Моделирование бизнес процессов в Вusiness studio. Моделирование бизнес процессов


Моделирование бизнеса. Основные подходы / Блог компании Trinion / Хабр

В этой статье я хочу поговорить об основных принципах моделирования бизнеса, о тех подходах, которые применяются в этой сфере, и на основе которых создаются языки моделирования и нотации.

Я уже писал о моделировании при помощи IDEF0 (Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования), об организации работы склада и работе с клиентами от лида до сделки (Внедрение CRM. От регистрации лида до закрытия сделки. Кейс и пояснения), о системе Bizagi (Bizagi. Описание. Пример). И везде я использовал при пояснении примеров и практических решений нотации бизнес-процессов.

С одной стороны, применение схем для наглядности при описании моделей бизнеса в ни у кого не вызывает вопросов. Это действительно очень удобно. С другой стороны, многие бизнесмены и даже мои коллеги недоумевают, зачем нужны специальные нотации и правила для разработки бизнес-процессов, ведь можно в любом графическом редакторе (visio) или при помощи других удобных инструментов просто нарисовать интуитивно понятную схему.

О том, почему так важна стандартизация, а также о том, в каком случае применяется тот или иной подход, я и хочу поговорить.

Основные подходы

Сегодня существует множество различных инструментов для разработки бизнес-моделей, они используют различные языки моделирования, как стандартные, так и какие-то собственные разработки. Но все их можно объединить по принципу работы в три основных подхода:
  • Функциональный;
  • Процессный;
  • Ментальный (с применением ментальных карт).
На самом деле, конечно, существуют и другие подходы, их много так же, как и языков моделирования. Но они большей частью являются гибридными решениями, объединяющих перечисленные подходы. Кроме того, именно процессная и функциональная модели уже стали стандартами, по крайней мере, на западе. И у нас они получают все большее распространение. Об этих основных направлениях я и хочу поговорить подробнее.

Функциональное моделирование

Функциональное моделирование рассматривает бизнес как функцию (лат. functio — совершение, исполнение) или иными словами «черный ящик». В функциональной модели функция не имеет временной последовательности, а только точку входа и точку выхода. Функциональное моделирование помогает рассматривать бизнес-модель с с точки зрения результативности, т.е. при моделировании мы исходим из того, что имеем на входе, и того, что желаем получить на выходе.

Например, компания разрабатывает какую-то CRM-систему для своего бизнеса. В случае применения функционального подхода к моделированию уже сама выбранная среда для работы подсказывает, с чего начинать. Точка входа – «входящий интерес клиента или лид», точка выхода – желаемый результат: «покупка и получение лояльного клиента», «получение постоянного клиента», «получение максимум информации о потенциальном клиенте» и т.д.

Таким образом, в функциональной модели изначально известны точка входа и желаемый результат, а последовательность действий и является объектом разработки. При этом использование функциональных моделей как «черных ящиков» позволяет детализировать каждый этап по мере необходимости. А вся работа при моделировании направлена на поиск оптимального решения для достижения цели.

Функциональные модели вы можете также использовать для демонстрации своих идей и вариантов решений. Это также очень удобно, ведь в процессе демонстрации вы можете двигаться от общего к деталя, по мере необходимости разделять и декомпозировать функции. Но декомпозировать вы будете при этом именно функции, и, разделяя одну функцию на несколько, вы не получите описание процесса.

Некоторые путают описание процесса и функциональную модель. Например, в системе Business Studio функцию называют процессом, хоть это и не совсем верно. Все же описание функций и процессный подход – несколько разные вещи. И я лично считаю, что функциональное моделирование оптимально реализовано в нотации IDEFO. Сам я для такого варианта работы использую именно ее, и всем также рекомендую.

Правила работы с IDEFO вы можете подробнее изучить, прочитав мою статью накомство с нотацией IDEF0 и пример использования.

Процессное моделирование (моделирование бизнес процессов)

О процессном моделировании я буду рассказывать с точки зрения нотации BPMN, как одного из наиболее распространенных стандартов процессного моделирования. При этом я полностью согласен, что существует множество языков моделирования и различных систем. И каждый может пользоваться тем, что ему удобнее. Но все же BPMN — это уже сложившийся стандарт процессного моделирования, а потому его я и беру за основу в описании.

Процесс с точки зрения бизнес-модели — это последовательность каких-то событий и действий, которые имеют начало и конец.

В этом кроется основное отличие процессного моделирования от функционального. Функциональное моделирование рассматривает бизнес-модель с точки зрения входа и выхода (имеющихся ресурсов и желаемого результата). А процессное основано на последовательности действий в определенных границах, в случае BPMN это будут начало и конец события.

Все процессы могут разбиваться (детализироваться) на подпроцессы вплоть до детализации на уровне задач, т.е. действий, дальнейшая детализация которых невозможна. Процесс – это некая последовательность действий, которую необходимо выполнить, чтобы получить определенный результат. Необходимо отметить что в модели бизнеса как процесса результат может и не быть явным в отличии от функциональной модели.

Принципиальное отличие процессного моделирования от функционального заключается в том, что при процессном моделировании основное внимание уделяется не тому, что мы хотим получить, а тому, что нужно сделать для получения результата, т.е. не итогам той или иной деятельности, а самой последовательности действий.

Например, в BPWIN или Business Studio в процессе детализации каждой функции происходит переход от функционального подхода к процессному. Т.е. в общем, мы рассматриваем модель с точки зрения – возможностей и желаемого результата, а когда переходим к решениям для каждой функции, здесь уже практикуется явно процессный подход, т.е. пошаговый алгоритм действий для достижения результата.

Представьте себе что в функциональной модели есть «черный ящик» — функция «Принять заказ». А при декомпозировании мы уже рассматриваем ее не как функцию, а как процесс, и последовательность действий при приеме заказа – это уже процессный подход.

Есть и еще одно очень важное отличие. Функциональную модель невозможно использовать при реализации какой-то либо системы, только для проектирования. А процессный подход позволяет создавать исполняемые модели, т.е. описания последовательности действий, которые мы можем в дальнейшем перевести в какую-то среду для создания системы совместной работы предприятия, основанной на процессном подходе.

Ментальный подход (ментальные карты)

При создании ментальных моделей специалист подходит к моделированию не как к процессу или набору функций, а как к некому набору связанных между собой понятий. Для наглядности я приведу пример — ментальная карта понятия “Процедура снабжения” (см. рисунок).

Такой вариант подхода применяется, прежде всего, для себя. Рисование схемы в свободной форме помогает структурировать свои знания, так сказать, “разложить по полочкам” в свободной форме полученную информацию. Также подобные ментальные карты помогают найти решение, которое уже позже, по мере необходимости, будет воплощаться в рамках строгих правил процессного или функционального подхода.

Можно применять ментальные карты и для демонстрации клиентам: и существующей ситуации, и вариантов решения поставленной задачи. Ментальные карты помогут наглядно продемонстрировать, какие методы могут быть использованы, показать в наглядной форме различные идеи.

Плюсы применения таких ментальных карт очевидны:

  • Не нужно знать какие-то специальные языки;
  • Нет строгих рамок и ограничений при создании схемы;
  • Ментальная карта в большинстве случаев интуитивно понятна;
  • Создавать такие схемы просто.
Минусом подхода является отсутствие устоявшегося подхода и стандартизированной методологии. Если в нотациях функциональных и процессных имеется некоторая вариативность, но все же она ограничена строгими рамками языков моделирования, то ментальные карты создаются в произвольной форме. И даже специализированные программы для их создания также почти не ограничивают человека в процессе моделирования. Т.е. какие-то правила могут вводиться в рамках определенного программного продукта, но стандарта не существует.

В результате для понимания модели и заложенных в ней идей требуется присутствие и комментарии ее разработчика (аналитика).

Конечно, существуют очень простые карты, которые интуитивно читаются и без дополнительных комментариев. Но при отсутствии стандартов всегда есть вероятность, что даже в этом случае автор что-то другое имел в виду или где-то недостаточно детализировал свою схему. Т.е. существует вероятность разного прочтения. А бизнес — это не философия. При всей умозрительности и разнообразии подходов к описанию бизнес-процессов, здесь очень важны однозначные решения.

Методология и языки бизнес-моделирования

Очень часто даже в профессиональной литературе возникает путаница, когда люди смешивают понятия методологии анализа работы бизнеса и описания языков бизнес-моделирования.

Методология — это система принципов и стандартов описания бизнес моделей и их последующего анализа. В то время как язык бизнес-моделирования – это не более чем инструмент для разработки моделей бизнеса.

Здесь напрашивается сравнение с программированием вообще и применением конкретного языка программирования. Программирование включает в себя и построение алгоритма, и выбор подходящего языка программирования, и реализацию алгоритма программы в рамках того или иного языка. А, например, программирование на языке Си++ – это уже заведомо ограничение определенными рамками, так как средствами определенного языка можно решить только четко ограниченный круг задач, и, одновременно, даже если задачу можно решить средствами Си++ совсем не обязательно, что именно этот язык будет в конкретном случае оптимальным. В общем, разницу между понятием «программирование» и «программированием в рамках определенного языка», я думаю, большинство понимают даже без таких пояснений.

Отличие языков разработки бизнес-моделей в от языков проектирования систем

Существует целое семейство языков проектирования систем, которые внешне схожи с языками бизнес-моделирования, например, это Ares Studios, целое семейство языков UML и другие, которые используются для проектирования IT-систем.

Основное различие этих языков от языков разработки бизнес-процессов лежит в их предназначении. Если языки проектирования IT-систем рассматривают бизнес-процессы с точки зрения возможности их автоматизации, воплощении в IT-системах, то языки бизнес-моделирования рассматривают последовательность действий именно с точки зрения бизнеса, включая работу как IT-систем, так и сотрудников, движения товаров и т.д.

Соответственно, в языках проектирования систем нет элементов, которые помогут полноценно описать действия подразделений, сотрудников, взаимодействие между ними, работу с поставщиками, общение с клиентами и так далее. Инструменты этой группы языков помогут именно автоматизировать процессы бизнеса, которые поддаются автоматизации. А все остальное будет оставлено «за кадром», например, как некие «функции» без расшифровки.

В то же время языки разработки бизнес-процессов охватывают максимально именно работу бизнеса как такового, а вот те или иные нюансы автоматизации и алгоритмизации систем в них описать далеко не всегда возможно с достаточной степенью детализации.

Преимущества разработки моделей бизнеса

И все же, зачем применять языки бизнес-моделирования, которые налагают строгие ограничения, требуют придерживаться жестко заданных правил при моделировании? Ведь всегда можно «нарисовать схему» в графическом редакторе или даже на бумаге, используя ментальный подход, при этом изучение языков моделирования вообще не потребуется.

На самом деле, стандарты и правила – это огромный плюс:

  1. Языки моделирования помогают максимально качественно передать информацию. Стандартизация повышает простоту восприятия.
  2. Скорость разработки моделей значительно увеличивается. Языки содержат все необходимые инструменты и графические блоки в готовом виде. Вам не придется «рисовать» или придумывать свою терминологию. Инструментарий уже готов, и работа в его рамках значительно ускоряется. Конечно, язык нужно выучить. Но один раз изучить – это намного быстрее, чем каждый раз придумывать и пояснять собственный набор обозначений.
  3. Снижается число возможных ошибок. Сами элементы системы уже будут «подсказывать» перечень возможных и необходимых действий. А в случае создания исполняемых моделей или неисполняемых, но в строгих рамках правил, всегда можно проверить работу бизнес-модели в исполняемой среде и провести отладку, как при программировании.

Применение моделей бизнеса на практике

Лично я считаю, что бизнес-моделирование стоит применять при решении любых задач, связанных с выявлением проблем и «узких мест», с оптимизацией и модернизацией бизнеса и т.д. Как бизнес-консультант я практически всегда строю модели работы компании или ее подразделений при работе со своими клиентами. Это дает четкое понимание всех этапов работы и позволяет избежать «белых пятен» в этом вопросе.

Кроме того, наглядные схемы бизнес-моделей помогают мне в процессе взаимодействия с клиентами. Проекты у меня часто бывают сложными, и обычного текста или устной речи бывает недостаточно для понимания, в то время как использование наглядных бизнес-моделей снижает затраты времени клиента на чтение и понимание моих предложений, и практически исключает проблемы взаимопонимания в этом вопросе. И если несколько лет назад я еще сталкивался с недоумением со стороны клиентов, то сейчас вариант описания «на словах» без наглядных и удобных схем практикуется крайне редко.

А в случае автоматизации какого-либо этапа работы или создания автоматизированной системы управления бизнесом на основе проектно-ориентированного подхода качественная бизнес-модель, выполненная в том или ином языке моделирования, станет готовым руководством для технических специалистов.

Удобство, универсальность, простота восприятия – это те причины, по которым от словесных описаний в бизнес-сфере все больше переходят к бизнес-моделированию. А применение готовых языков позволяет работать с моделями быстро, избегать ошибок, и также без проблем вносить любые изменения.

habr.com

Моделирование бизнес-процессов

  1. БП Симулятор
  2. Справочное руководство
  3. Моделирование

Демонстрация

Объекты модели

В сервисе БП Симулятор для визуального моделирования используется оригинальная задаче-ориентированная нотация моделирования бизнес-процессов, достаточно упрощенная, но совместимая с разными нотациями моделирования, такими как IDEF03, eEPC и BPMN.

Для добавления объекта на модель необходимо нажать или переместить на его изображение в Панели управления. Объекты можно перемещать по всей площади рабочей области приложения. В следующей таблице приведено описание всех возможных объектов модели:

Уровень детализации при моделировании зависит от целей моделирования. Например, для генерации регламента выполнения процесса необходимы практически все объекты моделирования, кроме генератора задач, то для расчета затрат достаточно функций и ресурсов: исполнители и ресурсы.

Для удаления или копирования объекта необходимо нажать кнопку "Удалить" или "Копировать" на его панели свойств, описываемой в следующем разделе.

Свойства объектов

Экран "Свойства" объекта открывается в Панели управления при двойном клике по объекту модели. Ниже перечислены все доступные свойства.

Свойство Тип Описание
Название Текст Текстовое описание объекта моделирования. Пример названия функции: "Расчет заработной платы"
Длительность Число Минимальное и максимальная длительность выполнения функции. Например, длительность функции "Обработка детали" от 20 до 30 минут.
Правило распределения задач от поставщиков и/или Логическое правило (AND/XOR) для обработки задач, поступивших от предшественников функции. При значении "XOR" для функции будет назначено исполнение при получении задачи от любого предшественника на модели. При значении "AND" функция не будет исполняться, пока по связям от всех предшественников функции не поступит эта же задача. Пример:
Правило распределения задач к потребителям и/или Логическое правило (AND/XOR) для распределения выполненых задач по потребителям функции. При значении "AND" выполненная в функции задача будет распределена всем её потребителям. При значении "XOR" задача будет распределена потребителю с определенной вероятностью распределения. Пример:
Вероятность распределения задач к потребителям Число Процент, определяющий вероятность распределения задачи потребителю после выполнения функции. Сумма всех процентов вероятности распределения на выходе одной функции должна быть равна 100% при Правиле распределения задач к потребителям "XOR".
Время на доставку задач к потребителям Диапазон Минимальное и максимальное значение времени, необходимого для транспортироваки выполненой задачи от функции к следующему потребителю. Например время передачи из бэк-офиса подписанных экземпляров договора клиенту составляет от 12 до 24 часов.
Стоимость ресурса за задачу Денежная единица В случае установки значения, определяет затраты использования ресурса на выполнение одной задачи вне зависимости от потраченного времени. Например доставка товаров курьером по городу стоит 200 денежных единиц.
Количество сотрудников Число Фактическое количество штатных единиц в оргструктуре или назначенных в роли исполнителя функции. Например, 5 сотрудников колл-центра принимают входящие звонки.
Стоимость использования ресурса Денежная единица Ставка оплаты часа работы ресурса. Например, час работы визажиста стоит 1000, а аренда облачного хранилища всего 0.0001 денежной единицы.
Периоды работы Диапазон Временной период доступности ресурса для выполнения функций. Например, для учета наличия обеденного перерыва, необзодимо два периода: 09:00-13:00 и 14:00-18:00
Количество задач Число Количество задач, формируемых генератором в определенный период работы. Например, для моделирования частоты поступления новых задач 1 раз в минуту, необходимо установить частоту 60 задач в час.
Глобальный приоритет Число Приоритет назначения задачи исполнителю при наличии в очереди на обработку нескольких задач разного типа. Например приоритет для задач сбора задолженности по клиентам, впервые вышедших на просрочку.
Локальный приоритет Число Приоритет назначения задачи исполнителю при наличии в очереди на обработку нескольких задач от разных предшествующих функций. Например приоритет для задач, вернувшихся на доработку.
Совместное выполнение Да/нет Для выполнения функции необходимо назначить по одному сотруднику из доступных ресурсов. Например для игры на пианино в четыре руки требуется два пианиста (левый и правый) одновременно.
Фильтр задач Список Список Генераторов задач, задачи которых должны будут транспортироваться к следующему объекту потока. Пустой список разрешает прохождение любым задачам.

Не обязательно сразу заполнять все доступные свойства объекта. Например, если нет необходимости рассчитать стоимость экземпляра процесса, стоимостные показатели ресурсов вносить не надо.

Связи объектов

Все объекты модели должны иметь минимум одну связь с другим объектом. Для создания связи между объектами необходимо сначала дважды кликнуть на объекте - источнике ссылки,а затем щелкнуть на объекте - получателе, будет создана связь со стрелкой на стороне второго объекта. Связь означает непосредственное воздействие или зависимость одного объекта от другого. Не все объекты можно связывать между собой. Группу объектов: генератор, функция, событие, процедура и точка контроля могут быть поставщиками (предшественниками) или потребителями (последователями) друг-друга. Остальные объекты только в качестве воздействия на функции, как показано на схеме ниже.

Символы "X" и "+" в начале или конце связи означают правила распределения "XOR" или "AND" соответственно. Цифры в начале стрелки соответствуют значению параметра Вероятность распределения задач к потребителям.

Для удаления существующей связи необходимо выбрать двойным кликом один из объектов, все его связи станут отображены пунктиром. При клике на такую связь она будет удалена.

Все манипуляции с объектами модели являются обратимыми и могут быть отменены с помощью визуального компонента внизу экрана или нажатия сочетания клавиш Ctrl+Z на клавиатуре.

Горячие клавиши

  • Ctrl+C - копирование выделенных объектов в буфер
  • Ctrl+S - сохранение модели
  • Ctrl+V - вставка скопированных в буфер объектов
  • Ctrl+Z - отмена последнего действия над объектом модели
  • Ctrl+Shift+Z - повтор последнего действия над объектом модели
  • Delete, Backspace - удаление выделенных объектов

www.bpsimulator.com

Моделирование бизнес процессов: как систематизировать работу

Моделирование бизнес процессов — не просто популярное увлечение на предприятиях разного типа и назначения, а способ систематизации работы. Более подробно — в материале статьи!

Из статьи вы узнаете:

Моделирование бизнес процессов: общая информация

Бизнес процесс — часть управления, а его модель — основной инструмент. При этом сам бизнес процесс следует делить на ряд признаков, характеризующих каждое отдельное свойство или способность. В последующем это помогает легче распознавать, сравнивать и анализировать.

Скачайте документы по теме:

Моделирование бизнес процессов позволяет оптимизировать работу организации, прогнозировать и минимизировать возможные риски, возникающие на различных стадиях деятельности. Организация моделирования помогает провести стоимостную оценку каждого отдельного элемента системы и всех в целом.

Скачать документ >>>

При моделировании отмечаются:

  • значительные изменения в организационной структуре в лучшую сторону;
  • оптимизация практически всех функций работников и отделов;
  • перераспределение прав и текущих обязанностей руководства;
  • корректировка внутренней нормативной документации и технологий проведения операций;
  • появление новых требований по автоматизации.

Моделирование бизнес процессов ставит главную цель, заключающуюся в систематизации информации об организации и действиях, протекающих в ней, в наглядном графическом отображении. Благодаря данному подходу гораздо удобнее обрабатывать все данные. При этом необходимо отражать структуру действий, подробности и нюансы их выполнения, хронологию документооборота.

Цели моделирования и оптимизации бизнес процессов

В первую очередь нужно регламентировать деятельность. Содержание модели полностью совпадает с текстовой структурой. Если фирма располагает графиком, то в сжатые сроки переведет его в формат текста, чтобы создать нормо-регулирующую документацию. Именно благодаря разработанным ВРМ-системам на основе модели стала возможна автоматическая генерация должностных инструкций и регламентов исполнения.

С операционными рисками организация сталкивается в ходе выполнения бизнес задач, поэтому нужно научиться ими управлять. При этом сами модели могут послужить основой для составления карты рисков.

Практически каждая компания нуждается в организационных изменениях. Чтобы узнать оптимальную численность сотрудников в штате, нужно точно определить, сколько работников должно участвовать во всех задачах. Получить информацию помогает визуальное моделирование бизнес процессов. Данное действие дает возможность грамотно распределить человеческие ресурсы, требующиеся для выполнения процесса и связанных с ним задач. Кроме того, это позволяет выявить, сколько человек должно состоять в каждом отделе.

Проведение функционально-стоимостного анализа предприятия позволяет рассчитать, сколько человеческих и материальных ресурсов требуется, чтобы выполнить действие в рамках одного процесса. Информация может являться основой для автоматического распределения полученных доходов и имеющихся расходов на центры затрат, а также получения прибыли.

Нельзя забывать про потребность в автоматизации. При моделировании бизнес процессов описывается порядок действий и места работников, отвечающих за них. Это помогает правильно разработать ключевые требования. С помощью автоматизированным системам класса workflow-managemet можно быстро вносить корректировки в информационную систему.

Одна и та же модель считается пригодной для решения разных задач. Благодаря детализации вполне реально использовать ее на всех этапах управления, начиная со стратегической ступени целеуказания, заканчивая тактическим выполнением инструкций.

Читайте по теме в электронном журнале

Практическое применение системы моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес процессов предприятия использует для решения ряда задач. Сначала описывают состояние, в котором в данный момент пребывают процессы, далее их протекание на практике. Только после этого с помощью выбранных методов определяют в них узкие места, а на основе этого анализа создают идеальные модели, к которым стремится практически каждая организация.

Определять узкие места можно, используя имитационное моделирование. За основу берут информацию о вероятности наступления ситуаций, влияющих на протекание процесса, о реализации функций в нем и законах распределения времени исполнения, задействованные в работе ресурсы. Выявить узкие места получится, если проанализировать действующие процессы и фактическое время реализации функций или же ожидания доступности ресурсов. Эта информация будет являться основой для выводов. Получить реальные значения позволяют информационные системы, стандартный хронометраж и другие методы.

Применять описание процессов можно и иным способом — использованием совокупностей моделей для генерации нужных корпоративных нормативно-правовых документов, к которым относятся должностные инструкции, а также положения о подразделении фирмы, регламенты. Моделирование бизнес процессов нередко используют и при подготовке компании к прохождению сертификации на соответствие стандарту качества. В данный момент любое моделирование позволяет получать информацию об объектах, как они взаимосвязаны, а также представлять их в виде документации.

Возможно, вам будет интересно узнать:

Часто средства моделирования бизнес процессов используют для оптимизации схем управления и создания систем мотивации персонала. В этом случае прибегают к моделированию целей, разбивая каждую из них на несколько подробных, вплоть до детального разделения, при котором все цели непосредственно связаны с работой специалистов. Далее формируют количественные показатели, на основе которых судят об их достижении. Показатели становятся основой для разработки мотивационной системы работников.

Проектируя IT-решения, в том числе инновационные информационные системы, специалисты прибегают к моделированию процессов, поэтому современное техническое задание может состоять не только из списка требований. Специалисты по управленческому и процессному консалтингу озвучивают разные мнения. Но всегда нужно помнить, что в ряде случаев в вопросе принятия решений о моделировании бизнес процессов управления и прочего считается именно задача, связанная с корректной автоматизацией и поддержкой направления работы организации.

Моделирование бизнес процессов: подходы

Методы моделирования бизнес процессов могут быть разными, так как они представлены во множестве вариантов. Особое внимание уделяют объектно-ориентированному и функциональному подходам. Они отличаются по своей структуре и предназначению.

Справка

Функциональный подход

В рамках него организация моделирования подразумевает построение понятной схемы технологического процесса в виде последовательности всех операций. На входе и выходе каждой из них отображаются объекты разного происхождения: информационного и материального типа, применяемые ресурсы, организационные единицы. С помощью него ведется построение структурных диаграмм, различных потоков информации, а также отображается последовательность функций, в которых выбор альтернатив процессов считается достаточно сложным занятием, а схем взаимодействия объектов нет.

Функциональное моделирование бизнес процессов имеет весомое достоинство — понятность и наглядность отображения на разных уровнях абстракции. Это важно на этапе введения в отделы организации созданных процессов. При таком подходе детализация операций представляется в субъективном виде, что ведет к сложности построения системы.

Объектно-ориентированный подход при анализе и моделировании бизнес процессов

Моделирование строится по схеме: выделяют классы объектов, после чего определяют ряд действий, в которых они должны принять участие. Объекты могут быть полностью активными (исполнители задач, информационные подсистемы) и исключительно пассивными (документация, оборудование, материалы).

Моделирование отражает функции, объекты, события, при которых из-за объектов осуществляются определенные процессы. Такой подход обладает рядом преимуществ, так как заключается в точном определении операций над объектами, что ведет к обоснованному решению задач. Но можно выделить и минус данного метода — конкретные процессы для людей, ответственных за принятие сложных решений, становятся менее наглядными.

У комплексных методологий больше перспектив, как отмечают многие эксперты. К примеру, благодаря той же АRIS-технологии получится находить оптимальные модели с учетом того, какие цели преследует анализ. При этом программа для моделирования бизнес процессов должна выбираться с учетом множества факторов. Не каждая из предложенных отлично впишется в работу организации, а зачастую специалисты просто не могут ее внедрить.

Возможно, вам будет интересно узнать:

www.hr-director.ru

Моделирование бизнес процессов в Вusiness studio

Моделирование бизнес процессов является одним из методов улучшения качества и эффективности работы организации. В основе этого метода лежит описание процесса через различные элементы (действия, данные, события, материалы и пр.) присущие процессу. Как правило, моделирование бизнес процессов описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его начала до завершения в рамках организации. В более сложных ситуациях моделирование может включать в себя внешние по отношению к организации процессы или системы.

Моделирование бизнес процессов позволяет понять работу и провести анализ организации. Это достигается за счет того, что модели могут быть составлены по различным аспектам и уровням управления. В больших организациях моделирование бизнес процессов выполняется более подробно и многограннее, чем в малых, что связано с большим количеством кросс-функциональных связей.

Моделирование бизнес процессов и реинжиниринг в Business studio можно осуществить по принципу Деминга (PDCA: Plan , Do, Control,  Act)

PDCA (англ. «Plan-Do-Check-Act» — планирование-действие-проверка-корректировка) циклически повторяющийся процесс принятия решения, используемый в управлении качеством. Также известен как Deming Cycle, Shewhart cycle, Deming Wheel или Plan-Do-Study-Act. Также известен как принцип Деминга-Шухарта, но Деминг предпочитал PDSA (Plan-Do-Study-Act) у Шухарта (Plan-Do-Сheck-Act).

Организационная структура. Схема, схематически отражающая состав и иерархию подразделений предприятия. Организационная структура устанавливается исходя из целей деятельности и необходимых для достижения этих целей подразделений, выполняющих функции, составляющие бизнес-процессы организации.

Стратегическая карта. Цели, поставленные собственником бизнеса, являются отправной точкой для разработки бизнес-стратегии организации. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают сотрудники компании. Описывая стратегию развития бизнеса в более или менее упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации. Разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном система показателей (Balanced ScoreCard, BSC ) является лучшим инструментом представления процесса реализации стратегии в понятной форме. Balanced ScoreCard (Сбалансированная система показателей) – это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые.

Определив и формализовав стратегию, можно перейти к созданию модели бизнес-процессов компании. То есть определить ту деятельность, которую компания должна осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.

Business Studio позволяет построить как комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процедура (Cross Functional Flowchart), BPMN 2.0, Процесс (Basic Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain). После описания модели бизнес-процессов «как есть» или проектирования новых бизнес-процессов можно оценить время и стоимость выполнения процессов.

а) Нотацию IDEF0 целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня.

IDEF0  — методология функционального моделирования (англ. function modeling) и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временная последовательность (поток работ).Стандарт IDEF0 представляет организацию как набор модулей, здесь существует правило — наиболее важная функция находится в верхнем левом углу, кроме того есть правило стороны:стрелка входа приходит всегда в левую кромку активности,стрелка управления — в верхнюю кромку,стрелка механизма — нижняя кромка,стрелка выхода — правая кромка.Данный стандарт был разработал в 1981 году департаментом Военно-воздушных сил США в рамках программы автоматизации промышленных предприятий, которая носила обозначение ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing).  Набор стандартов IDEF унаследовал своё название от этой программы (IDEF расшифровывается как ICAM Definition). В процессе практической реализации, участники программы ICAM столкнулись с необходимостью разработки новых методов анализа процессов взаимодействия в промышленных системах

б) Нотации процедура, BPMN 2.0, Процесс и EPC можно использовать для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. Business Studio позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.

Для процесса можно определить: Владельца процесса, Исполнителей процесса, требования к срокам выполнения, используемые документы и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает необходимую полноту описания бизнес-процессов и позволяет выпустить действительно полезную регламентирующую документацию.

Нотация BPMN описывает условные обозначения для отображения бизнес-процессов в виде диаграмм бизнес-процессов. BPMN ориентирована как на технических специалистов, так и на бизнес-пользователей. Для этого язык использует базовый набор интуитивно понятных элементов, которые позволяют определять сложные семантические конструкции. Кроме того, спецификация BPMN определяет, как диаграммы, описывающие бизнес-процесс, могут быть трансформированы в исполняемые модели на языке BPEL. Спецификация BPMN 2.0 также является исполняемой и переносимой (то есть процесс, нарисованный в одном редакторе от одного производителя, может быть исполнен на движке бизнес-процессов совершенно другого производителя, при условии, если они поддерживают BPMN 2.0).

Модель «Расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями» — Extended Event Driven Process Chain (Eepc). Нотация разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Шеером. Это тип блок-схем, используемых для бизнес-моделирования. EPC может быть использована для настройки системы планирования ресурсов предприятия (ERP), и для улучшений бизнес-процессов. Подробнее про EPC можно почитать тут

Более подробно про моделирование EPC в Business studio написано в wiki http://www.businessstudio.ru/wiki/docs/v4/doku.php/ru/csdesign/bpmodeling/epc_notation

Имитацию бизнес процесса «as is» можно произвести с помощью функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования средствами  business studio.

  • Имитационное моделирование – метод исследования, позволяющий проанализировать систему, не изменяя ее. Это возможно благодаря тому, что изучаемая система заменяется имитирующей. Эксперименты проводятся с имитирующей системой, при этом полученная в результате информация характеризует изучаемую систему. Говоря об анализе деятельности компании, метод позволяет сымитировать выполнение модели бизнес-процессов так, как оно происходило бы в действительности, и получить реальную оценку длительности каждого процесса.
  • Функционально-стоимостной анализ – инструмент, предназначенный для оценки себестоимости продукта (услуги). Проведение функционально-стоимостного анализа позволяет получить оценку себестоимости через управление процессами, направленными на производство продукта или оказание услуги. В этом состоит отличие метода функционально-стоимостного анализа бизнес-процессов от традиционных финансовых методов учета затрат, в рамках которых деятельность компании оценивается по функциональным операциям, а не по конкретным продуктам (услугам), предоставляемым заказчику. В основе функционально-стоимостного анализа лежит следующее положение: для производства продукта (услуги) необходимо выполнить ряд процессов, затратив при этом определенные ресурсы. Расходы на выполнение процесса рассчитываются путем переноса стоимости ресурсов на стоимость шагов процесса. Сумма расходов на выполнение всех процессов, с определенными поправками, и составляет себестоимость продукта (услуги). Если традиционные методы вычисляют затраты на некоторый вид деятельности лишь по категориям расходов, то функционально-стоимостной анализ показывает стоимость выполнения всех шагов процесса. Таким образом, методика функционально-стоимостного анализа  позволяет наиболее точно определить затраты на производство продуктов (оказание услуг), а также предоставляет информацию для анализа бизнес-процессов и их улучшения.

Этапы выполнения имитации:

  • задание временных параметров конечных (недекомпозированных) процессов
  • задание параметров ресурсов, необходимых для выполнения этих процессовРесурсы подразделяются на временные и материальные. Стоимость временного ресурса переносится на стоимость процесса пропорционально тому времени, которое ресурс затрачивает на выполнение процесса, стоимость материального ресурса – пропорционально количеству повторений процесса.
  • назначение ресурсов на процессы
  • проведение имитации выполнения процессов

Например, у нас получилось имитация бизнес процесса «Тестирование» с функционально-стоимостным анализом

Демо-версия Business Studio предоставляет возможность познакомиться с возможностями продукта, смоделировав свои бизнес-процессы или посмотрев пример описания модели деятельности компании «Интехпроект». Демо-версия не имеет ограничений по сроку использования, а ее возможностей достаточно, чтобы описать и регламентировать деятельность небольшой компании или отдельного подразделения. (В демо-версии нельзя получить текстовый отчет по результатам имитации.

Применение Business Studio переводит процесс создания системы управления компании из разряда эксклюзивного и непредсказуемого творчества в будничное проектирование по логичным законам бизнеса, позволяет получить конкретные результаты в обоснованные сроки и за определенную цену. Кроме того, система не является инструментом разового применения – с ее помощью поддерживается дальнейшее существование и развитие бизнеса в целом.

Именно поэтому со времени своего появления в 2004 году система бизнес-моделирования Business Studio получила широкое распространение среди компаний России и других стран. Группа компаний «Современные технологии управления» не только постоянно совершенствует систему, но и содействует появлению молодых специалистов в области управления. Более 30 высших учебных заведений стали партнерами и используют Business Studio в своих учебных программах.

businessarchitecture.ru

Моделирование бизнес-процессов, модели бизнес-процессов

Модель бизнес-процессов — это схематическое изображение процессов компании.

В более сложных моделях учитывается большее количество параметров (например, ресурсы или документооборот).

Когда и зачем нужна модель бизнес-процессов?

Что у нас нового?

Для моделирования бизнес-процессов разработано специальное программное обеспечение, с которым работают специалисты. Моделирование может быть очень сложным и детальным, оно избыточно для большинства практических задач. Сложное моделирование бизнес-процессов мы применяем редко, по пожеланиям Клиентов. 

В практике мы используем простые модели бизнес-процессов в виде схемы и таблицы.

Упрощенная модель бизнес-процессов достаточна для того, чтобы

1

Видеть процессы, происходящие в компании, системно, в их последовательности, связи и взаимной вложенности, таким образом можно распределить процессы по важности, определить, откуда нужно начать регламентацию

2

Согласованная модель позволяет всей управленческой команде предприятия «говорить на одном языке»: одинаково понимать и одинаково называть процессы, происходящие в компании, и следовательно, одинаково понимать, где и чья ответственность

3

На основе модели формируется представление о взаимодействии процессов, о внутренних клиентах и внутренних поставщиках

4

На основе модели можно вести разграничение ответственности, а также увидеть недостатки в распределении ответственности (пересечение / отсутствие ответственности)

5

На основе модели можно выявить, какие процессы нужно регламентировать в первую очередь, понять сложность, трудоемкость работ по регламентации, а также составить план таких работ

6

Модель позволяет выявить, кого из сотрудников нужно привлекать для разработки требований к тому или иному процессу, и к его регламентации

7

В ходе составления модели выявляется много сведений о сбоях, конфликтах и проблемных ситуациях, что ценно при дальнейшей работе

Минимальная модель бизнес-процессов

Минимальной формой модели является схема основного бизнес-процесса (который связан с обслуживанием клиента и приносит деньги). Такая схема обязательно составляется, чтобы увидеть взаимосвязь процессов в компании. Процесс может изображаться в виде алгоритма. Дополнительно мы указываем вход и выход для каждого подпроцесса или процедуры.

Пример минимальной модели бизнес-процессов

Модель может составляться на разную глубину. Если речь идет о верхнем уровне, то составляется одна схема. Либо же внутри каждого "квадратика"-подпроцесса ещё по одной схеме, и так далее, пока не опустимся на уровень операций.

 

Нотации моделирования

Нотация – форма записи бизнес-процесса.

Шире всего мы используем нотацию кросс-функциональная схема (cross-fumctional flowchart). Она весьма удобна для восприятия неподготовленным читателем, и используется нами везде, где это возможно.Это нотация класса workflow - поток "работ", то есть действий. Вместе с графическими элементами, применяемым в обычных алгоритмах, используются дорожки, обозначающие должности или подразделения - исполнителей действий. Видно, кто что делает.

Пример нотации кросс-функциональная схема

Пример нотации кросс-функциональная схема

А, к примеру, широко применяемая нотация IDEF достаточно трудна для восприятия неспециалистами, перегружена лишней информацией (потоки информации, ресурсов, управляющие воздействия), поэтому мы применяем её только для процессов верхнего уровня или тогда, когда нужно описать управленческие воздействия на процесс.

Индивидуальные нотации моделирования

Нам приходилось разрабатывать индивидуальные "нотации" под конкретных клиентов. Два удачных примера приведены ниже.

Эта нотация одновременно показывает и процесс, и зоны ответственности, и связи со внешней средой. А если на стрелочках написать названия документов, то будет виден и документооборот

Вот запись бизнес-процесса на карточках, она удобна, чтобы анализировать связи и находить упущенные куски

Нотация типа IDEF

Для процессов верхнего уровня обычно используется методология IDEF. Это методология моделирования, позволяющая создать функциональную модель, отображающую структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции.

Особенности нотации •    возможность декомпозировать процессы на подпроцессы и, таким образом, строить иерархические модели бизнес-процессов. •    выделение четырех типов стрелок: три типа входов — вход, управление и механизм (это позволяет более гибко описывать логику использования входов в процессе в целях последующего анализа), и выход. (Эти возможности используются только при необходимости, т.е. не стоит цель изобразить все эти потоки на одной схеме).Нотация IDEF0 используется для создания верхнего уровня модели бизнес-процессов. Построение IDEF0-диаграммы верхнего уровня обеспечивает наиболее общее или абстрактное описание объекта моделирования. На нижнем уровне для описания алгоритма (сценария) выполнения процесса допустимо сменить стандарт IDEF0 на нотацию Процесс, Процедура, EPC или BPMN 2.0.

Мы можем сделать модель в любой нотации.

Модель бизнес-процессов создаётся в ходе обследования бизнес-процессов, но может быть выполнена и в более простом и дешевом варианте. Мы оказываем такие услуги.

spb-progressor.ru

Моделирование бизнес-процессов - АйТи

10.04.2006, Некрасова Елена

Издание: CIO

Сегодня у многих компаний появляется необходимость объединить информацию о собственной организационной структуре, действующих информационных системах, используемых документах и создать в результате организационную модель предприятия. Эта модель дает возможность понять степень вовлечения разного рода ресурсов в решение тех или иных задач, определить взаимодействие между ними и прогнозировать развитие событий с необходимой степенью точности.

Необходимость в услуге по моделированию бизнес-процессов появилась относительно недавно – около 20 лет назад, вслед за возникновением концепции процессного подхода к управлению предприятиями и организациями. С появлением понятия бизнес-процесса у компаний сформировалась и необходимость в их формализации, а следовательно, в описании процессов, протекающих в компании, их взаимосвязей, способов достижения стратегических и тактических целей компании, действий сотрудников по выполнению определенных бизнес-операций и их влияния на достижение целей, регламентов, необходимых для ее нормального функционирования.

Компаниям, стремящимся выйти на серьезный рынок, требуется международная сертификация в области качества и зрелости бизнеса. Успешное прохождение такой сертификации "по плечу" только тем организациям, бизнес которых прозрачен, а бизнес-процессы формализованы.

Кроме того, многие российские компании в настоящее время озабочены привлечением инвестиций. Инвестиционная привлекательность достигается высоким уровнем прозрачности как с точки зрения финансовой деятельности, так и с точки зрения деятельности организационной: каким образом компания производит продукцию или услуги, насколько она стабильна. Описание процессов – один из способов отображения внутренних составляющих компании в наглядном виде для инвесторов. Без такого описания добиться инвестиций, особенно западных, для российских компаний невозможно.

Необходимость создания бизнес-моделей вызвана и высокой динамичностью деловой среды. Чтобы удержаться в этом "бурном потоке", компаниям приходится постоянно "двигаться", внедрять инновации, в противном случае они довольно быстро будут вытеснены с рынка более динамичными конкурентами. Смоделировать и оценить успешность планируемых изменений, их актуальность и отдачу для компании можно с помощью инструментов имитационного моделирования.

Потребность в бизнес-моделировании испытывают не только функциональные подразделения предприятий и организаций, но и ИТ-подразделения. В компаниях, особенно крупных и территориально-распределенных, используется множество приложений, появившихся не в согласии с четким планом, а "стихийно". Соответственно, сегодня у многих компаний назрела необходимость в оптимизации имеющихся ИТ-ресурсов. По оценкам META Group, планирование архитектуры и следование принятым стандартам может до 30% уменьшить расходы на ИТ. Для этого "архитекторам" ИТ-инфраструктуры необходимо иметь четкую картину функционирования бизнеса и ее поддержки средствами ИТ. Бизнес-моделирование – один из способов преодоления "бесплодных" инвестиций в ИТ, поскольку дает четкую оценку эффекта внедрения тех или иных ИС.

Статика и динамика

До недавнего времени все модели предприятий и организаций были статическими и описательными. Организация в них отражалась в "застывшем" состоянии на момент формализации и описания процессов. Статическая модель – это, по сути, задокументированное состояние компании на определенный момент времени. Четкое документирование бизнес-процессов компании в рамках установленных международных стандартов является необходимым условием для сертификации и необходимым подготовительным этапом для оптимизации организации. "Однако модель должна не просто описывать деятельность организации, она должна отвечать на вопросы, связанные с прогнозированием ситуаций в зависимости от вариантов набора входных параметров, – говорит Борис Носков, консультант управления профессионального сервиса компании "АйТи". – Системы бизнес-моделирования дают целый ряд преимуществ, если неостанавливаться на этапе статических моделей, а перейти к созданию динамических".

Внешняя среда порождает множество ситуаций, на которые организация тем или иным образом реагирует. Чем более полна и многоаспектна бизнес-модель, чем точнее в ней будет отражаться исходная ситуация, тем она более адекватна. Понятно, что при большом объеме входных параметров количество возможных вариантов дальнейшего развития таково, что построить модели "ручным" способом не представляется возможным. Поэтому очень важно понять логику изменений бизнес-процесса в зависимости от влияния тех или иных факторов. Таким образом, можно получать сочетание элементарных моделей, которые адекватно отражают воздействие внешней среды на бизнес компании.

Каждую бизнес-ситуацию можно просчитывать во времени, в денежном выражении, получать практически любые статистические оценки. Это позволяет руководству увидеть, какими ресурсами располагает предприятие, к каким нагрузкам оно готово. Отработав реакцию на чувствительность к входным ситуациям, можно спроектировать любой поток событий с любой интенсивностью. И на основе анализа различных сочетаний входящих факторов должны приниматься управленческие решения. При таком подходе система бизнес-моделирования де-факто становится системой управления, поскольку она, обрабатывая входную информацию, дает рекомендации по использованию тех или иных ресурсов. Это направление – пока наименее разработанная часть бизнес-моделирования. И в России, и на Западе подавляющее большинство заказчиков пока остается на уровне описания бизнес-процессов.

От бизнеса к модели и обратно

Теоретически, модель имеет смысл, если она построена комплексно. На деле внедрение методологии и инструментария бизнес-моделирования – процесс итерационный. Поэтому описание бизнес-процессов должно быть глобальным, а внедрение инструментария может проходить поэтапно, в ключевых или обеспечивающих подразделениях. Таким образом, компания уже на первых этапах проекта может ощутить отдачу от внедрения методологии и при необходимости масштабировать ее на все подразделения или филиалы. По опыту компании "АйТи", на начальном этапе проекта методология может охватывать либо определенные подразделения компании, либо определенные бизнес-процессы, реализующиеся несколькими подразделениями.

Проект по внедрению системы бизнес-моделирования, как и любой другой проект, начинается с определения целей организации. Как правило, формулировать эти цели помогают консультанты, поскольку далеко не каждая компания имеет штатных бизнес-аналитиков. "На первом этапе проекта наша основная задача, как консультантов, – помочь компании развить у себя подобные компетенции, – рассказывает Борис Носков. – Консультанты показывают спектр методик по оценке бизнеса, выявляют ключевых специалистов подразделений, где внедряется методология бизнес-моделирования, и совместно с ними вырабатывают критерии оценки внутренних бизнес-процессов этих подразделений, описывают эти бизнес-процессы, обучают пользователей". Постепенно в ходе проекта либо выявляются сотрудники, обладающие задатками бизнес-аналитиков, которые берут на себя функции по развитию системы бизнес-моделирования, либо в штат принимаются сторонние специалисты, обладающие необходимым набором компетенций.

После определения целей проекта начинается процесс бизнес-анализа. В соответствии с критериями, эффективность которых планируется оптимизировать или повысить, выбираются ключевые подразделения и специалисты. Параллельно разрабатывается методология бизнес-моделирования, предназначенная именно для данной организации. На основании этой методологии выдвигаются требования к инструментарию – набору функциональных элементов одной или нескольких систем (Aris, All Fusion, Microsoft Project). Далее консультант, имея картину прохождения бизнес-процессов, начинает создавать реестры ресурсов для достижения обозначенных в рамках проекта бизнес-целей. Реестры содержат описания трудовых, материальных, финансовых ресурсов, набор регламентных и прочих документов, которые необходимы для реализации проекта, набор информационных систем, которые автоматизируют часть деятельности компании, и набор функций и операций компании. "Не стоит пытаться дать формализованные определения функциям, операциям и процессам, – отмечает Борис Носков. – Нередко общепринятые термины и концепции не очень удобны для заказчика. Мы в рамках своих проектов, как правило, формулируем "соглашения о моделировании" и составляем глоссарий, содержащий термины, принятые в компании. Этот документ описывает, что в данном случае будет пониматься под процессом, подпроцессом, функцией, операцией и т. п.". "Соглашение о моделировании" включает в себя также описание концепции моделирования, объекты и методики моделирования, требования к инструментарию.

Далее начинается совместная работа консультантов и заказчика по описанию бизнес-процессов. "Важно отметить, что работа выполняется именно совместными усилиями. Самостоятельно, в отрыве от заказчика, консультант никогда не создаст живую модель бизнеса, – подчеркивает Борис Носков. – Поэтому внедрение системы – результат встречного движения заказчика и исполнителя".

Модель бизнеса "как есть" в рамках проекта может быть до конца не описана. Зачастую заказчик, приобретя опыт в работе с консультантами, способен дальше совершенствовать и детализировать бизнес-модель собственными силами. Компания - живой организм, с постоянно изменяющимися бизнес-процессами, оргструктурой, набором ресурсов. Соответственно, должна изменяться и бизнес-модель. Поэтому одна из ключевых задач консультанта – либо помочь заказчику создать внутри компании необходимые ресурсы для поддержания модели в актуальном состоянии, либо постоянно оказывать помощь в ее поддержке.

Следующий важный этап – этап анализа бизнес-процессов, для которого создается модель. Экспертами проводится визуальный анализ: насколько организационные модели компании систематизированы и непрерывны. Особенно часто "точки разрыва" обнаруживаются в области проектной деятельности организации. "У одного из наших заказчиков постоянно реализовывались внутренние проекты развития компании, – приводит пример Борис Носков. – Как правило, инициатива о необходимости решения тех или иных задач исходила от сотрудников, руководства компании, инвесторов или акционеров. Сигналом для старта таких проектов служил приказ, распространявшийся внутри компании, а дальше... работа над проектом обрывалась. На графической карте проекта данную ситуацию выявил "провал" между моментом принятия решения о начале проекта и его фактическим исполнением. Подчас случалось так, что исполнитель проекта даже не был уведомлен о своем участии в нем". Очевидно, что подобные ситуации порождают массу негативных последствий – от потери рычагов управления проектом до открытого саботажа участия в нем сотрудников. Система бизнес-моделирования способна предотвратить данное положение дел. Например, в описанном случае консультанты "АйТи" рекомендовали заказчику еще на этапе согласования проектных работ с руководителем подразделения ввести процедуру согласования работ с каждым из участников проекта.

Индивидуальный подход

В каждом конкретном случае для заказчика создается индивидуальный профиль средств и методов моделирования, чтобы соблюсти разумный баланс между традиционными методами системного анализа и инструментарием конкретного программного средства. По мнению специалистов "АйТи", пойти на поводу у инструментального средства – значит совершить стандартную ошибку, которую допускают многие ИТ-специалисты. Человек начинает мыслить в границах возможностей конкретного ПО, в то время как построение модели предполагает и ручной труд, и применение одного или нескольких программных инструментов.

"При реализации проектов мы базируемся на методологии, предложенной компанией Aris, – рассказывает Борис Носков. – Она существенно нами доработана, поскольку использовать стандартную методологию в проектах не всегда удается. Этаметодология предполагает описание бизнес-процессов, их формализацию, имитационное моделирование, реализацию чувствительности моделей к входным параметрам внешней среды, сопряжение с другими средствами, которые поддерживают тот же класс ПО".

От рядового до генерального

Пользователем системы бизнес-моделирования может быть каждый сотрудник компании. Если в системе реализован механизм расчета чувствительности к входным параметрам, сотрудник может принимать решение в каждой конкретной ситуации, моделируя возможные сценарии развития событий, причем наглядно видеть не только результат, но и последовательность действий для его достижения. Смоделировать такие сценарии вручную – неподъемная задача.

Как правило, в любой компании существует подразделение, занимающееся ее внутренним развитием. Для такого подразделения система бизнес-моделирования – основной инструмент для анализа текущей деятельности компании, оптимизации бизнес-процессов, оценки затрат на выполнение определенных бизнес-операций. Так, например, с помощью системы можно выявлять и оценивать все факторы, влияющие на себестоимость продукции или услуг, производимых компанией.

Систему может использовать кадровая служба для оценки текущих ресурсов и прогнозирования изменений в численном и качественном составе штата. Это поможет более четко сформулировать требования к кандидатам на замещение вакантных должностей и выработать критерии оценки результативности сотрудников компании. Если в компании используется методика управления по целям, то появляется возможность сформулировать стратегические цели компании, а затем детализировать их в применении к конкретным подразделениям и конкретным сотрудникам. Таким образом, можно оценить вклад каждого сотрудника в достижение стратегических целей. На основе этого, в частности, строятся мотивационные модели.

Руководство использует такой инструмент при возникновении нештатных ситуаций, решении текущих операционных задач и организационных проблем. Модель наглядно показывает, какой процесс в какой момент дал сбой, кто несет за это ответственность и каковы варианты выхода из кризиса.

Внедрение системы бизнес-моделирования радикально меняет корпоративную культуру организации. Динамическое моделирование – это качественно другой уровень управления.

Результаты и перспективы

В результате внедрения системы бизнес-моделирования компания получает, во-первых, прозрачность бизнеса. Руководство сможет увидеть, какие ресурсы – трудовые, материальные, финансовые, информационные, организационные – есть в компании и как с их помощью, на основе внутренних регламентов, осуществляется ее деятельность.

Во-вторых, система наглядно представит не только набор ресурсов, но и взаимосвязи между ними. Это позволит выявить "узкие места": нехватку конкретных ресурсов и те отдельные процессы, которые являются "узким горлышком" в выполнении глобальных бизнес-процессов.

В-третьих, моделирование позволит выявить расчетную и фактическую загрузку каждого из подразделений компании, вплоть до отдельного сотрудника.

В-четвертых, появится возможность оценить планируемые изменения в бизнесе.

Наконец, важным моментом является возможность оценки затрат на исполнение определенной процедуры, операции или достижение какой-либо цели. По оценкам некоторых экспертов, проведенная на основе созданных моделей оптимизация процессов на 20-30% снижает затраты на содержание компании.

При создании комплексной бизнес-модели становятся ясно видны вклад каждого ресурса в достижение конечного результата и пределы "пропускной способности" компании.

Практически во всех компаниях ведется постоянная борьба подразделений за ресурсы. Если подразделения перестанут обосновывать свои роль и место в компании, постепенно они будут терять выделяемые ресурсы. Бизнес-моделирование является незаменимым средством разрешения таких конфликтов. Можно смоделировать состояние компании с разной долей участия конкретного подразделения в бизнесе и выявить его объективную роль. "Это цивилизованный способ оценки вклада каждого подразделения в общее дело и выявления его скрытого потенциала. Инструмент бизнес-моделирования поддерживает культуру коллективной работы и обеспечивает прозрачность бизнес-процессов, в том числе и с точки зрения вклада подразделений в общее дело", – говорит Борис Носков.

Бизнес-модель может использоваться и в качестве базы знаний компании, как средство документирования знаний, как экспертная система, как система обучения. Руководитель любого уровня строит модели функционирования отдельных бизнес-подразделений и всей компании в целом. Проблема заключается в том, что эти модели создаются "на языке" специалиста. Поэтому вместе с уходом сотрудника из компании уходит и часть ее корпоративных знаний. Решение состоит в том, чтобы отделить эти знания и дать возможность всем сотрудникам компании обращаться к такому "коллективному разуму", отчужденному от конкретных его носителей.

Кроме того, система бизнес-моделирования может стать одним из ключевых элементов системы управления. Определяя всю логику процессов, она позволяет решать задачи мониторинга состояния и доступности ресурсов и с учетом этого принимать управленческие решения. Собственно, на основе бизнес-модели можно построить систему управления компанией.

www.it.ru

Моделирование бизнес-процессов

Заметки по книге Владимира Репина “Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление”.

Комании функцируют благодаря процессам. Закупки, логистика, производство, продажи — это процессы. Управление компанией — это управление процессами. Даже управление проектами строится на основе процессов. Без хороших процессов будет бардак, а не проекты.

Современные бизнес-книги по уровню и стилю похожи на «занимательную физику». Настоящую «физику» по ним не изучишь. Книга Репина гораздо больше похожа на учебник. Побороть сон в процессе чтения было непросто, зато я стал гораздо лучше понимать, как происходит управление компаниями, особенно крупными.

Зрелость компании с точки зрения управления процессами

Для начала стоит определить текущий уровень компании. Описание первого уровня звучит как диагноз и очень отрезвляет.

Уровень 1. Процессы не определеныОрганизации уровня 1 не используют процессную идеологию. Часто их называют компаниями героев. При выполнении работы сотрудники прилагают героические усилия, чтобы успеть закончить ее вовремя и отчитаться перед руководством. В такой компании невозможно рассчитать, какие ресурсы требуются для выполнения тех или иных процессов.

Уровень 2. Определены некоторые процессыВпервые обращаясь к процессам, организации начинают с попытки определить, какие из них ключевые или наиболее часто используются. На этом этапе руководители не представляют себе компанию целиком как совокупность взаимодействующих процессов, а фокусируются на конкретном процессе. У организаций уровня 2 может быть определено несколько основных процессов.

Уровень 3. Определено большинство процессовВ организациях уровня 3 идентифицирована основная часть процессов. Существуют модели (описания) ключевых бизнес-процессов. У руководства есть понимание того, как ими управлять. В большинстве организаций уровня 3 разработана архитектура (система) процессов. В случае возникновения проблем выявляются процессы, которые их вызывают. Затем анализируются и устраняются причины проблем.

Уровень 4. Процессы находятся под управлениемОрганизации уровня 4 вышли за пределы простого определения процессов. В них менеджеры проводят мониторинг и анализируют процессы с использованием системы показателей, принимают решения по оптимизации процессов.

Уровень 5. Процессы непрерывно совершенствуютсяВ организациях уровня 5 процессы не только находятся под управлением, но их постоянно совершенствуют.

Принципы процессного подхода к управлению

Ок, допустим, что появилось осознание проблемы и желание исправить ситуацию. Прежде чем приступить к внедрению процессного подхода, следует сформулировать его принципы. Руководители всех уровней компании должны понять и принять принципы процессного подхода, начать следовать в своей каждодневной деятельности, рассказать о них всем сотрудникам. (На этом все и заканчивается :-)

Пример сформулированных принципов

Ориентация на удовлетворение потребителейКаждый процесс в компании нужно сориентировать на удовлетворение нужд потребителей (внутренних и внешних). При внедрении процессного подхода для каждого процесса выявляются потребители, их требования к продуктам/услугам. Результаты выполнения процесса следует четко определить и зафиксировать документально на основе выявленных требований.

Системный подходДеятельность компании должна рассматриваться руководителями как совокупность взаимосвязанных процессов, требующих управления ими как системой. Отсутствие системного видения процессов приводит к принятию неэффективных управленческих решений, разрушающих организацию как систему, снижающих ее эффективность.

Выделение и управление сквозными процессамиДля обеспечения эффективного межфункционального взаимодействия выделяются и совершенствуются сквозные процессы. Проблемы взаимодействия подразделений устраняют, выделяя, анализируя, оптимизируя и управляя сквозными процессами организации и стыкуя процессы подразделений по входам/выходам.

Четкие границыДля каждого процесса необходимо определить границы (по входам/выходам и инициирующим/завершающим событиям). Входы/выходы и события должны быть согласованы для всех взаимодействующих процессов организации.

Измеримость процессовЛюбой процесс в организации и его результаты должны быть измеримы. Для этого используется система показателей. Для каждого показателя разрабатывается методика расчета, определяются источники получения необходимых данных. Любой руководитель должен оценивать результативность и эффективность своих процессов, а также удовлетворенность потребителей.Принятие эффективных управленческих решений основывается на анализе достоверной фактической информации и прогнозировании хода и результатов процесса.

Поддержание стабильности и воспроизводимости процессовРуководителям нужно поддерживать процессы в стабильном и воспроизводимом состоянии. Для этого идентифицируются вариации процесса, выявляются и устраняются их причины путем выполнения проектов по совершенствованию процессов.

Непрерывное совершенствованиеКаждый процесс в организации должен подвергаться непрерывному совершенствованию. Совершенствование процессов — неизменная цель каждого руководителя. Любой процесс может и должен быть улучшен.

Что это значит на практике

Вот что предстоит сделать:

  1. описать все основные процессы, а это сотни и тысячи страниц текста и схем;
  2. и потом поддерживать их в актуальном состоянии;
  3. как-то убедить людей в компании работать по этим инструкциям;
  4. а значит, придется реально договариваться, как же мы хотим работать.

Воодушевляющее «построение бизнес-процессов» превращается в удручающую «регламентацию деятельности», которая может иметь массу негативных последствий:

  • снижение творчества, инициативы сотрудников;
  • разрушение сложившейся команды руководителей и специалистов;
  • снижение гибкости в принятии решений, осуществлении изменений и как следствие — уход клиентов;
  • дополнительная нагрузка на сотрудников, снижение производительности;
  • увеличение сроков выполнения процессов из-за необходимости соблюдения регламентов;
  • снижение удовлетворенности клиентов из-за слишком сложных, забюрократизированных регламентов;
  • риск утечки информации о стандартах в другие организации.

Подумайте еще раз: а оно вам надо?

Хотя есть и плюсы

  1. Четкое определение зон ответственности руководителей и отделов;
  2. создание инструкций для сотрудников;
  3. анализ и улучшение деятельности;
  4. оптимизация взаимодействия отделов за счет стыковки процессов по входам/выходам;
  5. подготовка к автоматизации деятельности;
  6. подготовка к масштабированию бизнеса;
  7. быстрое обучение сотрудников.

Настоящее делегирование полномочий

Ещё один важный плюс. Когда последовательность операций процесса формализована и представлена в виде схемы, исполнителю понятно, что нужно делать. Описание наиболее часто возникающих отклонений и порядка действий сотрудников в этих случаях — основа для делегирования полномочий. Руководство определяет, в каких ситуациях сотрудник должен самостоятельно действовать по утвержденной процедуре, а в каких сразу сообщить руководителю о критических отклонениях в процессе. Если деятельность не формализована, то делегирование полномочий затруднено или связано со значительными рисками.

Влияние сотрудников на процессы

Может показаться, что после внедрения процессов жизнь заканчивается сотрудник перестает влиять на свою работу. Действительно, менять что-либо становится сложнее. Зато он может влиять на процессы, по которым работает вся компания. Хотя это (как всегда) зависит от конкретных руководителей.

Учимся описывать процессы

Вторым по важности после самой работы становятся описания процессов работы. Их пишут, читают, обсуждают, согласовывают, внедряют, контролируют, улучшают. Все в компании должны научиться понимать процессы и модели.

Нотация моделирования должна соответствовать уровню процессной культуры организации. Если сотрудники компании делают первые шаги в области описания процессов, то желательно выбрать простую, наглядную и удобную нотацию. Главное, чтобы нотация была одна. В книге есть хорошее описание и сравнение основных нотаций.

Процессы компании описываются иерархически. Начинаем с обобщенного описания работы компании, а потом конкретизируем на более низких уровнях вплоть до конкретных операций исполнителей.

Модели процессов верхнего уровня рекомендуется разрабатывать путем определения и описания схем цепочек создания ценности (вики, в которых участвует организация. Чаще всего это сквозные процессы, проходящие через разные отделы компании.

Согласование границ процессов (часто говорят «стыковка процессов по входам/выходам») — важнейший инструмент, который позволяет превратить набор процессов, выделенных в организации, в комплексную, взаимосвязанную систему.

Согласование границ удается адекватно выполнить на том уровне процессов, где возникают реальные потоки ресурсов (документов, продуктов). Для документов можно определить шаблоны, по которым они должны заполняться, сроки передачи из отдела в отдел и т. п. Для материальных ресурсов — спецификации, в которых указана информация о составе изделия, маркировке, технических требованиях, весе, упаковке и т. д. В любом случае требования к ресурсам, пересекающим границы процессов, на этом уровне рассмотрения вполне конкретны. Такие требования можно документировать и согласовывать с представителями заинтересованных подразделений (то есть поставщиков/потребителей).

Как потом контролировать выполнение процессов

1. Надеяться на самоконтроль;2. добавить в обязанности прямого руководителя;3. проверять показатели процесса;4. периодически проводить внутренний аудит;5. жестко всё автоматизировать;6. интегрировать контроль в сам процесс.

Почему это не работает

Компании могли бы строить эффективные системы управления бизнес-процессами, однако этого не происходит. Почему? Отсутствует культура работы по стандартам. Никто не понимает, зачем вообще работать по стандартам. В первую очередь этого не понимают топ-менеджеры. Отсюда вытекают все остальные проблемы.

Как выглядят компании, в которых внедрен процессный подход к управлению

  • руководители всех уровней знают и непрерывно совершенствуют свои процессы;
  • создана и активно используется система регламентации процессов, исполнение регламентов контролируется; электронный репозиторий процессов и база нормативных документов поддерживаются в актуальном состоянии;
  • создана и постоянно совершенствуется корпоративная культура, ориентированная на совершенствование процессов и развитие; персонал организации вовлечен в деятельность по непрерывному совершенствованию процессов.

Это то, к чему стоит стремиться.

vsevolodustinov.ru