8 секретов успешного event-агентства. Эвент бизнес


что это такое, зачем нужно, как открыть, рейтинг лучших организаций

Вы любите принимать гостей, устраивать домашние или корпоративные торжества, коллеги и друзья не устают повторять, что вы – прирожденный организатор и неугомонный балагур? Тогда, наверное, вам пора задуматься о том, как открыть эвент агентство. Свой собственный бизнес сегодня – не редкость и вовсе не заоблачная мечта. Все вполне реально, главное – правильно выбрать направление и подойти серьезно к организационным вопросам, даже если и построена ваша деятельность на предоставлении развлечений другим.

организация корпоративов

Итак, эвент агентство – что это такое и с какой стороны к нему подойти? Как начать свое дело в индустрии праздников и развлечений с нуля, к каким трудностям приготовится, что посоветуют профессионалы? Ответы на все вопросы ниже в статье, а на десерт – рейтинг лучших эвент агентств России согласно статистике глобальной сети и отзывам клиентов.

Что это такое и в чем суть

Эвент-агентство – это компания, которая на профессиональном уровне занимается организацией праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Работа в таком агентстве на первый взгляд может показаться пустяковой. Но только на первый, потому что современный потребитель достаточно капризен и избалован, повидавший многое если не лично в заграничных турпоездках, то в постах социальных сетей. Попробуй-ка его удиви и развесели.

Кроме того, конкуренция не дремлет. И там, где у вас только блеснула гениальная идея, а затем неясная мысль, как воплотить ее в жизнь, бывалые мэтры уже все придумали, устроили и показали широким массам.

организация праздника

Но отчаиваться не стоит, ведь эвент-деятельность предполагает не только выступления тамады на свадьбе или организация поминок в лучшем городском кафе. Это:

  • детские праздники различных масштабов, от частного Дня рождения до фестиваля в рамках региональных учебных заведений;
  • корпоративные встречи и тим-билдинги;
  • семинары, образовательные тренинги и конференции
  • загородные пикники, мастер-классы для всех и много чего еще интересного и прибыльного.

То есть, профессиональный эвент-менеджер должен быть универсалом с широким кругозором и большим креативом – другим тут делать нечего. А вот больших капиталовложений не понадобится. Скорее будут нужны связи и знакомства, потому что без партнеров не обойтись. Но обо всем по порядку.

эвент-менеджер

С чего начать

Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:

  1. Определите область деятельности. Все новички полны энтузиазма, хотят успеть всюду, но так не получится. Не стоит распыляться и сразу же презентовать свою компанию как универсальную, оказывающую услуги по организации любых мероприятий. Успеха быстрее добиваются узконаправленные агентства – например, специализирующиеся на организации спортивных соревнований или мастер-классов. Свадьбы, похороны и детские Дни рождения отбросьте сразу, тут все давно уже схвачено.
  2. Чтобы правильно составить бизнес-план и определить стратегию действий, сначала установите, кто же ваша целевая аудитория. Важны возраст, род занятий, средние доходы ваших потенциальных клиентов. Тогда вы сможете грамотно сформулировать список своих услуг и установить адекватные расценки.

составление бизнес-плана

  1. Займитесь подборкой команды профессионалов. Полагаться только на свои силы и случайных партнеров – неразумно и несерьезно. Кадры вам нужны, пусть даже поначалу это будут студенты, согласные пройти практику за символическую оплату.
  2. Не забывайте о самообразовании. Сегодня существуют специальные тренинги и курсы, можно погуглить и отыскать полезные интервью и видеоуроки профессиональных эвент-гуру. Познакомиться с чужим опытом, в том числе и чужими ошибками, вам не помешает.
  3. Заводите полезные связи. Если вы хотите предоставлять полный спектр услуг по высшему разряду, то вам нужны будут фотографы, видеосъемщики, ведущие и распорядители торжественных мероприятий, стилисты и декораторы, PR-менеджеры, инженеры по спецэффектами и еще множество специалистов самых разных профилей. Кроме того, вы должны дружить с журналистами, владельцами кафе и клубов, отелей, выставочных площадок, просто необходимо завязать тесную дружбу с надежной службой такси. За один день это все, конечно, не сделается. По этой причине начинающие эвент-организаторы сначала устраиваются сами в какое-нибудь агентство – Москва предлагает достаточно вакансий по этому профилю. А спустя пару лет вчерашние стажеры, набравшись чужого опыта и полезных контактов, открывают свое собственное дело.

команда агенства

Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.

Что еще учесть

Когда план действий составлен, избрана и продумана стратегия, нужно позаботиться о технической стороне вопроса. Что вам понадобится для старта:

  • Оргтехника: минимум два ноутбука, роутер для выхода в интернет, сканер, принтер, ксерокс, стационарный телефон и минимум два мобильных, подключенных к разным операторам.
  • Офисное помещение, на первых порах не обязательно просторное, главное, чтобы у вас был бесперебойный выход в интернет.
  • Мебель для офиса – пара столов, несколько стульев, стеллаж для документов и сейф – это необходимый минимум.
  • Звуко- и светообрудование, декоративный антураж, костюмы – все это можно купить сразу, если позволяют капиталы, или поначалу брать напрокат, как и поступают большинство разумных начинающих предпринимателей.

световое оформление

  • Реклама и продвижение. А это – сайт или хотя бы блог, это листовки, визитки, баннеры и т.д. Сэкономить можно, если продвигать свою компанию в соцсетях. Теоретически при правильном подходе это можно сделать бесплатно. Но если нужно быстро, имеет смысл воспользоваться платными сервисами, дефицита сейчас в таких нет.

Закономерный и неизбежный вопрос после того, как определена сумма стартового капитала – какова окупаемость проекта? Приготовьтесь к тому, что около 70% прибыли с каждого среднего заказа (например, организации корпоратива для небольшого коллектива за городом или детского мастер-класса) уйдет на возмещение текущих затрат. Если вы будете обеспечены хотя бы тремя заказами в неделю, то все вложения окупятся всреднем за 6-8 месяцев. Учитывайте также, что стоимость ваших услуг в Москве и, к примеру, где-то в Самаре или Волгограде будет различной – регион и целевая аудитория играют большую роль, о чем уже говорилось выше.

С кого брать пример

Существуют специальные сайты, на которых вы можете посмотреть базы эвент агентств России, почитать список наиболее популярных услуг и вакансий, словом, сделать детальный мониторинг того, что уже существует.

Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.

  1. Департамент event marketing. На рынке с 2007 года, команда специалистов специализируется на организации конференций, корпоративов, профессиональных торжеств и праздников. Среди партнеров отечественные и зарубежные бренды, главный офис находится в Москве, услуги оказываются по всему миру.
  2. Арт-Премьер. На рынке с 1997 года, первоначально агентство занималось организацией концертов, общественных праздников, сегодня штат и специализация расширена: компания продюсирует коммерческие проекты.
  3. Show and Motion. Корпоративы и праздники любой тематики и масштаба, форумы, конференции, презентации, тест-драйвы, тимбилдинг – команда молодая, но активная и многообещающая. У агентства есть свой собственный туроператор – практикуется корпоративный туризм.
  4. Макси Майс. Полный спектр услуг в области бизнес-эвента. Агентство было основано в 2006 году, на сегодняшний день ежемесячно организовывается около 180 проектов по всему миру для ведущих компании России и их зарубежных партнеров.

Макси Майс

  1. Табакофф. Команда профессионалов возьмется за организацию свадеб, корпоративов, семейных и коллективных, ролевых или спортивных праздников. К услугам клиентов различные сценарии, костюмы, кейтеринг-сервис, спецэффекты.
  2. Umlaut. Помимо конференций, банкетов, корпоративов здесь организовывают необычные тренингы, стресс-туры, экстремальные квест-шоу и многое другое для любителей нестандартных коллективных мероприятий.
  3. Brand Garden. На рынке более десяти лет, агентство работает по безупречно выверенной и отлаженной до мелочей системе, непредвиденные форс-мажоры полностью исключены. Уникальные проекты и сценарии, креативные решения бизнес-задач, гибкая ценовая политика – все это здесь.
  4. Бутик идей. Сделает веселым и ярким любой корпоративный праздник или детский утренник. Яркие ощущения по лояльным ценам гарантированы и взрослым, и малышам, предоставляются все сопутствующие услуги – кейтеринг, спецэффекты, видео- и фотосъемка, индивидуальные поздравления, награды и неожиданные сюрпризы.

Бутик идей

  1. Бруклин. Coca-Cola, Nike, Unilever, Bayer, Volkswagen Group Rus, Schneider Electric, IEK, Energizer – все эти бренды партнеры и заказчики компании. Креатив, профессионализм, неистощимая фантазия и безудержная энергия – вот как можно охарактеризовать деятельность этого агентства.
  2. ЭЛС Продакшен. компания была создана в 2001 первом году специально для организации и поддержки спортивных мероприятий, деловых конференций, встреч и переговоров, фестивалей международного уровня, концертов и других масштабных мероприятий.

В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.

 

mimievent.ru

Как вести event-бизнес в России

Не секрет, что бизнес организации мероприятий - международный. Российские компании устраивают мероприятия за границей, а иностранные - в России. Конечно, в разных странах есть своя специфика. 

Чтобы иностранные коллеги понимали, как делать event-бизнес в России, мы подготовили 10 законов, знание о которых поможет нашим иностранным коллегам эффективно вести бизнес в России.

Закон 1. Пусть вас не обольщают нереально большие бюджеты серьезных российских мероприятий. Российское мероприятие проводится по цене трех европейских, однако это не значит, что вы сможете заработать хоть немного больше скромного агентского процента, потому что большая часть этого бюджета будет потрачена впустую. И для этого много объективных причин.

Закон 2. Маркетинговые расходы составят около 10-20%, как и в вашей родной Европе. Однако в России вы можете эффективно контролировать свои расходы - вам не нужно будет рисковать, и размещать рекламу в СМИ или специализированных каталогах. Тратить маркетинговый бюджет можно напрямую, выплачивая представителю заказчика. Они сами подскажут, как это нужно будет сделать.

Закон 3. Стоимость площадки, которую вам сообщают при бронировании и указывают в договоре - только первая половина расходов. Вторую половину вы сможете выплатить напрямую сотрудникам площадки за подключение электричества, открытие дверей, приход вовремя на работу, услуги охранников, электриков и прочих служб. Избежать выплаты второй половины расходов нельзя, вне зависимости от договоренностей с руководством площадки. Скорее всего, после подписания договора, вы с ними не сможете увидеться. Жаловаться руководству площадки бесполезно - они в курсе. Это их способ мотивации сотрудников, получающих небольшую зарплату.

Закон 4. Вы удивитесь, но программа мероприятия будет секретом для вас до последнего момента. Таковы национальные традиции, руководство крупных компаний не привыкло посвящать в свои планы подрядчиков, так что вам придется надеяться только на свою интуицию.

Закон 5. В России у вас будет большая команда. Это будут друзья и родственники разных представителей заказчика, с которыми вы будете обсуждать и согласовывать детали мероприятия. Часть из них, со временем окажется вашими подрядчиками, так как у каждого будет свой небольшой бизнес, основанный на эксклюзивных правах. Ведь Россия - страна бизнесменов!

Закон 6. Бюджет на декорации, так привычный в вашей Европе, скорее всего, радикально сократиться в процессе подготовки. Сэкономленные деньги вы потратите на алкоголь. Это сначала покажется вам странным, почему вместо цветов нужно покупать водку. Однако скоро вы поймете, что в event красота не так важна. Важно, чтобы было весело! (Кстати, алкоголя все равно не хватит. Кстати, его все равно кто-то сопрёт.)

Закон 7. Все опоздают. Вы не сможете начать мероприятие вовремя ни при каких обстоятельствах. Даже если вы готовили мероприятие полгода, вам все равно не хватит минут 10-15 (и это - минимум). Причин может быть множество. Например, руководители вашего заказчика задерживаются. Все гости подождут и отнесутся к этому с пониманием. Не волнуйтесь.

Закон 8. Вас нанимают как эксперта, оценивая ваш опыт и квалификацию. Однако после начала работы младший ассистент заказчика будет говорить вам, что и когда нужно делать и, под угрозой разрыва контракта, будет настаивать чтобы все было выполнено в точности. Накануне мероприятия появится сам высокий руководитель, и, под угрозой разрыва контракта, попросит все переделать.

Закон 9. В начале работы вы сможете утвердить нормальный бюджет мероприятия. В ходе подготовки вам будут призывать сократить важные позиции, чтобы сэкономить. Игнорируя ваши предупреждения, все сократят. Потом, накануне мероприятия решат, что нельзя позориться и все равно все закажут, правда с двойной - тройной переплатой за срочность. Половина этого окажется ненужным.

Закон 10. Ваши российские заказчики не будут ничего утверждать. Ни макеты, ни программу мероприятия. И это несмотря ни на какие ваши угрозы или мольбы. Это разумно, потому что в последний момент все равно появится высокий руководитель и попросит все переделать. ВСЕ - это всегда гораздо больше чем вы ожидаете! И вы это сделаете, потому что в России отличная инфраструктура для подобных задач: круглосуточные типографии, кейтеринговые службы, технические провайдеры и транспортные компании. Так проводятся отличные и грандиозные мероприятия, которыми так гордится Россия (по цене трех европейских).

Бонус. Несмотря ни на какие ваши геройства, вас не поблагодарят. Это нормально. Все успехи мероприятия будут объяснены успешным вмешательством мудрого руководства заказчика.

От лица российских компаний мы желаем вам удачи! Уверены, что, соблюдая эти не хитрые правила, вы сможете построить эффективный и инновационный бизнес в России. Мы желаем вам успехов, за которыми будем с любопытством следить.

partyinfo.ru

8 секретов успешного event-агентства

Event-индустрия в России – ниша как минимум заполненная, если не сказать - переполненная. В каждом городе-миллионнике найдется с десяток компаний, которые специализируются на организации событий и праздников, производстве сувенирной продукции, подарков и оформления для залов. Конкуренция в отрасли и так серьезная, но в условиях сегодняшнего кризиса она еще больше сокращает ряды игроков. Чтобы укрепить свои позиции event-агентства разрабатывают новые модели ведения бизнеса и оптимизируют внутренние процессы. Советы профессионалов, как создать и развить event-агентство – в нашем материале.

  1. В конкурентной event-среде важно понимать, что корпоративный сегмент рынка – более прибыльный и интересный, и он приносит основной доход любому агентству. Нужно работать над привлечением корпоративных клиентов - так, чтобы их стало вдвое больше. Логика прибыльности проведения корпоративных мероприятий - в возможности круглогодичной загрузки агентства, которое обычно работает в сезонном режиме. За счет собственного графика мероприятий крупных компаний прибыльность агентства будет больше. В этом смысле стоит расширять контакты в бизнес-среде, трансформировать их из личной дружбы в деловые отношения.
  2. Нельзя замыкаться на свадебном направлении рынка, потому что он самый скудный по идеям и слишком традиционный. Однако отвергать эту нишу тоже нежелательно, поскольку она приноси прибыль и расширяет базу клиентов. Главное, что нужно делать – искать оригинальные решения для организации свадеб, привлекая опыт ведущих мировых агентств. Почерпнуть его можно в специальных профильных изданиях, фильмах, на курсах и семинарах.
  3. Сформируйте базу лучших подрядчиков в вашем городе из представителей концертных агентов, стилистов, дизайнеров, артистов, ведущих, фотографов, режиссеров, постановщиков и так далее. Основой долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества должны стать гибкость и выгодность условий сотрудничества.
  4. Необходимо каждый день работать над привлечением внимания клиента. PR–активность SMM-менеджмент – важные составляющие в достижении этой цели. В соцсетях - публиковать посты с рекомендациями от довольных клиентов. С СМИ - формировать положительный имидж вокруг агентства с помощью хороших публикаций и сюжетов. Проводить вдохновляющие мастер-классы, чтобы слышать обратную связь. Об агентстве будут говорить и обращаться за воплощением идей, только если о нем узнают, и путь к известности возможен только такой.
  5. В индустрии праздников должен быть правильный офис. Расположение – в зоне близкой парковки и остановки общественного транспорта, в центре города. Желательно, чтобы в офисе был отдельный вход без общей проходной, и в этом смысле деловые центры или жилые комплексы не очень подходят. В самом офисе важно сохранять приятную вдохновляющую атмосферу, а в интерьере должен сохраняться баланс офисного пространства и праздника.
  6. При офисе, либо недалеко от него должны быть склад и мастерская, поскольку крупногабаритные элементы и другой реквизит с прошлых проектов нужно иногда показывать клиентам в качестве примера. Идеально если эти помещения находятся в соседнем помещении с клиентской зоной, и до них легко добраться.
  7. Штат сотрудников укомплектовать лучше по следующей схеме: менеджер по работе с клиентами, менеджер проектов, декоратор, графический дизайнер для полиграфии, разнорабочий. Как и в любой отрасли искать нужно надежных специалистов, заинтересованных в развитии компании и легко вовлекающихся в творческий процесс, готовых к авральному режиму и легких на подъем. Мотивировать их высокой зарплатой в кризис сложно, поэтому в коллективе важно сохранять дружескую атмосферу, чтобы сотрудник не мыслил переходить в другую компанию.
  8. Найти поставщиков материалов (цветов или декора, например), соблюдающих эффективный баланс между качеством услуг и их ценой. Оптимально помимо цены и качества услуг компания должна подходить по графику поставок, системе расчетов, документообороту. Найти идеального подрядчика – долгая работа по методу проб и ошибок, однако если не гнаться за дешевизной, а выбирать компанию с хорошей репутацией, она сможет быть вашим долгосрочным партнером.

 

www.fingramota.org


Смотрите также