Деловое письмо образец. Образцы деловых писем. Бизнес письмо


Деловое письмо. Образец делового письма 2018 года

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк делового письма .docСкачать образец делового письма .doc

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    Образец делового письма

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

      Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

      Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

    3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

    assistentus.ru

    Как правильно составить электронное бизнес письмо

    Начиная составлять текст письма, следует помнить о тех людях, которые будут его читать. А если предстоит разработать email-рассылку, то здесь следует проявить максимум усилий, так как от того, насколько грамотно она составлена, будет зависеть ее эффективность.

    Через персонал, который работает с электронными письмами, за день проходят «тонны» информации, поэтому еще с первых строк читающий может определить трафаретный шаблон. И начальная фраза типа «Это выгодное суперпредложение…» сразу оттолкнет. Для того, чтобы заставить читателя обратить на себя внимание, вызвать интерес, нужно научиться мастерски составлять email тексты, постоянно самосовершенствоваться, увеличивать профессионализм. Поэтому следует придерживаться нескольких рекомендаций, которые помогут грамотно составлять электронные письма.

    Письмо должно спровоцировать оппонента дать только положительный ответ

    Часто бывает так, что очень сложно уловить смысл письма. Так как фразы несуразно перескакивают с одной смысловой кульминации на другую. В конечном итоге вас просто не поймут и будут вынуждены ответить «нет». Не забывайте, что в письме вы обращаетесь с надеждой, что получите лишь позитивный, положительный ответ. Поэтому, написав письмо, перечитайте его еще раз, попробуйте поставить себя на место человека, к которому обращаетесь. После этого задайте себе вопрос, о том, смогли бы вы сами ответить себе «да»? Если вы чувствуете, что что-то не так, лучше не полениться и переписать текст.

    Работайте с названием темы

    Название должно быть обязательно интригующим. Другими словами, от того, насколько подписчика заинтересует название темы письма, будет зависеть дальнейшая судьба вашего сочинения, а именно прочтут ли его или оставят в непрочитанных. К примеру, если посредством письма вы хотите пригласить выступить на конференции известную личность, то хорошо, если тема электронного письма будет содержать имя приглашаемого. Так электронный email станет автоматически персонализированным. Старайтесь понятно и четко излагать свои мысли, при этом избегая шаблонных фраз. В противном случае ваше обращение просто затеряется среди десятков электронных посланий.

    Правильная самоподача

    Нужно ненавязчиво объяснить читающему, почему именно вы достойны его внимания, а также чем вы превосходите других. К примеру, для того, чтобы заинтересовать человека, вызвать доверие к себе, подтолкнуть на партнерские отношения, можно опираться на статистические данные своего отчета по годовым объемам продаж, большое количество просмотров вашей страницы в Интернете и т.д. Хорошо, если вы покажете свою заинтересованность в человеке, к которому обращаетесь. Многим нравится, когда следят за их деятельностью. Поэтому можно вспомнить последние работы оппонента, показать свою компетентность в общем вопросе, подчеркнуть, что вы постоянно следите за его деятельностью.

    Краткость – сестра таланта

    Избегайте большой преамбулы, переходите сразу к главному. Как показывает практика, очень редко письмо читается от начала до конца. Поэтому уже с первых строк начинайте излагать причину того, что заставило вас обратиться к человеку. Эта информация должна поместиться в первых двух предложениях. Если все, что вы хотите сказать, не вмещается в первых строках, используйте выделение шрифта (жирный, курсив). Важно избегать большого предисловия. Но если его сделать необходимо, то саму просьбу начните излагать сразу во втором абзаце и обязательно выделите ее любой маркировкой, чтобы она бросалась в глаза.

    Обозначьте точные сроки получения ответа

    Многие считают, что установка дедлайнов может вызвать негативную реакцию человека, к которому идет обращение. Однако это не так. Все дело в том, что все приходящие письма делятся на те, которые требуют срочного ответа, и те, которые можно отложить в силу того, что еще будет время поработать с ними. Если в письме не обозначены точные сроки, оно, как правило, попадает во вторую категорию, что снижает вероятность его прочтения.

    Всегда старайтесь вызвать к себе интерес

    Для того, чтобы письмо захотели читать, обращаясь к человеку, представляйте, что вы разговариваете с глазу на глаз. Попытайтесь преподнести информацию так, чтобы ваш подписчик задумался.

    Избегайте слова «конфиденциальность»

    Употребление этого слова всегда отталкивает опытного читателя, а для некоторых может ассоциироваться со спамом. Считается, что если при написании вы упоминаете о конфиденциальности, значит, недостаточно уверены в своей просьбе. В данном случае любой уважающий себя читатель не будет тратить на прочтение драгоценное время. Отсюда следует вывод, что, собираясь писать текст, подумайте и точно сформируйте просьбу, дабы время, которое потратится на написание, не прошло впустую. Делайте предварительный просмотр текстовки письма.

    Важно обязательно просмотреть уже готовый материал на экране телефона. Такая необходимость обусловливается тем, что зачастую написанные на компьютере тексты оппоненты открывают при помощи мобильных устройств. И в этом случае очень важно, чтобы просмотр письма был корректным, понятным, а сам текст не очень большим. Если на экране телефона письмо выглядит слишком громоздко, лучше будет сократить его до надлежащего вида.

    www.vseidei.biz

    Правила cоставления деловых писем

    Содержание:

    Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам:

    • Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
    • В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.
    • Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
    • Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
    • Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
    • Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: "I am writing to you to ..."
    • Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности ("Thank you for your prompt help...") и приветствием "Yours sincerely," если автор знает имя адресата и 'Yours faithfully', если нет.
    • Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
    • Подпись автора ставится между приветствием и именем.

    Образец делового письма на английском:

    Mr Nikolay Roshin ABC-company Office 2002, Entrance 1B Tverskaya Street Moscow RUSSIA 20 June 2004

    Dear Nikolay,

    I'm writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.

    InEnglandwe have two schools, Brighton andBath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions.Brightonis a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby.Bathis one of the most famous historic cities inEngland, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.

    Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.

    Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.

    I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.

    Yours sincerely,

    Tomas Green Managing Director

    Стандартные Выражения в деловой переписке

    1. Обращение

    Dear Sirs, Dear Sir or Madam(если вам не известно имя адресата)

    Dear Mr, Mrs, Miss or Ms(если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”)

    Dear Frank,(В обращении к знакомому человеку)

    2. Вступление, предыдущее общение.

    Thank you for your e-mail of (date)…Спасибо за ваше письмо от (числа)

    Further to your last e-mail…Отвечая на ваше письмо…

    I apologise for not getting in contact with you before now…Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…

    Thank you for your letter of the 5th of March.Спасибо за ваше письмо от 5 Марта

    With reference to your letter of 23rd MarchОтносительно вашего письма от 23 Марта

     

    With reference to your advertisement in «The Times»Относительно вашей рекламы в Таймс

    3. Указание причин написания письма

    I am writing to enquire aboutЯ пишу вам, чтобы узнать…

    I am writing to apologise forЯ пишу вам, чтобы извиниться за…

    I am writing to confirmЯ пишу вам, что бы подтвердить…

    I am writing in connection withЯ пишу вам в связи с …

    We would like to point out that…Мы хотели бы обратить ваше внимание на ...

    4. Просьба

    Could you possibly…Не могли бы вы…

    I would be grateful if you could …Я был бы признателен вам, если бы вы ...

    I would like to receiveЯ бы хотел получить……

    Please could you send me…Не могли бы вы выслать мне… 

    5. Соглашение с условиями.

    I would be delighted to …Я был бы рад ...

    I would be happy toЯ был бы счастлив…

    I would be glad toЯ был бы рад…

    6. Сообщение плохих новостей

    Unfortunately …К сожалению…

    I am afraid that …Боюсь, что…

    I am sorry to inform you thatМне тяжело сообщать вам, но …

    We regret to inform you that…К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

    7. Приложение к письму дополнительных материалов

    We are pleased to enclose ...Мы с удовольствием вкладываем…

    Attached you will find ...В прикрепленном файле вы найдете...

    We enclose ...Мы прилагаем…

    Please find attached (for e-mails)Вы найдете прикрепленный файл… 

    8. Высказывание благодарности за проявленный интерес.

    Thank you for your letter ofСпасибо за ваше письмо

    Thank you for enquiringСпасибо за проявленный интерес…

    We would like to thank you for your letter of ...Мы хотели бы поблагодарить вас за…

    9. Переход к другой теме.

    We would also like to inform you ...Мы так же хотели бы сообщить вам о…

    In answer to your question (enquiry) about ...В ответ на ваш запрос

    I also wonder if…Меня также интересует… 

    10. Дополнительные вопросы.

    I am a little unsure about…Я немного не уверен в …

    I do not fully understand what…Я не до конца понял…

    Could you possibly explain…Не могли бы вы объяснить…

    11. Передача информации

    I’m writing to let you know that…Я пишу, чтобы сообщить о …

    We are able to confirm to you…Мы можем подтвердить …

    I am delighted to tell you that…Мы с удовольствие сообщаем о …

    We regret to inform you that…К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о… 

    12. Предложение своей помощи

    Would you like me to…?Могу ли я (сделать)…?

    If you wish, I would be happy to…Если хотите, я с радостью…

    Let me know whether you would like me to…Сообщите, если вам понадобится моя помощь. 

    13. Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа

    I look forward to ...Я с нетерпением жду,

    hearing from you soonкогда смогу снова услышать вас

    meeting you next Tuesdayвстречи с вами в следующий Вторник

    seeing you next Thursdayвстречи с вами в Четверг

    14. Подпись

    Kind regards,С уважением…

    Yours faithfully,Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно)

    Yours sincerely,(если имя Вам известно) 

    Письмо – Запрос

    Письмо-запрос информации (Enquiry Letter) отправляется, когда необходимо получить более подробную информацию об интересующем вас товаре или услуге.

    В начале письма следует поместить название и адрес вашей компании, ниже должно идти название компании, в которую вы обращаетесь. Составить текст письма вы можете с помощью следующих стандартных выражений.

    1. Официальное обращение, поскольку с адресатом вы не знакомы.

    Dear Sir or Madam, Dear Sirs

    2. Указание источника информации о компании

    With reference to your advertisement (ad) in... Относительно вашей рекламы в

    Regarding your advertisement (ad) in ... Касательно вашей рекламы в …

    3. Просьба выслать необходимые данные 

    Сould you please send me ... Не могли бы вы выслать мне

    I would be grateful if you could… Я был бы благодарен, если вы…

    Can you give me some information about… Можете ли вы дать мне информацию о…

    Could you send me more details… Могли бы вы выслать мне подробную информацию…

    4. Дополнительные вопросы

    I would also like to know ... Я бы также хотел узнать…

    Could you tell me whether ... Скажите, пожалуйста…

    5. Подпись

    Yours faithfully, Искренне Ваш, (если имя Вам не известно) Yours sincerely, (если имя Вам известно)

    ПРИМЕР

    Kenneth Beare 2520 Visita Avenue Olympia, WA 98501

    Jackson Brothers 3487 23rd Street New York, NY 12009

    September 12, 2000

    Dear Sirs,

    With reference to your advertisement in yesterday's «New York Times», could you please send me a copy of your latest catalogue. I would also like to know if it is possible to make purchases online.

    Yours faithfully,

    (Signature)

    Kenneth Beare Administrative Director English Learners & Company

    Письмо-ответ на запрос информации

    Когда компания получает письмо (Inquiry Letter) с просьбой выслать подробную информацию о ее продукции, товаре или услуге, в ответном письме очень важно произвести благоприятное впечатление на потенциального клиента или партнера. Вежливый, грамотно составленный ответ обязательно будет способствовать созданию подобного впечатления.

    1. Обращение

    Dear Mr, Ms

    2. Благодарность за оказанное внимание

    Thank you for your letter of Спасибо за ваше письмо…

    We would like to thank you for enquiring about ... Мы хотели бы поблагодарить вас за проявленный интерес…

    3. Предоставление требуемой информации

    We are pleased to enclose ... Мы с удовольствием вкладываем…

    Enclosed you will find ... В прикрепленном файле вы найдете...

    We enclose ... Мы прилагаем…

    4. Ответ на дополнительные вопросы

    We would also like to inform you ... Мы также хотели бы сообщить вам о…

    Regarding your question about ... Относительно вашего вопроса о…

    In answer to your question (enquiry) about ... Отвечая на ваш вопрос…

    5. Высказывание надежды на дальнейшее плодотворное сотрудничество

    We look forward to ... Мы надеемся

    hearing from you услышать вас снова

    receiving your order получить от вас заказ.

    welcoming you as our client (customer) что вы станете нашим клиентом

    6. Подпись

    Помните, когда вы обращаетесь к человеку, имя которого вам не известно, следует писать 'Yours faithfully' и, когда имя известно, - 'Yours sincerely',

    ПРИМЕР  

    Jackson Brothers 3487 23rd Street New York, NY 12009

    Kenneth Beare Administrative Director English Learners & Company 2520 Visita Avenue Olympia, WA 98501

    September 12, 2000

    Dear Mr Beare,

    Thank you for your enquiry of 12 September asking for the latest edition of our catalogue.

    We are pleased to enclose our latest brochure. We would also like to inform you that it is possible to make purchases online at http://jacksonbros.com.

    We look forward to welcoming you as our customer.

    Yours sincerely,

    (Signature)

    Position

    Письмо-жалоба

    Письмо, содержащее жалобу или претензии по качеству приобретенного товара и оказанных услуг, называется Complaint Letter. Основная цель такого письма - передать полную информацию по возникшей проблеме. Письмо также может выступать в качестве официального документа, уведомляющего о необходимости проведения проверки и устранения неполадок.

    Письмо должно содержать всю необходимую информацию, касающуюся данной услуги или товара. Напишите полное название и описания товара, дату приобретения или указания услуги и т.д. Ваша цель – объяснить все детали, но не перегружать письмо ненужными подробностями. Кроме того, необходимо указать ваши пожелания, условия и сроки устранения проблем.

    Кому адресовать данное письмо?

    При приобретении товара или заключении договора на предоставление услуг вы получаете контактный адрес или телефон человека, который может решить все возникшие сложности. Обычно в небольших компаниях эти вопросы решает владелец компании. В организациях среднего уровня – его заместитель или высший руководящий состав. В крупных компаниях обычно существует отдел по работе с клиентами, который занимается решением таких вопросов.

    Из каких основных частей состоит письмо?

    1. Вступление

    Name of Contact Person Полное имя адресата ( если известно)

    Title, if available Company Name Название компании

    Consumer Complaint Division Отдел по работе с клиентами

    Street Address City, State, Zip Code Адрес компании

    Dear (Contact Person): 

    Обращение

    2. Введение, содержащее информацию приобретенном товаре либо услуге.

    On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction). 1 июля я (приобрел, сдал в наем, арендовал, отремонтировал) ( полное название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … ( далее указывается другая важная информация о совершенной сделке)

    I am writing to draw your attention to a problem in your customer service section. Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к проблеме в отделе по работе с клиентами.

    I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff Я бы хотел выразить претензии к обращению со мной вашего сотрудника.

    I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning. Я пишу, чтобы выразить недовольство продуктами, полученными сегодня утром.

    I am writing to complain about the quality of the product I purchased on-line from your website. Я пишу, чтобы выразить недовольство качеством продуктов, заказанных на вашем сайте.

    I am writing in connection with the negative attitude of a member of your staff. Я пишу в связи с негативным отношением члена вашей компании.

    3. Описание возникшей проблемы

    Unfortunately, your product (or service) has not performed well (or the service was inadequate) because (state the problem). I am disappointed because (explain the problem: for example, the product does not work properly, the service was not performed correctly, I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented, etc.). К сожалению, ваш товар ( услуга) не отвечает необходимым требованиям , так как (указывается проблема). Я разочарован, поскольку (объясняется ситуация: например, прибор плохо работает некачественно, мне предъявили неправильную сумму к оплате, что-то не было объяснено)

    The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently. Заказанное оборудование все еще не доставлено, несмотря на то, что я уже звонил вам на прошлой неделе и сообщил, что оно требуется немедленно.

    To resolve the problem, I would appreciate it if you could (state the specific action you want—money back, charge card credit, repair, exchange, etc.). Enclosed are copies of my records (include copies of receipts, guarantees, warranties, cancelled checks, contracts, model and serial numbers, and any other documents). Для решения проблемы я был бы благодарен варианту, если бы вы (указываются ваши требования: вернули деньги, кредит, провели ремонт, произвели обмен и т.д.) Копии документов прилагаются ( приложите копии квитанции, гарантийный талон, аннулированые чеки, контракты и другие документы.)

    I look forward to your reply and the resolution of my problem, and will wait until (set a time limit) before seeking help from a consumer protection agency or the Better Business Bureau. Please contact me at the above address or by phone at (home and/or office numbers with area code). Я жду вашего ответа с решением по моей проблеме и буду ждать до ( указывается крайний срок) прежде чем обратиться за помощью в организацию по защите прав потребителей. Свяжитесь со мной по следующему адресу или телефону ( уазывается адрес и номер телефона)

    Please deal with this matter urgently. I expect a reply from you by tomorrow morning at the latest. Пожалуйста, решите эту проблему немедленно. Я жду вашего ответа не позднее завтрашнего утра.

    I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further. Я настаиваю на полном возмещении расходов, иначе я буду вынужден …

    Unless I receive the goods by the end of this week, I will have no choice but to cancel my order. Если я не получу данный товар до конца недели, у меня не будет другого выбора, кроме как аннулировать заказ.

    I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience. Я надеюсь, вы разберетесь с этим делом немедленно, поскольку это доставляет мне серьезные неудобства.

    4. Окончание письма

    Yours sincerely/Yours faithfullyYour name

    Письмо с извинениями

    Письмо с извинениями  (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter). Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter

    1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации

    Thank you for bringing the matter/issue/problem to our attention. Спасибо, что сообщили нам об этом деле/проблеме.

    I appreciated your advising me of this incident… Для меня очень важно ваше сообщение.

    2.Выражение сожаления. 

    We are very sorry to hear that… Нам тяжело слышать об этом..

    I am very sorry for this situation… Я очень сожалею о сложившейся ситуации.

    3. Извинение 

    We apologise for… Мы просим прощения за…

    Please accept our apologises for… Примите наши извинения…

    4. Объяснение действий компании

    Please be assured that we will… Будьте уверены, что мы… 

    You have my assurance that … Я гарантирую вам…

    To compensate for the inconvenience caused… Для возмещения причиненных неудобств…

    We are doing everything we can do to resolve the issue Мы делаем все возможное для решения проблем

    I can assure you that this will not happen again Обещаю, что это впредь это не повторится

    I am trying to sort it out/sort the problem out as a matter of urgency. Я пытаюсь разобраться с этим/ решить эту проблему немедленно

    Please return the faulty goods, and we will refund you/repair them/replace them Пожалуйста, верните некачественный товар и мы возместим ваши затраты/произведем ремонт/обменяем его.

    5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества

    We value your custom highly Для нас очень важно сотрудничество с вами.

    Your satisfaction is our priorit

    Письмо-просьба

    Если вы пишете начальнику - будьте предельно вежливы, особенно, если вы не уверены, что он(а) знает ваше имя. Не используйте конструкции, отмеченные ниже значением строгости или настоятельной просьбы. Нейтральным и универсальным вариантом будет: 

    I would be grateful if…

    Просьба, стилистически повышенная и наиболее вежливая, заключается также в выражениях:

    Если вам не трудно, дайте, пожалуйста,...Could you possibly give me/let me have..., please? 

    Если вас не затруднит, дайте, пожалуйста,... Can/May I trouble you for sth./to give/hand me..., please?

    Сделайте одолжение, дайте, пожалуйста,... Could you do me a favour and give me/let me have..., please?

    He откажите в любезности, дайте, пожалуйста,... Would you please give me...?

    Окажите любезность, дайте, пожалуйста,... Would you kindly give me..., please?

    He сочтите за труд, дайте, пожалуйста,... Could you possibly give me/let me have,.., please?

    Если вы пишете коллеге и он(а) не является вашим другом, выберите нейтральный стиль - средний между формальным и неформальным. 

    Could you..?

    Удобные в этом случае формы с глаголом "хотеть":

    Я хочу (хотел бы) попросить... I'd like (to ask) you to ...

    Мне хочется (хотелось бы) вас попросить... Could I ask you to...?

    Я хочу попросить вас купить для меня эту книгу. Could I ask you to buy this book for me?

    Мне хочется попросить тебя съездить в воскресенье на дачу. Could I ask you to go to the country house this Sunday?

    Если вы пишете малознакомому человеку - будьте вежливы. 

    I wonder if you could..?

    Здесь будут удобны просьбы, выраженные вопросительным предложением с модальным глаголом "мочь":

    Я могу попросить вас...? Could I ask you to do sth.? 

    Могу я попросить вас...? May I ask you to do sth.?

    Могу ли я попросить вас...? Would you please/ kindly do sth.?

    Не могу я попросить вас...? Could you possibly do sth.?

    Не могу ли я попросить вас...? I'd be much obliged if...

    Вы можете...? Can/Could you do sth.?

    Вы не можете...? 
Вы не могли бы...? Could you...?

    Можете ли вы...? Can/Could you...? 

    Не можете ли вы...? Could you...?

    Не могли бы вы...? Could you...? Would you...?

    Если вы пишете работнику другой компании - стиль должен зависеть оттого, знакомы ли вы с ним/ней или обращаетесь впервые.

    I would be grateful if… (к незнакомому) Could you..? (к знакомому)

    Здесь может помочь просьба, выраженная вопросительным предложением с частицами "не", "бы", "ли": 
 

    Вам не трудно...? 
Вас не затруднит...? Would you mind doing sth.?

    Не трудно ли вам...? 
He затруднит ли вас...? Could you (possibly)..., please?

    Если вы пишете вашему подчиненному, который не выполнил каких- либо указаний, то стиль просьбы может стать строгим: 

    Could I ask you..? (холодная просьба)

    Также просьба с оттенком нарочитой строгости может быть выражена фразой:

    
Очень (убедительно, настоятельно) прошу вас (тебя)... Could/Would you..., please...? 
Could/Would you kindly...? 
Do... 
I would appreciate it very much if you would/ could...

    Письма - запрос платежа

    В своих первых письмах по поводу неоплаченных счетов следует быть исключительно вежливыми – в них не должно быть идеи, что ваш партнер не хочет платить. 

    Если вы вынуждены написать серию писем с запросом платежа, каждое последующее можно делать более твердым, но оставаться в рамках вежливости.

    Пример

    Письмо 1

    According to our records, the sum of $4,500 is still outstanding on your account. We trust that our service was to your satisfaction, and we would appreciate your cooperation in resolving this matter as soon as possible.

    Письмо 2

    On [DATE] I wrote to you regarding your company’s unpaid account, amounting to $4,500. May we please remind you that this amount is still outstanding. We would be grateful to receive a bank transfer in full settlement without further delay.

    Письмо 3

    I wish to draw your attention to my previous emails of [DATES] about the overdue payment on your account. We are very concerned that the matter has not yet received your attention. Clearly, this situation cannot be allowed to continue, and we trust urge you to take immediate action to settle your account.

    Письмо 4

    Following my emails of [DATES] I must inform you that we have still not received payment for the outstanding sum of $4,500. Unless we receive payment within seven days we shall have no alternative but to take legal action to recover the money. In the meantime, your existing credit facilities have been suspended.

    Отчет о встрече

    Отчет о встрече состоит из 4 частей: 

    Introduction – Вступление (предмет отчета, кто его написал и по чьему запросу) Background - Исходные данные (общее описание имеющейся ситуации, проблемы) Findings - Полученные данные (возможные пути развития ситуации, решения проблемы) Conclusion, recommendations - Выводы и рекомендации

    Пример Отчета о встрече

    Subject: Cost-cutting measures As requested at the Board meeting of 18 April, here is my report. The full report is attached as a Word document, but I have written a brief summary below.

    Introduction The purpose of the report is to suggest ways to reduce costs across the company. It is based on the figures sent to me by different departments last month. I have divided the report into three sections: background, findings and recommendations.

    BackgroundAs can be seen in table1 in the attached document, demand for our products has been falling over the last year, and sales and profits are both down. This has led a situation where cost-cutting measures are necessary.

    Findings

    There are three main areas where cost reductions are possible:

      • The marketing budget is very high. As mentioned above, sales are going down, but we are still spending large sums on magazine advertising and street posters. This is not justified.
      • Production costs are also high. Table2 inthe report shoes that raw material costs have gone up by 12% over the last year. We must find a way to bring these down.
      • We may also have to dismiss a small number of administrative staff, which will be very unpopular. See section 4.2 of the full report for suggestions on how to proceed.

    Recommendations In conclusion, I suggest that the company should be able to cut costs significantly by the end of the year. My specific recommendations are as follows:

      1. Marketing Dept to make reductions in the advertising budget of 10% or 15%.
      2. Production Dept to identify opportunities of using different suppliers to bring down materials costs.
      3. Head Office to investigate the possibility for cutting a limited number of jobs, in case the situation deteriorates.

    Please have a look at the full report and let me have your comments by 2 June at the latest. This will then be circulated to all departmental managers in time for the meeting on 16 June. Please feel free to contact me if you have any questions.

    Оформление электронных писем 

    Электронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:

    1. Хорошо представьте себе адресата. Оттого, кому вы пишете, будет зависеть стиль письма. Чем ближе отношения - тем меньше формальностей.
    2. Сделайте ваше послание по возможности кратким и четким. Это правило распространяется на все виды делового общения, но для электронной почты становится наиболее актуальным, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа. Дайте возможность вашему адресату ответить также коротко. Например, вместо того, чтобы писать:” Let me know what you think”, лучше поставить вопрос так:”Is 3 PM or 5 PM best for you?”
    3. Поле “тема” должно быть заполнено так, чтобы четко отражать основную идею письма.
    4. Приветствие (Dear Sir/Madam) не обязательно для стандартной переписки, однако в деловых письмах не будет лишним.
    5. В первых словах надо сформулировать, в связи с чем вы пишете письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то. Например: I am replying to your letter dated 15 January 2007 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing.
    6. Если в электронном письме вы начинаете слово с заглавной буквы, это означает, что вы хотите выделить его, как наиболее важную мысль.
    7. Длина каждой строки не должна превышать 65 знаков, в противном случае текст может исказиться при прочтении письма на другом компьютере.
    8. Письмо должно быть хорошо структурировано - вступление, основная часть (факты) и вывод.
    9. KISS (Keep it short and simple). Помните, что вероятно ваш адресат получает десяток писем в день, - стоит экономить его время.
    10. Использование стандартных сокращений, характерных для повседневной переписки, такие как ”IMHO” ( In My Honest Opinion) также не приветствуются.
    11. Тщательно проверьте письмо, изменить или удалить его после отправки уже нельзя.
    12. Обратный электронный адрес и имя отправителя лучше написать в конце письма, на случай, если письмо будет выведено на печать.
    13. Общение по электронной почте предполагает активное взаимодействие поэтому, получив электронное письмо, на которое вы не можете ответить немедленно, следует отправить сообщение о получении письма и предполагаемом времени отправки полного ответа.

    Даже в неформальном письме следует оставаться вежливым и стараться сделать письмо понятным и хорошо его структурировать.

    Рекомендуемый порядок основных пунктов такой:

    1. дружеское приветствие 
    2. благодарность или другое упоминание предыдущего контакта 
    3. наиболее важный пункт письма или проблема 
    4. другие важные пункты 
    5. менее важные пункты 
    6. выражение надежды на будущий контакт 
    7. завершение (пожелания и подпись) 

    Пример: 

    Hello, Ili Thanks for sending the agenda for our meeting. I’m afraid I may not be able to make the 8:00 start. The train connections can be very difficult at that time of day. Would it be possible to start at 9:00? It means we would finish at 17:00 instead of 16:00. Please let me know if that’s a problem for you. Ypu asked me to send the feasibility report and I am attaching it here. Please note that this is not yet in the final draft and there may be some mistakes. I’m looking forward very much to seeing you next week. Best regards, Jacqui

    Письмо-поздравление

    Перед праздниками часто возникает вопрос - поздравлять или не поздравлять бизнес-партнеров и клиентов. Всегда лучше поздравить, чем не поздравить, т.к., поздравляя, вы можете:

    1. укрепить отношения с существующими клиентами/партнерами 
    2. привлечь новых клиентов 
    3. напомнить старым клиентам о том, что вы существуете 
    4. выказать признательность по отношению к наиболее лояльным клиентам

    Однако, решая, с каким именно праздником поздравить, лучше справиться о нем в списке национальных и религиозных праздников на текущий год.

    Если вы сомневаетесь в том, что именно празднует ваш партнер по бизнесу, напишите просто MERRY HOLIDAYS.

    Когда отправлять поздравление? Лучше раньше, чем позже. Пусть лучше ваша открытка придет перед праздниками и будет замечена одной из первых, чем исчезнет в куче поздравлений, которые, к тому же, вероятно, будут разбираться уже после каникул.

    Как писать поздравление:

    Поздравление – это только поздравление, повод для хороших пожеланий и выражения добрых чувств. Бизнес-вопросы здесь не должны упоминаться.

    Поздравление в английском языке строится иначе, чем в русском. Ниже приведены несколько образцов поздравлений, которые можно модифицировать в зависимости от ситуации.

    At this joyous time of year, we are grateful for our work with you. We wish you abundance, happiness, and peace in a new year filled with hope. Happy holidays!

    I hope you and all your coworkers, family, and friends have a lovely holiday season filled with joy and meaning. Best wishes for a prosperous new year.

    It has been a pleasure to work with you this year. We wish you the best of holidays and a happy new year!

    As the year ends, we think about all we are grateful for. Our relationship with you is one thing we treasure. Thank you for the opportunity to serve you. We wish you a merry Christmas and much success in the new year.

    As gifts are given and received this holiday season, I think of the gift of knowing you. Thank you for the pleasure of working with you. Happy holidays!

    Thank you for giving me the opportunity to work with you this year. It has been an honor and a valuable experience for me. I wish you a happy Hanukkah and a new year filled with all good things.

    Merry Christmas! I hope you have a holiday that fills your heart with joy! 

    www.portal-investor.ru

    Письмо для партнера по бизнесу

    09.07.15 13:11

    В этой статье мы затронем тему написания грамотного делового письма для потенциального партнера по бизнесу. Сразу хотим предупредить, вопрос весьма скрупулезный, требующий времени и внимательности, поэтому если вы не располагаете на данный момент ни тем, ни другим, то лучше пока перенести чтение того, что будет изложено ниже. Ну а для тех из вас, кто настроен на вдумчивое чтение, мы предлагаем приступить к тщательному изучению данной темы. Итак, приступим. Успешное бизнес-письмо потенциальному партнеру, прежде всего, следует начать с ответа на несколько принципиально важных вопросов. Они и помогут нам сориентироваться в правильном, содержательном и структурированном написании делового послания.

    Вопрос №1. Вам необходимо знать исходные данные о компании, в которую вы собираетесь направить деловое предложение. Ее название, местонахождение, область и все направления ее деятельности, возможно, адрес сайта, если имеется и т. д.

    Вопрос №2. Лицо, которому будет адресовано бизнес-письмо: его имя, должность, другая личная информация, дающая представление об адресате. Возможно, есть предварительная история отношений?

    Вопрос №3. Откуда у вас сведения о данной компании и человеке, которому вы собираетесь отправить ваше предложение?

    Вопрос №4. Кем являетесь вы сами? Ваш род деятельности, какую организацию представляете?

    Вопрос №5. С каким предложением вы хотите обратиться к вашему потенциальному партнеру?

    Вопрос №6. На ваш взгляд, чем вы можете заинтересовать будущего партнера?

    Вопрос №7. Имеете ли вы успешный опыт работы по данному направлению? В чем он заключается, расскажите конкретнее?

    Вопрос №8. В случае если ваше бизнес-предложение заинтересует адресата, на что вы рассчитываете, какой ответ, действия ожидаете увидеть?

    Теперь, собрав минимум необходимой информации, необходимо обратиться к стандартному алгоритму письма, и в соответствии с ним и этическими требованиями деловой переписки составить разумное, грамотно написанное бизнес-письмо, для этого:

    1. Обязательно заполняем графу «Тема», где отражаем основную мысль всего содержания. Например, пишем: «Александру Петровичу. Предложение о сотрудничестве».

    2. Непременно используем персональное обращение, по имени или имени-отчеству (все зависит от ситуации и степени знакомства с адресатом). Далее, кратко представляем себя, возможно, свою компанию, и предельно четко формулируем цель нашего обращения к адресату, для чего мы ему пишем. К примеру, так: «Добрый день, Петр Семенович! Меня зовут Александр Поздняков (Россия, г. Екатеринбург). Являюсь частным предпринимателем в сфере строительства. Пишу Вам, чтобы предложить деловое партнерство в России».

    3. Даем понять адресату, откуда у нас информация о нем/его организации. Проявляем позитивное отношение к нему, его компании, сфере деятельности. Делаем это, например, таким образом: «В конце этого года мне посчастливилось побывать в Германии, где я и узнал от коллег о вашей компании. Найдя ваш сайт в интернете, решил незамедлительно написать Вам. Поскольку очень заинтересовали направления вашей деятельности, и приятно удивил перечень предлагаемых вашей компанией услуг, а также большой ассортимент товаров».

    4. Предоставляем информацию о себе. Кроме того, приводим положительные доводы в пользу своего опыта и квалификации, пытаемся расположить к себе адресата, вызвать у него желание доверять. Пишем, например, так: «На рынке строительных услуг я с 2005 года. Хорошо знаком с данной областью, так как постоянно нахожусь непосредственно на строительных объектах разного уровня. Имею богатый практический опыт, хорошо разбираюсь в вопросах проектирования, монтажа, технического обслуживания и сервисного, укладки керамической, тротуарной плитки, ламината. Владею знаниями о том, что актуально и имеет хороший спрос сегодня в России».

    5. В продолжение письма обозначаем сферу совместных интересов, говорим о выгоде, которую получит партнер от сотрудничества с вами/вашей компанией. Обязательно выражаем уверенность в успешности предлагаемой идеи, проекта. Например: «Я твердо убежден, что ваши услуги и материалы, которые вы предлагаете (современные, качественные, стильные), будут иметь успех на Российском рынке. И, безусловно, будут востребованы».

    6. Показываем искреннюю заинтересованность в адресате, его деятельности и будущем сотрудничестве с его компанией. Четко формулируем цель вашего бизнес-предложения. «Из информации, предоставленной на вашем сайте, я почерпнул, что вы уже сотрудничаете с некоторыми представителями из России. Думаю, что рынок Уральского региона тоже может быть для вас привлекательным. В этом и заключается мое предложение – предоставлять ваши интересы здесь, в Екатеринбурге и Уральском регионе. Быть или уполномоченным лицом вашей компании, или выступать в качестве дилера. Готов к любому из этих видов сотрудничества».

    7. Далее, следует привести убедительные аргументы и все возможные факты в пользу вашего делового предложения. «Петр Семенович, для того чтобы Вам было легче принять решение, выскажу свои соображения. Первое — для меня, как человека, постоянно находящегося на строительных объектах, абсолютно очевидно, что потребность в таких материалах, которые предлагает ваша компания, у нас очень высока. Кроме этого, я знаю о желании заказчиков иметь новые современные материалы для ремонта и строительства. То, что сегодня представлено на российском рынке (паркет, ламинат, плитка, линолеум), уже несколько устарело и потребители, клиенты все чаще выражают желание приобрести другие виды напольных покрытий. Проще говоря, потребность есть, а продукции на рынке Уральского региона отсутствует. И эту нишу есть возможность занять. Второе — думаю, что круг моих деловых партнеров (заказчиков) вполне можно рассматривать как потенциальных покупателей ваших материалов. Я сейчас являюсь дилером заводов производителей окон ПВХ ведущих немецких торговых марок. У меня есть устойчивые деловые связи с крупными компаниями в сфере строительного рынка г. Москвы, Московской области, а также регионов Российской Федерации. Деятельность охватывает все этапы рынка: поиск, консультации, техническое сопровождение, монтаж, после гарантийный сервис и т. д. Таким образом, я могу предлагать вашу продукцию компаниям, которые мне доверяют. Третье – Петр Семенович, я очень настроен на сотрудничество с вами. Мне интересно развиваться в области строительства в профессиональном плане, доводить до потребителя все новшества, которые появляются на рынке строительных услуг, поэтому в моем лице Вы приобретете добросовестного, надежного и мобильного делового партнера. Четвертое — возможно, в процессе принятия решения для Вас это станет дополнительным положительным аргументом. Если Вам будет удобно, то получение продукции и осуществление расчетов я могу производить непосредственно в Германии, у меня есть для этого возможность».

    8. В заключение вашего бизнес-письма корректно сообщаем о том, что вы ждете в ответ на свое предложение. «Петр Семенович, буду благодарен за ответ на мое предложение. Если Вам необходима какая-то дополнительная информация для оценки ситуации и принятия решения — готов ответить на все Ваши вопросы».

    9. Последний штрих в конце письма: указываем свое имя, фамилию и всю контактную информацию, благодаря которой можно найти ваш сайт, если он имеется, подробнее ознакомиться как с вами, так и с направлениями деятельности вашей организации.

    Подведем итог всего вышесказанного. Для написания бизнес-письма вашему потенциальному партнеру необходимо владеть некоторой информацией и знать поэтапный алгоритм действий, а именно:

    1. Ответить на восемь ключевых вопросов, которые помогут лучше узнать партнера, и в дальнейшем использовать полученную информацию в вашем письме. 2. Четко сформулировать цель вашего бизнес-предложения, полностью осознавая для чего в итоге вам это нужно. 3. Привести все имеющиеся аргументы и доводы, чтобы ваше бизнес-письмо выглядело убедительным и содержательным, вызывало доверие и желание ответить. 4. Умело пользоваться стандартной формой делового письма, знать его структуру и форму подачи.

    Таковы простые правила составления письма для делового сотрудничества. Искренне желаем вам освоить это кропотливое дело, и, конечно, приумножить число ваших постоянных партнеров. Удачи!

    secretarus.ru

    Деловое письмо. Образец делового письма

    Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации. На нашем сайте собраны образцы написания и оформления разных видов деловых писем.

    Образцы деловых писем

    Благодарственное письмо

    Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление , письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя. Как написать благодарственное письмо Благодарственное письмо...

    Благодарственное письмо воспитателю

    Благодарственное письмо воспитателю – это деловое письмо, в котором выражается благодарность воспитателю детского сада за его кропотливый труд по воспитанию детей от имени директора дошкольного учреждения либо родителей детей. Как написать благодарственное письмо воспитателю Благодарственное письмо воспитателю детского сада имеет такую же форму, как обычное деловое письмо и состоит из следующих структурных элементов: Шапка документа. Содержит должность, фамилию и инициалы воспитателя в...

    Благодарственное письмо врачу

    Благодарственное письмо врачу – это деловое письмо, в котором выражается благодарность доктору за оказанную помощь в выздоровлении. Письмо-благодарность составляется от имени пациента либо родственников больного. Как написать благодарственное письмо врачу Благодарственное письмо врачу имеет такую же форму, как деловое письмо : Шапка письма - ФИО врача либо главврача заведения здравоохранения в дательном падеже (пишется по необходимости). Обращение - ФИО врача, которому выражается...

    Благодарственное письмо за сотрудничество

    Благодарственное письмо за сотрудничество – это деловое письмо, в котором выражается благодарность от имени руководителя организации своему партнеру за качественную и своевременную поставку товара, выполненные работы, оказанные услуги. Как написать благодарственное письмо за сотрудничество Благодарственное письмо за сотрудничество имеет те же реквизиты, что и деловое письмо : Шапка письма. Пишется должность, фамилия и инициалы работника организации, которому адресуются слова благодарности за...

    Благодарственное письмо организации

    Благодарственное письмо организации – это деловое письмо, в котором выражается благодарность за успешное проведение переговоров, встречу и уделенное время, оказанное гостеприимство во время командировки и т.п. Как написать благодарственное письмо организации Благодарственное письмо компании имеет реквизиты делового письма : Шапка документа - ФИО должностного лица организации, которой выражается благодарность. Обращение - ФИО должностного лица организации, которой адресованы слова благодарности....

    Благодарственное письмо родителям

    Благодарственное письмо родителям – это деловое письмо, в котором выражается благодарность родителям выпускников школы либо детского сада за хорошее воспитание своих детей, активное участие в жизни группы, класса и образовательного учреждения, помощь школе, детскому саду и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени директора, классного руководителя, воспитателя либо завуча. Как написать благодарственное письмо родителям Благодарственное письмо родителям выпускников состоит из следующих структурных...

    Благодарственное письмо сотруднику

    Благодарственное письмо сотруднику – это деловое письмо, в котором выражается благодарность работнику за его труд, вклад в развитие компании, добросовестное отношение к работе и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени руководителя организации в честь какого-то знаменательного события: юбилея, профессионального праздника и т.п. Как написать благодарственное письмо сотруднику Благодарственное письмо работнику имеет такую же форму и структуру, как обычное деловое письмо : Шапка документа. В...

    Благодарственное письмо ученику

    Благодарственное письмо ученику или студенту – это деловое письмо, в котором выражается благодарность учащемуся за успехи в учебе, за активную общественную деятельность, участие в спортивной жизни и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени директора школы, ректора ВУЗа. Как написать благодарственное письмо ученику, студенту Благодарность ученику, студенту пишется в произвольной форме. Текст благодарственного письма содержит слова благодарности ученику, студенту. Внизу, под текстом письма,...

    Благодарственное письмо учителю

    Благодарственное письмо учителю – это деловое письмо, в котором выражается благодарность учителю, классному руководителю за работу по воспитанию и обучению детей от имени директора учебного учреждения либо родителей детей-учеников. Как написать благодарственное письмо учителю Благодарственное письмо преподавателю имеет реквизиты делового письма: Шапка документа - в ней указывается ФИО учителя, в чей адрес направлены слова благодарности. Необязательный структурный элемент благодарственного письма...

    Виды деловых писем

    Принято выделять следующие виды деловых писем . По тематическому признаку: Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров: оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки; письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки; рекламация...

    Гарантийное письмо

    Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию. Как написать гарантийное письмо Бланк гарантийного...

    Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

    Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса – это деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение факта заключения договора аренды с существующим обществом либо намерения собственника нежилого помещения сдать его в аренду после проведения государственной регистрации нового юридического лица. Иными словами, оно гарантирует право на заключение в дальнейшем договора аренды. Данное письмо сдается в регистрирующий орган и составляется по запросу арендатора. Как написать гарантийное письмо о...

    Гарантийное письмо о приеме на работу

    Гарантийное письмо о приеме на работу – это деловое письмо, которое содержит гарантию заключения трудового договора работодателя с сотрудником. Чаще всего оно необходимо для предоставления в ФМС при переезде работника в другую страну. Как написать гарантийное письмо о приеме на работу Бланк гарантийного письма о приеме на работу содержит следующие реквизиты: номер и дата документа; получатель письма - наименование организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано либо текст:...

    Гарантийное письмо об оплате

    Гарантийное письмо об оплате – это деловое письмо, которое является подтверждением сроков и факта оплаты за полученную продукцию, оказанные услуги либо выполненную работу. Гарантийное письмо на оплату может быть ответом на письмо-претензию . Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности Бланк гарантийного письма содержит следующие реквизиты: номер и дата документа; получатель письма - наименование организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано; наименование документа -...

    Информационное письмо

    Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж. Как написать информационное письмо Оформление информационного письма осуществляется согласно...

    Составление делового письма

    Перед тем, как написать деловое письмо, подумайте, какого конечного результата вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.

    Оформление делового письма

    Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.

    Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа – не менее 1,5 см.

    Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу).

    В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.

    По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.

    Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма.

    В конце делового письма должна присутствовать подпись отправителя (ФИО, должность, подпись).

    Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.

     

    working-papers.ru

    Образцы написания деловых писем

    29 Апрель 2014       Евгений Неделин            Просмотров:  

    Образцы деловых писем. Деловое письмо образец. Образцы писем

    В данной статье  вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем.  Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба  и письмо-претензия.

    Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.

    Успешно решить сложности «трудных» писем  помогают:

    • Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная  установка на партнерство
    • Выбор уместного стиля письма (официально-делового  или доверительно-делового
    • Грамотное и логичное оперирование фактами

     

    Образцы деловых писем.

    Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами)

    Уважаемые коллеги!

    С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности   прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой:  рассмотреть  возможность о предоставлении  Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) .  Присланные вами данные позволят  институту  собрать необходимую для аналитики информацию, провести  мониторинг и  будут способствовать более оперативному решению  вопросов повышения качества и надежности работы  прибора КИП-12.

    Просьба  сообщить в ответном письме  о вашем решении по поводу   оказания  нам содействия.  В случае необходимости дополнительной информации, требующейся  вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.

    С уважением,

    Коллектив Технического  бюро

    Институт «Оптика»

     

    Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)

    Уважаемые коллеги!

    Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который  мы выпускаем с 1992 года и который  с 1995 года  нашел  прочное применение  в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.

    Для  повышения качества и надежности работы прибора КИП-12  нам необходимы подробные данные  по работе данного прибора в условиях эксплуатации.  В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие. Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением:  помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора.  Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас  статистику по заданным параметрам (подробности в приложении).  Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно  принять меры по повышению качества и надежности его  работы.

    Пожалуйста, сообщите,  готовы ли вы принципиально оказать нам содействие.  Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.

    Будем признательны вам за ответ.

    С уважением,

    Иван Иванов

    Руководитель Технического бюро

    Институт «Оптика»

     

    Деловое письмо. Образец письма-просьбы и  образец письма-претензии.

     

    Письмо – просьба

    (установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой;  убедительное оперирование фактами)

    Письмо – претензия

    (установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами)

    Уважаемый Андрей Иванович!

    Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.

     

    Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60  дней до начала плановой поставки продукции  ООО «Стар»  должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку  контрольных  образцов продукции, уведомив  ОАО «Росстанс»  о факте отправки.

    Согласно графику (Допсоглашение  № 1  от 11.03. 2010. к Контракту  № А-122 от 07.02.2010.),  дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010.  Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010.  Сегодня – 04.08.2010.  На настоящий момент нами не получено информации  об отправке контрольных образцов.

     

    До настоящего момента у нас не было проблем во взаимодействии с вашей компанией, все прописанные в Контракте договоренности соблюдались. Мы уверены, что возникшую  ситуацию еще можно скорректировать.

    Успешность проекта АБС крайне важна для нашей компании. Поэтому просим вас  до 06.08.2010.  сообщить  информацию по отправке  контрольных образцов.

     

    Надеемся, что ваш ответ прояснит возникшую ситуацию и снимет нашу обеспокоенность относительно успешности реализации проекта.

     

     

    С уважением,

     

    Уважаемый Андрей Иванович!

    От лица руководства  ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.

    Вынужден  сообщить, что  эта ситуация  вызывает у нас крайнюю обеспокоенность.

    Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60  дней до начала плановой поставки продукции  ООО «Стар»  должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку  контрольных  образцов продукции, уведомив  ОАО «Росстанс»  о факте отправки.

    Согласно графику (Допсоглашение  № 1  от 11.03. 2010. к Контракту  № А-122 от 07.02.2010.),  дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010.  Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010.  Сегодня – 04.08.2010.  На настоящий момент нами не получено информации  об отправке контрольных образцов.

    В этой ситуации  способность ООО «Стар» выполнить взятые на себя обязательства вызывает у  ОАО «Росстанс»  серьезные опасения и вынуждает  задуматься о  применении штрафных санкций, предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010.

     

    Для предотвращения  этого предлагаем Вам в срок до 06.08.2010.  проинформировать нас о ситуации с отправкой контрольных образцов продукции.

     

     

    С уважением,

    Возьмите на заметку нашу информацию и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем»  для вас будет значительно менее трудозатратным.

    Тамара Воротынцева

    Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

    E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

    Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

    Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

    Рейтинг публикации:
    Loading...
    Поделиться в соцсетях:

        

    www.training-partner.ru


    Смотрите также