Экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов. Бизнес оптимизация


Оптимизация бизнес процессов. Зачем и как?

Если руководство компании приняло решение о необходимости оптимизировать бизнес-процессы, какую бы позицию в штатном расписании вы не занимали (управленец/подчиненный), будьте готовы вникнуть в систему изменений. Потому, что оптимизация направлена на ускорение рабочих процессов, усовершенствование оных, на исключение из цепочки затратных и неоправданных процессов. И в этой ситуации важно понять: “ЗАЧЕМ” и “КАК” происходили изменения, чтобы лояльно отозваться на ситуацию и новые условия труда.

Зачем оптимизировать бизнес-процессы?

Отчасти на этот вопрос мы ответили в самом начале статьи, оптимизация направлена на усовершенствование процессов и повышение рентабельности бизнеса. Чаще всего руководители компаний, которые приняли волевое решение что-то изменить, говорят о следующих проблемах, ставших толчком для оптимизации:

  • отсутствие контроля над некоторыми направлениями деятельности;
  • высокая степень бумажного документооборота, бюрократизация предприятия;
  • низкий уровень принятия решений;
  • многозадачность сотрудников, что негативно сказывается на производительности труда;
  • принятые решения не приносят результата, потому что цели и задачи определяли “на глаз”, а не основываясь на возможностях компании;

Эти негативные явления становятся особенно заметными, когда компания активно развивается, увеличивается штат сотрудников, открываются новые подразделения, появляется многоуровневая система управления.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Говоря об ошибках хочется сделать акцент на том, что интуитивно выявить проблемы в управлении невозможно. Если руководство полагается на опыт, а не на технологии — псевдо оптимизация приносит только разочарование. Вот основные типы ошибок, которые допускают при таком подходе:

  • внимание сфокусировано на второстепенных, но психологически важных деталях;

Представим, что сорваны сроки поставки оборудования. Руководством принимается решение оптимизировать процесс и ответственный по поставкам переделывает форму-заявки, а не ищет первопричину. По сути не меняя цепочку, меняется звено одно звено, эффективность такого метода практически нулевая.

  • технологии не принимаются во внимание;

Тут в дело вступают теоретические познания в области оптимизации процессов, на столы руководителей и начальников ложаться фундаментальные исследования в виде книг и научных работ. Технологии в этом случае воспринимаются, как затратный инструмент, и во внимание никто не берет, что цена ошибки — намного выше.

  • личное участие руководства в текущих бизнес-процессах, в попытке понять, где и что следует поменять.

Желание все держать под контролем в этой ситуации неоправданно. Если принято решение оптимизировать бизнес-процессы необходимо обратиться к специалистам в этой области. От управления требуется только вникнуть, на основе каких данных сделаны выводы и как применить те или иные инструменты для повышения эффективности.

Как оптимизировать бизнес-процессы

В этой части статьи хотелось бы сделать акцент, что процесс оптимизации для каждого конкретного предприятия — следует разрабатывать свой. Все зависит от вида бизнеса, от целей и задач, от системы управления. Но есть основные этапы, которые оптимально подойдут всем организациям:

ЭТАП 1: фиксируем основу.

На этом этапе важно зафиксировать текущие процессы, такими какие есть, это позволит увидеть всю цепочку, создать модель которая действует в данный момент, оценить ее минусы. Так, может оказаться, что важный документ, прежде чем упадет на стол генерального директора за подписью, три дня мотается из кабинета в кабинет, чтобы его утвердили в каждом отделе по своим параметрам.

ЭТАП 2: от конкретного к общему.

Иногда бывает достаточно оценить цепочку выполнения работы отдела получив картинку трудового дня одного специалиста. Иначе говоря понять, сколько тратит один человек на выполнение обязанностей, от которых зависит эффективная деятельность всей команды?

ЭТАП 3: разрабатываем стратегию.

На этом этапе важно проанализировать полученную, на первых двух этапах, информацию и принять решение — какие из процессов, нуждаются в оптимизации? Используя какие инструменты вы планируете достигнуть эффективности?

ЭТАП 4:  устраняем психологические барьеры.

Это важный этап, так как ресурс любого предприятия — люди. Очень важно правильно донести до подчиненных информацию для чего необходимо оптимизировать процессы, ответить на вопрос: “Что это даст подчиненным?”.

Пройти все этапы, без потерь времени и крупных финансовых затрат помогут технологии. Если вопрос стоит о необходимости разработать удобную систему оптимизации бизнес-процессов, с учетом специфики отрасли в которой работает компания, а перед этим требуется найти ошибки в механизмах управления — не стоит закрывать глаза на программные продукты.

Технологии в оптимизации бизнес-процессов

Первая причина — это ВЫ. Программа не даст сбоя в оценке текущих бизнес-процессов, из-за усталости или личных отношений с сотрудниками компании. В качестве IT решения в этом вопросе помогут тайм-трекеры, они позволяют не вмешиваясь в структуру компании, лояльно отследить всю цепочку действий команды в заданный промежуток времени (час, день, неделя, месяц), проанализировать отчеты (которые составит программа), на основе полученных данных принимать решения.

Вторая причина — охват большого количества данных. Использование тайм-трекеров поможет увидеть действующую модель управления целиком. Отчеты помогут понять, как происходят все без исключения процессы на предприятии, от начала рабочего дня и первого звонка клиента, до решения вопроса с получением прибыли.

Третья причина — экономия. При анализе данных за неделю/месяц можно четко определить, какие направления деятельно перестали приносить прибыль, перенаправить рабочие силы на выполнение более важных задач, экономить за счет снижения бизнес рисков.

Четвертая причина — бизнес-планирование. На основе отчетов, которые тайм-трекеры генерируют автоматически, можно оценить эффективность команды, выбрать наиболее удобный механизм управления человеческим ресурсом, принимать решения о выводе за пределы офиса отделов, ставить более реальные задачи с учетом профессиональных качеств и квалификаций сотрудников.

В современных реалиях бояться менять системы управления и механизмы мотивации, недопустимая халатность. При существующей конкуренции во всех отраслях экономики важно уметь вовремя реагировать на перемены, поэтому оптимизация бизнес — процессов — уверенный шаг к повышению эффективности. И в CrocoTime готовы помочь сделать его.

crocotime.com

Оптимизация бизнес-процессов компании и организации

Любой руководитель должен стремиться к повышению эффективности работы предприятия. Добиться этой цели помогает описание и оптимизация бизнес-процессов. Существует множество методик оптимизации, однако для успешного решения задачи следует учитывать множество факторов. В этой статье мы рассмотрим поэтапное проведение оптимизации бизнес-процессов, познакомимся с основными моделями и узнаем, как избежать частых ошибок.

Содержание:

Оптимизация бизнес-процессов компании поэтапно

Процедура включает в себя пять основных этапов:

  • описание процессов;
  • назначение ответственных лиц;
  • начало оптимизации;
  • автоматизация основных процессов;
  • подведение итогов.

Каждый из этих этапов мы далее рассмотрим подробнее.

Описание бизнес-процессов компании

Описание бизнес-процессов компании

С чего начинается управление бизнес-процессами?

Любой рынок – это нестабильная, динамичная система, в которой необходимо максимально оперативно реагировать на любые изменения. По этой причине оптимизация бизнес-процессов требуется любой компании, которая стремится постоянно развиваться и составлять достойную конкуренцию другим.

Сисстемы и софт по управлению бизнес-процессами

Системы и софт по управлению бизнес-процессами

Существует три критерия приоритетности, которые позволяют понять, какие бизнес-процессы нуждаются в оптимизации больше других:

  • Важность. Определяется величиной вклада конкретного процесса в решение ключевых задач организации;
  • Проблемность. Под данным термином подразумевается разница между запланированным и реальным состоянием бизнес-процесса;
  • Возможность реализации изменений. Для оптимизации подходят процессы, требующие для внедрения изменений минимальное количество временных и финансовых затрат.

Оценить, насколько актуальным является тот или иной процесс, можно также по следующим критериям:

  • качество финального продукта;
  • рабочий процесс сотрудников;
  • простота систем бизнес-процессов компании.

Основные этапы оптимизации

Описание основные этапов оптимизации (пример)

Описание основные этапов оптимизации (пример)

Описание. Оптимизация бизнес-процессов компании начинается с выяснения, что и как функционирует. Это кажется достаточно очевидным, однако некоторые организации пропускают этот шаг и вначале оптимизируют процессы, а затем задумываются, на что это повлияет. Оптимальный способ разобраться в рабочих процессах – изучить цепочку добавленной стоимости и понять, как формируется конечная цена продукции. Таким образом вы сможете вычислить основные точки «входа» и «выхода».

Назначение ответственных лиц. Важный этап оптимизации бизнеса – назначить специалистов, ответственных за каждый этап. Руководители должны непрестанно трудиться над повышением эффективности, а потому их обязанности должны быть прописаны максимально четко.

Выполнение оптимизации, борьба с проблемными зонами. Для этого нужно оценить все бизнес-процессы, исключить дублирование обязанностей, проанализировать эксплуатацию ресурсов, ликвидировать потери и т.д.

Автоматизация. Приступать к этому действию можно только после того, как будут пройдены стадии регламентации и оптимизации. Важно понимать, что внедрение автоматических систем не поможет преодолеть сложную ситуацию, если в бизнес-процессах отсутствует упорядоченность.

Подведение итогов. Оптимизация бизнеса должна принести следующие результаты: формализация бизнес-модели, уменьшение количества ошибок, ликвидация дублирующихся обязанностей, внедрение системы KPI для мотивации сотрудников, регламентация бизнес-процессов, минимизация нарушений, уменьшение ненужных расходов.

Описание основных моделей оптимизации

Существует множество моделей оптимизации: для решения практически любой проблемы можно разработать собственную систему. Опишем самые распространенные виды:

Теория игр

Способность прогнозировать поступки конкурентов – важное преимущество для компании. Оптимизация процессов в компании на основе теории игр позволяет предсказывать реакцию конкурирующих предприятий на различные изменения: повышение цен, предложение дополнительного обслуживания, освоение новой продукции и т.д. Однако ситуации реального мира изменяются очень быстро, поэтому спрогнозировать ответные действия конкурентов не всегда является возможным.

Модель теории очередей

Она же – модель оптимального обслуживания. Позволяет определить, какое число каналов обслуживания оптимально при данном уровне потребностей клиентов. Данная модель оптимизации процессов позволяет сбалансировать издержки при слишком малом или большом количестве каналов.

Модель управления запасами

Позволяет свести к минимуму негативные последствия чрезмерного накопления запасов и снизить издержки.

Модель линейного программирования

Такая система оптимизации бизнес-процессов помогает определить оптимальный способ распределения ресурсов, чтобы разрешить производственные трудности. Применяют такой способ оптимизации в следующих случаях: укрупненное планирование производства, планирование ассортимента изделий, маршрутизация производства, управление технологическим процессом, регулирование запасов, календарное планирование производства, распределение работников по местам и т.д.

Имитационное моделирование

Основная идея данного метода — в том, чтобы исследовать свойства, характеристики и особенности реальной системы на основе некой модели. Такой способ используют в случаях, когда математические методы или линейное программирование оказывается слишком сложным.

Экономический анализ

Построение экономической модели основано на анализе безубыточности – определении точки, в которой доход уравнивается с издержками.

Методы оптимизации процессов и их описание

Существует также несколько методов, которые можно использовать в качестве дополнения к моделированию:

  • Платежная матрица. Данный метод позволяет выбрать оптимальный вариант из нескольких предложенных. Его полезно использовать, когда существует ограниченное количество альтернатив и результат принятого решения определяется тем, какие события произойдут в будущем времени (что невозможно предсказать с полной определенностью).
  • Дерево решений. Схематическое представление проблемы позволяет учесть разные направления действий и возможные результаты, чтобы сравнить альтернативы. Использовать этот метод можно для сложных ситуаций, в которых принятие одного решения ведет за собой последующие.
  • Прогнозирование. В нем используется накопленный опыт и допущения относительно будущего. Существуют экономические и социальные прогнозы, а также прогнозы развития технологий и конкуренции.

 

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

При использовании системы оптимизации бизнеса встречаются различные ошибки. Рассмотрим самые популярные:

  1. Неверная постановка задачи. Для того, чтобы вам дали правильный ответ, нужно вначале поставить правильный вопрос. Невозможно получить нужные сведения о том, какие бизнес-процессы нуждаются в оптимизации, если некорректно поставить задачу. Например, оптимизировать работу компании вам не поможет анализ деятельности бухгалтерского отдела, если у предприятия просто нет доходов.
  2. Несоразмерность задач с усилиями. Часто встречаются описания процессов, которые не связаны с основной целью предприятия. Характеристики этих процессов не помогут в оптимизации и приведут только к лишним затратам времени и усилий.
  3. Неверно выбранные средства оптимизации. Например, для автоматизации деятельности маленькой фирмы едва ли станет оправданной покупка программы стоимостью более нескольких тысяч долларов. При выборе инструмента нужно исходить из финансовых возможностей компании. Необходимо помнить, что программное обеспечение станет только вспомогательным, а не основным элементом оптимизации.

Мы надеемся, что данная описание оптимизации бизнес-процессов компании окажется полезной, и вы успешно выполните оптимизацию бизнес-процессов своего предприятия.

bizprocess.by

Оптимизация бизнес-процесса

   Есть такой термин — «оптимизация бизнес-процессов в компании». А есть реальная ситуация, знакомая многим руководителям предприятия, которая еще не означает падения, но точно сигнализирует, что с компанией что-то не так. А значит, нужно искать возможности выхода, причем самые эффективные, что и есть оптимизация бизнес-процессов в компании.

Оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов в компании — когда уже пора?

   Нередко вся работа идет по накатанной, и вроде нет необходимости ничего улучшать. Но уже есть первые «звоночки», которые сигнализируют — пора браться за бизнес-процессы! Вот посмотрите, как обычно проявляется проблема:

  • есть рост — штата, числа подразделений и уровней управления ими;
  •  нет территориального единства подразделений и отсутствует информационная система, а если она и есть, то плохо работает;
  • решения принимаются вяло, исполняются еще хуже, при этом то один, то другой аспект в работе выходит из-под контроля;
  • на выполнение элементарных рабочих операций требуется много нервов, времени и сил и кучи согласований.

   Если данные проблемы вы наблюдаете и в своей компании, то совершенно очевидно: нужна оптимизация бизнес-процессов компании, то есть выработка такой стратегии действий, которая в конкретно вашем предприятии будет самой эффективной. Тем более что оптимизация бизнес-процессов в компании вполне возможна, и многие предприятия выходили из самых затруднительных положений благодаря этому решению.

Рассмотрим в данной статье, как правильно провести оптимизацию бизнес-процессов на предприятии и добиться результатов

 

Что вы получаете в случае успешного внедрения оптимизации бизнес-процессов в компании?

 

   Главный бонус — эффективность бизнеса. А именно:

  • довольный клиент;
  • прибыльное предприятие — растут количественные и качественные показатели, минимизированы издержки, производственные циклы сокращены;
  • все подразделения и управленческие уровни выполняют свои задачи, контролируется результативность, нет внутренних противоречий и почти отсутствует зависимость производства от человеческого фактора;
  • с появлением новых ресурсов появляется перспектива тиражирования бизнеса.

 

Оптимизация бизнес-процессов
Правильная оптимизация бизнес-процессов в компании: шаг за шагом

 

   Вот таких фантастических решений можно добиться, если будет внедрена оптимизация бизнес-процессов в компании. Теперь о том, как это сделать.

Можно разработать гениальную маркетинговую стратегию, расписать ее реализации, а результата не будет, потому что не сработает один из уровней управления. Чтобы этого избежать, нужно сделать несколько обязательных шагов:

  1. Внедрить информационные системы на предприятии.
  2. Смоделировать с их помощью две ситуации— ту, что есть сегодня, и ту, что ожидается после оптимизации. Не стоит слушать тех, кто первую задачу считает только лишь попыткой увеличить смету без очевидной пользы для компании. Польза есть, она — в определении существующих противоречий и первичной оптимизации.
  3. Собственно оптимизация бизнес-процессов в компании: она внедряется поэтапно, начинаясь с оповещения всех работников о начале преобразований, продолжается в постоянном и четком контроле за исполнением требований, соблюдением людьми новых бизнес-процессов, периодически в это время проводится анализ эффективности мер. Ведется постоянный анализ данных о результативности проводимой оптимизации.

 Оптимизация бизнес-процессов

   Спустя время бизнес-процессы вновь потребуют изменений и модификации, что связано с развитием предприятия и новой реальностью времени. Тогда старую редакцию можно будет скорректировать заново и вновь провести оптимизацию бизнес-процессов в компании .

   Таким образом, многие компании своевременно устраняли недочеты и выходили из затруднительных положений, подмечая и не игнорируя первые "звоночки" проблем связанных с их компанией.

 Остались вопросы? Хотите оптимизировать свой бизнес? Звоните по номеру 290-92-14 или напишите нам на [email protected]

Читайте также:

Реинжиниринг бизнес процессов

Управление предприятием

 

dar-link.ru

Оптимизация бизнес-процессов в организации

Оптимизация бизнес-процессов в организации значительно повышает эффективность вовлеченных в них специалистов, что достигается в результате пересмотра и редизайна процессов. При удачно проведенной оптимизации значительно улучшаются цифровые показатели, скажем KPI, и формируются положительные тенденции в коллективе.

Оценка перспектив оптимизации бизнес-процессов

Для начала необходимо определить нужна ли оптимизация бизнес-процессов в организации, для этого надо понимать, как определить текущие неэффективные и эффективные бизнес-процессы из всех существующих в организации.

Любое предположение о неэффективности того или иного процесса необходимо провести SWOT-анализ, то есть проверить, выявить проблемные зоны и рассчитать сложность, стоимость их устранения, возможно обнаружатся дополнительные перспективы для улучшения, которые можно реализовать чуть позже. Крайне важно оценить влияние рассматриваемого процесса на бизнес и возникающие при его редизайне риски.

Если в организации было найдено несколько неэффективных процессов, то стоит оценить выгоду от оптимизации и возникающие риски каждого из них. Самые выгодные и наименее рискованные проекты по оптимизации рациональней всего реализовать в первую очередь, согласно стратегическому менеджменту.

Оптимизация бизнес-процессов в организации

Оптимизация бизнес-процессов в организации начинается с этапа планирования, когда необходимо составить список всех выявленных проблем, установить задачи по устранению этих проблем и закрепить за каждой задачей ответственное лицо. Желательно поставить конкретные сроки, но это не является обязательным если команда достаточно мотивирована.

Ответственные лица должны будут более глубоко разобраться в поставленной перед ними проблеме, для этого им потребуется тщательно их проработать в текущем бизнес-процессе, на основе чего сформировать свои предложения по решению поставленных задач.

Владелец бизнес-процесса

К наиболее эффективным ответственным лицам стоит внимательно присмотреться, возможно среди них найдется отличный владелец бизнес-процесса, который сможет помочь координировать дальнейшую работу бизнес-процесса.

Все коммуникации, встречи и предложения должны конспектироваться, это позволит мониторить ход выполнения задач, для этого идеально подойдет владелец бизнес-процесса. Статус проекта должен еженедельно обновляться и пополняться новостями по продвижению, это поможет участникам проекта по оптимизации бизнес-процесса ориентироваться в текущих задачах, это тоже работа владельца процесса.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Самое интересное в оптимизации бизнес-процессов это те проблемы, которые приходится решать, очень часто они возникают из-за длительного недопонимания его участников, поэтому хорошо поставленная коммуникация между ними может решить большую часть всех проблем, другая часть решается с помощью новых технологий производства, автоматизации, и других нововведений, не всегда технических. Подробно о методах оптимизации бизнес-процессов.

Случай из практики:В одной компании во время заполнения Акта сдачи-приемки услуг, для расчета с подрядчиками, сотрудники заполняли 2 таблицы, одну с подробным описанием услуг, другую с общим их количеством, сгруппированным по виду услуг. На этапе коммуникации со всеми участниками процесса и IT департаментом было выявлено, что заполнение второй таблицы бессмысленно, а первую можно формировать автоматически. Тем самым эффективность данного процесса была увеличена настолько, что это неразумно сравнивать.

Внедрение сформированных предложений

Лица ответственные за решение поставленной перед ними проблематики должны были сформировать целостные, проработанные предложения по устранению конкретных проблем, задача владельца бизнес-процесса и руководства выбрать лучшие из лучших для их реализации.

Реализацию предложений необходимо поручить наиболее компетентным лицам, это могут быть те же самые ответственные лица (если это позволяет их профиль), ответственный департамент в организации или привлеченные подрядчики. При разработке и интеграции также необходимо осуществлять контроль качества внедряемых решений.

cloudmakers.ru

Экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов - Управление организацией

В настоящее время, когда, с одной стороны, на рынок Семея заходят сильные конкуренты с отлаженными схемами работы, а с другой стороны, наши предприятия расширяют свою деятельность, важно своевременно и безболезненно перестраивать схему их работы.

Например, если предприятию необходимо в короткие сроки (не более трех месяцев) улучшить свою работу: снизить затраты, дебиторскую задолженность, сократить товарно-производственный цикл, уменьшить количество управленческих ошибок или принять неотложные меры по выходу из кризиса, - оно может использовать экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов.

С одной стороны, это достаточно простой метод, но, с другой – очень трудоемкий и энергозатратный (независимо от того, коммерческое это предприятие или производственно-коммерческое).

Этапы оптимизации бизнес-процессов экспресс-методом:

1. Выделение ключевых проблем в  бизнес-процессах.

Прежде всего, необходимо составить перечень всех бизнес-процессов, имеющихся на предприятии и разработать функциональную схему предприятия. Затем разрабатывается укрупненная схема, в которой отражаются все основные бизнес-процессы, происходящие на предприятии, и взаимосвязь между ними, а затем детальные схемы каждого бизнес-процесса.

2. Проведение АВС-анализа.

После того, как схема будет разработана, проводится АВС-анализ, который  позволяет выделить небольшое число наиболее значимых бизнес-процессов, которым и нужно уделить основное внимание. Для этого все бизнес-процессы делятся на три группы - «А», «В» и «С».

К группе «А» относятся процессы, требующие наибольших затрат. Как правило, это 5-10% от всех процессов, происходящих на предприятии, на которые приходятся 75-80% всех затрат. В группу «В» входит примерно 20% бизнес-процессов, к которым относятся примерно 10-20% затрат. И, наконец, группу «С» составляют остальные 60-75% процессов, «съедающие» всего 5-10% затрат предприятия.

Есть стандартный набор параметров, которые необходимо постоянно анализировать независимо от типа предприятия. Это:

• достоверность информационных потоков;

• схема принятия и обоснованность бизнес-решения;

• эффективность существующих  бизнес-процессов предприятия;

• адекватность менеджмента поставленным задачам;

• адекватность системы мотивации персонала;

• современность технологического процесса;

• адекватность временных затрат.

Основанием для проведения АВС-анализа являются оперативные данные, полученные через анкетирование всех сотрудников по проблемам и предложениям, а также хронометраж рабочего времени в срезе по каждому звену бизнес-процесса.

Основное внимание уделяется проблемам, возникающим в межструктурных связях.

3. Анализ состояния ликвидных активов

Одновременно с АВС-анализом обычно проводится анализ состояния наиболее ликвидных активов. Как показывает практика, «наведение порядка» в учете и контроле за использованием ликвидных активов в короткие сроки (до трех месяцев) дает наибольший эффект.

Важность учета таких активов обусловлена несколькими факторами. Во-первых, именно эти активы представляют наибольший материальный интерес для недобросовестных сотрудников. Во-вторых, от правильной организации контроля над использованием ликвидных активов зависит возможность управления ими. Если информация, получаемая руководством, не отражает истинного состояния ликвидных активов, это может привести к кризису предприятия вплоть до банкротства, особенно в условиях ужесточающейся конкуренции.

Анализ учета ликвидных активов следует начинать с проверки банковских и кассовых операций. Особое внимание необходимо обратить на состояние расчетов с поставщиками и покупателями и на управление складскими запасами.

4. Оптимизация бизнес-процессов

После проведения анализа можно приступать к оптимизации бизнес-процессов, то есть непосредственно к этапу улучшений. Любые действия по улучшению работы предприятия дол- жны начинаться с оптимизации процессов группы «А». Нужно подчеркнуть, что при использовании экспресс-метода выбираются только те процессы, которые можно улучшить за три месяца. Следует отметить, что этап улучшений – это непосредственно изменения в компании. Но сопротивление изменениям, как мы с Вами понимаем, у сотрудников всегда велико.

Поэтому каждое изменение должно обсуждаться сотрудниками, участвующими в конкретном бизнес-процессе. И приниматься должно только решение, которое устраивает представителей каждого звена бизнес-процесса. Затем, в течение двух-трех дней решение апробируется и корректируется. Только после этого переходим к отработке следующего бизнес-процесса.

5. Создается система ежедневной отчетности, отражающая информацию о расходовании всех видов ресурсов (в том числе рабочего времени). Над наиболее дорогими и дефицитными ресурсами устанавливается повышенный контроль.

Разрабатываются формы отчетности, которые также апробируются в рабочем порядке, а затем согласовываются с менеджерами подразделений, где эти формы будут использоваться, и утверждаются руководством предприятия. Благодаря внедрению ежедневной управленческой отчетности и упорядочению документооборота предприятие немедленно получает ряд выгод:

• Руководство предприятия в любой момент может определить направление и время расходования любых денежных и материальных ресурсов. Даже если эти ресурсы по-прежнему расходуются нерационально, создается информационная база, на основе данных которой можно впоследствии разработать методы более оптимального управления ресурсами.

• Благодаря введению четкого порядка оформления заявок на ресурсы, сокращаются затраты. Поскольку для расходования любого ресурса необходимо заполнение множества различных документов и получение разрешений, сотрудник перестает делать закупки ресурсов «на всякий случай». Таким образом, заявки оформляются только на ресурсы, которые действительно необходимы.

• Возрастает производительность труда, поскольку люди всегда работают более интенсивно, если отчитываются за проделанную работу ежедневно.

• На основе анализа ежедневных отчетов сотрудников (прежде всего самых высокооплачиваемых) о проделанной работе выявляются важные задачи, на которые им не хватает времени, и задачи, решение которых можно делегировать более низкооплачиваемым сотрудникам. Оптимальное перераспределение задач между сотрудниками позволяет руководству предприятия добиться более эффективной работы персонала без увеличения расходов на заработную плату.

• По мере накопления информации подробно анализируются затраты и на этом основании разрабатываются меры по их снижению. Одной из таких мер может стать введение более рациональной системы планирования закупок, что позволит уменьшить количество сырья и материалов на складе, снизить затраты на их транспортировку и хранение.

Таким образом, происходит переход от учета расходов к управлению ими.

6. Корректируется документооборот компании.

Все принятые и работающие решения вносятся корректировками в систему документооборота: «Положение об оргструктуре», систему должностных инструкций, «Положение о заработной плате», «Правила внутреннего распорядка».

7. Результат

Итогом использования экспресс-метода оптимизации бизнес-процессов по окончании трехмесячного периода могут стать снижение затрат на 5-15%, сокращение производственного цикла и улучшение состояния расчетов предприятия.

После этапа оптимизации бизнес-процессов отрабатывается система эффективного управления персоналом, внедряется система оценки и аттестации персонала, которая включает в себя:

• Содержание процесса оценки: постановка целей, определение показателей и критериев оценки, определение необходимых условий, оценка, анализ и использование результатов;

• Этапы процесса оценки: подготовка, внедрение, сопровождение и мониторинг, анализ и использование результатов;

• Нормативная поддержка процесса оценки: правильное оформление должностных инструкций, трудовых контрактов, стандартов работы и пр.;

• Процесс оценки и система процедур, документальное оформление процесса;

• Обучение менеджеров основам технологии проведения оценки персонала;

• Анализ  и использование результатов оценки персонала для принятия решений по персоналу;

• Планирование деятельности по управлению персоналом компании на основе результатов процесса оценки.

Мы подошли к понятию реинжиниринга бизнес-процессов (РБП), т.е.  создания совершенно новых и более эффективных бизнес-процессов без учета того, что было раньше. РБП использует большое количество инструментов и методов внутри обычной структуры. В предыдущем номере был описан один из них - экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов предприятия. Рассмотрим более подробно каждый из этапов реализации данного метода на предприятии.

Процессы - это потоки работы, и у них есть свои границы, другими словами, начало и конец. Например, бизнес-процессами являются: управление ТМЦ, управление ДС, управление маркетингом, управление HR. Подпроцессами управления ТМЦ  являются: планирование поставок, принятие заказов ТМЦ от клиента, реализация ТМЦ, хранение ТМЦ, списание ТМЦ и т.д.

Процедуры - руководство, документированный регламентный  порядок действий, в котором должна быть прописана последовательность действий. Например, контроль над возвратами – это уже четко расписанная процедура (кем, как и когда она должна осуществляться). Процедуры отражаются в процедурных картах.

Строго говоря, в функциональной структуре тоже можно провести реинжиниринг любой детализации и даже назначить «хозяев процессов» наряду с имеющимися начальниками отделов. Чтобы заставить работать этот механизм, необходимо сохранить принцип единоначалия и в «Положении об оргструктуре», а также в других основополагающих документах компании четко расписать зоны ответственности, полномочия и процедуры взаимодействия для каждого руководителя отдела, хозяина процесса и каждого стыка матрицы ответственности. Тогда эффективность структуры упадет не так низко, как это происходит в большинстве фирм.

Итак, последовательность наших с Вами действий:

1. Выделение ключевых проблем в бизнес-процессах.

2. Проведение АВС – анализа. Распределение зон ответственности.

3. Реинжиниринг (оптимизация) бизнес-процессов.

4. Создание системы ежедневной отчетности.

5. Корректировка документооборота.

6. Результат.

1).  Диагностике подвергается вся имеющаяся на предприятии информация:

• Материальная или явная информация - это данные и знания, которые можно найти в документах организации в форме сообщений, инструкций, договоров, Положений, писем, статей, справочников, патентов, чертежей, видео- и аудиозаписей, программного обеспечения и т.д.

• Персональная или скрытая информация - это персональные знания, неразрывно связанные с индивидуальным опытом. Их можно передать путем прямого контакта («с глазу на глаз»), при помощи анкетирования. Считается, что именно скрытые практические знания являются ключевыми для выявления проблем на предприятии. Эта информация еще интересна и тем, что опосредованно через нее выявляется степень готовности сотрудников вносить свой вклад в развитие компании.  Поэтому анкетирование является простым и удобным инструментом для диагностики ключевых проблем предприятия.

Каждому сотруднику выдается анкета с просьбой описать обязанности (ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежегодные), которые сотрудник исполняет, проблемы, с которыми сотрудник сталкивается в ходе работы, а также, безусловно, конкретные предложения, которые он хотел бы внедрить на предприятии.  Весь комплекс обязанностей имеют обычно ТОП-менеджеры (коммерческий директор, главный бухгалтер), ежемесячный спектр обязанностей – линейные руководители (бухгалтер-координатор, супервайзеры, зав. складом), ежедневный и еженедельный – рядовые сотрудники (торговые представители, экспедиторы, операторы). Хочется отметить, что на предприятии всегда имеются сотрудники, которые заботятся не только о себе, но и о компании. Такие сотрудники обычно достаточно конкретно способны расписать свои обязанности, четко определить проблемы, с которыми им приходится сталкиваться, а также предложить конкретные решения по устранению этих проблем. Таких сотрудников я лично рассматриваю как золотой фонд предприятия, которому необходимо уделять со стороны руководства компаниии максимум внимания.

Через анализ анкет выявляются ключевые проблемы. Ключевой проблемой (категории А) является именно та, которая «сквозит» через сотрудников разных подразделений.

Например, оператор (бухгалтерия) пишет: «большое число возвратов, торговые представители некачественно принимают заявки»; кладовщик (склад, бухгалтерия): «сократить число возвратов, торговые агенты не умеют работать с клиентами»; экспедитор:  «стыдно перед клиентами, каждый раз выслушиваешь, что у нас бардак, вечно привозим чужие заказы, надо немедленно сокращать возвраты»; торговый представитель (коммерческий отдел): «лишены надбавок за возвраты, хотя не мы, а кладовщик допускает «пересорт», а оператор вообще неправильно забивает накладные».

Таким образом, на лицо проблема, определенная нами как «возврат», которая выделяется нами как самостоятельная и ей уделяется особое внимание.  Наш личный опыт говорит о том, что не стоит сразу и всему уделять внимание. Достаточно определить первоначально не более 3-4-х ключевых проблем, которые затем и отрабатывать. Ничего страшного, если остальным проблемам Вы еще позволили «дышать». Смею отметить, часть из них отпадет сама по себе, после отработки ключевых.

Далее определяются участники, которые задействованы в этой проблеме. Проблема «возврат»: торговый представитель, оператор, экспедитор, кладовщик. Проводится хронометраж их рабочего времени (неявная информация) по характерному срезу и анализ заполняемой ими документации (явная информация).

Торговый представитель (ТП). Несет ответственность за возвраты в виде надбавки. Выборка заявок (явная информация), которые заполняют торговые представители говорит о том, что они заполняются аккуратно, но сдаются по мере прихода ТП в офис (после 19-ти часов). Однако стажеры путают названия магазинов, в заявках много исправлений.

У оператора основная нагрузка возникает с 16 часов дня и продолжается до 21-20 часов вечера, пока не закончится весь объем заявок. Хотя ему надо в 8-00 быть на рабочем месте. Физическая перегрузка на лицо. Анализ формируемых документов (явная информация) показал, что норматив по набору документов оператором не соблюдается, хотя скорость набора оператора высокая – 230 зн\мин. Причина – программа «1С» не адаптирована под нужды предприятия и требуется дополнительного времени для формирования нужных документов.

До 19-00 ошибок в формируемых документах нет, оператор работает быст-ро, на внешние шумы не отвлекается, а после 19-00 число ошибок нарастает, оператор сбивается, отвлекается на внешние шумы, специалист не может сосредоточиться. После 20-30, когда все посторонние расходятся, оператор опять начинает работать качественно, однако скорость набора снижается в 2,5 раза. Таким образом, число ошибок оператора приходится на время с 19-00 до 20-30. Надбавку имеет при выполнении плана.  Надбавки за отсутствие возвратов не имеет.

Экспедитор. Качественно работает с клиентом. Внимателен. Хорошо знает товар. Маршрут составлен оптимально. Маршрут и клиентов знает хорошо. Сильно переживает, когда клиент отказывается от товара, но никому об этом не говорит, переживая это в себе. Не присутствует при отгрузке товара. Надбавки за отсутствие возвратов не имеет.

Кладовщик. С документами (явная информация) работает невнимательно. Расположение товара и сам товар знает слабо. Вместо одной позиции (допустим, по 130 тенге) кладет другую (по 360 тенге), абсолютно не понимая разницу между ними. Может вместо заказанных 59 шт. положить 69 шт. Сборка заказа производится только им и грузчиком. Ему абсолютно все равно, что он отгрузил. Материальную ответственность не несет. Надбавку к зарплате получает при выполнении плана компанией. Надбавки за отсутствие возвратов не имеет.

2). Проведение АВС – анализа. Распределение зон ответственности. Ключевой проблемой определен «контроль возвратов».

Анализ предложенных мероприятий:

А). «Хозяином» процедуры «контроль возвратов» назначен супервайзер. Он несет основную ответственность за возвраты, т.к. именно ему передаются полномочия по разбирательствам и выявлению причин возврата с определением виновной стороны. Почему именно супервайзеру? Потому что в его подчинении находятся торговые представители, отвечающие за качество коммуникаций с клиентами. Любые сбои в работе с клиентом (в нашем случае частота возвратов), на которые обращают внимание сотрудники, отражаются, прежде всего, на коммуникациях, имидже компании.

Б). Введена матрица ответственности через надбавку «За отсутствие возвратов», позволяющая четко разграничивать зоны ответственности между сотрудниками и определять момент возникновения факта ответственности каждого сотрудника. Таким образом, легко определить виновную сторону и наказать. С психологической точки зрения четко обозначенная матрица ответственности не позволяет сотруднику перекладывать свою вину на других, восстанавливая в компании принцип справедливости и непредвзятости. «Прозрачность» данной процедуры не позволит некоторым сотрудникам (в нашем примере кладовщику) отсиживаться и получать зарплату за то, что он хороший человек, но не работник.

В). Оптимизирована нагрузка на каждого сотрудника (в нашем примере оператор разгружается в вечернее время, но с другой стороны сдача заявок до 17-00 мобилизует ТП, заставляя их более качественно работать в режиме самоорганизации, чтобы не потерять объемы).

3. Реинжиниринг (оптимизация) бизнес-процессов.

Чтобы не столкнуться с сопротивлением сотрудников, которые не желали бы ничего менять, комплекс предложенных мероприятий выносится на их обсуждение. Директор собирает представителей всех участков процесса, обозначает проблему и вместе с сотрудниками намечает пути ее решения. Но прежде, чем вводить предложенные механизмы, необходимо опробировать предложенный комплекс мероприятий. В течение недели принятое решение отрабатывается в реальном режиме времени, корректируется и только затем принимается решение о введении изменений, а уж потом можно приступать к реализации процессного описания.

Таким образом, реинжениринг бизнес-процессов позволяет, с одной стороны, получить оптимизационный эффект без кардинальной ломки действующей  на предприятии бизнес-модели, а с другой стороны, реально усовершенствовать действующую бизнес-модель.

Поделиться в соцсетях

websiteaboutbusiness.com

Оптимизация бизнес процессов компании, методы управления системой

Содержание

Каждая современная компания стремиться работать таким образом, чтобы постоянно развиваться, увеличивать получаемую прибыль, а также налаживать контакты с контрагентами. При этом важно постоянно пользоваться различными современными технологиями и уникальными схемами, которые позволяют получить нужную компанию, которая будет перспективной и развитой.

Бизнес-процессы в компании

Оптимизация бизнес процессов является основной задачей каждой современной организации. Она представляет собой процесс особых действий, осуществляющихся в парильной последовательности, а они направлены на то, чтобы достичь всех целей, поставленных перед конкретным предприятием. Здесь важно определить, какими именно методами можно достичь этих целей, а также как они могут быть реализованы, а после этого из всех этих методов выбирается самый выгодный и оптимальный. Именно данный процесс предполагает эффективную работу компании.

Все действия, которые и являются оптимизацией процессов в бизнесе, обязательно должны приводить к определенному результату, однако он не всегда может быть положительным для компании. Каждый процесс в организации обладает своей уникальной целю, которую можно достичь разными действиями и добиться того или иного результата. Все методы, которые используются разными предприятиями, могут иметь существенные отличия, поскольку они зависят от размера организации, ее направления деятельности, персонала и от других факторов.

Следует помнить, что даже такая оптимизация, которая является тщательно продуманной и проанализированной, может оказаться безрезультатной. Поэтому важно постоянно отслеживать достижение поставленной цели, а при этом постоянно корректировать планы.

Оптимизация бизнес-процессов

Не всегда оптимизация бизнес процессов компании применяется организацией. Дело в том, что этот процесс не обязательно нужен для небольших фирм, поэтому обычно применяется он в следующих ситуациях:

  • существенное увеличение количество работников в организации;
  • повышение числа подразделений;
  • неразвитая информационная система или вовсе ее полное отсутствие;
  • увеличение управленческих уровней;
  • территориальная разобщенность подразделений.

Все эти факторы приводят к тому, что без оптимизации всех процессов происходит неправильная работа всей компании. Это может стать основанием для прекращения ее работы или к снижению получаемой прибыли, а также к множеству других негативных последствий. Поэтому при всех вышеперечисленных факторов система оптимизации бизнес процессов является обязательным внедрением в работу фирмы. Это поможет предотвратить возможный бизнес, а также может повысить стабильность ее работы и другие важные экономические показатели.

Какие последствия работы без оптимизации

Если оптимизация не будет внедрена в компанию, которая нуждается в этом процессе, то могут быть получены следующие последствия:

  1. решения, принимаемые в организации, будут разрабатываться медленно;
  2. выполнение всех задач будет происходить медленно, а также их качество будет находиться на низком уровне, что приведет к потере большого количества клиентов;
  3. самые простые операции, которые должны осуществляться в каждом учреждении, будут требовать от сотрудников существенных затрат времени и усилий, поэтому они не смогут концентрироваться на более сложных и важных задачах;
  4. некоторые сферы деятельности могут вовсе не контролироваться руководством за счет того, что они могут быть вовсе потеряны в огромном количестве задач;
  5. в результате всех вышеописанных факторов в рабочей среде появится психологическое напряжение, а это уменьшит производительность труда работников, а также они не смогут понять, каковы их обязанности, и какова ответственность за те или иные действия.

Таким образом, если руководитель какой-либо организации в процессе деятельности обнаружит вышеперечисленные проблемы, то можно говорить о том, что необходимо внедрять в работу фирмы систему оптимизации процессов, а если она уже существует, то ее следует усовершенствовать. Если же не предпринимать никаких действий, то это может губительно сказаться на всей фирме в целом.

Основные модели оптимизации

Первоначально в компанию следует ввести моделирование, а также описание всех процессов. Данные инструменты являются самыми важными и решающими. Как правило, они применяются совместно с разработкой и внедрением информационной системы на предприятии.

При выборе всех моделей и процессов важно учитывать, что они являются необходимыми в первую очередь для простых пользователей, поэтому должны быть понятными и реальными. Дополнительно должна иметься возможность для модернизации процессов, поскольку с развитием фирмы обязательно должны меняться и ее бизнес процессы, а также другие параметры.

Оптимизация управления бизнес процессами должна производиться по конкретным критериям. К этим критериям можно отнести стоимость и число транзакций, их продолжительность, а также другие параметры. Они все являются внешними к самим процессом, однако должны учитываться при оптимизации.

Необходимо не только разобраться и создать систему оптимизации, но и грамотно внедрить ее в процесс работы определенного предприятия. Считается, что внедрение – это один из самых сложных и специфических этапов, который будет более успешным и простым только тогда, когда он совмещается с ранее созданной информационной системой. Здесь важно, чтобы каждый работник в фирме знал и учитывал оптимизацию, а также имелись люди, которые будут контролировать ее внедрение и постоянное использование. Все бизнес процессы должны регулярно исследоваться и должна определяться их эффективность, а если будут выявлены недостатки, то они должны быть оптимизированы.

С течение времени придется производиться модификацию ранее внедренных оптимизированных бизнес процессов, чтобы они соответствовали изменениям, произошедшим на рынке и в компании.

Существует несколько разновидностей бизнес процессов, которые могут быть основными или вспомогательными, управленческими или какими-либо другими. Каждый вид имеет свои параметры и особенности, а при этом важно знать, какой именно процесс в работе компании нуждается в оптимизации. Только тогда деятельность организации будет успешной и продуктивной, а сама она просуществует долго, и всегда будет идти в ногу со временем.

Основные модели оптимизации

waytop.ru

Оптимизация бизнес-процессов. Цели, этапы, стоимость

Академия SPINCAT. Продавайте умнее конкурентов! /

Практически перед любой компанией стоит задача повышения эффективности своей деятельности. Действительно, получение большего результата с помощью меньших ресурсов позволяет снизить себестоимость собственной продукции или услуг, получая, таким образом, дополнительное конкурентное преимущество. Каким образом этого добиться? Оптимизировав и автоматизировав те бизнес-процессы, реализация которых и приводит к получению результата! Именно в этом и состоит суть оптимизации бизнес-процессов.

Возможно, у Вас уже установлена и используется CRM-система, а менеджеры поставили свои подписи под десятком инструкций, регламентирующих их работу. Внедрение процессного подхода из модной «фишки» все больше превращается в производственную необходимость и уже произошло, по крайней мере частично, во многих компаниях. Однако будем откровенны, в большинстве российских компаний системы автоматизации оказываются «как бы» внедренными, а соблюдение регламентов и правил «как бы не всегда обязательно, потому что правильнее по-другому». Что же касается системной оптимизации внедренных процессов - это для многих компаний вообще является чем-то сакральным, а использование инструкций пятилетней давности - вполне естественным. По нашему опыту, объяснением этому могут служить две основные причины:

  • Во-первых, цели и задачи регламентации и автоматизации при их внедрении зачастую определены таким образом, что в итоге невозможно понять, насколько они достигнуты и привело ли это к ощутимому экономическому эффекту. По правде сказать, мы, как правило, сталкиваемся с тем, что эти цели и задачи вовсе не формулируются в проектах автоматизации или описываются в терминах процесса, а не результата. Из-за этого сам факт достижения целей становится «вопросом мнений», что, в свою очередь, охлаждает и без того не самое горячее желание сотрудников следовать подписанным инструкциям или овладеть новой системой как эффективным инструментом повседневной работы, а также первоначальный энтузиазм самих руководителей. Руководство же зачастую не может или не хочет использовать свой административный ресурс для «установления новых порядков». Так складывается право обычая нарушить инструкцию, если «так было нужно» или «иногда» переносить свои записи в систему автоматизации, а не работать в ней, продолжая активно использовать Excel и «бумажные» инструменты.
  • Во-вторых, в большинстве проектов внедрения процессного подхода пытаются повторить алгоритмы существующих бизнес-процессов без анализа их эффективности, то есть без изменения их сути и логики. Да Бог с ним, с анализом, эти бизнес-процессы, зачастую, даже не описаны достаточно подробно для реализации в системе автоматизации. Из-за этого и готовая система не соответствует логике реальной работы компании, превращаясь в «чемодан без ручки». И вместо горячего энтузиазма от подчиненных приходят только жалобы на недоработки и несовершенство новых порядков. Кроме того остаются незамеченными или нереализованными возможности устранения возникающих в существующих процессах ошибок и сложностей во взаимодействии между различными подразделениями, не меняются сроки и уровень сложности выполнения отдельных действий и процедур.

Как этого избежать? Как правильно провести оптимизацию и автоматизацию собственного бизнеса? Как найти и реализовать возможности повышения эффективности деятельности сотрудников и целых подразделений компании? Ответом на этот вопрос является наше предложение, основанное на большом практическом опыте и имеющихся у нас экспертизах - Процессный консалтинг.

Будь мы сейчас в Советском Союзе, в этом месте должен был бы прозвучать вопрос: «Насколько процентов то, что Вы предлагаете, позволит увеличить выплавку стали?» Мы не знаем на него ответа. Процессный консалтинг, как и сам процессный подход, является для любой компании не шоковой терапией, а образом жизни. Один из принципов административного управления гласит: «Развивайся или убирайся.» В современном бизнесе, если Вы не становитесь лучше - Вы становитесь хуже. Поэтому, на наш взгляд, непрерывное улучшение является единственной эффективной конкурентной стратегией.

В рамках нашего проекта Ваша компания не только получит ресурсы для роста своей эффективности, но и компетенции в решении вопросов такого рода в будущем. Стоит ли вкладываться в развитие в собственной компании таких компетенций или время от времени использовать Экспертный консалтинг, советы знакомых и просто здравый смысл - решать Вам. По нашему же опыту, вложения в проект Процессного консалтинга в 8 случаях из 10 окупаются уже в первые 6 месяцев после его завершения. Конечно, при условии наличия на то воли первого руководителя компании.

Стоимость проекта описания и оптимизации бизнес-процессов, а также формализации требований к внедрению системы автоматизации составляет от 150 000 рублей и определяется индивидуально, так как двух одинаковых проектов в нашей практике еще не было. Срок реализации проекта – от 1 до 3 месяцев.

Описание этапов оптимизации бизнес-процессов

1Формализация целей и задач проекта оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.Данный этап призван получению ясных, конкретных и единых представлений о целях и задачах внедрения системы автоматизации у всех сотрудников Вашей компании, и является основанием для дальнейшей оценки экономической эффективности проекта внедрения. Этап включает в себя:

  • Словесное описание целей и задач внедрения системы. Выявление условий, факторов и ограничений, которые необходимо предусмотреть при реализации проекта, а также анализ технического задания при его наличии. Результатом является составление аналитической записки с формализацией целей и задач внедрения системы автоматизации.
  • Проведение интервью с представителями разных групп (ролей) сотрудников Вашей компании. Данные интервью направлены на формирование карты используемых бизнес-процессов и бизнес-процедур и определение границ исследования. В ходе интервьюирования выявляются текущие сложностей, трудности или неудобства при реализации используемых бизнес-процессов в части взаимодействия с другими сотрудниками, участвующими в их выполнении, а также мнение сотрудников о способах и путях их оптимизации.

2Описание бизнес-процессов и построение моделей «as is». Описание деятельности компании производится посредством формализации бизнес-процессов базового уровня, то есть описывается деятельность каждого исполнителя, приводящая к получению результата, значимого для компании. Отдельные сложные процедуры бизнес-процесса детализируются до уровня действий. Описание производится с использованием нотации BPMN до уровня детализации, позволяющего получить ответы на следующие вопросы по каждому описываемому бизнес-процессу:

  • После какого события или факта процесс начинается? Каковы «вход» и «выход» процесса?
  • Кто в нем участвует (является его исполнителем)?
  • Что делает каждый исполнитель? Из каких процедур состоит процесс?
  • Что является результатом выполнения всего процесса и результатом работы каждого исполнителя?
  • Кто получает результат, и как он его использует? Какие могут быть разветвления и в каких случаях? Кроме того, при описании бизнес-процесса уделяется внимание способам передачи информации и носителям информации.
  • Какие качественные и количественные параметры выполнения отдельных процедур влияют на ход выполнения процесса в целом?

Оптимизация бизнес-процессов. Академия SPINCAT

3Анализ оптимальности используемых бизнес-процессов, построение моделей «to be». Анализ оптимальности исследуемых процессов и разработка предложений по их оптимизации (при необходимости реинжинирингу) производится по следующему набору параметров:

  • Качество конечного результата бизнес-процесса. Оценка качества конечного результата процесса проводится через выявление и анализ рекламаций к нему. В качестве рекламаций учитываются как официальные жалобы клиентов, и их аргументы в спорах, так и неудовлетворенность руководства компании, и устные жалобы исполнителей, выявленные на предыдущих этапах обследования.
  • Качество и содержание промежуточных результатов. Аналогично предыдущему пункту происходит оценка качества промежуточных результатов. Она проводится по каждой процедуре, в качестве критерия оптимальности используется «удобство» исполнителя следующей процедуры и того, кто является менеджером процесса. Пользователь следующей процедуры должен получать результат в виде и форме наиболее удобном для работы. Менеджер процесса, должен своевременно получать информацию о состоянии процесса: в какой процедуре он находится, нет ли отклонений по срокам, существуют ли проблемы для его дальнейшего выполнения.
  • Содержательность действий исполнителей при выполнении процедуры. Оценивая оптимальность каждой процедуры, анализируются действия исполнителей. В данной терминологии под процедурой понимается последовательность операций, выполнив которые сотрудник осуществляет контроль результата. Процедура признается оптимальной, если выполняются следующие условия:
    • Исполнитель совершает минимальное число действий (три-пять) правила выполнения которых четко описаны, а содержание понятно. Действия, совершаемые в отношении исключений, включены в отдельные процедуры, для реализации возможности контроля факта начала обработки исключения и, как следствие, прогнозирования конечного срока выполнения процедуры в целом.
    • Разброс времени выполнения всех действий в рамках процедуры не превышает два-три раза (в противном случае в схеме процесса выделяются процедуры исключения).
    • Время, отведенное на выполнение процедуры, не превышает время реальной работы на один рабочий день.
  • Компактность и согласованность схемы бизнес-процессов. При оценке схемы процесса используются следующие показатели и критерии:
    • Число «входов» и «выходов», число процедур.
    • Число возможных исключений (каждое исключение рассматривается как угроза для управляемости процесса).
    • Число задействованных работников и подразделений и т. п.
  • Эффективность управления бизнес-процессами. На данном этапе определяются владелец и менеджер исследуемого бизнес-процесса, сосредоточение функций владельца у одного исполнителя (наличие или отсутствие функционального подчинения), а также наличие или отсутствие у менеджера административных рычагов для управления ходов реализации всего процесса.

Проанализировав каждую процедуру и определив ее явные недостатки, производится оценка оптимальности управления бизнес-процессом и оптимальность группы процессов. Результатами оценки оптимальности является выявление недостатки в процессе и/или группе процессов. На основании проведенного анализа разрабатываются предложения по исправлению выявленных недостатков и построение оптимальной модели процесса («to be» - «как будет»).

4Формализация требований к внедрению системы автоматизации.На основании данных и выводов, полученных на предыдущих этапах исследования бизнес-процессов и сформулированных предложений по их оптимизации, производится определение платформ, архитектуры, структуры, планов работ, механизмов интеграции в рамках проекта автоматизации деятельности компании. Определяются условия, факторы и ограничения реализации проекта. Также в отчете содержится:

  • Формализованное описание стоящих задач, предложение подходов и способов их решения.
  • Описание среды проекта: количество пользователей, удаленных подразделений, взаимодействие с уже существующим у Вашей компании программным обеспечением.
  • Формализованное описание концепции автоматизированной системы, включая описание взаимодействия с внешней средой, информационных потоков, механизмов интеграции.
  • Перечень работ, представляющий собой иерархическую структуру. Ее описание производится посредством декомпозиции предлагаемых вариантов решения задач, сформулированных в общей части проведенного обследования.

Проведение данного комплекса мероприятий, позволит Вашей компании как четче понимать, какие выгоды можно получить от оптимизации бизнес-процессов и автоматизации их при помощи CRM-системы, так и последовательно, управляемо, через серию шагов, добиться получения этих выгод, повысить эффективность Вашей компании и получить вследствие этого дополнительное преимущество перед конкурентами.

Логотип Академии SPINCAT

Хотите системно настроить свои бизнес-процессыи повысить эффективность работы и взаимодействия сотрудников?

spincat.ru


Смотрите также