Виды деловой корреспонденции. Бизнес корреспонденция


Бизнес корреспонденция

Письма составляют неотъемлемую часть работы, а грамотное их написание позволяет значительно оптимизировать время, повысить вашу эффективность и наладить хороший контакт и отношения с окружающими.

Ниже предлагаются некоторые советы, на что обратить внимание при написании e-mail'ов.

1. Цель

Каждое письмо должно начинаться с цели. Задумайтесь, для чего вы его пишете? Что вы хотите сообщить адресату? Что и в каком виде он хотел бы получить?

Определив ответы на данные вопросы, все содержимое письма необходимо подчинить этой цели.

Если целей несколько - возможно, лучше написать несколько писем.

2. Заголовок

Еще до того, как адресат откроет письмо, он видит заголовок, который является гарантией того, прочитают ли ваше письмо или же оно сразу отправится в спам или корзину.

Чтобы этого избежать - придерживайтесь следующих правил:

  • Заголовки должны быть информативными (вместо "вопрос" лучше написать "вопрос о сроках поставки", не должно быть пустых заголовков, "RE" и т.п.)
  • Заголовки должны быть краткими, желательно - максимум 7+-2 слова.
  • Заголовки должны быть единообразными для однотипных ситуаций (например, если вы еженедельно отправляете отчеты, то заголовки "Отчет за неделю Х", "Неделя Х+1", "Отчет о проделанной работе" будут только раздражать. Гораздо лучше - "Отчет за неделю Х", "Отчет за неделю Х+1", "Отчет за неделю Х+2"...)

    3. Адресат

    При отправке писем корректно указывайте получателей.

    • TO - непосредственный получатель письма, которого необходимо проинформировать или кто должен предоставить ответ.
    • CC - те, кому письмо отправляется для информации.
    • BCC - те, чьи адреса необходимо скрыть от остальных адресатов.

    4. Структура и содержание

    От того, насколько четко будет структурировано ваше письмо, во многом зависит, насколько хорошо будет воспринята ваша информация. Здесь могут помочь следующие правила.

    • Рекомендуется придерживаться длины письма не более 1 страницы, а если информации больше - прилагать ее в присоединенных файлых.
    • Удобно, когда письмо подчинено логике "Введение - Содержательная часть - Заключение", причем самые важные моменты подчеркните как в начале, так и в заключении письма.
    • Старайтесь быть максимально лаконичными, чем меньше букв - тем лучше восприятие.
    • В первой фразе - сформулируйте, в связи с чем вы пишите письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то (например: "Я отправляю вам запрошенную информацию по результатам прошедшего курса").
    • Если вы ожидаете какой-то реакции со стороны адресата - в конце письма добавьте побуждение к действию (например, "Пожалуйста, сообщите мне информацию ABC").
    • Если вы сообщаете адресаиу какую-то информацию - не лишним будет запросить подтверждение письма (например, "Пожалуйста, подтвердите получение данного письма").
    • Если к письму прилагаются вложения, правила хорошего тона - написать об этом в самом письме. Если файлов несколько - пояснить, что в каком.

    5. Оформление

    Оформление письма также очень важно, так как это дополнительный аспект, который, в отличие от содержания, зачастую воздействует на адресата на подсознательном уровне. Оформляя вашу корреспонденцию, рекомендуется учитывать следующие правила.

    • Держите в уме, что вы не знаете, какие настройки почтового сервиса вашего адресата и письмо может прийти в Plain Text, поэтому оформляя его, убедитесь, что оно достаточно хорошо выглядит в этом формате.
    • Большие буквы и красный цвет воспринимаются как признак агрессии, их лучше избегать.

    www.pm-ba.ru

    Виды деловой корреспонденции | Статьи

    Любая организация постоянно получает корреспонденцию, работа с которой входит в должностные обязанности секретаря. От того, насколько правильно и быстро сотрудник секретариата умеет обрабатывать входящую корреспонденцию зависит скорость принятия решений по некоторым документом, успешность заключения различных сделок, а также и репутация самой компании. Именно поэтому сегодняшняя статья будет о разновидностях деловой корреспонденции.

    Из статьи вы узнаете:

    В любой компании обработка входящих документов входит в должностные обязанности секретаря. При этом речь идет не только о бумажной корреспонденции, но и об электронных письмах. Поэтому очень важно уметь разбираться во всех тонкостях работы с корреспонденцией, а также уметь различать ее по важности. Давайте рассмотрим данный вопрос более подробно.

    Скачайте документы по теме:

    Что подразумевает деловая корреспонденция

    Как правило, к деловой корреспонденции относятся все письма, поступившие на адрес компании. Это может быть как электронный адрес, так и обычный почтовый. Главной задачей секретаря в работе с входящей корреспонденцией является необходимость уметь правильно рассортировать корреспонденцию, исходя из важности информации. К примеру, ко входящей корреспонденции относятся как письма от контролирующих органов, так и новости от ваших партнеров о скидках и специальных предложениях. Не исключено, что второе письмо в определенных случаях будет содержать более интересную информацию и даже определенную выгоду, однако, именно письмо из контролирующих органов будет более приоритетным. Оно может содержать информацию об изменении в сроках предоставления отчетной документации, что является, по сути своей, очень важной информацией, пусть и не примечательной на первый взгляд. Из этого вытекает необходимость уметь разбираться в видах деловой корреспонденции.

    Виды деловой корреспонденции

    Скачать чистый бланк >>>Скачать заполненный образец >>>

    Читайте по теме в электронном журнале

    Виды деловой корреспонденции

    Поступающие письма можно классифицировать по содержанию:

    • письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие каких-либо действий или принятия решений;
    • письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
    • справочно-информационные письма.

    На данный момент существует три возможных способов получения деловых писем: посредством почты, электронным способом и курьерской доставкой. Понятно, что в данном случае самыми важными будут считаться письма, доставленные с помощью курьера. Такую корреспонденцию необходимо незамедлительно регистрировать и передавать руководителю организации, либо сотруднику, который уполномочен в данном вопросе.

    Нужно ли регистрировать личную корреспонденцию?

    Письма, полученные стандартной почтовой доставкой, также могут содержать очень важную информацию, поэтому их также необходимо регистрировать в день принятия. Как правило, данным способом доставляются документы, отправленные контролирующими органами. Спам в таких письмах встречается довольно редко, за исключением листовок и буклетов рекламного содержания.

    Читайте также:

     

    Электронные письма также необходимо правильно регистрировать, однако, не все сотрудники знают, как это сделать. Если электронное письмо одержит важную информацию или в вашей организации ведется деловая переписка с партнерами с помощью электронных писем, то рекомендуем сохранять копии всех писем. Для этого можно просто сканировать электронное письмо и сохранить в соответствующую папку на компьютере. Если же в вашей организации все еще действуют принципы бумажного документооборота, то можно сделать копию письма, которая будет содержать отметку о наличии электронного оригинала.

    Как правильно подшивать документы по папкам?

    Правила работы с деловой корреспонденцией

    Основным правилом в работе с корреспонденцией является необходимость обработки ее в день поступления. Данное нехитрое правило позволит вам оперативно обрабатывать поступающие документы, вовремя их регистрировать и передавать по назначению и не допустит пропажи важных деловых бумаг.

    Кроме того, если ежедневно осуществлять работу с корреспонденцией по графику и в определенное время, то это позволит правильно организовать рабочий процесс. К примеру, если вы будете осуществлять обработку деловых писем до обеденного перерыва, то после можно заняться передачей писем по назначению и их согласованием. Таким образом, сотрудники компании, получившие документы на согласования уже будут знать, в какое время им ждать документы.

    Инструкция по делопроизводству. Раздел «Работа с поступающей корреспонденцией»

    Следующее немаловажное правило заключается в обязательной регистрации деловой корреспонденции, содержащей важную информацию. После того, как вы отберете важные письма, их следует зарегистрировать в журнале учета входящей корреспонденции или с помощью РКК (регистрационно-контрольная карточка). Более того, на данный момент существуют различные электронные приложения, используемые для регистрации входящей корреспонденции. 

    Читайте также:

    www.sekretariat.ru

    Деловая корреспонденция

    План работы

     

    1. Введение
    2. Деловая корреспонденция
    3. Телефонные переговоры
    4. Устные распоряжения
    5. Критика сотрудников
    6. Деловые совещания
    7. Деловая беседа
    8. Деловые переговоры
    9. Публичные выступления
    10. Заключение
    11.  Библиографический список

     

     

    1. Введение

     

    Под этикетом понимается свод правил общения людей между собой. Составляющими этических норм являются хорошие манеры, умение вести себя правильно в обществе, культураречи, внешнийвид. Хотя этикет и является содержанием принципов нравственности, в обществе он становится ритуалом, имеющим чисто внешнюю форму. В основе правила этикета являются всеобщими и соблюдаются представителями самых различных систем современного мира.

    Нормы этикета сводятся к одному основному правилу: неукоснительно, везде и во всем уважать общество в целом и каждого его члена в отдельности и относиться к ним так, как вы относитесь к себе и хотите, чтобы другие относились к вам[1].

    Деловая этика — правила и нормы служебного поведения. Деловая этика - система идеалов, на которые опирается предприниматель, менеджер, любой деловой человек, чтобы достичь поставленной цели.

    Деловая этика базируется на моральных и нравственных принципах, на определенных правилах поведения, как на фирме, так и вне ее, а также на правовых критериях, которые устанавливаются законодательными актами государства, и на международных правилах и принципах. Чтобы добиться успеха в бизнесе, для менеджеров важно уметь вести переговоры с партнерами, взаимодействовать одной командой, умело руководить подчиненными, работать без конфликтов.

    Каждый менеджер должен овладеть хотя бы азами деловой этики и основами этикета. Основу деловой этики составляет профессиональная этика, предписывающая определенный профессионально-цивилизованный тип взаимоотношений деловых людей с подчиненными, партнерами, конкурентами, клиентами, исключающий противопоставление одних другим.

    Соблюдение менеджером этики делового общения-это использование в управленческой практике совокупности нравственных норм, правил и представлений, регулирующих поведение людей в процессе их производственной деятельности.

    Рассмотрим основные управленческие действия в работе менеджера:

    • -деловая корреспонденция
    • -телефонные переговоры
    • -устные распоряжения
    • -критика сотрудников
    • -деловые совещания
    • -деловая беседа
    • деловые переговоры
    • -публичные выступления

     

     

    2.Деловая корреспонденция

     

    За деловую корреспонденцию можно принять любое письмо или другую форму корреспонденции, направленную любым официальным лицом в этом его качестве, от его имени, в силу занимаемого им поста[2].

    Деловую корреспонденцию можно условно распределить на две категории: официальную переписку, которая в основном используется в дипломатической практике, и деловые (коммерческие) письма, часто имеющие полуофициальный характер.

    В письменных текстах деловой этикет проявляется, прежде всего, в следующих компонентах: формулах обращения, выражениях просьб, выражении отказов, претензий, формулировании поручений, аргументации своего мнения[3].

    Основные этические требования к деловой переписке:

    -самое главное требование-письмо должно быть коротким, честным и правдивым.

    -содержание письма должно быть лаконичным, содержать простые предложения и посвящаться только одному вопросу.

    -в письме должна отражаться индивидуальность автора и компании отправителя.

    -даже в преддверии конфликтной ситуации тон письма должен оставаться корректным и уважительным.

    -если в письме присутствуют какие- либо списки или перечни, то оны должны быть высланы в приложении к письму.

    -в случае бессознательно допущенной ошибки или задержки с ответом должны обязательно последовать извинительные просьбы.

    -объем письма, как правило, не должен превышать двух страниц машинописного текста, однако исполнитель ни в коем случае не должен жертвовать ради краткости вежливостью тона.

    -письмо не должно содержать синтаксических, стилистических и орфографических ошибок.

    От правильного составления приказа, корректно написанного письма во многом зависят хорошие отношения в коллективе, с деловыми партнерами, в конечном счете, успех дела[4].

     

    3.Телефонные переговоры

     

    Культура телефонного общения является неотъемлемым элементом деловых качеств человека.Умение пользоваться этим средством связи в том, чтобы максимально реализовать представленные им возможности.

    При подготовке к телефонному разговору следует хорошо продумать постановкувопроса, аргументацию, по возможности спрогнозировать ответы и контраргументы собеседника, рекомендуется написать перечень вопросов для обсуждения, в случае необходимости подобрать нужные материалы по вопросу, чтобы во время разговора не тратить время на поиск.

    Вот некоторые социально-психологические и этические рекомендации по использовании телефона в профессиональной деятельности:

    -этика телефонного общения предписывает всегда назвать себя, прежде чем начать разговор.

    -при выполнении срочной работы, не требующей отлагательств,не снимать трубку совсем, либо снимать сразу и попросить перезвонить.

    - если вы звоните по междугородней связи, то обязательно скажите об этом. Тогда на ваш звонок ответят с большей готовностью.

    -если нет возможности ответить на телефонный звонок, следует как можно скорее перезвонить звонившему человеку.

    - не перебивать собеседника без необходимости.

    - не позволяйте вошедшему в помещение долгое время стоять и слушать вас: попросите посетителя зайти позже или прервите телефонный разговор[5].

    -максимально используйте время разговора по телефону. Будьте при этом внимательны и предупредительны к собеседнику[6].

    Если в результате телефонного разговора достигнута договоренность, то непременно следует послать собеседнику письмо, в котором подтвердить достигнутую по телефону договоренность или отразить высказанное мнение сторон по обсуждаемому вопросу.

     

    4.Устные распоряжения

     

    Устным распоряжением может быть приказ, либо постановление руководителя.

    Кроме того, что устное распоряжение - инструкция и распорядительная информация, это еще и факт делового общения, проводимого на определенной эмоциональной волне. Она должна характеризовать степень конфиденциальности и доверительности.

    Устное распоряжение должно отдаваться лично исполнителю, а не через вторые руки.

    Это простое правило многое характеризует. Распоряжение не должно отдаваться постепенно, через первого подвернувшегося сотрудника. Этим просто снижается его значимость и важность. Распоряжение, переданное через

    кого-то, звучит, как отказ в уважении к лицу, которому оно адресуется. Наконец, это просто нарушение этикета делового общения.

    Устное распоряжение должно отдаваться в явной форме. Это означает, что устное распоряжение выступает в форме очевидного, прямого и однозначного предложения выполнить некоторое действие, а не в форме намека или пожелания.

    В устном распоряжении не стоит персонифицировать. Отдавая устное распоряжение, не стоит говорить «Мне нужно», «Я хочу» и т. п. Ибо создается впечатление, что этого хочет только руководитель, что это нужно лично ему для удовлетворения его потребностей.

     

    5. Критика сотрудников

    деловая этика менеджер совещание

    Для того чтобы, по возможности, снять осложнения в процессе высказывания критических замечаний, и критикующему, и критикуемому следует придерживаться некоторых правил, в основном касающихся этической стороны процесса.

    - критику надо начинать с похвалы, далее можно устраивать сотруднику полный "разнос", который, тем не менее, будет воспринят им без потери уверенности в себе, поскольку в самом начале разговора критикующий показал высокую оценку работы критикуемого - но в прошлом.

    - следует критиковать работу (поведение, поступки), а не человека.

    -. критикуя, следует следить за своими интонациями, темпом речи; нельзя срываться на крик, недопустимы излишне эмоциональные высказывания.

    - не стоит принимать поспешные решения, надо дать возможность высказаться критикуемому — ведь есть вероятность, что он располагает сведениями, позволяющими оправдать его поступки или, по крайней мере, увидеть их в несколько ином свете.

    - последняя фраза критикующего, как и первая, должна содержать мысль, вселяющую в критикуемого веру в собственные силы, в способность справиться с ошибками и недостатками.

     

    6.Деловые совещания

     

    Деловые совещания- это форма коллективного рассмотрения деловых ситуаций, по производственным, экономическим проблемам.

    К деловым совещаниям можно отнести конференции,семинары,симпозиумы,митинги,съезды.

    Существует ряд общих правил проведения любых собраний, вне зависимости от поводов по которым они созываются. Если следовать этим правилам, встречи проходят гладко, с пользой для всех присутствующихи оканчиваются вовремя[7].

    В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:

    - оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.

    - постоянно поддерживать разговор.

    - выслушивать мнения всех оппонентов.

    - нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы.

    - излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, – как правило, пользы от таких выступлений немного.

    - если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.

     

    7. Деловая беседа

     

    Деловые беседы предполагают только обмен взглядами, точками зрения, мнениями. Деловой беседой так же может являться способ решения конфликтов или форма установления деловых отношений[8].

    При ведении деловой беседы необходимо:

    - привлечь внимание собеседника. Если он вас не слушает, возникает вопрос: зачем вообще говорить.

    - пробудить в собеседнике заинтересованность в вашем предложении[9].

    - преобразовать ваши интересы и интересы собеседника в окончательное решение[10].

    Некоторые факторы мешают нормальному ходу диалога – это бестактное обрывание речи собеседника на полуслове; неоправданное лишение его возможности высказать свое мнение; игнорирование или высмеивание его аргументов; подтасовка фактов, голословные утверждения и т. д[11].

     

    8. Деловые переговоры

     

    Деловые переговоры являются неотъемлемой частью практики менеджера. Основная задача переговоров - убедить собеседника, заставить принять его ваше предложение.

    При ведении деловых переговоров необходимо проявлять вежливость. Вежливость должна быть не преувеличенной, а соразмеренной данной ситуации: необходимо учитывать возраст, пол, служебное положение партнера по общению. Рекомендуется смягчать свою речь, снимать излишнюю категоричность[12].

    Необходимо постоянно поддерживать контакт с собеседником, смотреть на собеседника, интересоваться его реакцией, в противном случае успешное ведение переговоров может быть затруднено.

     

    9. Публичные выступления

     

    Основная цель публичной речи-влияние на аудиторию. Донести до нее необходимую информацию, эмоционально подготовить к предстоящему событию, поднять настроение, управлять поступками людей[13].

    Этическая позиция оратора по той или иной проблеме небезразлична для слушателя. Более того, она достаточно хорошо просматривается по типу аргументации, которая характеризует здравомыслие оратора, его доброжелательность, порядочность. Большое значение имеет внешний вид оратора. Он должен быть одет в соответствии с ситуацией общения.

    Далее несколько этических правил-советов:

    - аргументировано показать, что вы обладаете специальной подготовкой и хорошо осведомлены по обсуждаемой проблеме

    - показать компетентность и эрудицию в спорных вопросах

    - учитывать реакцию слушателей на вашу осведомленность по обсуждаемой проблеме

    - там, где это уместно, использовать тон доверительного общения.

    Для установления и поддержания контакта с аудиторией необходимо использовать специальные контактоустанавливающие средства: этикетные формулы приветствия, прощания, благодарности и т. д[14].

    Оратор должен произносить речь наизусть, а не начитывать ее, как доклад, - в противном случае он рискует произвести на слушателей очень невыгодное для себя впечатление[15].

    Проблема речевого этикета в процессе публичного выступления — это и проблема выбора тональности общения, выбора способов, приемов установления доброжелательного, интеллигентного обращения к слушателям. В зависимости от этапа выступления и особенностей складывающегося взаимопонимания выбираются способы обращения, это может быть: приветствие, благодарность за предоставленную возможность выступить,извинение в чем-либо, поздравления; просьба, предложение, совет, комплимент, одобрение, пожелание.

     

     

    10. Заключение

     

    Для менеджера любого уровня крайне необходимо понимание основ этики, так как он вынужден постоянно принимать те или иные решения. Как они будут оценены коллегами? Каковы будут последствия этих решений[16]?

    Менеджеру необходимо поддерживать длительные и взаимовыгодные отношения с владельцами компаний, потребителями, кредиторами, поставщиками, работодателями. Весьма часто эти отношения складываются в ситуациях, когда интересы сторон не совпадают. Главное правило здесь — придерживаясь этических принципов. В твердости менеджера проявляется его достоинство[17].

    Используя нормы и правила делового этикета, менеджер сможет прогнозировать поведение коллег и сам становится предсказуемыми, что помогает эффективно организовать процесс управления[18].

     

     

    11. Библиографический список

     

    1.Научная литература

    1.1.Балашов А.П. Основы менеджмента: Учеб. пособие. - М.:Вузовский учебник,2009.

    1.2.И.Н.Кузнецов.Деловое общение.Деловой этикет.Учебное пособие для студентов вузов.-М.:Юнити-Дана,2005.

    1.3.Международный менеджментПод ред.С.Э.,Тарасевича Л.С.,Майзеля А.И.-СПб:Питер,2001.

    1.4.В.Е.РеваДеловое общение,учебное пособие на электронном носителе,Пенза,ПГУ,2003.

    1.5.Русский язык и культура речи:Учебник для технических вузовПод ред.В.И.Максимова,А.В.Голубевой.-М.:Высшее образование,2006.

    1.6.Русский язык и культура речи:Учеб.пособиеПод ред.проф.О.Я.Гойхмана.-М.:РИОР,2009.

     

     

    [1].Кузнецов И.Н. Деловое общение. Деловой этикет: Учебное пособие для студентов вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА,2005. – С.4.

    [2] В.Е.Рева. Деловое общение, учебное пособие на электронном носителе, Пенза, ПГУ, 2003. – С.176.

    [3] В.И.Максимов, А.В.Голубева. Русский язык и культура речи: Учебник для технических вузов. – М.: Высшее образование, 2006. – С.174.

    [4] Кузнецов И.Н. Деловое общение. Деловой этикет: Учебное пособие для студентов вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА,2005.- С . 126.

    [5] В.И.Максимов, А.В.Голубева. Русский язык и культура речи: Учебник для технических вузов. – М.: Высшее образование, 2006.- С. 341.

    [6] В.И.Максимов, А.В.Голубева. Русский язык и культура речи: Учебник для технических вузов. – М.: Высшее образование, 2006. – С. 341.

    [7] Кузнецов И.Н. Деловое общение. Деловой этикет: Учебное пособие для студентов вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА,2005.- С. 108.

    [8] В.Е.Рева. Деловое общение, учебное пособие на электронном носителе, Пенза, ПГУ, 2003. – С.123.

    [9] Балашов А.П. Основы менеджмента: Учебное пособие. – М.: Вузовский учебник, 2009. – С.109.

    [10] Балашов А.П. Основы менеджмента: Учебное пособие. – М.: Вузовский учебник, 2009. – С.109.

    [11] О.Я.Гойхман. Русский язык и культура речи: Учеб. Пособие. – М.:РИОР, 2009.– С.65.

    [12] О.Я.Гойхман. Русский язык и культура речи: Учеб. Пособие. – М.:РИОР, 2009.– С.66.

    [13] В.И.Максимов, А.В.Голубева. Русский язык и культура речи: Учебник для технических вузов. – М.: Высшее образование, 2006.- С.265.

    [14] В.И.Максимов, А.В.Голубева. Русский язык и культура речи: Учебник для технических вузов. – М.: Высшее образование, 2006.- С.273.

    [15] О.Я.Гойхман. Русский язык и культура речи: Учеб. Пособие. – М.:РИОР, 2009.– С.79.

    [16] Тарасевич С.Э., Майзель Л.С. Международный менеджмент. СПб.: Питер, 2001. – С. 387.

    [17] Тарасевич С.Э., Майзель Л.С. Международный менеджмент. СПб.: Питер, 2001. – С. 387.

    [18] Тарасевич С.Э., Майзель Л.С. Международный менеджмент. СПб.: Питер, 2001. – С. 390.

    znakka4estva.ru

    «Обучение деловому письму»

    1.

     

    Абегг Биргит, Бенфорд Михаэль100 писем на английском: учебное пособие.Представляет собой краткий обзор всех особенностей оформления делового письма. Содержит сокращения, форму написания, арифметические символы, написание целых чисел и дробей и т.д. – М.: Астрель - Аст, 2006.
    2.

     

    Васильева Л.Деловая переписка на английском языке: учебное пособие.Содержит образцы деловой корреспонденции на английском языке с переводом на русский язык. - М.: Айрис –пресс, 2004.
    3.

     

    Петренко Е.А.Buisness leters global trends.Содержит письма-образцы, задания к ним на закрепление и заучивание лексики, упражнения на перевод, фразы-клише. - Хабаровск, РИЦ ХАЭП,2010.
    4.

     

    Де Вриз М.Internatinally Yours / Международная деловая переписка как средство достижения успеха.Справочное издание для самостоятельного ведения международной переписки с целью минимизации типичных ошибок. - М.: Весь мир,2001.
    5.

     

    Догаева Т.О.Вводный курс делового письма. 10-11 классы: учебное пособие. Направлено на развитие навыков делового общения, основ делопроизводства и деловой переписки. - М.: Дрофа, 2006.
    6.

     

    Дубинина Н.В., Ковыршина Н.А.Учитесь писать деловые письма (арабский, английский, русский): учебное пособие.Суммирует основные правила по написанию деловой корреспонденции на арабском языке, анализирует образцы на английском и русском языках для выявления отличий делового этикета арабских стран от народов, говорящих на русском и английском языках. - М.: РУДН, 2008.
    7.

     

    Сальникова Л.В., Смирнова Н.В., Памухина Л.Г., Князева М.И.Деловая переписка на английском языке.Пособие для учащихся старших классов средней школы и студентов вузов , желающих овладеть тематикой и лексикой делового английского языка. -М.: ГИС, 2007.
    8.

     

    Евко Ю.А., Андреева С.В.Развитие умений и навыков делового письма: учебное пособие.Направлено на совершенствование умений и навыков письма на английском языке в сфере экономики. - Хабаровск: ДВГУПС, 2011.
    9.

     

    Кутний Е.А.Бизнес-корреспонденция на английском языке: пособие.Детально рассматриваются структура, основные правила оформления и типы деловых писем, а также электронная корреспонденция. - М.: АСТ, 2002.
    10.

     

    Мильман Н.Н.Деловая корреспонденция: учебное пособие на французском языке.Содержит письма, предлагаемые для анализа перевода, речевые обороты и стандартные формулировки, важнейшие французские клише, необходимые для ориентации в делопроизводстве и деловом обиходе. - Пермь: Перм. гос. ун-т., 2008.
    11.

     

    Маркова Н.А.Английский язык: учебное пособие по деловой корреспонденции: пособие.Содержит аутентичные тексты, письма, комплексы упражнений по каждому разделу, направленные на создание лексической базы и формирование навыков с целью работы с деловой и банковской корреспонденцией. - М.: Финакадемия, 2007.
    12.

     

    Мелех И.Я.100 образцов писем на английском и русском языках: пособие.Содержит основные сведения об особенностях составления и оформления дружеских, официальных и деловых писем на английском языке, также образцы факсов, телексов и телеграмм. -М. : АСТ – Астрель, 2011.
    13.

     

    Озерина С.П., Стицей Л.Ю.Практикум по деловой переписке: учебное пособие.Состоит из 2-х разделов: Деловое письмо и Другие виды деловой корреспонденции. Разработано для студентов 1-го и 2-го

    www.fessl.ru

    Виды деловой корреспонденции

    МегаПредмет 

    Обратная связь

    ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

    Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение

    Как определить диапазон голоса - ваш вокал

    Как цель узнает о ваших желаниях прежде, чем вы начнете действовать. Как компании прогнозируют привычки и манипулируют ими

    Целительная привычка

    Как самому избавиться от обидчивости

    Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам

    Тренинг уверенности в себе

    Вкуснейший "Салат из свеклы с чесноком"

    Натюрморт и его изобразительные возможности

    Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д.

    Как научиться брать на себя ответственность

    Зачем нужны границы в отношениях с детьми?

    Световозвращающие элементы на детской одежде

    Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия

    Как слышать голос Бога

    Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ)

    Глава 3. Завет мужчины с женщиной

    Оси и плоскости тела человека

    Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

    Отёска стен и прирубка косяков Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

    Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

    Правила деловой переписки

    Другая важная часть делового этикета — служебная переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально: на него накладывают отпечаток, прежде всего, адресат, конкретная ситуация, лич-ность и должность пишущего. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но тем не менее существуют и общие правила деловой переписки. Подробно об этом вы можете почитать в специальной литературе. Мы же пытаемся обозначить наиболее существенные моменты этой проблемы.

    Переписка — это общение в миниатюре, овладение ею — это и труд, порой нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных служб, повышению квалификации, установлению прочных связей с потребителями.

    Одно из главных требований к письму — оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше — на одной странице. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений.

    Это третье правило написания делового письма. Это же правило предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора.

    Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне «цветистым». Таким слогом чаще всего пользуются в странах Востока.

    Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть ясно, что это за компания, чем она занимается, прочно ли стоит на ногах и т.д. Это еще одно требование к служебному письму.

    Но даже при таком, казалось бы, стандартном подходе, остается большой простор для творчества. Прежде всего, думайте об адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтобы заинтересовать его, так донести до него суть вопроса, чтобы ваше письмо запомнили. Поможет вам решить эти и другие проблемы... чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, как правило, быстрее читается и прочнее запоминается. Оно поможет завоевать будущего клиента. Такое письмо показывает получателю, что его готовила личность.

    Схема делового письма

    Существуют отработанные схемы делового письма или служебной записки. Например, можно предложить такую:

    Дата:

    Кому:

    От кого:

    Тема:

    Я рад сообщить о том, что... (имя, отчество) способствовал (активно, ус-

    пешно) развитию нашей фирмы (отдела) с момента его создания. Он яв-

    ляется главным разработчиком проекта №3... (имя, отчество), будет и

    впредь оказывать всемерное содействие созданию и дальнейшему раз-

    витию нашей компании.

    Мы поздравляем с... и желаем Вам новых успехов.

    Подпись.

     

     

    При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще на некоторое время, перечитайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте. Особенно важно соблюдение этого правила при ответах на жалобы клиента. Не стремитесь отписаться, отделаться от клиента — это непростительная ошибка. Недовольство клиента работой фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней.

    Постарайтесь начинать письмо дружески — это вызывает у получателя добрые чувства к автору. Личностные штрихи придадут вашему посланию большую значимость. Этому способствует также разговорный стиль письма.

    Виды деловой корреспонденции

    Специалисты по переписке делят корреспонденцию на следующие виды:

    • торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;

    • ответные письма с благодарностью;

    • поздравления;

    • извинения;

    • требования и запросы;

    • соболезнования.

    Эти шесть видов корреспонденции в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные. Служебные записки тоже делятся на следующие виды:

    • распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

    • благодарности и поздравления;

    • напоминания, просьбы, проведение мероприятия.

    В неформальной деловой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый,изумительный, прекрасный и т.п., сближают автора письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние. Показывают, насколько объективен или субъективен автор письма, может быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями.

    Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим наиболее общие вопросы:

    Что нужно потенциальному клиенту?

    Каковы его основные заботы?

    Какие сомнения его тревожат?

    Каковы его финансовые соображения?

    Были ли у него какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор?

    Какие у него цели?

    И еще один немалозначащий момент: письмо должно строиться по такой схеме: внимание — интерес — просьба — действие.

    Надо только помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

    Внимание: Уважаемый (ая)

    Интерес: Я хочу сообщить Вам нечто интересное (важное).

    Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно

    улучшить Вашу жизнь...

    Просьба: Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя

    бы... в благородное, патриотическое дело...

    Действие: Мы призываем Вас присоединиться к тысячам доб-

    рых людей...

    Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу: во время мимолетного разговора с подчиненным, коллегой, на производственном совещании и т.п. К сожалению, иногда должностные лица злоупотребляют формой обращения на «ты». Обращаются на «ты» к подчиненным, которые гораздо старше их по возрасту, но говорят «вы» молодому вышестоящему начальнику. В форме обращения на «ты» проявляется пренебрежение к подчиненному. Занимаемый пост не дает ему основания для подобного общения с подчиненным или наемным работником. Такое обращение уни-жает достоинство человека. Этикет служебных, деловых отношений требует строгого соблюдения речевых норм как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, совещаний. Когда вы разговариваете с людьми (или даже с одним человеком), ведите беседу так, чтобы вам никто не мешал. Все дела, за исключением экстренных, внезапных, могут подождать.

    megapredmet.ru

    ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

    Количество просмотров публикации ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ - 44

    ОПРЕДЕЛЕНИЕ, НАЗНАЧЕНИЕ И ОСОБЕННОСТИ

    Деловая корреспонденция

    ТЕМА 9

    План:

    9.1. Определœение, назначение и особенности деловой корреспонденции

    9.2. Видовой состав деловой корреспонденции

    Деловое (или служебное) письмо – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций, предприятий, фирм по поводу осуществляемой ими деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, в случае если содержание ее касается взаимных интересов.

    Основным признаком, по которому деловые письма из всœех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телœеграфа, факсимильной связи и электронной почты.

    Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всœего это – информационная функция.

    В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. Посредством его обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

    Информация, которую содержит в себе письмо, должна быть выражена на любом языке, зафиксирована на любом носителœе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства. Обращение содержит в себе последовательную смену информационных процессов – передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение.

    Что касается языка, то тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

    Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов – реквизитов.

    Для переписки используются бланки писем организации (формат А4 или А5), структурных подразделœений, должностных лиц. Бланк письма структурного подразделœения используется в том случае, в случае если руководитель структурного подразделœения наделœен правом подписывать письма.

    Независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях – разъясняющие и дополняющие материалы.

    Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата͵ регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа͵ адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителœе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений; в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, - печать.

    Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события крайне важно излагать объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать двоякого толкования.

    referatwork.ru

    Виды деловой корреспонденции | Письмодел: Деловые письма на заказ

    Деловая корреспонденция – это важный способ письменной коммуникации между деловыми партнерами и коллегами. С его помощью происходит обмен информацией между коллегами и деловыми партнерами. Основная цель деловой корреспонденции — обмен информацией и анализ той или иной ситуации. К деловой корреспонденции относят всю служебную переписку, а также телеграммы, телефонограммы, факсы, деловые и коммерческие письма, а также вся электронная переписка между сотрудниками и внешними партнерами.Деловое письмо — это документ для передачи и обмена официальной информацией. Официальное деловое письмо отправляется в государственные учреждения, партнерам и коллегам в пределах страны или в международном формате.

    Деловое письмо по форме отправления может быть:

    • конвертное — отправляется почтой;
    • электронное — предается по электронной почте;
    • факсовое — предается с помощью факсимильной связи.

    Телеграмма — краткое сообщение, которое передают через телеграфную связь. Сейчас используется редко.

    Телефонограмма — это информационное сообщение, переданное по телефону и точно зафиксированное на бумаге. Сейчас используется редко.

    Служебная переписка — это вся переписка в пределах одной организации между коллегами и подразделениями, направленная на координацию работы и нормальное функционирование всех систем организации.Рассмотрим главные виды деловой корреспонденции. Всю деловую корреспонденцию условно можно разделить на письма:

    • коммерческого и некоммерческого характера;
    • требующие ответа и информативные;
    • индивидуальные и коллективные;
    • регламентированные и нерегламентированные;
    • официальные, полуофициальные, служебные, международные.

    На сегодняшний день наиболее распространенным видом деловой корреспонденции является электронное письмо. Его используют и для служебной переписки в пределах компании, и для официальных писем партнерам и высокопоставленным чиновникам и даже для официальных международных писем.Воспользуйтесь услугами нашего сайта.Заказать

    А вы используете чаще бумажные или электронные письма?

    Напишите в комментариях ниже. Если статья было для Вас полезной, поделитесь ею с друзьями в соцсетях.

     

    © 2016, Валентина Коренная. Все права защищены.

    pismodel-vk.ru


    Смотрите также