошло или не произошло, только теперь отправителем будет ответственный пользователь, а получателем – автор бизнес-процесса. 

Сохраните все изменения и зайдите в раздел «Процессы» - там должен отобразиться созданный вами шаблон. Отметьте его для отображения в «Живой ленте», после чего зайдите в нее и запустите процесс – убедитесь, что все работает, согласно сценарию. 

Помимо линейных шаблонов бизнес-процессов, в «Битрикс24» есть шаблоны бизнес-процессов со статусами. За каждым статусом «скрывается» описанный выше линейный бизнес-процесс. Поясним на примере: строительная компания занимается возведением домов, и каждый заказ на постройку последовательно проходит несколько статусов – проектирование, поставка материалов, строительство, сдача объекта. Заказу присваивается первый статус – запускается предопределенная последовательность действий, по окончании которой присваивается второй статус – и так далее. Смысл шаблона – удобство представления информации и разбивка гигантской схемы на несколько блоков.

www.mcart.ru

1С-Битрикс: Малый бизнес

«Малый бизнес» — редакция платформы для небольших и средних компаний, которая позволяет создать собственный интернет-магазин с минимальными затратами.  

Возможности редакции:
  • Управление каталогами

В редакции возможно каталогизировать любую информацию, размещать в каталогах сайта тысячи наименований товаров, набирать свойства товаров, выполнять сравнение, загружать на сайт и обновлять данные каталогов и цены в формате CSV, используя MS Excel или другие программы, поддерживающие этот формат.

  • Загрузка данных в каталог в формате CommerceML

«Малый бизнес» позволяет настроить загрузку и обновление данных в каталоги в формате CommerceML»). Можно легко настроить выгрузку данных из программы «1С:Предприятие» в каталог сайта.

  • Управление ценами и валютами
Вы можете установить различные варианты цен на товары (оптовые, розничные, дилерские), организовать систему наценок, управлять скидками и  назначить курсы валют.
  • Поддержка дилерских сетей
Администратор сайта может ограничить доступ к каждому типу цены для разных групп посетителей и установить дилерский тип цен, доступный для просмотра и покупки только дилерам компании.
  • Экспорт данных в «Яндекс.Маркет» и Froogle
Данные о товарах и ценах могут быть экспортированы в соответствии со стандартами, принятыми в «Яндекс.Маркет», «Rambler.Покупки», Froogle и других торгово-поисковых системах.
  • Автоматизация обработки заказов
При оформлении заказа пользователем расчет суммы заказа выполняется автоматически с учетом количества товара, зоны и способа доставки, скидок и наценок. Уведомления об изменении статуса заказа («оплачен», «доставлен» и т.д.) отправляются по электронной почте покупателю и в отдел продаж.
  • Интеграция с различными платежными системами
«Малый бизнес» позволяет настроить веб-интерфейс для оплаты заказа через обычные и электронные платежные системы (Сбербанк, пластиковые карты, Assist, Яндекс-деньги, WebMoney и другие). Если вы хотите получить дополнительные функции, такие как «Брошенные корзины покупателей», «Накопительные скидки», «Подписка на поступление новых товаров», «Отчеты для интернет магазина» и другие полезные возможности, то рекомендуем вам перейти на редакцию «Бизнес».

Описание продукта на сайте разработчика:  http://www.1c-bitrix.ru/products/cms/editions/smallbusiness.php

www.iva-lab.ru