Роль секретаря в управлении иностранной компанией. Бизнес секретарь


Секретарь компании.Обязанности корпоративного секретаря компании

Содержание статьи:

секретарь компанииСекретарь компании — для чего нужен?

Секретарь компании. Все больше компаний привлекают фирмы по обслуживанию корпоративных секретарей, и не без оснований. Поставщики профессиональных услуг стали надежными партнерами предпринимателей, которые хотят обеспечить точность, своевременность и соответствие их бизнес — требованиям.

Секретарь компании не только гарантирует работу в соответствии с правовыми директивами юрисдикции, но также несёт ответственность за обеспечение эффективного управления компанией в соответствии с правовыми и корпоративными законами, установленными в стране, где работает фирма.

Услуги корпоративного секретаря представляют собой комплекс мероприятий, связанных с осуществлением корпоративных полномочий высшими органами управления компании.

Помимо того, что должность, предусмотренная корпоративными законами, секретарь компании занимается проведением общих собраний, сопровождением и хранением всей необходимой документации компании, ведёт различные деловые, операционные, юридические и финансовые обязанности на предприятии.

секретарь компании

Роль секретаря компании в процессе корпоративного управления?

Роль секретаря имеет первостепенное значение для бизнеса, так как рост компании во многом зависит от обязанностей, выполняемых секретарем.

Надлежащее управление собраниями акционеров и поддержание связи с акционерами — ещё одна важная роль секретаря компании. Секретарь компании должен гарантировать, что требования выполняются должным образом, чтобы избежать любого рода сбоев.

В соответствии с Уставом компании и Законом о компаниях основной обязанностью секретаря общества является организация заседаний Совета директоров, информирование совета директоров о предстоящем заседании, подготовка повестки дня заседания, ведение протокола заседания в отчетах для дальнейшего использования. Секретарь не только обеспечивает соответствие работы Совета директоров директивам корпоративного законодательства, но и обеспечивают надлежащее выполнение решений, принятых на заседаниях Совета директоров в компании.

СДЕЛАТЬ БЫСТРЫЙ ЗАПРОС

Запросить информацию, консультацию по регистрации компании или сделать запрос о назначении встречи в нашем офисе

секретарь компании

Формирование ключевых обязанностей секретаря компании при выполнении корпоративных задач

На должность секретаря может быть назначено лицо, не являющейся акционером, входящим в состав управления основной компании либо аффилированных субъектов управляемой компании.

Корпоративный секретарь, напрямую связан с выполняемыми им функциональными обязанностями, через которые раскрываются особенности его статуса. Обязанности секретаря компании не ограничиваются высшим руководством или советом директоров. Он должен обеспечить надлежащую работу администрации компании, которая включает в себя:

  • изучение контрактов, заключаемых с клиентами или регулирующими органами, управление имуществом, управление страхованием, финансовые счета и так далее;
  • ведение реестра компании и её участников, директоров, акций и облигаций, владельцев акций;
  • ведение протокола собрания;
  • осуществление приёма входящей и исходящей корреспонденции, в том числе проведение регистрации, отправки, обработки корреспонденции;
  • рассылка корреспонденции и других информационных писем заинтересованным лицам;
  • поддержание связи с владельцами бизнеса, в том числе инвесторами;
  • раскрытие в надлежащие сроки публичной информации об обществе, публикацию предусмотренной законодательством отчетности;
  • соблюдение конфиденциальных данных и коммерческой тайны;
  • своевременное выявление возможных нарушений, извещение о фактах нарушения уполномоченных лиц и соответствующих органов.

секретарь компании

Ответственность секретаря компании

Секретарь несет ответственность за подачу в срок внесения изменений в Меморандум, а также Устав компании, отставку и увольнение директоров, возврат выделенных средств, уведомления о назначении и изменение зарегистрированного офиса в соответствии с Законом о компаниях.

Привлечение услуг секретаря в иностранную компанию как поставщика профессиональных услуг, всё — таки имеет свои недостатки, которые могут не соответствовать профилю компании и другим требованиям. В этом случае лучше обратиться в профильную фирму, чтобы сделать обоснованный выбор секретаря, который принесет пользу для компании в долгосрочной перспективе.

СДЕЛАТЬ БЫСТРЫЙ ЗАПРОС

Запросить информацию, консультацию по регистрации компании или сделать запрос о назначении встречи в нашем офисе

секретарь компании

Преимущества привлечения корпоративного секретаря через профессиональных поставщиков услуг секретаря

Принимая решение по привлечению корпоративного секретаря в компанию, необходимо выяснить соответствие его определенным квалификационным требованиям, которые возможно получить от аутсорсинга до профессионального секретаря компании.

Основные преимущества:

  1. Фирма по предоставлению корпоративных секретарей предлагает широкий спектр услуг. В том числе, помощь секретарей при подаче документов в бухгалтерский или другой корпоративный регулирующий орган (АКРА), а также поддержание реестров компании.
  2. Предоставление других услуг, связанных с эффективным управлением бизнеса как в юридических так и финансовых операциях, предоставление консультаций по ведению бухгалтерского учета или налоговых споров.
  3. Профессиональные поставщики услуг секретаря, обладают многолетним опытом работы в отрасли и соответствуют всем поставленным требованиям компании.
  4. На постоянной основе секретари проходят обучение и оптимизируют свои знания, для обеспечения компании профессиональными нормативными требованиями, обязательное изучение основ корпоративного законодательства, менеджмента, бухгалтерского учета.
  5. Повышение знаний в области информационных технологий и коммуникаций.
  6. Располагают высоким уровнем делового этикета.
  7. Дисциплинированность, собранность, работа в условиях многозадачности, отличные коммуникативные способности, дипломатические навыки, организованность – как основная черта Корпоративных секретарей.
  8. Обеспечение секретарем компании объективности, непредвзятости, отсутствие личной заинтересованности в результатах деятельности компании.

Услуги секретаря фирмы зависят от потребностей и требований компании. Большинство таких фирм настраивают свой сервис под разного уровня клиента и соответствия конкретным требованиям компании.

СДЕЛАТЬ БЫСТРЫЙ ЗАПРОС

Запросить информацию, консультацию по регистрации компании или сделать запрос о назначении встречи в нашем офисе

bris-group.ru

О компании Бизнес-Секретарь | Бизнес Секретарь

«Бизнес – секретарь» — один из новых и продвинутых в России аутсорсинговых call-центров.Это эффективная машина по привлечению новых клиентов для Вашего бизнеса.Это молодые энергичные профессионалы, имеющие личный опыт работы в телефонном маркетинге и знающие все тонкости психологии общения с клиентами.Мы гарантируем 100% качество и бесперебойность услуг.

Срочно нужен помощник?

Больше не хотите заниматься рутинной работой?

Случаются моменты, когда нам просто необходима помощь со стороны, но до этого момента ее просто неоткуда было взять. Сложно «выбить» себе личного помощника или ассистента, если вы не занимаете руководящую должность – он вам просто не положен. И даже если вы оказались весьма настойчивым и в вашем отделе открывается такая вакансия, поиск и оформление нового сотрудника займет как минимум месяц, а помощь требуется именно в этот момент. А, может быть, в данный момент вы не работаете? Тем не менее, решаете множество задач, например, организовываете важное событие вашей жизни? Где тогда взять личного ассистента?

Что получаете вы?

  • Экономите время — вам не требуется долго искать человека, просто обратитесь к нам!
  • Экономите деньги – вы оплачиваете только то время, которое помощник потратил на выполнение задания, и нет необходимости держать человека в штате с постоянно заработной платой.
  • Качественное выполнение — мы предложим вам помощь on-line ассистента, который максимально эффективно выполнит вашу задачу.
  • Мы ответственно относимся ко всем полученным заданиям и внимательно следим за сроками и качеством их выполнения.

Как это работает?

  • Поручите нам задачу
  • Определите сроки ее исполнения
  • Ваш личный помощник свяжется с вами для уточнения деталей, сроков и стоимости
  • Личный помощник приступает к работе и обязательно пришлет вам промежуточный вариант
  • По окончании работ ваш личный помощник отправит вам весь результат целиком

Как рассчитывается стоимость заказа?

  • Услуга оплачивается по часам.
  • Стоимость часа работы ассистента указана на странице с описанием услуги в меню Тарифы.
  • При заполнении формы заказа вы сами указываете, сколько времени ассистент может потратить на выполнение услуги.
  • Мы оставляем за собой право отправить вам запрос на изменение количества часов исходя из предполагаемого объема работ.
  • В свою очередь вы можете дать свое согласие, отказаться от услуги или принять риски, связанные с ограничением времени выполнения заказа.
  • После получения ваших комментариев, сумма заказа может быть скорректирована.

Как оплачивается услуга?

  • При заказе услуги вы вводите данные своей пластиковой карты.
  • После согласования деталей и стоимости, на вашей карте блокируется сумма оплаты.
  • Сумма списывается с карты в момент подтверждения вами выполнения заказа.
  • Если мы не получим ваше подтверждение или комментарии в течение суток после наступления срока сдачи задания, деньги будут списаны автоматически.

biznes-secretar.ru

Бизнес идея — секретарь по вызову

sekretarРабота любого офиса нуждается в услугах секретаря. Но не всегда бывает выгодно держать штатного сотрудника. Для выполнения определенного объема работ достаточно услуг секретаря по вызову. На предоставлении подобной услуги можно организовать прибыльный бизнес.

Перечень услуг, выполняемых секретарем

Секретарь по вызову может выполнять самую разную работу по договоренности с заказчиком, обычно это:

  • Ведение и оформление документации клиента;
  • Составление договоров;
  • Ксерокопирование, сканирование, распечатка документов;
  • Архивирование документации;
  • Ведение деловой переписки, рассылка почты, телефонные переговоры;
  • Подготовка и поиск нужной информации;
  • Организация деловых встреч, обедов и ужинов, поздравления с праздниками;
  • Оповещение партнеров о товарах и услугах;
  • Обзор прессы;
  • Консультирование и т.д.

Организация бизнеса

Этот вид бизнеса очень прост в организации и не требует больших вложений. Для начала работы необходимо приобрести компьютер, оргтехнику, офисную мебель и канцелярские товары. На первых порах принимать заказы можно в домашних условиях, по мере развития бизнеса лучше открыть небольшой офис.

В услугах секретаря по вызову нуждаются в основном небольшие фирмы, которые не могут себе позволить содержание большого количества сотрудников или организацию собственного офиса. Такие услуги обязательно понадобятся представителям иногородних или иностранных фирм, командированных для временной работы или выполнения конкретной задачи.

Работа с клиентами должна осуществляться по договору на оказание услуг, в котором указывается перечень работ, сроки их выполнения и оплата.

Форма вознаграждения за услуги может быть разной. Если клиент прибегает к услугам секретаря периодически, то можно использовать помесячную оплату в виде конкретной суммы. Вся работа, которая выполняется помимо перечня, указанного в договоре, оплачивается отдельно. Если услуги требуются разово, по мере накопления работы, то лучше использовать сдельную форму оплаты.

Данный вид бизнеса можно начинать в одиночку, по мере его развития привлекают дополнительных работников, которые владеют навыками работы с оргтехникой, компьютером, имеют хорошую практику телефонных разговоров, владеют иностранными языками, знают делопроизводство.

Успех в этом бизнесе будет полностью зависеть от качества и скорости выполнения ваших услуг и грамотно проведенной рекламе. В России на данный момент в этой сфере отсутствует конкуренция, что тоже будет способствовать процветанию вашего бизнеса.

busyhands.ru

Бизнес идея: секретарь по вызову

Бизнес предоставление услуг секретаря

В принципе для любой продуктивной и рентабельной компании, необходим секретарь с высшим образованием, но или хотя бы с базовыми знаниями. К большому сожалению, таких сотрудников нанимают далеко не в каждой фирме. Поэтому на сегодняшний день эта идея имеет место быть в современном мире для чересчур занятых людей, как, например, владельцы больших компаний.

Работа секретаря делается аккуратно и прилежно

Функции этого сотрудника заключаются в следующем:

1. Подготовка и оформление документов, а также составление отчетности о каждом клиенте компании.

2. Составление договоров, а также их архивирование, копирование и сканирование.

3. Поиск клиентов и рассылка почты по адресатам.

Есть собственные требования к этому работнику? Тогда их следует внести в договор, который должен заключаться между этими людьми в обязательном порядке.

Как основать этот бизнес?

На самом деле, здесь нет ничего трудного, так как план реализации этой идеи ничем не отличается от остальных:

1. Помещение. Оно может первое время не понадобиться, поскольку принимать и обрабатывать заказы можно в домашних условиях, если хотя бы для этого, есть минимальный набор оргтехники и иных инструментов для полноценной работы, которая ничем не будет отличаться от офиса. Например, нужен будет: компьютер (ноутбук), сканер, ксерокс, стационарный (мобильный) телефоны, канцелярские товары и тому подобное.

2. Поиск первого работодателя, потому что остальные будут обращаться после их рекомендаций и положительных отзывов о проделанной работе. Ведь одновременно можно работать сразу с несколькими компаниями, которые открылись совсем недавно и, соответственно еще не успели обзавестись штатными сотрудниками. Но прежде чем начать принимать заявки, следует составить договор с каждым из них и обговорить детали, касающиеся финансовой стороны.

*внимание: искать работодателей лучше всеми известными способами, например, реклама на светящихся стендах (баннеры), соц. сети, бегущая строка, СМИ и многое другое.

3. Это завершающий пункт этой деятельности. Ведь теперь осталось только подписать договор и приступить к работе.

Девушка секретарь в офисе

Первое время лучше заниматься этой работой самостоятельно, а по истечении некоторого срока, можно подумать и о собственном офисе либо официально устроиться в компанию (на полную занятость), с которой заключен договор.

Вам будет также интересно

shekk.net

Бизнес на пенсии. Секретарь на домашнем телефоне.

Секретарь на домашнем телефонеКто может стать вашими клиентами в бизнесе при работе секретарем на домашнем телефоне? В первую очередь это могут быть небольшие мобильные фирмы, или фирмы новички, не заинтересованные в создании самого офиса, тем самым избегая лишних затрат и многие вопросы, решая по телефону.

Вашими клиентами могут быть представители зарубежных или иногородних фирм, компании, специализированные для решения производственных задач, и для которых необходима дополнительная связь, офисное оборудование, деловая переписка и так далее. Следующий вопрос, это какие услуги вы, как секретарь на домашнем телефоне, можете оказывать?

Прежде всего, ваши услуги заключаются в:

ведении необходимой данному клиенту документации,

подготовка её в заранее оговоренные сроки,

качественное составление и подготовка к приезду клиента договоров,

составление и рассылка писем,

ксерокопирование, сканирование, архивирование любых документов, необходимых клиенту на данный момент.

Также вы можете находить для клиента необходимую информацию о предприятиях, компания, фирмах, гос. учреждениях, аудиторских компаний, юристов и всего другого, что необходимо для нормальной и успешной работы вашего клиента.

Вы должны будете принимать разъяснения, передавать телефонные сообщения, назначать и договариваться о встрече вашего клиента с деловыми партнерами.

Скорее всего в этом деле нужны будут и курьерские услуги по доставке документов в офис компании, с которыми сотрудничают ваши клиенты.

Также в список ваших услуг можете включить рекламные телефонные оповещения клиентов о новых предложениях компаний.

Дополнительным пунктом, который принесет вам доход будут консультации, подготовка прессы и предварительный обзор.

Идем далее, что необходимо будет для вашего малого домашнего бизнеса?

Для вашей работы необходимо будет разработать договор, который вы подпишите с самим бизнесменом или с компанией.

Должны будете решить, как образом будут оплачиваться ваши услуги, о которых вы договоритесь с вашими клиентами. Это может быть абонентская оплата услуг за месяц, но в договоре необходимо будет указать, какие именно услуги входят в абонентскую плату, а всё остальное оплачивается дополнительно.

В том случае, если клиент обращается к вам не часто? Тогда в договоре вам придется указать расценки на те или иные услуги, которые необходимы клиенту и также способ оплаты, через банк или наличными, за каждую услугу или комплекс услуг.

Ещё вам следует завести картотеку на каждого клиента, где в журналах и папках будут храниться его разговоры по телефону, договоры, деловая информация о фирмах-компаньонах. Это нужно на случай того, чтобы вы могли отчитаться о проделанной работе, или восстановить утраченные документы в виду непредвиденных обстоятельств.

Можно провести хорошую рекламную компанию услуг, тогда вы сможете для начала набрать несколько клиентов, которых будет удовлетворять ваше качество работы и они станут вашими постоянными клиентами, которые в свою очередь смогут привести других новых клиентов, нуждающихся в такого рода услугах.

Первое время вы отлично можете справляться самостоятельно, вдвоем с женой или мужем. Но со временем, если учитывать, что ваш бизнес пойдет в гору, возникнет потребность нанять дополнительное количество работников. Вам крупно повезет если это будут люди с опытом работы, умеющие вести деловую переписку, владеть компьютером и другим офисным оборудованием, четко по деловому, но приветливо общаться по телефону с клиентами, иметь хорошую дикцию и грамотную речь, при необходимости владеть иностранными языками.

В дальнейшем можно установить график работы или дежурств, для того чтобы ваши клиенты могли связываться с вами в любое время суток, и в любой день недели, даже в субботу или воскресенье.

Для нормального ведения домашнего бизнеса "секретарь на домашнем телефоне" необходимо иметь:

выгодную телефонную связь (городскую или мобильную) - лучшим вариантом будет безлимитные договора с телефонными компаниями в том числе установка дополнительных городских линий и аппаратов;

оргтехнику: компьютеры, сканер, факс, ксерокс, принтер;

канцелярские товары: ручки, тетради-журналы, разные папки, скрепки, бумагу для печати и тд..

мебель: офисные столы, стулья и шкафы для хранения документации.

Кто кроме вас лучше может знать родной город, в котором вы живете, его организации и предприятия, возможности и недостатки. Если вы знакомы с работой секретаря на телефоне, такой бизнес может принести неплохой, а я бы даже сказал достаточно хороший доход, а также самореализацию, познакомить вас с огромным количеством новых людей, завести друзей и единомышленников.

Организовав правильно работу секретаря на домашнем телефоне, вы безусловно преуспеете в нем, так как эта ниша услуг в наше время пока ещё не задействована.

www.webohrannik.ru

Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря :: BusinessMan.ru

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

  • Обеспечение административной деятельности руководящего звена.
  • Прием и перераспределение корреспонденции, обработка, подготовка и отправка ответов на полученные письма по мере необходимости.
  • Обеспечение делопроизводства, сбор и обработка необходимой информации для руководящего звена.
  • Прием документов от сотрудников для передачи начальству на подпись и ознакомление.
  • Подготовка совещаний и ведение их протокола.
  • Закупка канцелярии и другой необходимой для обеспечения нормальной рабочей деятельности продукции.
  • Организация приема сотрудников и других посетителей.
  • Выполнение ряда поручений.

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

  • Основы трудового и административного законодательства.
  • Общие нормы этики и делового этикета.
  • Основы делопроизводства.
  • Техника безопасности.
  • Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
  • Охрана труда.
  • Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

  • обеспечением административной, а также распорядительной деятельности;
  • сбором и обработкой, а затем и предоставлением информации по запросу вышестоящего звена;
  • организацией телефонных и личных переговоров;
  • составлением деловых писем;
  • созданием условий для повышения эффективности работы руководителя и многим другим.

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

  • Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
  • Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
  • Проверка корректности оформления внутренней документации.
  • Регистрация, учет, хранение документов.

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

  • Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
  • Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
  • Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

businessman.ru

Деловой этикет секретаря

Секретарь — лицо компании, связующее звено между руководством и деловыми партнерами, клиентами, сотрудниками. Как поддерживать корпоративный имидж своей работой? Следовать правилам делового этикета секретаря.

Из статьи вы узнаете:

Правила делового этикета секретаря

Любой посетитель, звонит ли он по телефону или приходит в компанию, в первую очередь встречается с секретарем. Он — лицо компании, ее первый представитель, создающий у посетителей впечатление об организации.

Одно из основных требований к секретарю — знание правил делового этикета. С одной стороны, это важно для поддержания престижа учреждения и его руководителя. Вежливость, лояльность, инициативность и здравомыслие всегда производят положительное впечатление. Профессиональный секретарь — это помощник руководителя, способный самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции. С другой стороны, соблюдение правил этикета необходимо и самому сотруднику. т.к. является непременным условием карьерного роста. В этом, как и в деловых качествах, выражается профессионализм. Следующий правилам делового общения человек быстро завоевывает авторитет у коллег и руководства, без особых усилий вписывается в коллектив и успешно развивается как профессионал.

Границы деятельности, полномочия и ответственность секретаря определяются в зависимости от масштабов компании, особенностей ее деятельности, личностных черт управленца, в подчинении у которого находится сотрудник. Задача секретариата — освободить руководство от рутинной и организационной работы, позволить сосредоточиться на приоритетных задачах.

Справка

Что такое деловой этикет?

Под этикетом понимают свод правил, принятых в определенных социальных кругах и регулирующих поведение. Эти правила помогают общаться, поддерживать контакт с другими людьми. В бизнес-среде как в части социума также существуют свои правила: деловой этикет.

Подобные правила могут касаться внешнего вида, манер общения, деловых встреч, телефонных переговоров. В любой сфере, где реализуются деловые интересы индивида, и происходит взаимодействие с клиентами, партнерами, коллегами, руководством или подчиненными, необходим деловой этикет. Он позволяет общаться, устанавливать взаимоотношения, принимать эффективные решения и поддерживать позитивный имидж в бизнес-среде.

Основные принципы делового этикета секретаря

Пунктуальность

Все необходимо делать вовремя. Этот принцип касается всех служебных заданий и реализуется в грамотном распределении рабочего времени

Конфиденциальность

К секретам компании нужно относиться так же трепетно как к личным тайнам. Профессионал никогда не болтает лишнего.

Доброжелательность

Секретарь всегда доброжелателен и приветлив, однако, умеет держать дистанцию и общаться в рамках делового этикета.

Внимание к окружающим

Важно уметь прислушиваться к чужому мнению, воспринимать критику и советы коллег, ценить чужой опыт.

Имидж

Деловой стиль во внешнем облике — один из элементов позитивного имиджа. Сотрудник должен вписываться в окружение, одеваться со вкусом, следить за собой.

Грамотность

Профессионал говорит и пишет грамотно, общается хорошим литературным языком.

Использование допустимых методов воздействия

Допускается строго ограниченный круг методов влияния на собеседника: чаще всего используется убеждение, к внушению и принуждению прибегают только по необходимости.

Обязательность

Профессиональный сотрудник всегда помнит о своих обещаниях и в точности выполняет их.

Читайте также:

Деловой этикет секретаря руководителя

Секретарь — это доверенное лицо руководителя, его первый помощник. Он владеет оперативной информацией и всегда находится в курсе текущих дел. Руководитель полагается на него, когда возникает необходимость своевременно выполнить какие-либо мероприятия, подготовить официальную корреспонденцию или сводную информацию, распределить телефонные звонки и посетителей.

Принципы делового этикета не допускают фамильярных отношения между секретарем и руководством. Профессионал всегда соблюдает дистанцию и обращается к руководителю на «вы», что помогает ему достойно выходить из критических ситуаций. Для поддержания хороших отношений также рекомендуется следовать следующим правилам:

Четко представлять свои обязанности, полномочия и уровень компетенции. Это помогает решать некоторые вопросы самостоятельно при отсутствии руководителя;

 

Точно выполнять поручения и не допускать ошибок в официальных документах, т.е. избавить начальника от необходимости повторно проверять каждый документ;

 

Проявлять тактичное внимание и ненавязчиво заботиться о своем руководителе. Это способствует укреплению взаимопонимания и доверия;

 

Следить за событиями в личной жизни начальника;

 

Следование бизнес этикету обязывает секретаря изучать характер руководителя, его личность. Зачастую для выполнения главных задач личного помощника служебной информации бывает недостаточно. Важно понимать рабочие привычки начальника, его предпочтения и образ мысли. Профессионал способен предвосхищать поручения руководства;

 

Недопустимо критиковать шефа при посторонних и обсуждать его поступки с коллегами.

В тандеме начальника и подчиненного обязанностями обладают обе стороны. Руководитель должен своевременно информировать подчиненного о своем местопребывании (например, если он покидает рабочее место), о служебных намерениях на сегодняшний день. Как секретарю вести себя в положении, когда он ограничен в информации? По этикету данный сотрудник не имеет права отвечать “Не знаю” на вопросы о том, получил ли шеф важные документы или при каких условиях можно с ним увидеться. Для поддержания имиджа компании, секретарь должен быть полностью информирован в рамках своей компетенции.

Как секретарю вести себя в конфликтных ситуациях

Работа секретаря предполагает постоянное общение. Деловой этикет этой профессии направлен, в первую очередь, на взаимодействие с людьми разного социально-психологического уровня. Даже высококвалифицированному профессионалу сложно избежать конфликтных ситуаций, который часто возникают в повседневной работе.

Справка

Причинами конфликтов в офисе чаще всего бывают:

  1. Факторы, мешающие достижению базовых целей: негативное влияние действий одного работника на эффективность другого, попытки решить серьезные проблемы без участия руководства, невыполнение функциональных обязанностей на разных уровнях подчинения;  
  2. Факторы, влияющие на уровень заработка, условия труда: зависимость результатов от действий всего коллектива, организационные проблемы, функциональные нарушения системы “руководитель - подчиненный”;  
  3. Несоответствие поступков сотрудника нормам и ценностям, принятым в коллективе.

Умение предотвращать конфликты — настоящее искусство, которое требует умения слушать оппоненту, разъяснять свою точку зрения, соблюдать спокойствие и находить индивидуальный подход к собеседнику.

Справка

Приведем десять базовых рекомендаций в рамках делового этикета секретаря по разрешению конфликтов:

  1. Внимательно слушайте собеседника;  
  2. Задавайте вопросы, чтобы лучше понять его точку зрения;  
  3. Сохраняйте спокойствие;  
  4. Старайтесь максимально обосновать выражаемую вами позицию;  
  5. Сконцентрируйтесь на предмете конфликта, не переходите на личности, общайтесь в рамках служебного этикета;  
  6. Обсуждайте настоящее, не упоминая о прошлых спорах;  
  7. Примите ответственность за собственную роль в конфликтной ситуации;  
  8. В конце диалога обобщите результаты беседы;  
  9. Договоритесь о повторной беседе с оппонентом;  
  10. Продумайте возможности предотвращения подобных конфликтов в дальнейшем.

Для конструктивного решения любой конфликтной ситуации секретарь должен не просто следовать правилам этикета, но и уметь взаимодействовать с людьми, противостоять манипуляциям, корректно реагировать на предъявление рекламаций и владеть техниками снятия напряжения. Настоящий профессионал эмоционально устойчив, всегда находит компромиссные решения и умеет разрядить обстановку.

Знание делового этикета — непременное условие профессионализма секретаря. Это важно для обеих сторон трудового соглашения. С одной стороны, помощник руководителя — лицо компании, первый представитель ее культуры. С другой — специалист, имеющий большой потенциал в бизнес-среде.

Читайте также:

www.sekretariat.ru