EVENTS — LIVE. Бизнес мероприятие


Как проводить профессиональные мероприятия с пользой для бизнеса? / Хабр

В одной из моих предыдущих статей (Как тематические мероприятия могут помочь вашему бизнесу?) я рассказывал, как проведение мероприятий может помочь вашему бизнесу получить новых клиентов и выйти на новый уровень развития. Я хотел бы продолжить данную тему и рассказать, как и где можно проводить свои собственные профессиональные мероприятия, как сделать их эффективными для всех участников, что нужно предусмотреть заранее.

image Для начала давайте определимся и составим небольшой список того, что нам нужно, чтобы организовать свое мероприятие:

1) Помещение; 2) Тема встречи; 3) Формат мероприятия; 4) Кому может быть интересно; 5) Стоимость проведения;

На наш взгляд, это минимальный список задач, который должен быть решен перед проведением каждого нового мероприятия. Рассмотрим подробнее каждый пункт.

Где можно проводить мероприятия?

Очевидно, что аренду конференц-зала в современных бизнес центрах могут позволить себе далеко не все компании. Но, тем не менее, помещение найти можно. Вот список мест, где вам с радостью дадут помещение на пару часов за небольшую оплату или даже бесплатно.

1) Аудитории в колледжах и университетах. Большинство из них будут рады не только предложить вам аудиторию, но и позовут своих студентов к вам на встречу. Для этих целей вам следует связаться с профкомом или студенческим советом.

2) Коворкинги и открытые пространства. Это места, где чаще всего собираются молодые профессионалы. Заинтересовавшись вашим мероприятием, они расскажут о нем всем друзьям, что обеспечит хорошую вирусную рекламу.

3) Анти-кафе. Проводить мероприятие в таких местах буде выгодно и вам, и им. Многие из них делают объявления о подобных мероприятиях в своих соц сетях, что обеспечивает дополнительную рекламу вам.

4) Конференц-залы. Несмотря на то, что они достаточно дорогие, существует способ существенно снизить плату или вовсе свести ее к нулю. Если ваши мероприятия достаточно популярны и их посещают не менее 50 человек, то вам стоит задуматься о поиске спонсоров. Это могут быть компании со смежным бизнесом, которые могут рекламировать свою продукцию или услуги на ваших мероприятиях. Упомяните о них в своей лекции или выступлении, и спонсоры захотят работать с вами дальше.

Тема встречи.

Как бы ни казался этот пункт легким, над ним также стоит поразмыслить некоторое время. Конечно, можно написать просто: «Обсуждаем современные стратегии продвижения сайта в рунете», и ждать, что пользователи сами будут проявлять интерес и регистрироваться на мероприятие. Но такое случается крайне редко.

Я бы порекомендовал прочитать несколько статей о том, как правильно составлять заголовки, которые привлекают внимание читателей. Это значительно может повлиять на интерес публики к вашим встречам и обеспечить аншлаг.

Не забудьте дать небольшое описание того, что ждет участников вашего мероприятия. Будет лучше, если вы также добавите несколько фотографий лекторов, материалов или помещения к аннотации встречи.

Формат мероприятия.

Из личного опыта могу обозначить несколько форматов мероприятий:

1) Семинар, тренинг или лекция. Зачастую такие форматы проводят небольшие компании, рассказывающие истории из своего личного опыта. Они долгое время занимаются, скажем, продвижением в сети и хотят найти новых клиентов на своих мероприятиях. Иногда они проводят конкурсы прямо на встречах, где разыгрывают бесплатные услуги или продукты. Это обеспечивает интерес участников и мотивирует их посетить последующие мероприятия.

2) Конференции. Этот формат объединяет несколько компаний – профессионалов в одной отрасли. Они рассказывают о новых достижениях, устраивают открытые лекции с вопросами экспертам, и дают бесплатные консультации участникам встречи. На конференциях всегда присутствуют лидеры рынка, имена которых на слуху у участников.

3) Презентационные вечера. Здесь возможно присутствие как одного организатора, так и нескольких. Очень часто организатор приглашает выступить своих коллег в смежной области. Они рассказывают о своих продуктах и узнают мнение гостей о них. К таким вечерам можно отнести встречи, где стартапы презентуют свои проекты и получают первые отзывы от потенциальных клиентов и инвесторов.

4) Нетворкинг. Самый неформальный вид мероприятий. Его участники приходят, чтобы познакомиться друг с другом, найти бизнес партнеров или просто отлично провести время в кругу людей с такими же интересами. На некоторых встречах организаторы предлагают участникам бесплатные напитки и еду (например, пиццу).

Если я не назвал какой-нибудь другой формат мероприятий, то вы всегда можете дополнить статью в комментариях. Но на мой взгляд, эти 4 встречаются гораздо чаще других.

Кому может быть интересно данное мероприятие?

«Оно будет интересно всем!» — такое заявление можно услышать от большинства организаторов. Но нужно учитывать и то, что «все» не всегда будет приходить на ваши мероприятия, рассказывать о них в сети и приводить знакомых. В первую очередь, нужно стараться привлечь именно клиентов, которым нужны ваши мероприятия. Наверняка, у вас есть своя база клиентов и партнерская сеть. На мой взгляд, начать нужно именно с них. И пусть на ваших первых встречах будет всего 10-15 человек. Именно они будут рекламировать вас своим знакомым.

Хотелось бы еще отметить, что из 20 приглашенных, встречу посетит один – два человека, а из 10 подтвердивших свое участие – только 5-6. Поэтому рассчитывайте размеры помещений и всего остального исходя из этих цифр.

Стоимость проведения.

Многих людей, решивших организовать свое мероприятие, уже на начальном этапе пугает стоимость его проведения. Изначально они закладывают в нее дорогие помещения, аппаратуру, рекламу в соц сетях и поисковиках и расходные материалы, не понимая, что этого можно было бы избежать.

Не бойтесь искать партнеров и спонсоров. Обзвоните своих коллег по бизнесу и предложите взаимовыгодное партнерство. Подумайте, кто бы мог стать спонсором вашего мероприятия в обмен на рекламу его продуктов: вы можете раздавать их листовки всем участникам или разрекламировать их со сцены, а также не забудьте обозначить их в описании мероприятия. Мне кажется, таким способом вы сможете снизить стоимость проведения мероприятия или даже сделать его бесплатным.

В дальнейшем, когда количество участников на каждом мероприятии будет не меньше 50, вы сможете начать продавать билеты.

Как видите, проведение мероприятия может быть не таким уж трудным и проблематичным занятием, если постараться предусмотреть некоторые нюансы. Сейчас даже небольшие компании начинают проводить свои мероприятия, и этот тренд будет только расти в будущем.

Остается только один вопрос: «А когда Вы начнете?»

habr.com

Деловые мероприятия

Деловые мероприятия – неиссякаемый источник возможностей для развития бизнеса

Актуальность деловых мероприятий Грамотно спланированная коммуникация всегда способствует приближению к поставленным целям. В мире бизнеса невозможно быть успешным и жить изолированно от потенциальных и реальных партнеров или клиентов. Часто одна встреча позволяет решить ряд ключевых задач и вывести компанию на принципиально новый уровень. Однако чтобы эти позитивные изменения произошли, нередко нужно приложить немало усилий, а порой – и вложить немало средств. Ускорить многие процессы и обеспечить качественные изменения в деятельности организации без неоправданных финансовых вложений помогают деловые мероприятия. Ведь именно они ориентированы на создание возможности встречи с нужными людьми в нужное время.

Цели и задачи проведения Деловые мероприятия организуют для решения самых разных задач и приближения к самым разноплановым ориентирам. Наиболее часто такие бизнес-коммуникации проводятся для достижения следующих целей:

  • ривлечение клиентов;
  • формирование заинтересованности в сотрудничестве у потенциальных партнеров;
  • создание и поддержание положительного имиджа компании;
  • обеспечение успешного вывода на рынок нового продукта;
  • увеличение узнаваемости торговой марки.

Задачи, которые должны быть реализованы в процессе деловых мероприятий, обычно детализируют процесс по достижению цели. Один из примеров такой конкретизации приведен на схеме.

Виды деловых мероприятий Научно-технический прогресс, современный подход к маркетингу и уровень развития культуры делового общения позволяют организовывать деловые коммуникации любых типов практически без ограничений по времени, месту, количеству и составу участников. Единую классификацию всех видов деловых мероприятий составить сложно. С одной стороны, бизнес-коммуникации часто имеют принципиально разный формат (в зависимости от преследуемых целей проводятся как масштабные зрелищные, так и узкоспециализированные сугубо научные мероприятия). А с другой стороны, во многих случаях целесообразно проводить деловое мероприятие, сочетающее в себе элементы нескольких типов (например, для привлечения партнеров-агентов часто организуют презентацию-семинар). К основным видам можно отнести такие деловые мероприятия: 1.    Презентация – официальное рекламно-коммерческое представление компании и ее товаров или услуг приглашенным с целью убеждения их в выгодности приобретения продукции или в перспективности сотрудничества. 2.    Конференция – собрание представителей разных компаний для обсуждения заранее определенных вопросов, часто предусматривающее выступления участников с презентациями или докладами по заданной теме. 3.    Семинар – разновидность промо мероприятия, предусматривающего не только оповещение клиентов, партнеров и представителей СМИ о новостях компании (разработках, продуктах, идеях), но и обмен мнениями по определенной теме, а часто еще и обучение. 4.    Форум - бизнес-мероприятие, нацелено на организацию тематической деловой коммуникации между участниками. Как вид деловой активности имеет наименее жесткие рамки по формату и может включать в себя самые разноплановые действия для достижения поставленной цели (от организации круглого стола и мастер-класса до проведения презентации конкурсных проектов).

Выбор типа мероприятия Тип мероприятия выбирается в соответствии с целями будущей деловой коммуникации. В наиболее общем виде рекомендации по определению формата выглядят следующим образом:

Базовые условия

Тип мероприятия

  1. Концентрация внимания на одном объекте (компания, продукт) за счет роли ведущего спикера.
  2. Донесение информации в виде монолога.
  3. Отсутствие необходимости в предоставлении посетителям информации в формате обучения.

Презентация

  1. Участие в мероприятии на равных правах с другими спикерами.
  2. Заинтересованность в диалоге и обмене мнениями.
  3. Отсутствие необходимости в обучении присутствующих.

Конференция

  1. Сконцентрированность на ключевом объекте за счет наличия ведущего спикера.
  2. Ориентация на монолог с элементами диалога (вопросы для активизации внимания типа приведения примеров из жизни и др.).
  3. Нацеленность на детализированное (в рамках заданной темы) изложение материала в формате тренингов, ролевых игр, бизнес-кейсов и т. д.

Семинар

  1. Отсутствие ведущего спикера.
  2. Ориентация на обмен знаниями и опытом.
  3. Отсутствие четкой цели по явному обучению участников, но заинтересованность в продуктивной передаче знаний, умений и навыков косвенными методами типа мастер-класса и др.

Форум

Этапы организации Детальный план мероприятия необходимо разрабатывать и реализовывать после формулирования целей его проведения и понимания глобальной концепции. В основном подготовка любого мероприятия включает в себя такие стадии: 1.    Постановка цели. 2.    Согласование бюджета. 3.    Разработка идеи и концепции мероприятия. 4.    Подготовка плана. 5.    Составление графика работ и распределение зон ответственности между представителями компании-организатора. 6.    Информирование о запланированном мероприятии. 7.    Проведение организационно-подготовительных работ в зависимости от типа мероприятия, целей, продолжительности, бюджета и количества участников (подбор помещения, определение времени проведения, отбор приглашенных и спикеров, продумывание развлекательной программы, организация кофе-брейков и фуршетов, обеспечение безопасности и т. д.). 8.    Работа с потенциальными участниками (отправление приглашений, получение подтверждения участия, уточнение условий приезда и проживания и др.). 9.    Техническая подготовка помещения (украшение зала, доставка необходимого оборудования и материалов, по возможности устранение факторов, препятствующих продуктивной коммуникации). 10.    Обеспечение приезда участников (организация трансфера, размещения и регистрации участников).

Ключевые нюансы подготовки Вопрос качественной подготовки к деловому мероприятию заслуживает освещения в отдельной статье. Именно от правильности выполнения подготовительных работ в большой мере зависит результативность всей бизнес-коммуникации. Универсальных советов по проведению любого делового мероприятия нет. Однако есть несколько правил, которые целесообразно соблюдать. Для достижения максимального эффекта важно:

  • Создавать концепцию интересного целевой аудитории мероприятия (анонсировать доклады авторитетных спикеров, продумать систему поощрения участников  предоставления скидки или обнародования эксклюзивной информации).
  • Своевременно оповещать о событии (имеет смысл привлечь внимание к мероприятию всеми доступными средствами на этапе подготовки и обеспечить донесение до целевой аудитории его результатов с правильной расстановкой акцентов).
  • Подбирать соответствующее формату помещение (целесообразно найти зал с подходящей площадью, планировкой, акустическими особенностями).
  • Вкладывать средства в продвижение торговой марки (оформить интерьер в корпоративном стиле, разместить брендированные промо стойки с тематическим материалом, раздать сувенирную продукцию с корпоративной символикой).
  • Правильно выбирать время проведения (необходимо учесть время проведения других мероприятий аналогичного формата, объективно оценить продолжительность запланированного события, подобрать оптимальное расписание мероприятия с учетом времени приезда и отъезда большинства участников).
  • Обеспечивать достойные технические условия для проведения мероприятия (стоит завезти нужное оборудование, проверить его работоспособность в конкретном помещении, продумать систему идентификации участников с целью предотвращения присутствия на мероприятии посторонних).
  • Качественно администрировать мероприятие (нужно проследить за соблюдением регламента и формата мероприятия, обеспечить безопасность участников, организовать необходимые перерывы для кофе-брейков и  перемещений).

 

 

advertiset.ru

Готовим мероприятие. Виды и особенности деловых мероприятий |  EVENTS — LIVE

Готовим мероприятие. Виды и особенности деловых мероприятий

Опубликовал admin.

Итоги любого мероприятия зависят в первую очередь от того, насколько грамотно и качественно оно сделано и проведено. Поэтому, чтобы избежать различных неприятных ситуаций и накладок, уделим вынимание этапу подготовки.

Прежде всего, определимся с тем, какое мероприятие будем проводить, от этого будет зависеть, какие этапы нужно пройти до его начала, по ходу и после проведения.

  1. Саммит (от англ. summit meeting), он же «встреча на высшем уровне» — подразумевает встречу представителей высших эшелонов власти и/или бизнеса. Если Вы проводите саммит, то наш сайт вам уже не поможет. Для подобных мероприятий существует протокол.
  2. Форум (в древнем Риме – место общественных собраний) — мероприятие, изначально направленное на решение глобальных проблем, результатом которого должно явится, по крайней мере, принятие некоего документа именуемого «решения форума» и направляемое в органы исполнительной власти для принятия к действию. Название широко применяется во всех областях человеческой деятельности, поэтому можно встретить как политический, экономический или религиозный форум. В настоящее время существует тенденция называть форумом всё подряд, ибо считается, что это придаёт мероприятию статусности. Также сейчас «хорошим тоном» считается собрать «букет» из нескольких семинаров, круглых столов и выставок по схожей тематике под одной крышей и назвать сиё действо форумом. При подготовке и проведении форума в первую очередь нужно понимать, что предстоит иметь дело с большими группами людей (более 500 человек), а также уделять повышенное внимание продвижению и созданию имиджа мероприятия.
  3. Съезд -собрание представителей какой-либо организации, деятелей какой-либо области и т.п., обсуждающее и решающее вопросы общественно-политической, научной или иной деятельности.
  4. Конгресс (от лат. congredior) — Большой съезд, собрание (обычно по вопросам международного значения). Подразумевает международный статус. Проводится внутри профессиональных групп, политических сил, или сторонников какой-либо идей для выработки общего видения ситуации. Например, конгресс врачей, или конгресс геологов, или международный конгресс экологов по противодействию конгрессу геологов. Организаторам конгресса в первую очередь стоит не забывать о международном статусе мероприятия.
  5. Конференция (англ. Academic conference) — как правило, конференцией называют собрания учёных,  исследователей или публицистов в ходе которой участники представляют сообществу свои работы или результаты исследований которые затем совместно обсуждаются. Говоря современным языком, конференция — средство модернизации инноваций. По итогам конференции публикуются её материалы. При организации необходимо заранее предусмотреть какое оборудование может понадобиться участникам для эффективной работы.
  6. Симпозиум – то же что и конференция, только посещённая как правило, одному вопросу или теме.
  7. Семинар (от лат. seminarium) —  это форма обучения, причём обучения в процессе совместного обсуждения какого либо сообщения или доклада. Бывает как студенческим (для студентов), так и научным (с участием учёных). Также широко распространены бизнес семинары, целью которых также является повышение квалификации, например семинары специалистов по продажам или кредитных брокеров. Подразумевает аудиторию не более 50 человек (эффективная аудитория семинара 25 – 30 человек), в противном случае обсуждение превращается в базар.
  8. Тренинг (англ. training от train) — широко распространенный ныне метод активного обучения, направленный на развитие знаний, умений и навыков. Проводится, как правило, в группах до 10 человек одним или несколькими тренерами. Эффект достигается чередованием теоретических установок и практического закрепления навыков. С точки зрения организатора – самое простое мероприятие.
  9. Презентация (от лат. praesentatio) — как правило, рекламное мероприятие, включающее в себя демонстрацию товара, подробное описание его характеристик, а также раздачу информационно-рекламных материалов.
  10. Круглый стол — как правило, собрание в рамках более крупного мероприятия, такого как форум или симпозиум. Подразумевает собрание разноплановых участников (охватывает все мнения по проблеме) с целью выработки общего решения или разрешения конфликта. Организатору стоит обратить внимание на создание рабочей атмосферы и освещение итогов в прессе.
  11. Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности. Основной задачей организатора является заблаговременное и неоднократное оповещение представителей СМИ о предстоящем событии.
  12. Брифинг – тоже, что и пресс-конференция, но проводимая по вопросу хорошо известному общественности, поэтому, сводится к ответам на вопросы представителей СМИ.

 

 

Вот некоторые факторы, влияющие на подготовительный процесс:

  1. Количество участников.

Количество участников мероприятия существенно влияет на подготовку. Если количество участников превышает 50 человек, нужно разделять людей на более мелкие группы при каких-либо совместных перемещениях, предусмотреть несколько пунктов регистрации, учитывать пропускную способность туалетов, вместимость гардероба и пр. Главное – не допустить образования толпы, ибо у толпы свои законы, и они могут существенно отличатся от Ваших.

  1. Временной интервал проведения мероприятия.

Временные интервалы могут варьироваться от нескольких минут (брифинг или пресс-конференция), до нескольких дней или даже недель (форум или конгресс). Разумеется, в каждом случае есть свои нюансы, на которых мы сейчас останавливаться не будем, но стоит отметить, что в ходе длительных мероприятий, как правило, на второй день участники «втягиваются» в процесс и принимают «правила игры», чем существенно облегают жизнь организаторам.

  1. Особенности аудитории

Серьёзный фактор, включающий возрастную группу, социальный статус и образовательный уровень большинства участников. Сюда же можно отнести отношения участников между собой до мероприятия (работают ли все в одном коллективе, знакомы или наоборот пришли из разных областей). Кроме того, большое влияние может оказывать наличие индивидуумов, серьёзно отличающихся от основной аудитории или находящихся между собой в конфликте. Если вы заранее знаете эти особенности, это может существенно облегчить вам жизнь. По крайней мере, не поленитесь, лишний раз просмотрите список участников, вдруг обнаружите там Усаму Бен Ладена…

  1. Контент

Основной момент, ради которого всё собственно и затевается. В любом случае стоит иметь понятную и четко прописанную программу мероприятия с полным перечнем докладов и спикеров, и стараться её придерживаться. Для крупных мероприятий обязательно нужно приглашать модератора, желательно имеющего опыт в соответствующей области, который будет следить за тем, чтобы докладчики (спикеры) соблюдали регламент и не позволять дискуссиям превращаться в восточный базар.

  1. Приглашения

Казалось бы, что может быть проще, но я регулярно получаю приглашения на мероприятия, содержащие неполную информацию и требующие уточнений. Вот некоторые, на мой взгляд, простые правила:

— Докладчиков и модераторов следует приглашать за несколько месяцев, чтобы люди успели подготовиться.

— В приглашении обязательно указывать тему, дату, место и время проведения мероприятия.

— В некоторых случаях нелишне будет указать дресс код.

— Если мероприятие проводится в малоизвестном месте, стоит приложить схему проезда.

— Если место проведения обладает, какими-либо особенностями (отсутствие парковки, необходимость проходить паспортный контроль и т.п.), об этом стоит упомянуть.

— Приглашения на бесплатные мероприятия (такие как презентации) и на пресс мероприятия необходимо обязательно дублировать на несколько дней до начала.

 

 

Смотрите также:

 

ФОРМУЛА УСПЕШНОГО МЕРОПРИЯТИЯ

 

Выбор площадки для проведения мероприятия. Оборудование необходимое для проведения мероприятия.

Работа с участниками, приглашения, регистрация.

Организация питания на мероприятии.

Освещение мероприятия, работа с прессой и информационными партнёрами.

 

events-live.ru


Смотрите также