А вы уверены в эффективности системы управления предприятием. Эффективность бизнес процессов


Оценка эффективности бизнес процессов | Основные задачи

Внутренние бизнес-процессы в бизнесе важны для достижения определенных целей. Поэтому необходимо создавать эффективные системы, которые будут включать в себя управление и организацию деятельности всей компании, а это, необходимо отметить, сложная задача. Разработка таких систем позволит компании предлагать своим клиентам качественные услуги и товары. Именно те процессы, которые будут отлажены, и работать эффективно, положительный результат гарантирован и позволит получить высокий уровень качества продукта или услуги.

Оценка эффективной бизнес процессов и деятельности на предприятии

Оценка эффективности бизнес-процессов – это задача для профессионалов отросли менеджмента. Благодаря их деятельности руководители смогут увидеть показатели насколько бизнес-процессы эффективны, какие затраты проводятся на ресурсы и какое количество средств уходит на брак. Потраченные ресурсы необходимо рассматривать, как временные, так и материальные. Для нормализации и стабилизации продуктивности, с меньшим количеством брака, важно систематически проводить тренинги, подготавливать сотрудников с целью повышения квалификации, что будет благотворно влиять на основную оценку бизнес-процессов и их эффективность. Прежде чем определить оценку необходимо выбрать те стандарты и показатели, которые будут правильные для производительности.

Таким образом, можно выделить четыре основных ветви, которые становятся целью изучения для измерения оценки – насколько развивается продукт и услуги, спрос, насколько этот спрос удовлетворителен, а так же планирование и управление предприятием.

Оценка бизнес-процессов необходимо осуществлять через анализ процедур и деятельности, которые есть в компании, изучить их актуальность на сегодняшний день. Важно провести сквозную проверку бизнес-процессов, проверить права и полномочия участников бизнеса.

По своей сути процесс – это деятельность, которая отображает работу, в какой манере она выполнена, кем и когда. Именно поэтому важно обратить внимание, при оценивании процесса, на некоторые аспекты и характеристики. Например, время, качество и легкость использования.

Если рассматривать процесс оценки бизнеса, тогда его можно поделить на несколько этапов. Первый этап заключается в постановлении определенной задачи, в которой описывается объект оценки. Второй этап заключается в составлении плана действий. Третий этап позволяет провести полный анализ полученных данных, на этом этапе совершается сбор информации. Четвертый этап характеризируется оцениванием стоимости объекта. Пятый этап – согласование результатов. Шестой этап позволяет составить отчет об оценку.

Необходимо напомнить, что для оценки какого-либо бизнеса важно собрать пакет документов – копия устава, свидетельство о госрегистрации, бухгалтерский отчет за последние пять лет, описание сферы деятельности организационной структуры, информация о прибылях и возможных убытках, все документы касательно кредитов (просрочки, задолженности), информация об имуществе.

Как мы уже выяснили оценку бизнес-процессов, проводят тогда, когда необходимо повысить эффективность текущего управления компанией, при принятии решения инвестиционного типа или при реструктуризации фирмы и т.д.

Задачи оценки бизнеса – это решение таких вопросов, как разработка планов и стратегий развития предприятия, оценка эффективности менеджмента, оценка эффективности деятельности компании в целом и определения стоимости одной акции. Для того чтобы фирма производила качественный товар или предоставляла клиентам услуги на высшем уровне проводят оценку персонала.

Бизнес-процесс оценка персонала направлен на улучшения качества работы, его можно поделить на несколько этапов – анализ целей, отношений и бизнес-процессов, внедрение и анализ модели, анализ результатов, корректировка и внесение улучшений, обучение, анализ результатов. В результате таких процессов проводится усовершенствование системы.

Данная процедура актуальна постоянно, поэтому проводится она систематически. Таким образом, благодаря оценке можно выстроить процессы, которые позволят контролировать персонал. К методам контроля относятся различные системы вознаграждения, обучение и повышение квалификации персонала, мотивация и как результат улучшение показателей.

Важно так же отметить, что система оценки должна быть прозрачной, комплексной и честной, дабы можно было быстро реагировать с целью повышения эффективности.

На различных сайтах можно просмотреть пример оценки бизнеса или предприятия, в котором можно четко просмотреть основные факты и выводы, сведения о конкретном предприятии, анализ рынка, расчет стоимости предприятия, а так же итоговый расчет и завершающие результаты, на базе полученной информации.

Напомним, что существует несколько подходов к оценке бизнеса – доходный подход, который базируется на доходах от бизнеса. Именно этот фактор позволит оценить, сколько стоит бизнес. Сравнительный подход базируется на сравнительном анализе конкретного бизнеса с другими объектами, которые есть или могут быть конкурентами. Затратный подход, применяется к тому виду бизнеса, который не приносит стабильный доход – «молодой бизнес» или бизнес в стадии ликвидации.

Необходимо отметить, что оценить бизнес может профессионал, который имеет в наличии полную информацию о деятельности предприятия.

Читать так же:
comments powered by HyperComments

business-ideal.ru

Эффективность и результативность бизнес-процессов банка

Под эффективностью бизнес-процесса банка обычно понимается отношение результата к затратам: Результат - это то, ради чего процесс существует и выполняется. Результатом банковского процесса могут быть материальные и нематериальные ценности, документы или управленческие решения. Наиболее часто результат процесса можно "измерить" с помощью таких показателей как "количество", "качество". К затратам,  в первую очередь, относятся прямые затраты денежных средств для осуществления процесса. В ряде случаев, когда невозможно выделить прямые затраты, например, в случае выработки управленческих решений, к затратам можно относить время выполнения процесса. Таким образом, эффективность процесса выработки управленческого решения можно оценить как качество этого решения, деленное на время его принятия. Чем качественнее принятое решение, тем выше эффективность процесса, или, сократив время выполнения процесса при неизменном качестве, можно увеличить его эффективность. Если необходимый результат процесса не достигается, а ресурсы на его выполнение выделяются, то очевидно, что эффективность процесса низкая, а банк тратит денежные средства впустую. Для повышения прибыли банка и удовлетворенности собственника неэффективные процессы необходимо выявлять, анализировать и проводить их оптимизацию.Для этого необходимо выполнить следующие шаги: Шаг 1. Первое, что необходимо сделать, это выделить показатели процесса, по которым будет определяться его эффективность. Шаг 2. Найти неэффективные процессы банка. Шаг 3. Для выявленных процессов необходимо определить целевые значения их показателей, т.е. такие значения, которые будут удовлетворять владельца процесса или бизнес-аналитика, которому поручена оптимизация процесса. Шаг 4. Перепроектировать (оптимизировать) процесс. Шаг 5. Убедиться с помощью имитационного моделирования в том, что при выполнении измененного процесса значения рассматриваемых показателей приблизятся к целевым. Шаг 6. Спланировать сценарий перехода от существующего хода выполнения процесса к эффективному. Шаг 7. Только после выполнения всех вышеперечисленных шагов вносить изменения в реальный процесс.

Рассмотрим шаги подробнее.Показатели, значения которых необходимо анализировать в первую очередь:- затраты процесса- время выполнения процесса- качество результата.Неудовлетворительные значения этих показателей неизбежно снижают эффективность банковского процесса, что приводит к потере денежных средств и недовольству собственника. Почему именно эти показатели выделены как основные? Высокая стоимость процесса напрямую увеличивает затраты банка. Большое время выполнения процесса увеличивает вероятность того, что его результат будет получен не вовремя и к этому времени уже может быть никому не нужен. Низкое качество процесса приводит к постоянному исправлению возникающих в ходе выполнения ошибок (операционных рисков), что увеличивает как сроки выполнения, так и стоимость процесса.Определить степень оптимальности значений показателей можно двумя способами: путем сравнения полученных значений показателей с нормативными (нормативные значения могут быть установлены самим банком) или путем бенчмаркинга, используя данные конкурентов.

Выяснив, что значение того или иного показателя является неудовлетворительным, необходимо определить причину недостижения требуемого значения. Как правило, существует всего три причины:- несоответствующие ресурсы на входе процесса- проблемы, возникающие в ходе выполнения процесса- неэффективная (неправильная) технология выполнения процесса.Получение несоответствующих ресурсов на входе обусловлено некачественным выполнением процесса-поставщика или внешним контрагентом. В случае, когда вход является результатом предыдущего бизнес-процесса, необходимо оптимизировать именно его. А если вход поставляет внешний контрагент - обозначить ему проблему или отказаться от его услуг.Источником проблем, возникающих в ходе выполнения процесса, в первую очередь, является человеческий фактор. Предположим процесс "Прием заявки от клиента" выполняет менеджер по продажам, который фиксирует получение заявки в бумажном журнале, а не в информационной системе. Типовая проблема при этом - менеджер может просто забыть передать заявку следующему по цепочке исполнителю.Существует также ряд ситуаций, когда на вход процесса поступили качественные ресурсы, все участники процесса выполняют все шаги на 100% правильно, однако затраты на процесс слишком высоки или время выполнения превышает желаемое значение. В этом случае проблема неэффективности процесса кроется в технологии его выполнения.Приступая к оптимизации процесса, в первую очередь, рекомендуется решать очевидные проблемы. Коренного преобразования процесса это не потребует, но может существенно улучшить значения выделенных показателей. В нашем примере решить возникающие проблемы можно, модифицировав носитель информации, который менеджер использует для внесения данных о заказе. Можно организовать внесение данных не на бумажный носитель, а в информационную систему. Следующий по цепочке исполнитель увидит заявки клиентов сразу же после их ввода менеджером.Если же незначительные корректировки хода выполнения процесса не позволяют достигнуть требуемого результата, скорее всего, придется коренным образом изменять технологию выполнения процесса (реинжиниринг процесса).Приведем наиболее простые рекомендации оптимизации процесса, которые гарантированно работают:

  1. Заменить традиционные функциональные команды исполнителей процессными, мотивированными на результат.

  2. Снизить количество переходов выполнения процесса между разными сотрудниками, т.е. укрупнить функции или расположить их в правильном порядке. Например, процесс, в рамках которого менеджер по продажам обращается к бухгалтеру с просьбой выставить счет клиенту, можно модифицировать: функции по выставлению счета передать менеджеру. Это существенно сэкономит время выполнения всего процесса, т.к. не будет затрачиваться время на формирование просьбы выставить счет, ожидание получения счета и напоминание о необходимости выставить счет.

  3. Устранить ненужные согласования и утверждения вышестоящими руководителями. Часто процедура утверждения и согласования - простая формальность, увеличивающая время выполнения процесса.

  4. Минимизировать функции контроля за ходом выполнения процесса до разумного количества.

  5. По возможности автоматизировать процессы для устранения ошибок, вызванных человеческим фактором, ускорения процесса передачи информации между сотрудниками, сокращения времени выполнения операций.

  6. По возможности распараллелить операции процесса для уменьшения времени простоя ресурсов и времени выполнения самого процесса.

  7. Использовать принцип ранних проверок на возможность или необходимость выполнения процесса. Если есть риск выполнить ненужную работу, то проверку необходимости её выполнения следует проводить в начале процесса, а не после того, когда часть работ уже выполнена. Например, при выполнении процесса "Закупка оборудования" прежде, чем искать поставщика и заключать с ним договор, необходимо проверить наличие достаточных денежных средств на приобретение оборудования.

Оптимизируя бизнес-процессы банка, необходимо принимать во внимание и рассматривать самые нетривиальные идеи. Не стоит ограничиваться заданными рамками процесса, границы можно расширять. Необходимо помнить, что в процессы могут быть вовлечены не только сотрудники, работающие в банке, но и контрагенты, например, в процесс "Прием заявки от клиента" можно вовлечь непосредственно клиентов и принимать от них заявки не в офисе, а через Интернет, получая уже заполненную ими на сайте форму заявки. Идеи по оптимизации процессов можно почерпнуть не только в головах участников рабочей группы по оптимизации, но и общаясь с обычными сотрудниками банка. Не стоит забывать успешный опыт западных банков, активно вовлекающих сотрудников в процесс оптимизации всего бизнеса и отдельных операций. Первоисточник - официальный сайт системы бизнес-моделирования Business Studio.

www.bankiram.pro

Показатели операционной эффективности бизнес процессов

Показатели операционной эффективности бизнес процессов

Создание систем эффективного управления компаниями и организациями самого разного характера и сферы деятельности – это одна из самых сложных задач, стоящих перед современным менеджментом. Универсальной методики создания таких систем управления не существует, однако возможна разработка общих принципов построения систем управления бизнесом. В число таких передовых методов эффективного управления входит так называемый процессный подход к управлению. В практике управленческой и производственной деятельности производится выделение процессов и управление ними. Для их обозначения принято использовать термин «бизнес – процесс».

Немаловажным фактором любого бизнес-процесса будет его эффективность и задачей менеджмента является постоянное улучшение показателей бизнес – процесса.

Для того, чтобы предлагать клиентам высококачественные товары или услуги, любой компании необходимо контролировать процессы их создания. Продуманные и хорошо отлаженные бизнес-процессы обеспечивают высокий уровень качества. Основная задача менеджмента состоит в точном определении наиболее существенных составляющих процесса для его последующей оценки, оптимизации и выработки стандартов осуществления.

Но как можно выбрать правильные показатели процессов? Выбор будет облегчен в том случае, если вы выявили требования клиента и провели исследования составляющих конкретного процесса, который связан с наиболее значимыми характеристиками товара или услуги. Так, например, в компании McDonald`s как и в многих других компаниях сферы услуг существует такой показатель, как количество улыбок, отпущенных клиенту обслуживающим персоналом. Подсчет количества улыбок – это оперативный показатель. Хотя в ходе исследования не было выявлено значительной корреляции между улыбкой и степенью удовлетворенности клиента полученной услугой. Поэтому, наука пока не дает однозначной рекомендации о необходимости улыбки в сфере услуг, отпущенной своим клиентам.

Стало уже традицией копирование каких либо новшеств, введенное конкурентом. Эти новшества будоражат умы маркетологов и они с энтузиазмом предлагают скопировать новшество, чтобы не отстать от конкурентов. Однако заниматься плагиатом не всегда следует, а лучше потратить средства и усилия на изучение поведенческих и оперативных показателей, которые напрямую связанны с качеством услуги (товара), финансовым результатом и удовлетворенности клиента.

Оценивая показатели бизнес-процессов необходимо отметить, что одним из наиболее важных оперативных показателей и критериев оценки любой компании, должны являться показатель длительности цикла завершения процесса. Общая длительность цикла – это количество времени, которое проходит с момента начала выполнения задачи до момента ее завершения. Например, длительность цикла обслуживания клиента в продажах исчисляется с момента принятия заказа от клиента и до его доставки клиенту или выдачи собранного заказа со склада. При составлении стратегии компании можно себе поставить одну из целей – стать компанией номер один на рынке по времени цикла исполнения заказа и довести время исполнения до ХХ минут. Этот показатель может стать конкурентным преимуществом компании. Время является критическим показателем для выполнения любой задачи, поскольку соотносится с удовлетворенностью клиента и стоимостью выполнения данной услуги. Данный показатель можно включать фактически любой компании в перечень ключевых показателей деятельности, и он может занять достойное место в ряду с финансовыми показателями деятельности. Оценка длительности цикла должна проводиться по всем сервисным и вспомогательным службам организации. К примеру, можно рассмотреть такую сервисную службу как информационные технологии. Сколько времени он тратит на модификацию программного обеспечения, необходимого для работы внутреннего клиента? Устраивает ли это клиента?

Для иллюстрации важности временного цикла обслуживания клиента можно привести такой пример. Возможно, вы обращались в банк за кредитом. И буквально за неполный месяц с момента передачи заявки и всех необходимых документов вам наконец-то смогли отказать в выдаче. Хотя сбор и анализ всех необходимых данных занимает несколько часов. Вопрос - куда тратиться остальное время и есть ли резерв для оптимизации бизнес-процесса и длительности рабочего цикла? Этот показатель очень важен не только с точки зрения внутреннего расчета себестоимости, но и сточки зрения значимости для клиента. Здесь важно не пытаться «замыливать» глаза себе и клиенту показателями длительности цикла. Так, просчитав длительность протекания какого либо цикла «в развалочку» и, который составил 50 минут, мы поставили задачу его оптимизировать до 40 минут, перестав его выполнять «в развалочном» темпе. В данном случае можно «оптимизировать» ключевой индикатор деятельности, в тоже время не добавив удовлетворенности клиента. Насколько хорош показатель длительности цикла, может оценить только клиент, оставшись либо удовлетворенным этим показателем, либо нет.

Эффективность деятельности может существовать при эффективности бизнес-процессов, и соответственно лиц, их выполняющих.

Показателями эффективности процесса будут являться:

  • Показатели затрат ресурсов

a. Времени (цикл, длительность, производительность, скорость выполнения заказов)b. Материальные (расходы средств, материалов, активы используемые в виде дебиторки, складских запасов и т.д)

  • Затрат на брак
  • Затрат на обучение, подготовку и повышение квалификации сотрудников
  • Эффективность использования ресурсов на единицу продукции

a. Коэффициенты использования оборудованияb. Коэффициенты использования ресурсов, сырья и материаловc. Затраты времени на проведение единицы работ или услуг

С точки зрения финансовой оценки очень важными будут показатели стоимости процесса – т.е затрат на осуществление однократного цикла процесса, а также используемые активы для его осуществления. К примеру, бизнес –процесс продажи для осуществления продаж в 100 000 грн требует использование ресурсов в виде дебиторки равный 45 000.

Компании необходимо иметь в своем арсенале несколько показателей, оценивающих производительность, чтобы грамотно использовать человеческие и другие ресурсы. Показателем производительности является соотношение результата и затраченных на его достижение ресурсов. Показатели производительности, наиболее часто используемые компаниями:

  • Продажи на сотрудника;
  • Прибыль на сотрудника;
  • Число операций, произведенных одним сотрудником и т.д;

Такие показатели как коэффициенты производительности труда наиболее часто оценивают двумя показателями – доходом от продаж на сотрудника и прибылью на работника. Для составления данных показателей обычно строят таблицу, для сравнения этих показателей в относительно продолжительном временном интервале.

Наиболее сложная задача выбрать правильные стандарты и целевые показатели для оценки производительности.

Для оценки компании в целом показатели продаж на сотрудника важны, в тоже время они абсолютно бессмысленны для оценки уровня отдела.

Оценку измерения бизнес процесса необходимо проводить с точки зрения клиента.

Обычно, компании рассматривают свои бизнес-процессы на основании четырех отдельных категорий:

  • Развитие продуктов и услуг
  • Генерирование спроса
  • Удовлетворение спроса
  • Планирование и управление предприятием

Процессы – это то, что отражает, какая работа, где и когда выполняется, каким образом она будет сделана. Необходимо рассмотреть те аспекты и характеристики, измерение которых будет достаточно важно для оценки процесса. Эти измерения можно разделить на следующие категории:

  • качество
  • количество
  • время
  • легкость в использовании
  • деньги

Эти пять категорий помогут определить критерии для измерения контрольных точек процесса, которые мы считаем наиболее важными для достижения успеха. При измерении эффективности необходимо отдельно рассматривать составляющие самого процесса.

Процесс можно разбить на входные параметры, действия, выходные параметры, результаты.

Когда мы говорим о результатах процесса, необходимо определить критерии эффективности процесса:

  • приводит ли процесс к желаемому результату
  • насколько хорошо результат процесса удовлетворяет потребности получателя?

Результат процесса может быть измерен в единицах качества, количества, времени, стоимости.

Источник: Книга «Бюджетирование от стратегии до бюджета: пошаговое руководство» Авторы: Немировский И., Старожукова И. При использовании материалов статьи обязательа ссылка на сайт «Академия развития Лидеров» http://beleader.com.ua

beleader.com.ua

Оцениваем эффективность бизнес-процессов. Руководство по улучшению бизнес-процессов

Оцениваем эффективность бизнес-процессов

Во время редизайна (этап 3) вы составили список показателей, которые позволят вам оценивать результативность обновленного бизнес-процесса. Вы будете использовать их для контроля над процессом и проведения необходимых изменений с целью его дальнейшего совершенствования.

В таблице «Показатели, задачи, данные» вы найдете примеры систем измерения эффективности, которыми, возможно, пользуетесь и вы. Там же содержатся примеры показателей, целей и различных типов собираемых данных об эффективности процесса. Будучи ответственным за процесс, вы должны регулярно отслеживать его ход и оценивать результаты, в том числе общаясь с участвующими в нем сотрудниками, следя за тем, как они выполняют свои индивидуальные задачи, и проверяя точность следования установленным процедурам.

Кроме того, вам понадобится «приборная панель», графически изображающая показатели, которые используются для отслеживания эффективности процесса, и данные сопоставления целей и текущих результатов. Поместив эту информацию на видное место в офисе, вы можете быть уверены: сотрудники, занятые в процессе, постоянно находятся в курсе того, как идут дела. Для примера предлагаем вам «приборную панель Джо».

Таблица 5

Показатели, цели, данные

Таблица 6

Приборная панель Джо

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

econ.wikireading.ru

Оцените эффективность бизнес-процессов прямо сейчас #bpm #СЭД #ECMJ

Светлана Казанцева

Во многих статьях на классический вопрос «зачем нужно внедрять системы классов BPM и ECM» дается ответ: «для повышения эффективности бизнес-процессов». Но для руководителя остается вопрос, а нужно ли в данный момент улучшать бизнес-процессы или следует сконцентрировать внимание на кадрах, конкурентах, снабжении и прочем.

Определение эффективности текущих бизнес-процессов задача очень трудоемкая и требует, в первую очередь, значительных временных затрат. К ней тоже нужно готовиться, определять цели, ожидания, выделять ресурсы. Не всегда текущая работа позволяет качественно подойти к рассмотрению таких вопросов. И руководители, возможно даже и признавая не совершенность процессов управления, предпочитают не тратить время на выяснение причин и откладывают «на потом…когда-нибудь позже».

В таких случаях пригодятся экспресс-тесты. Сегодня я хочу рассказать о трех тестах, связанных с темой повышения эффективности бизнес-процессов это:

●    тест по расчету уровня зрелости предприятия в области ECM на сайте ECM-Journal.ru;

●    тест по определению зрелости системы стандартизации бизнес-процессов – сайт FineXpert.ru;

●    проект по оценке диагностики бизнеса – BIZDIAGNOSTICS.

Расчет уровня зрелости предприятия в области ECM

Тест по расчету уровня зрелости предприятия позволяет оценить уровень готовности предприятия работать в ЕСМ-системе и качество управления бизнес-процессами с использованием ЕСМ-средств. Тест несложный и не требует много времени для прохождения. Если предприятие уже работает в системе, то можно сравнить показатели работы бизнес-процессов до автоматизации и после. Определяются направления, в которых предприятию нужно развиваться для перехода на новый уровень. Таким образом, мы получаем наглядный отчет о текущем уровне зрелости предприятия и возможностей его дальнейшего развития в области ECM.

Уровень зрелости системы стандартизации бизнес-процессов

С точки зрения стандартизации бизнес-процессов на сайте FineXpert.ru представлено два теста. Первый тест называется «Что такое система процессов организации?» и  дает результат общего понимания необходимости построения бизнес-процессов и их стандартизации. Второй тест – «Уровень зрелости системы стандартизации бизнес-процессов компании» ориентирован на рассмотрение инструментов и элементов организационной структуры, которые задействованы в работе с нормативно-методическими документами, обеспечивающими эффективность протекающих бизнес-процессов предприятия. Вопросы теста достаточно простые, их немного, и касаются они только процессов организации работы с технологической и другой документацией. Такой тест можно пройти достаточно быстро. Итоговые результаты теста разделяют эффективность системы стандартизации бизнес-процессов на уровни. При «зачаточном» состоянии системы процессы и инструменты стандартизации только начинают формироваться. Если на предприятии есть некоторые элементы системы стандартизации бизнес-процессов, но они не работают или работают слабо – это будет уровень очень низкой эффективности работы системы. Приемлемое состояние системы стандартизации бизнес-процессов – низкая эффективность работы системы. Средняя эффективность работы системы будет при нормальном состоянии системы стандартизации бизнес-процессов. Уровень «зрелости» системы стандартизации бизнес-процессов будет присвоен работе системы с высокой эффективностью.

Я бы назвала такой тест – экспресс-анализ. Быстрый тест – быстрый результат, короткие вопросы – короткий итоговый отчет.

В любом случае, получение даже такого отчета все же лучше, чем ничего не делать и не предпринимать действий по анализу и оценке качества управления бизнес-процессами.

Диагностика бизнеса

Для оценки системы организационной диагностики группой компаний «Современные технологии управления» был разработан крупный он-лайн проект – BIZDIAGNOSTICS. Сервис платный. Свободное использование возможно только в течение первых 20 дней.

Представленная система BIZDIAGNOSTICS включает в себя 2 вида тестов: тестирование организационной структуры и  бизнес-процессы компании.

Первый тест называется «Оценка качества распределения зон ответственности». В рамках этого теста диагностируется организационная структура. На тест должны ответить руководители предприятия всех уровней.  Для того, чтобы в результате получить данные об эффективности  созданной организационной структуры.

Второй тест – «Оценка качества бизнес-процессов». Здесь диагностируемым объектом являются бизнес-процессы и определяется качество их организации и выполнении. Тест предназначен для всех руководителей, а также сотрудников предприятия, способных дать объективную оценку бизнес-процессам. В результате, формируется отчет о слабых бизнес-процессах, которые замедляют работу всей компании; о сильных бизнес-процессах и о бизнес-процессах, требующих внимания.  

Плюс BIZDIAGNOSTICS в том, что он дает не только отчет об эффективности работы предприятия и о том, что мешает так работать, но и рекомендации для исправления ситуации.

Тесты BIZDIAGNOSTICS требуют качественного подхода к ответам, выделения специального времени для их прохождения. Привлечения других сотрудников. Конечно, можно ответить только одному человеку, но тогда это скажется на объективности значений. 

 

Ну и в заключение я хотела заметить, что тесты эти очень разные, и основаны на различных целях и задачах. Учитывают различные подходы и методики к решению вопросов эффективности бизнес-процессов. А, соответственно, и дают совершенно различные результаты. Я бы не стала эти тесты и полученные результаты сравнивать. Их лучше объединить. В этом случае, мы получим более четкий и обоснованный вывод об эффективности бизнес-процессов и путях их совершенствования.

И даже иногда жертвуя точностью оценки в пользу времени и скорости полученных результатов, есть резон воспользоваться представленными он-лайн тестами. Ведь главная задача, вовремя диагностироваь проблему, когда ситуацию еще можно исправить.

А эффективность бизнес-процессов прямо пропорционально влияет на функционирование всего предприятия. И главная задача руководителей предприятий выстроить систему управления таким образом, чтобы работала целая система: клиенты были довольны качеством и ценой продукции, работники – условиями работы и заработной платой, кредиторы и инвесторы должны быть уверены в состоятельности предприятия, а собственники – в развитии и получении прибыли.

ecm-journal.ru

Как повысить эффективность бизнес-процессов – ООО Консалтинговая компания "Центр профессиональных решений"

Как повысить эффективность бизнес-процессов

Совершенствоваться не обязательно. Выживание — дело добровольное.

Эдвардс Деминг

Как оказаться впереди конкурентов? Быть для клиента быстрее, дешевле, удобнее, полезнее? Из этой статьи вы узнаете пошаговую технологию повышения эффективности бизнес-процессов, которая позволит вам получить неоспоримое конкурентное преимущество.

О том, что такое бизнес-процессы, как их совершенствовать и какой результат это даст компании, рассказывает генеральный директор липецкой консалтинговой компании «Элит Консалтинг» Евгения Бондаренко.

Мы настолько привыкли к работе в функциональных корпоративных структурах, где распоряжения отдаются сверху вниз, что даже не задумываемся о том, что может быть иначе. На самом деле, процессы в организации проходят, главным образом, горизонтально: результат труда передается от подразделения к подразделению, и итоговый результат выдается клиенту. Процессный подход уже много лет используется в зарубежных бизнес-моделях (достаточно вспомнить такие компании, как Toyota, McDonalds), и постепенно находит свое применение и в нашей стране.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс – это последовательность повторяющихся операций, выполняемых разными подразделениями, в результате которых клиент получает требуемый ему результат. Например, процесс продаж станков начинается с анализа рынка, поиска и привлечения клиентов (отдел маркетинга) и заканчивается заключением сделки (отдел продаж), оформлением всех необходимых документов (юридический отдел) и проведением оплаты (бухгалтерия).

Из опыта описания и оптимизации порядка десяти различных бизнес-процессов я сформулировала алгоритм из 4 шагов, дающий стабильно высокие результаты в компаниях клиентов. Вот эти шаги:

  1. Стратегическая сессия

Стратегическая сессия – это возможность для собственников и топ-менеджеров компаний сформулировать генеральное направление деятельности – стратегическую цель компании. В этом же составе важно определить осознаваемые и скрытые проблемы, которые не позволяют пока компании дойти туда, куда она планирует. Это могут быть нераспроданные остатки, брак, потерянные клиенты, долгое прохождение заявки и другие подобные проблемы, обусловленные несовершенством бизнес-процессов.

  1. Самый проблемный бизнес-процесс

По результатам стратегической сессии станет понятно, с какого бизнес-процесса начать оптимизацию. Процесс, который вызывает больше всего претензий со стороны клиентов, характеризуется нечетким распределением обязанностей между сотрудниками, периодически требует дополнительных затрат и постоянного вмешательства руководства, и будет приоритетом номер один. Не устранив самое слабое звено, вы не сможете настроить качественную работу всей системы.

Приведем примеры. В таблице ниже показано, с какими проблемами могут сталкиваться различные организации, и какие бизнес-процессы требуют совершенствования в первую очередь.

Сфера деятельности компании Производство изделий из пластика Строительство многоквартирных жилых домов Банковская деятельность
Ключевые проблемы ·      Срыв графиков поставки готовой продукции

·      Затоваренный склад

·      Нестабильность цен на стройматериалы

·      Перебои с поставками стройматериалов

·      Срыв срока сдачи дома

·      Рост дебиторской задолженности

·      Снижение числа заявок на ипотечный кредит

·      Недовольство клиентов в связи с задержкой принятия решения по кредиту

Бизнес-процесс

для оптимизации

Процесс комплектации и отгрузки готовой продукции Управление закупками материально-технических ресурсов Подпроцесс ипотечного кредитования физических лиц
  1. Оптимизация

Суть ее заключается в устранении причин тех проблем в компании, которые вы выявили еще в ходе стратегической сессии. При достаточном количестве времени и уровне компетенций вы можете провести эту работу своими силами либо обратиться к профессиональным бизнес-консультантам.

  1. Внедрение

Это самый сложный и ответственный этап – от его успешности будет зависеть успешность всего проекта по оптимизации. Ни одно изменение не начнет работать, пока не будет внедрено и интегрировано в ежедневную практическую деятельность сотрудников компании. Создайте документ, отражающий все изменения в процессе, которые вы инициировали – регламент, стандарт, положение.

Раскрою несколько секретов, которые помогут вам эффективно оптимизировать любой процесс в вашей компании.

  • Руководитель проекта. Примите решение, кто в вашей команде будет отвечать за ведение проекта по оптимизации конкретного бизнес-процесса, который вы определили. Будете и это Вы – топ-менеджер компании – либо вы пригласите профессионального бизнес-консультанта? Обязательно определите дату окончания проекта и составьте план-график работ.
  • Рабочая группа. Всегда есть соблазн внести в процесс те изменения, которые руководитель подразделения или компании считает необходимыми на основании собственного видения и опыта. Откажитесь от единоличного принятия решений по инициации изменений. Привлекайте вашу команду к обсуждению – тогда внедрение пройдет легко и будет принято большинством сотрудников. При грамотном формировании и координации рабочей группы вы добьетесь по-настоящему блестящих результатов!
  • Владелец процесса. Делегируйте управление бизнес-процессом одному лицу, которое будет обладать полномочиями и ресурсами по внедрению изменений в процесс. Владелец процесса будет отчитываться перед вами за качество выполнения процесса по утвержденным ключевым показателям (KPI).
  • Никогда не автоматизируйте неотлаженные процессы. Соблазну автоматизации склонны поддаваться те руководители, которые убеждены, что она способна сократить время выполнения операций и избавить от многочисленных ошибок и недоработок, вызванных человеческим фактором. Это, действительно, хороший инструмент, но использовать его целесообразно только тогда, когда процессы четко прописаны на бумаге, структурированы, и каждый сотрудник понимает свои задачи в нем.
  • Не пытайтесь СРАЗУ построить систему! Мой опыт показывает, что в действующем бизнесе эффективнее всего начинать оптимизацию с самого «слабого звена». В противном случае есть высокий риск колоссального стресса и демотивации персонала и, как следствие, потери значительной части прибыли компании. Рекомендую одновременно совершенствовать не более двух бизнес-процессов, чтобы исключить перенапряжение и «выгорание» сотрудников.

Оптимизация бизнес-процессов – это сложный, но реально работающий инструмент «отстройки» от конкурентов. Описанная технология позволит вам упорядочить деятельность компании и повысить управляемость, увеличить скорость обслуживания клиентов, повысить качество сервиса и лояльность клиентов.

Вы сможете снизить количество ошибок и недоработок в бизнес-процессах, снизить себестоимость продукции, а также оптимизировать количество сотрудников и фонд оплаты труда. Делегируя управление владельцам процессов, вы получаете возможность сосредоточиться на стратегических задачах и двигать свою компанию вперед, к новым высотам!

Помните, что нельзя наладить работу компании раз и навсегда, поэтому цикл совершенствования бизнес-процессов необходимо периодически повторять для достижения и поддержания вашей лидирующей позиции на рынке и недосягаемости для конкурентов.

 

kkcpr.ru