Организация эффективного управления. Бизнес схема


Cхема бизнес процесса | Cхема бизнес процесса пример

Схема бизнес процессаСхема бизнес процесса – эта графическое изображение пошаговой деятельности предприятия, где изображено все блоки подразделения организации с описанием входящих и исходящих документов. Главными критериями, которые должны быть для схемы бизнес процесса является ее читабельность, лаконичность и информативность. Есть большое количество схем, которые используются на предприятиях, но мы предлагаем рассмотреть наиболее использованные.

Схема бизнес процессов

Первая блок схема бизнес процесса — это «Простая блок- схема». В ней отображены все возможные передвижение документов и как результат используется блок «решение». Плюсами такой схемы является отображение всех логических процессов наглядно, минус же в том, что в такой схеме легко запутаться за счет информационной перегруженности, а блок «решения» не всегда уместен.

Простая блок схемаВторая блок схема — это тоже «Простая блок схема», но на ней не отображается документы, а так же блок решение, что делает данную схему значительно проще и понятнее. Таким образом, данную схему может прочитать любой пользователь. Но существуют и минусы данной схемы – логика принятия решений в данных схемах скрыта, что не всегда может дать правильный результат прочтения. Тем не менее, схема бизнес процесса пример, который мы описали выше, доступна как для разработчиков, так и сотрудников, которые пользуются данной схемой.

Третий вид схемы называется «Процедура». Ее структура немного усложнена и расширена, а создается такой эффект благодаря использованию знаков с расширенными функциями. Так, например, ромбик, имеет расширенные возможности, но не может быть декомпозирован. Таким образом, при использовании ромбика в схеме вместо четырёхугольника делает ее более наглядной. Еще одной изюминкой данной схемы становится стрелка, которая используется с одним наконечником, которая покажет последовательность операций. А вот если в данной схеме использовать стрелку, которая имеет два наконечника, тогда можно говорить о движении документов. Более того, в схеме к стрелкам можно привязать конкретный документ, что позволит отобразить информацию целостней. Плюсом данной схемы являются такие особенности – простота, акцентирование внимания на исполнения какой либо операции, предоставление большего количества полезной информации. Минус схемы «Процедура» заключается в блоке «решение», которые не может быть декомпозирован, а так же неоднозначность в наименовании стрелок, что может привести к недопониманию.

Схема ARIS eEPC картинкаЕсли вы остановили свой выбор на блок схеме разработанной по методу ARIS eEPC, тогда вам стоит знать, что такая схема не читабельна для неподготовленного человека. Такая схема требует к себе больше знаний и умений, нежели первые три. Более того, данная схема относительно предыдущих трех имеет более габаритные размеры, что повышает уровень сложности в построении такой схемы. Плюсы такой схемы заключаются в содержании выдержанной и строгой логики процессов, четкость в определении событий. Минусы – сложность восприятия, усложненный процесс создания схемы, избыток информации, необходимость знаний для ее прочтения.

Таким образом, мы рассмотрели схемы бизнес процессов предприятия, которые различны за своей структурой, логикой и информативности. Наиболее понятной схемой и читабельной является блок схема «Простая» без блока «решения» и описания движения документации. Такая блок система будет доступна для всех, даже без навыков и специальных знаний. Стоит так же отметить, что каждая из схем по-своему уникальна и может быть использована на предприятиях.

Читать так же:
comments powered by HyperComments

business-ideal.ru

Основные бизнес процессы - создание карты

Управление бизнес процессами в компании начинается с Разграничения процессов. На данном этапе нам важно обрисовать общее поле деятельности. Понять  какие процессы существуют в компании и определить где заканчивается один, и начинается другой процесс. Первое что необходимо сделать, это создать карту основных бизнес процессов компании. Таким образом мы обозначим какие основные бизнес процессы наиболее важны для создания классного продукта, который понравится нашим клиентам. Для создания карты основных бизнес процессов существует 7 простых шагов.

Карта основных бизнес процессов компании создается на основании потребностей клиентов.

Карта основных бизнес процессов позволяет нам понять и отобразить:

  • Кто является клиентом компании
  • Какие продукты мы предлагаем клиентам
  • Какие требования клиенты предъявляют к нашим продуктам
  • Как требования к продуктам преобразуются в сами продукты. Т.е. как мы эти самые продукты планируем, производим и доставляем клиентам
  • Из каких процессов состоит создание продукта
  • Где заканчивается один основной процесс и начинается другой
  • Какие продукты являются результатом основных процессов и какие процессы используют эти продукты дальше

Весь процесс по созданию продукта называется Цепочка создания ценности. Имеется ввиду ценность продукта для клиента. К слову, именно основные бизнес процессы и создают ценность нашего продукта. Если процесс не добавляет ценности к самому продукту – он или не нужен или является вспомогательным. Ценность продукта клиент определяет сам. Как? Очень просто – если продукт удовлетворяет потребности и желания клиента, они имеет ценность. Если клиенту нравится то что он получает, это ценно. Если же ему не нравится, ценность снижается. Важно понимать что ценность заключается не только в самом продукте но и в том, как клиент продукт получает. К примеру, если клиенту сложно найти продукт – это снижает его ценность. Более подробно о создании цепочки ценности я буду рассказывать в отдельной статье.

Иными словами, карта основных процессов дает нам возможность отобразить упрощенную модель всего бизнеса.

!!! Карта основных процессов это отправная точка для дальнейшей работы.

Создание карты основных бизнес процессов компании

Для наглядности, мы пройдем по этапам создания карты основных бизнес процессов на примере. В качестве основы возьмем маленькую компанию (в лице одного человека) по производству и мелкооптовой продаже свечей.

1. Определение ваших клиентов. Сформулируете, кто является клиентами вашей компании?  Это могут быть как конкретные люди так и организации и , даже, целые отрасли. Нет необходимости подробно описывать «портрет» каждого клиента. Просто обозначьте группы потребителей. У нашего свечного заводика лишь одна группа клиентов – частные розничные магазины из разряда «Все для дома».

2. Определение ваших продуктов. Самый простой вопрос. Что покупают ваши клиенты? В нашем случае это восковые свечи. Не нужно лишней детализации.

3. Основные потребности клиентов. Необходимо записать, какие основные потребности или группы потребностей, к вашему продукту, есть у клиентов. Мы поставляем клиентам свечи.  Соответственно у клиентов есть определенные потребности по их качеству, ассортименту и цене. Но помимо этого, у клиента есть потребности к нам, как к поставщику. Такими требованиями будет – точность поставки и упаковка. Таким образом, к требованиям к продукту необходимо добавить требования клиента к поставщику или к процессу поставки.

На данном этапе наша карта будет выглядеть следующим образом:

Карта основных бизнес процессов. Требования, продукты и клиентыКарта основных бизнес процессов. Требования, продукты и клиенты

4. Определение цепочки создания ценности. Теперь необходимо записать какие бизнес процессы удовлетворяют потребности клиента, производят продукт и, в общем то, создают всю ценность нашего предприятия. Идти необходимо от потребностей к продукту.

Есть и другие подходы, я еще буду возвращаться к ним.

  • Качество свечей, их ассортимент и стоимость зависят от процесса производства. Основной процесс №1 – производство.
  • Точность поставки зависит от процесса логистики. Основной процесс №2 – логистика.
  • Требования к упаковке удовлетворяется одноименным процессом. Основной процесс №3 – упаковка. Отмечу, что упаковка так же влияет на стоимость и качество: чем лучше упаковка, тем дороже она обходится и чем лучше упаковка, тем лучше внешний вид продукта после транспортировки.

На карте основных процессов нужно обозначить лишь основные связи. Главное чтобы было понятно в каком порядке происходи выполнение основных бизнес процессов.

 

Основные бизнес процессы на картеКарта основных бизнес процессов. Цепочка создания ценности

5. Определение внутренних продуктов. Как видите, основные бизнес процессы связаны между собой стрелками. Каждая стрелка что то значит. Это какой то продукт, который был произведен одним процессом и передается другому. На схеме необходимо обозначить что это за продукты. Тем самым мы установим первоначальные границы основных бизнес процессов. В нашем случае, в результате производства появляются «Свечи», которые после упаковки превращаются в «Готовые к отправке свечи».

6. Вспомогательные процессы. Для того чтобы определить ключевые вспомогательные бизнес процессы, необходимо ответить на вопрос – что нужно чтобы основные бизнес процессы работали? Можно задать данный вопрос применительно к каждому основному процессу отдельно. Для того чтобы работал процесс производства свечей, нужно чтобы были необходимые материалы, инструменты и оборудование. Т.к. производство выполняется одним человеком, персонал нам не нужен. Для упаковки, нам опять же нужны материалы. Доставка клиентам осуществляется на собственном автомобиле, так что все что нам нужно это поддерживать машину в порядке.

Теперь необходимо посмотреть получившийся список и определить, какие вспомогательные процессы, производят то что нам нужно. Очевидно что для того чтобы иметь материалы и инструменты для производства и упаковки, их необходимо закупить. Вспомогательный процесс №1 – закупки. Для того чтобы поддерживать в рабочем состоянии инструменты и автомобиль существует Вспомогательный процесс №2 – техническое обслуживание. Вот собственно и все. Всего лишь 2 вспомогательных процесса.

7. Процессы управления. Чем мы управляем и что нам нужно улучшать? Вот те простые вопросы, которые позволят нам определить бизнес процессы управления. Чем же мы управляем на нашем микро свечном заводике? Ну к примеру,  рецептурой и технологиями приготовления. Ищем новые рецепты – это позволяет нам развиваться и улучшать качество продукта. Конечно же мы планируем и распределяем ресурсы. И еще занимаемся необходимой работой по учету и отчетности. Таким образом у нас складывается 3 процесса управления: Управление качеством и улучшением, Планирование поставок и производства, Документооборот и отчетность.

Карта основных бизнес процессов приобрела завершенный вид

Карта основных бизнес процессовКарта основных бизнес процессов

Вот мы и создали карту основных бизнес процессов компании. Как видите это не сложно, главное понять — что именно создает ценность вашему продукту. Всегда думайте о клиентах и их потребностях — основные бизнес процессы должны быть направленны именно на удовлетворение потребностей клиентов.

Не усложняйте карту. Сделайте ее настолько простой насколько это возможно. Даже в самой большой компании, с огромным количеством бизнес процессов, их не может быть более 21 — 25. Точнее может быть, но это уже будет не эффективно. Основных процессов в компании не может быть более 5 — 7.

Появились вопросы? Напишите мне. 

Вернуться на главную.

rzbpm.ru

Схема бизнес-процессов

Схема бизнес процессов – это деятельность предприятия, нарисованная на листе бумаги. Это доступное изображение в графиках пошаговой деятельности всего производств с отражением блоков всех подразделений, а также их входящей и исходящей документации. И если вы хотите, чтобы схема бизнес-процессов была по-настоящему работающей, то она должна быть читабельной, максимально лаконичной и информативной.

Какой может быть схема бизнес-процессов?

   Каждое предприятие выбирает свою, наиболее эффективную для данной организации схему. Выделим наиболее часто применяемые на предприятиях.

Вариант 1: Простая схема бизнес-процессов

Схема бизнес-процессов

   Конечный результат такой схемы — блок решений, промежуточные блоки — это этапы передвижений документации к решению.

Данная схема бизнес-процессов довольно наглядна, все логические процессы прозрачны, и это безусловный плюс.

Однако информационная перегруженность приводит к тому, что данная схема бизнес-процессов может запутать, к тому же не всегда будет уместным блок с решением.

 

Вариант 2. Еще одна простая блок-схема бизнес-процессов.

Схема бизнес-процессов

   Данная схема бизнес-процессов очень проста и понятна любому, однако она не содержит в себе отображения документов и в ней отсутствует такой блок, как решение. Эта схема может читаться любым пользователем, если только он в состоянии будет понять логику принятия управленческих решений, которая из данной схемы не проистекает, а потому не гарантирован правильный итог чтения такого варианта «схема бизнес-процессов». Вместе с тем такая схема бизнес-процессов является довольно распространенной , ею пользуются и сотрудники, и разработчики.

Вариант 3: «Процедура».

Схема бизнес-процессов

   На вид это довольно усложненная схема бизнес-процессов. Она имеет расширенную и усложненную структуру, множество функций, включающих в себя расширенные возможности. Внешне такая схема бизнес-процессов выглядит довольно затейливо за счет разных геометрических фигур в качестве оформления блоков, однако эта затейливость и делает ее гораздо нагляднее. Последовательность действий проходит по стрелке, при этом направление стрелки позволяет увидеть направление движения документации. Привязка к стрелке конкретных документов дает возможность увидеть всю картину в более целостном виде.

Положительное то, что данная схема бизнес-процессов довольно хорошо акцентирует внимание на том, как исполняется конкретная операция, в ней очень много имеется полезной и нужной информации. Вместе с тем наименование стрелок неоднозначно, что запутывает читателя, а блок решения не декомпозируется.

Вариант 4: Схема бизнес-процессами, разработанная по ARIS EPC.

Схема бизнес-процессов

   Этот метод разработки схем, сразу скажем, довольно сложен, он создает схемы, которые не сможет прочесть неподготовленный человек, которые не ориентирован в данной организации и не имеет навыков чтения схем. Кроме того, представленная схема бизнес-процессов внушительная по своим размерам, а потому еще и этим более сложна и громоздка.

Вместе с тем у ее есть ряд положительных моментов — она имеет выдержанную, строгую, хоть и не сразу визуально понятную логику процессов, в ней четко определены события. Минусы мы уже перечислили ранее — создается усложнено, плохо читается неподготовленным человеком.

   Таким образом, схема бизнес-процессов может быть самой разной по информативности, структуре, логике. Самой эффективной и простой можно признать первую, изложенную в самом начале. С ее помощью даже неопытный и неподготовленный человек сможет все понять о том, как организована работа на производстве. Между тем любая схема всегда уникальна, она в самых разных видах используется на разных предприятиях в разных вариантах, и довольно порой эффективно.

  Остались вопросы? Звоните по номеру 290-92-14, напишите нам на [email protected] или свяжитесь с нами по скайпу tubr221

Читайте также:

Автоматизация бизнес процессов

Автоматизация предприятия

Как оптимизировать бизнес-процесс в компании и заставить ее работать по-новому?

dar-link.ru

Описание бизнес процессов - типы описания

Создание бизнес процессов начинается с их описания. Описание бизнес процессов можно делать разными способами. Каждый имеет как плюсы, так и минусы. Можно выделить 3 типа описания — текстовый, табличный и графический. Естественно, в чистом виде они встречаются редко. В большинстве случаев мы комбинируем эти методы, в том или ином виде. Но если вы делаете упор, берет за основу, один из 3 элементов — описание текстом, таблицы или схему бизнес процесса, то тем самым, вы выбираете один из типов описания.Управление бизнес процессами без их описания — крайне затруднительно.

Наверное самый простой в реализации и распространенный вариант. Все, что происходит в бизнес процессе описывается словами, т.е. в итоге у нас получается текст. Построение бизнес процессов  требует описания довольно таки большого количества элементов и вариантов развития бизнес процесса, текст может получиться весьма громоздким. Мне очень запомнился процесс, текстовое описание которого занимало 32 страницы, а схема — лишь 3.

Плюсы описания бизнес процессов текстом
  • Очень просто сделать — просто садись и пиши.
  • Не требует специальных навыков — темные времена прошли, теперь писать умеет каждый:)
Минусы
  • Текст сложно обрабатывать — работа с массивами текста весьма сложна, ведь нам нужно найти суть, скрытую за словами.
  • Затрудняет целостное восприятие процесса — читая вторую страницу, можно уже забыть, что было на первой. Очень тяжело читать текст, описывающий сложный, разветвленный процесс. Приходится постоянно возвращаться назад, чтобы понять о чем речь. В итоге восприятие картины целиком нарушается.
  • В принципе сложно для восприятия — если текст готовит человек без писательских навыков, его прочтение превратиться в пытку. У каждого свой язык и , порой, он может быть очень сложен. Вы же встречали «плохие» книги? Описание процесса может быть еще хуже:)
  • Сложно структурировать и анализировать — процесс может иметь множество путей развития. Это значит, что в зависимости от результатов, событий и условий, мы выполняем разные действия в процессе. А теперь представьте, каково это описывать текстом. Очень сложно сохранить простую структуру, когда у вас десяток «если» на одну страницу. В результате этого, анализ потребует от вас огромных усилий и титанической предварительной работы.

Подсказка — используйте структурированные списки

Описание бизнес процессов в виде таблиц

Таблица это здорово! Таблицы я люблю. Их можно рассматривать часами… и не найти ответ на свой вопрос:) Шучу. На самом деле, описание бизнес процессов компании в виде связанных таблиц, не такая уж плохая идея. По крайней мере намного лучше текстового описания. Самая большая сложность заключается в том, чтобы подготовить хороший шаблон таблицы, в которую, собственно, потом уже внесут данные.

Плюсы описания бизнес процессов текстом в виде таблиц
  • Относительно просто подготовить — подготовить шаблон не так сложно. Главное чтобы он был понятен тем, кто будет его заполнять. Кроме того, все программы для работы с таблицами (например Excel) позволяют добавлять описание к ячейкам таблицы. Используйте эту возможность для пояснений данных.
  • Относительно просто заполнить шаблон — еще раз, если шаблон понятен, заполнить его не составит труда. Для этого не нужны специальные навыки и знания.
  • Наличие структуры — таблица сама по себе уже предполагает некую структуру.
  • Удобство обработки цифровых данных — с цифрами лучше всего работать в таблице. Так что для данного типа данных, этот тип описания подходит лучше всего. Данные в таблице, даже текстовые, гораздо удобнее сравнивать и анализировать.
Минусы
  • Не компактно — описание больших процессов, со всем множеством подпроцессов и элементов, будет выглядеть как «простыня». Компактным такой вид назвать сложно.
  • Отсутствует необходимая детализация — для того чтобы таблица имела более компактный вид, количество данных должно быть ограничено. Это значит, что даже если вы вносите текст в таблицу, он должен быть ограничен. А значит добиться необходимой детализации может стать не просто.
  • Нет целостности восприятия — большое количество данных не способствует этому. Хотя если необходимо просмотреть данные одной операции (подпроцесса) в строке или данные одного типа в столбце — то лучше таблицы не придумать.
  • Сложно отобразить ветвления — та же проблема, что и с текстом. Большое количество ветвлений, и , что важно, развитие процесса исходя из условий ветвления, довольно сложно отобразить наглядно.
  • Требует подготовки — нужно потратить время на подготовку хорошего шаблона.

Подсказка — располагайте подпроцессы, операции в строках, а данные в столбцах. Это облегчает восприятие. Вместо одной, большой таблицы, используйте связанные таблицы.

Описание в виде схемы, модели бизнес процесса

Не буду тянуть кота за март. Графическое описание бизнес процессов предприятия, в виде схемы, модели — лучший тип описания. Большинство специалистов, уже давно отдают предпочтение именно графическому типу описания. Просто посмотрите на плюсы и минусы этого типа.

Плюсы описания бизнес процессов в виде модели
  • Простота восприятия — наш мозг устроен таким образом, что картинку мы воспринимаем быстрее чем что либо. Поэтому схему воспринимать очень просто. Мозг «фотографирует» схему и обрабатывает ее на бессознательном уровне, в разы быстрее, чем наше сознание. Схему воспринимать просто еще потому, что мы сразу видим взаимосвязи элементов.
  • Целостность восприятия — 1 схема представляет из себя модель процесса на определенном уровне. Это значит, что схема сразу дает нам представление о процессе в целом. В частности о его границах, основных элементах и т.д.  Если процесс детализируется на нескольких уровнях, то схемы все равно остаются связанными.
  • Необходимая и достаточная детализация — в тоже время, на схеме можно отобразить относительно большо количество деталей, без потери качества восприятия.
  • Наглядное отображение ветвлений и путей развития процесса — правильно построенная схема сразу дает представление о том, каким путем должен развиваться процесс в правильном варианте. А также другие варианты развития событий.
  • Удобство автоматизации — многие программные инструменты позволят переводить диаграммы в языки программирования, что очень сильно упрощает жизнь разработчикам и внедренцам ПО.
Минусы
  • Требует специальных навыков — нужно знать, как правильно строить диаграммы. Знать разные нотации. А иногда, даже, самостоятельно сделать набор элементов, которыми вы будете пользоваться для описания, и правил.
  • Относительно больше время на подготовку описания — хорошо построенная модель процесса должна быть проста и понятна. Для того, чтобы сделать схему таковой, необходимо потратить кучу времени. Сложно может сделать каждый дурак, а вот простота требует мастерства;)

Инвестиции в графический тип описания окупаются весьма неплохо.

Подсказка — для описания бизнес процессов может быть достаточно 3-5 графических элементов (фигур).

В итоге

В итоге, вы будете задействовать все типы описания. Документ под названием «Описание бизнес процесса…» будет содержать и графическую схему, и таблицы, и текст. Это нормально. Но мой вам совет — ориентируйтесь на графические модели и избегайте текста. Хорошая модель не нуждается в сопровождении текстом. В большинстве случаев.Создание бизнес процессов начинается с их описания.

rzbpm.ru

Схема описания бизнес процессов. Краткий алгоритм

Подробное описание бизнес процессов является самой важной частью второго этапа. Схема описания бизнес процессов, это процесс, который заключает в себе ряд подпроцессов. К ним относятся изучение документации, проведение интервью, наблюдение и т.д. Каждый из подпроцессов я буду подробно рассматривать в дальейшем, а пока пердлагаю окинуть взглядом предстоящую работу.

Изучение документации

Начинать описание бизнес процессов можно как с проведения интервью с участниками, так и с изучения документации процесса. Я рекомендую начинать с документации по нескольким причинам:

  1. Изучение документации поможет вам начать вникать в процесс и сформировать вопросы для интервью.
  2. При проведении интервью, многие участники будут говорить что тот, или иной вопрос описан в таком то документе. В этом случае вам будет чем оперировать и вы сможете задать уточняющие вопросы.
  3. Продемонстрировав осведомленность в документации процесса, вы облегчите проведение интервью.

Вопреки расхожему мнению, наличие документации бизнес процесса ни коем образом не говорит о качестве процесса и управления. Процесс может выполняться безукоризненно и с высокой эффективностью, при этом не имея никаких формальных документов.

Кстати, мне часто доводилось слышать фразу «Мы хотим чтобы у нас были процессы». На мой удивленный вопрос, «А разве у вас их нет?», я получал не менее удивленный ответ «Нет».Бизнес процессы есть в любой комапнии. Даже компания основанная на проектом управлении имеет бизнес процессы. Просто они не формализованы, т.е. не зафиксированны в документах.

Проведение интервью

Для подробного описания процессов, необходимо проводить интервью его участников. Начинать лучше всего не с владельца процесса, как принято считать, а с рядовых исполнителей.Только исполнители знают участки своей работы досконально, а подробная понимание процесса и является вашей целью. Далее необходимо переходить на уровень выше, вплоть до владельца бизнес процесса. При этом у каждого участника необходимо узнавать информацию не только о том участке работы, за который он несет ответственность, но и о работе других участников. То как один участник процесса, видит работу другого участника, может во многом раскрыть текущие и потенциальные проблемы процесса.Хорошим вариатом, станет просьба описать участников бизнес процесс простыми словами. Но только после проведения интервью и только с предоставлением примера описания. Сами понимаете — у каждого, понятие «подробно», свое.

Наблюдение

Изучение процесса по документам и описаниям не достаточно. Важно увидеть как проходит процесс. Вы, как наблюдатель, сможете заметить много из того, что скрыто от «замыленого» взгляда участника процесса. Только таким образом вы сможете действительно погрузиться в процесс и понять его изнутри. Необходимо просмотреть выполнение всех операций.

Еще лучше самому выполнить все операции процесса.

При возможности я часто выбираю второй путь. Поэтому мне доводилось лазить по чердакам и подвалам вместе с монтажниками, продавать, собирать заказы, обслуживать клиентов как в фронт офисе, так и по телефону и многое, многое другое.Собственноручное выполнение процесса, проведенное после изучения документов, интервью и наблюдения, является лучшим подходом для описания бизнес процесса.

Набросок диаграммы процесса

Теперь у вас есть все необходимое для того чтобы сделать первый набросок диаграммы бизнес процесса. Не стоит сразу пытаться сделать чистовой вариант. Для того чтобы построить диаграмму надо знать нотацию построения. В большинстве своем я использую BPMN.

Построение диаграммы процесса

После создания первого наброска диаграммы, необходимо сверить то ,что получилось, с полученной ранее инфомрацией. Если в процессе или по итогам построения, возникили вопросы, их необходимо решить, получив информацию у участников процесса. Если вопросов нет, можно приступать к построению детальной и окончательнй модели процесса.

Согласование диаграммы процесса

Следубщим шагом должно стать согласование полученной модели с участниками процесса. Как правило, согласование достаточно проводить на уровне команды процесса. Согалсование проводится для того чтобы проверить модель на соответствие действительности. Если модель соответствует полученной информации и прошла проверку на реалистичность — можно идти дальше. В противном случае, необходимо внести поправки. Главное чтобы модель была согласована всеми участниками команды процесса.

Это важно. Воздержитесь от попыток оптимизации модели бизнес процесса на данном уровне. Однако записывайте возникшие варианты и идеи. На этапе оптимизации эти записи пригодятся.

Подготовка регламента

Модель бизнес процесса отражает большинство неообходимой информации. Но регламент все равно необходим как расширение и пояснение к модели. Регламент является набором всей документации процесса. Иными словами, из данного документа можно почерпнуть исчерпывающую информацию о бизнес процессе.

Это важно. Вопреки бюрократическим традициям, регламент не обязательно распечатывать и подписывать всеми возможными сторонами. Самое важное чтобы документ был удобен для внутреннего использования и выполнялся.

Лучше всего регламент иметь в электронном виде. Так намного удобнее и проще работать с ним.

Регламент этот свод правил и условий выполнения бизнес процесса.

Согласование регламента

Заключительным шагом является согласование получившегося регламента. Согласование необходимо получить на уровне команды процесса. Последнее слово, конечно же, остается за владельцем процесса.

Подробное описание, является самой длительной и трудоемкой частью второго этапа управления бизнес процессами. Далее я буду подробно рассказывать о каждом подпроцессе.

rzbpm.ru

Схема бизнес-процесса

  1. Бизнес-процессы онлайн
  2. Бизнес решения
  3. Схема БП

Бизнес-процесс представляет собой набор действий или задач, которые выполняют определенную организационную цель. Благодаря автоматизации бизнес-процессов, используя БП Симулятор, организации по всему миру увеличивают производительность процессов и сокращают операционные расходы. Прежде чем погружаться с головой в вашу реализацию потока работ, жизненно важно гарантировать, чтобы схемы бизнес-процессов являлись простыми, логичными и последовательными настолько, как это возможно.

Почему я должен составлять схему бизнес-процесса?

Модель или блок-схема бизнес-процесса является дорожной картой для реализации - в ней описываются ожидаемые результаты и приведены конкретные шаги, как это достигается.

Построение схем бизнес-процесса:

  • Делает возможным посмотреть на картину в целом и принять во внимание все типы потенциальных сценариев.
  • Помогает исследовать и понять процесс настолько тщательно, что вы можете видеть, как он может быть изменен или улучшен путем автоматизации.
  • Производит визуальную помощь каждому, кто согласует свои объемы работ на одной странице.
  • Помогает уменьшить непреднамеренные ошибки и предотвратить ненужные изменения в начале пути.

Как составить схему бизнес-процесс?

Есть три простых шага моделирования бизнес-процесса:

  1. Создайте исходную схему, основанную на предварительных исследованиях.
  2. Соберите дополнительные требования.
  3. Включите эти требования в схему.

При необходимости повторите шаги 2 и 3, пока все не останутся довольными конечным результатом.

Создаём исходную схему, основанную на предварительных исследованиях.

Первоначальная схема предоставляет общий обзор того, как заинтересованные стороны представляют себе бизнес-процесс. Это общая блок-схема, которую вы будете актуализировать и детализировать на протяжении всего процесса построения схемы. Перед разработкой этой схемы, присядьте с заинтересованными сторонами, чтобы нарисовать начальные, высокоуровневые шаги бизнес-процесса.

Вот хороший пример схемы бизнес-процесса:

Пример схемы бизнес-процесса BPMN

Собираем дополнительные требования

Сбор требований состоит в получении информации о бизнес-процессе от людей, вовлеченных в каждом шаге, например, конечных пользователей, заинтересованных сторон, административных помощников и начальников отделов.

Во время фазы сбора требований, вы можете обнаружить, что сотрудники больше не будут следовать установленным процедурам или что текущий офисный поток работ чрезвычайно сложен. Вы также можете узнать, когда задачи фактически завершены, в отличие от того, как они должны быть завершены.

Ответьте на следующие вопросы во время сбора требований:

  • Что является целью бизнес-процесса?
  • Что является началом процесса?
  • Что является окончанием процесса?
  • Какие действия выполняются на каждом шаге и кто вовлечен в каждый вид деятельности?
  • Есть ли альтернативные маршруты в этом процессе?

Убедитесь, что вы используете специальную терминологию при опросе пользователей, попросите их объяснить неоднозначные фразы.

Примеры:

  • "Файл" может означать один документ или пакет отдельных документов.
  • "Отправка документа" может означать отправку его по электронной, сохранение его в сетевой папке или передачу бумажной копии.

Другие примеры непонятных и неправильно понятых терминов включают:

  • Доставка / хранение
  • Возможность / невозможность доступа
  • Проверка
  • Получение
  • Уведомление
  • Обработка

Построение схемы бизнес-процессов является прекрасной возможностью для улучшений в вашей организации. Спросите себя:

  • Есть какие-либо шаги в процессе, которые кажутся излишним?
  • Есть определенная часть процесса, которая может быть изменена, чтобы быть более эффективным?

Не бойтесь вносить изменения в текущий процесс и включить их в вашей схеме. Даже если вас потом найдут, то не расстреляют.

Включаем эти требования в схему

После того, как вы собрали требования, включите их на свою схему для конкретизации каждого шага. Не оставляйте допущений, даже на мелочах, таких как формат поля даты - модель бесполезна, если она не является подробной, правильной и полной. Покажите эту схему заинтересованным сторонам и конечным пользователям, чтобы убедиться, что они довольны доработанной процесса. Пересмотрите схему бизнес-процесса, пока не станете довольны финальной версией, но убедитесь, что вы держите цель процесса в виду все время. Помните, что эта описание бизнес-процесса должно быть завершено, когда его модель показывает процесс, который достигает этой цели и не обязательно, когда желание каждого пользователя или отдела выполнено.

Переосмысление текущего процесса

Имитационное моделирование бизнес-процессов в сервисе БП Симулятор предоставляет прекрасную возможность совершенствовать и оптимизировать существующие процессы, чтобы сделать их как надо, как гладко и эффективно, насколько это возможно. Если у вас уже есть подробная блок-схема, будет намного легче импортировать бизнес-процессы в БП Симулятор, потому что вы убедитесь, что они являются эффективными и простыми, подходящими для всех, кто с ними связан.

www.bpsimulator.com


Смотрите также