Необходимость оптимизации бизнес-процессов. Оптимизация бизнес процессов


Оптимизация бизнес-процессов компании

Во многом успех любой компании зависит от качества выполнения работы каждым сотрудником предприятия. Чем больше компания, тем сложнее руководителю контролировать работу предприятия, и тем чаще он сталкивается с недостаточной производительностью на рабочих местах. Система оптимизации бизнес-процессов может вдохнуть в работу компании новые силы, снизить нагрузку на сотрудников и, как результат, улучшить ключевые показатели. Но следует помнить, что процесс оптимизации на предприятии стоит запускать, только изучив все нюансы и этапы бизнес-процессов.

Что подразумевается под «оптимизацией»?

Многие сотрудники уверены, что «оптимизация» и «сокращение» на предприятии – это одно и то же. Именно из этого убеждения рождается страх перед специалистами, изучающими текущее положение дел в организации. На самом деле, оптимизация бизнес процессов – это усовершенствование действий, направленных на достижение целей компании, путем выбора лучшего пути выполнения. Лучшим считается вариант, максимально удовлетворяющий требованиям цели оптимизации, которая может быть сформулирована следующим образом:

  • Сокращение затрачиваемого времени на выполнение операции;
  • Снижение себестоимости изделия или услуги;
  • Повышение качества конечных товаров и удовлетворенности клиентов;
  • Достижение прозрачности бизнес-процессов компании, распределения ресурсов или усиления контроля ее деятельности;
  • Высвобождение ресурсов для развития компании;
  • Совершенствование управляемости и планирования.

Определение цели оптимизации бизнес-процессов зависит от стратегии компании и ее позиционирования на рынке товаров или услуг. Например, продуктовые супермаркеты эконом сегмента делают ставку на демпинг цены (акции, скидки, товары невысокой ценовой категории), а элитарные магазины – на свежесть, качество и эксклюзив.

Оптимизация бизнес-процессов организации требует участия всех сотрудников, сосредоточения их сил и внимания, поэтому регулярно проводить ее дорого и хлопотно. Но важно не пропустить момент, когда проведение оптимизации позволит вывести деятельность организации на новый уровень эффективности. Существуют определенные признаки-симптомы, говорящие о том, что в компании назрели изменения в устоявшихся процессах:

  1. На принятие решений тратиться слишком много времени, а их выполнение затягивается;
  2. Отсутствует контроль ключевых операций;
  3. Работы выполняются на недостаточном уровне качества;
  4. Отсутствие четкого разграничения сфер ответственности на разных уровнях;
  5. Связь между подразделениями регулярно дает сбои, что выливается в неверное истолкование или неисполнение части работ;
  6. Количество подразделений и сотрудников выросло, но прирост результатов работы отсутствует.

При первых появлениях такой симптоматики стоит хотя бы начать задумываться о том, чтобы провести аудит и последующую оптимизацию бизнес-процессов. Также поводом могут служить существенные изменения в структуре организации или внедрение современной информационной системы. Последнее позволит также провести автоматизацию определенных работ, высвободив рабочую силу (которая ранее принимала участие в рутинных процессах и ручных операциях) для роста производства или освоения новых сфер.

Но существуют и ситуации, когда оптимизация, с большой вероятностью, не принесет ожидаемой пользы. В первую очередь, речь идет о небольших компаниях, где выводы об эффективности работы можно сделать без дорогостоящих длительных работ. В противоположных ситуациях, когда численность сотрудников превышает определенный уровень (в разных источниках приводится точка отсчета от ста до двухсот человек), имеет смысл исследовать и оптимизировать отдельные сферы деятельности.

Подготовка к оптимизации

Необходимо начать с назначения руководителя проекта, от которого на 90% будет зависеть успех оптимизации. Человек, стоящий во главе такой масштабной работы, должен обладать не только соответствующим статусом и ресурсами, но и подходящим характером. Чаще всего в этой роли выступает генеральный директор в небольших компаниях или его заместители по направлениям на крупных предприятиях. Если такие полномочия передаются начальникам отделов, зачастую случаются проблемы с коммуникацией и бюрократией.

Большое значение имеет и состав рабочей группы, занимающейся оптимизацией бизнес-процессов. Наиболее эффективны ситуации, когда над проектом работают и специалисты компании, и внешние консультанты. Чаще всего своим сотрудникам доверяют изучение и совершенствование существующих бизнес процессов, а сторонним специалистам, у которых уже есть готовые методы оптимизации бизнес-процессов – обучение технологиям оптимизации.

Стоит отнестись с большой ответственностью к выбору сторонней организации: обращайте внимание на опыт и положительные отзывы предыдущих клиентов, не соглашайтесь на специальные предложения с низкими ценами, узнайте как можно больше о потенциальном партнере, ведь речь идет о стратегической бизнес-информации, которая может попасть «не в те руки».

Кроме непосредственно аудита и оптимизации бизнес-процессов, консалтинговая организация может помочь существенно повысить профессиональный уровень сотрудников. Несмотря на то, что в интернете много хороших источников информации, богатый опыт специалистов спасет вашу компанию от грубых ошибок самоучек. Самообразование – это замечательно и необходимо, но взаимодействие с профессионалами позволит получить новый опыт в несколько раз быстрее. Обучив сотрудников, вы сможете экономить на будущих подобных работах, задействуя собственных специалистов, изучивших все основные способы оптимизации.

В процессе оптимизации специалисты используют различные инструменты:

  • Исключение. Необходимо ликвидировать помехи, излишние траты, необязательные итерации, сократить транспортные пути, если это возможно;
  • Изменение. Внедрение новых алгоритмов и объемов работы, совершенствование технологий, используемых на предприятии;
  • Упрощение. Уменьшение сложности оформления заказов и организаций работ;
  • Ускорение. Автоматизация механических этапов работы, использование современных технологий;
  • Стандартизация. Изучение и применение лучших мировых стандартов работы;
  • Обеспечение взаимодействия. Улучшение связи между подразделениями, внедрение единой информационной системы на предприятии;
  • Добавление. Включение в новые бизнес-процессы необходимых узлов.

Вышеперечисленные инструменты помогут не только усовершенствовать бизнес-процессы компании, но и разграничить сферы ответственности каждого подразделения. Это необходимо знать, так как отсутствие четкого понимания этих границ – первый шаг к снижению эффективности компании. После подготовки персонала к проекту оптимизации, можно начинать первые шаги.

Процесс оптимизации

Перед тем как начинать продумывать оптимальные варианты бизнес-процессов, необходимо понять, что привело к недостаточной эффективности. Для этого в большинстве методологий оптимизации используются мероприятия по исследованию существующих процессов в организации. Если отказаться от этого этапа, говорить про полноценную оптимизацию будет нельзя, поскольку сотрудникам придется не просто менять привычный алгоритм действий, оставляя что-то полезное, а просто работать с совершенно новым, хотя и более эффективным, что более походит на революцию, чем на оптимизацию.

Тщательное изучение существующих бизнес-процессов на предприятии поможет и в классификации процессов под оптимизацию. Ведь в любой организации есть ключевые процессы, а есть вспомогательные. Квалифицированные специалисты перед началом проекта распределяют все процессы на три группы:

  1. Основные. Необходимы для удовлетворения клиентов и получения прибыли;
  2. Вспомогательные. Существуют для стабильной работы предприятия, но не представляют большой ценности для клиентов;
  3. Управленческие. Позволяют эффективно управлять, устанавливать цели и задачи, осуществляют контроль исполнения приказов.

При изучении и классификации существующих бизнес-процессов важно, чтобы сотрудники компании были настроены на сотрудничество. Как уже отмечалось, отношение персонала предприятия напрямую влияет на эффективность оптимизации, поэтому стоит заранее заручиться поддержкой сотрудников. Следует им объяснить, что после изменений их работа станет проще, а некоторые рабочие обязанности с них снимут.

После того как прошло изучение существующих процессов в компании, последуют анализ и оптимизация. Если составить краткое пошаговое руководство этих процессов, то оно будет включать пять основных шагов:

  1. Подсчет ключевых показателей эффективности. Чаще всего в этой роли выступают деньги и время, затраченные на выпуск продукции или оказание услуг. Кроме этого, важно обращать внимание на отзывы сотрудников. Если их будут устраивать эти условия, процесс пойдет эффективнее;
  2. Выявление избыточных узлов. В эту категорию обычно относят промежуточные действия, без которых вполне можно обойтись или автоматизировать их. Например, получение информации об остатках на складе, перепись инвентарных номеров в дополнительный перечень кладовщиком или получение дополнительной личной подписи руководителя;
  3. Моделирование идеального бизнес-процесса. В нем должны быть учтены потребности предприятия и сотрудника, имеющееся оборудование и конечная цель оптимизации;
  4. Внедрение обновленного алгоритма. Важно разъяснить сотрудникам отличия и обучить их. Необходимо, чтобы персонал понимал пользу, которую получит работник и предприятие от изменений;
  5. Анализ и фиксация результата. После наблюдения за работой сотрудников по новому алгоритму и отслеживания и анализа показателей можно сделать выводы об эффективности оптимизации.

Масштабы и скорость оптимизации зависят от множества факторов – ресурсов компании, лояльности сотрудников, сплоченности руководства, правильно выбранной стратегии и цели. Главное – постараться не допустить серьезных ошибок, которые могут перечеркнуть весь труд.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Если были допущены грубые ошибки, то никакие системы оптимизации не помогут повысить эффективность сотрудников. Опыт подобных проектов выявил типичные ошибки при оптимизации:

  1. Импульсивные решения. Каждое изменение в процессах, протекающих в организации, должно быть основано на изучении и анализе текущей ситуации. Важно бороться с причинами, а не устранять следствия;
  2. Работа некомпетентных специалистов. Для максимально эффекта на проекте важно использовать современные технологии и учитывать опыт других компаний. Если за разработку плана оптимизации отвечают люди, путающиеся в понятиях и не использующие лучшие инструменты, то опыт проекта в подавляющем большинстве случаев оказывается отрицательным. В лучшем случае, это займет много времени и ресурсов компании;
  3. Предыдущая ошибка часто порождает еще одну – неверный выбор инструментария для оптимизации. Притом что рынок специализированного ПО достаточно широк, и стоимость программ может серьезно варьироваться, важно помнить, для чего приобретается ПО, какой функционал оно должно иметь, как его можно развивать и поддерживать;
  4. Начало работ без детального исследования работы компании. Желание руководителей сэкономить очень часто приводит к этому. Полноценной оптимизации без изучения бизнес-процессов не провести;
  5. Желание руководителей не управлять, а принимать участие в оптимизации. Без знания технологий крайне сложно вычислить элементы, без которых не пострадает работа предприятия. Руководители должны досконально понимать, что происходит, но не упрямо настаивать на своем видение ситуации. Непосредственное их участие необходимо, когда начнется оптимизация управления бизнес-процессами предприятия;
  6. Неверная постановка цели или ее трактовка. Важно в каждый момент оптимизации помнить, для чего выполняется конкретная работа и каков будет эффект от изменений. Также важно, чтобы все изменения были направлены на достижение выбранной цели оптимизации. К примеру, если у компании недостаточно доходов от продаж, то целесообразнее разбираться с процессом реализации товаров, чем с бухгалтерией;
  7. Неверное распределение сил рабочей группы. Важно понимать приоритет каждой операции и в первую очередь распределять сотрудников на важные участки.

Соблюдая основные принципы оптимизации бизнес-процессов и не допуская серьезных ошибок, можно добиться очень хорошего результата даже своими силами. В подобных проектах важно досконально понимать все нюансы изменяемых процессов. Если вы будете руководствоваться этим принципом и правильно «поймаете» момент для начала проекта, то эффективность вашего бизнеса существенно повысится.

wiseadvice-it.ru

Как оптимизировать бизнес-процессы в организации

Для начала разберемся, что такое бизнес-процессы и их оптимизация. Вот что говорит «Википедия»:

Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей.

Оптимизация — процесс максимизации выгодных характеристик, соотношений (например, оптимизация производственных процессов и производства), и минимизации расходов.

Зачем оптимизировать бизнес-процессы?

Вопрос об оптимизации, как правило, возникает в двух случаях:

Первый — когда собственники компании считают, что эффективность бизнеса снизилась. А именно, когда бизнес стал приносить меньше прибыли, чем раньше (или чем планировалось).

Второй — когда компания находится в стадии активного роста, и управление с помощью прежних методов становится затруднительным, а иногда и невозможным.

В каждом из этих случаев подход к оптимизации бизнес-процессов будет иметь разные цели, но общий порядок действий.

Случай номер один – прибыль недостаточна

Первое, что пытается сделать большинство организаций, — это сократить расходы. Чаще всего это выражается в сокращении штата и поиске более «дешевых» сотрудников и подрядчиков, и – следующим этапом – «экономия на зубочистках», а именно сокращение или ликвидация мелких сопутствующих услуг или продуктов. Это может быть использование более дешевой упаковки, фурнитуры, или (мы встречали и такое!) буквальное прекращение использования зубочисток и жевательных резинок в ресторане.

Почему же простое сокращение расходов не дает ожидаемого эффекта? Все просто: дело в том, что, сокращая расходы, мы выбрали только одну из трех составляющих процесса оптимизации. А где же максимизация выгоды? И где работа над соотношениями?

Случай номер два – управление затруднено

В такой ситуации, компании чаще всего пытаются найти супергероя. В качестве супергероя может выступать «опытный и талантливый управленец», директор по персоналу или начальник производства. Проблема здесь кроется в том, что найденному супергерою ставят какие угодно задачи, кроме той, выполнения которой от него реально ждут, — «навести, наконец, порядок».

bakunin.com

Оптимизация бизнес-процессов. Fast-менеджмент. Управлять – это просто, если знаешь как

Оптимизация бизнес-процессов

Растущая организация сталкивается с различными ситуациями, каждый раз порождая новые процедуры для принятия решений. Наконец, наступает момент, когда этих процедур становится слишком много или же они просто устаревают и перестают соответствовать действительности.

В этот момент в организацию снова приходит хаос:

? процедур становится так много, что в каждом отдельном случае

можно найти несколько взаимоисключающих;

? процедуры начинают требовать такого поведения, которое уже не соответствует окружающей ситуации.

Пример

Мы создали 20 филиалов и у нас есть 15 процедур их открытия. Так что тот, кто открывает 21-й филиал, уже может выбрать для себя любую процедуру открытия филиала. Таким образом он выходит из-под контроля и имеет полную свободу действий, а с точки зрения руководства его поведение становится непрогнозируемым.

И в том и в другом случае механизм принятия решений в организации начинает сбоить и перестает давать правильные решения. Чтобы выжить, организация должна произвести чистку своих процедур: убрать неправильные, оставить самые эффективные. Этот процесс и этап развития системы управления называется «оптимизация бизнес-процессов».

Пример с филиалами: вместо 15 процедур открытия филиала появляются процедуры открытия:

? в столице;

? в городе-миллионнике;

? в областном (губернском) центре;

? в районном центре;

? в поселке;

? в нестандартном случае.

А все остальные процедуры уничтожаются. В результате вместо 15 процедур осталось 6, и каждая из них оптимизирована для определенных условий.

Конечным результатом этого этапа является появление нового свода правил компании: более простого, более эффективного, лучше работающего. И поэтому компания может снова расти дальше, продолжая оставаться эффективной.

Компании развитых стран массово погрузились в этот этап еще в 1993 г.[10] с появлением концепции реинжиниринга, изложенной в книге-бестселлере «Реинжиниринг корпорации» (впервые издана на русском языке издательством Санкт-Петербургского университета в 1999 г.).

Примечательно, что сами авторы концепции реинжиниринга Майкл Хаммер и Джеймс Чампи впоследствии не смогли ни понять, почему интерес бизнеса к их концепции существенно снизился, ни объяснить, почему «более 50 % усилий по реинжинирингу потерпели неудачу»[11].

А все просто – неудачи, скорее всего, связаны с попытками применения реинжиниринга на более ранних этапах развития компании. А интерес к нему снизился потому, что системы управления компаний развитых стран прошли этап оптимизации бизнес-процессов и их системы управления вышли на следующий этап.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

marketing.wikireading.ru

Оптимизация бизнес-процессов

  1. Имитационное моделирование
  2. Процессный подход
  3. Оптимизация

В этой статье проиллюстрировано на практическом уровне, как применение новых и инновационных способов измерения, достижения и поддержания эффективности бизнеса приводит к эластичности и манёвренности бизнеса.

Определение оптимизации бизнес-процессов

Эффективность бизнеса в конечном счете измеряется путем сравнения с собранных данных существующих показателей, бухгалтерских балансов, или ключевых показателей эффективности (KPI). Вместо сосредоточения на проектных решениях, рекомендуется переориентация на бизнес-модель, которая включает в себя непредвиденные и предсказуемые изменения бизнес-экосистемы.

Оптимизация бизнес-процессов является системным подходом, который подчеркивает повторяемость и заменяет ресурсоемкие усилия и улучшения единоразово. Оптимизация БП сдвигает фокус в бизнес-инновации или различия бизнес результатов, а не исключительно сбор требований или процесса моделирования. Акцент в Оптимизации БП на полной смене, а не на постепенном совершенствовании систем и процессов, на реинжиниринг бизнеса, чтобы оценить прибыли через формирующейся технологии эксплуатации. Улучшения бизнес-процессов позволяет выдерживать структурные изменения в организации, которые необходимы для инноваций или бизнес-результатов (или их обоих).

Бизнес гибкость определяется как коллективные возможности и конструкции, позволяющие постоянно трансформировать бизнес для достижения своих бизнес-результатов и прогнозировать гибкость, отзывчивость и начинание бизнес-инициатив во времена перемен и неопределенности. Оптимизация БП делает это возможным используя строительные блоки, акцентируясь на эффективности бизнеса, в котором маневренность бизнеса не только то, что вы делаете, но то, чем вы становитесь.

Влияние на оптимизацию бизнес-процессов

Факторы, влияющие на эффективность бизнеса и на его маневренность разные. Полезны для понимания целый ряд таких факторов, многие из которых, как правило, под контролем бизнеса и при поддержке ИТ. Тем не менее, некоторые из этих факторов можно поставить под контроль и мониторинг с правильным измерением и интерпретацией событий. Эти факторы включают:

Экосистема бизнеса Сеть организаций, включая партнеров, поставщиков, клиентов, государственных учреждений или дистрибьюторов, занимающихся поставкой товаров и услуг через и конкуренцию и сотрудничество, где каждый участник в какой-то степени. Экосистема включает политику, правила и законы, регулирующие бизнес-поставщиков и бизнес-потребителей. Контекст бизнеса Окружающая среда, рынок, законодательство и экосистемы, в которых бизнес работает, развивается и варьируется в зависимости от сил внутри контекста бизнеса. Контекст бизнеса это состояние бизнеса внутри бизнес-экосистемы. Контекст, в котором бизнес-значимое событие произошло или происходит обеспечивает фон и условия, которые будут использоваться при оценке бизнес-политики и бизнес-правил в качестве основы принятия корректирующих действий для бизнес-процессов и услуг. Это стечение факторов и восьми систем обеспечения (процесс, информация, событие, правила, содержание, аналитика, сотрудничество и мониторинг) на которые влияет оптимизация БП, так что изменения могут быть сделаны грамотно на пути бизнеса адаптироваться к изменениям окружающей среды и желаемых результатов бизнеса в последовательной и предсказуемой манере, даже в условиях непредсказуемых обстоятельств. Бизнес варианты и изменения Есть много изменений, происходящих постоянно в бизнес-контексте и наиболее непредсказуемых. Только некоторые из них являются бизнес-значимым и должны "пузырьками" всплыть на исполнительной на бизнес-уровне, особенно когда дело датчики обнаруживают определенное пороговое значение, выше которого по-видимому обычные события становятся достаточно важным, и бизнес-датчики должны указать, что потенциально важное изменение произошло. Бизнес состояние Бизнес состояние является результатом существенного изменения бизнеса которые влияют на параметры и классификаторы эффективности гибкости и производительности изменений. Изменение состояния означает, что бизнес-результаты могут отличаться, как переход от одного рабочего состояния в другое. Бизнес состояние как моментальный снимок ключевых показателей и информации, связанных с бизнес-контекстом. Результаты бизнеса Понимание и определение желаемых результатов бизнеса обеспечивает ясность инициатив и проектов. Это позволяет всем заинтересованным сторонам (бизнесу и ИТ) в полной мере участвовать и сотрудничать с согласованными и четко понимаемыми целями. Измеримым результатом бизнеса стал центральный фокус на проекты, а не на требования. Бизнес цели Бизнес-цель обозначает стремления бизнес-организации. Она описывает желаемое состояние, которое бизнес намерен достичь. Это может быть как на высоком уровне, начиная от концепции и стратегии, или детализируются в оперативные, действенные и измеримые цели. Обычно цели установлены таким образом, что существует конечное время для достижения этих целей. Целевая эффективность бизнеса определяется в терминах набора бизнес-целей, связанных с KPI. Ключевые показатели эффективности КПЭ является показателем производительности, или другими словами, мерой удовлетворения бизнес целей. Пример КПЭ для "Увеличение среднего дохода на одного клиента на 20%" бизнес-цель может быть "Увеличение среднего дохода на одного клиента." Бизнес-процесс Бизнес-процесс описывает последовательность или поток деятельности или шагов в организации для выполнения работ для достижения бизнес-результата или достижения бизнес-целей. Бизнес-процессы могут быть названы (например, обработки заказов) или быть безымянными и известными только их эксплуатационной функции. Бизнес политики и правила Бизнес политика это декларации или заявления, в которых описаны принципы для достижения желаемых результатов. Примером бизнес-политики является «деньги за забронированные заранее билеты не возвращаются". Бизнес политика отражает бизнес-тактику, чтобы обеспечить соблюдение бизнес-целей с течением времени. Бизнес правила имеют декларативное значение, что ограничивает некоторые аспекты бизнеса. Он описывает, как бизнес должен вести себя в условиях событий в определенном стечении обстоятельств. Решение может вызвать переход ответственности от одного лица к другому в виде диаграммы состояний. Бизнес решения Бизнес решения фиксируют и оформляют решения, которые организация делает в рамках бизнес-процесса. Бизнес датчики Бизнес датчики КПЭ и механизмы для мониторинга, отслеживания, модулируют и регулируют изменение бизнеса, как и КПЭ отслеживает события и явления в бизнес-контексте. Бизнес события Бизнес-события это явления, которые представляют собой значительное изменение в состоянии бизнеса. Как правило они не специальные или недетерминированные, и не являются частью набора повторяющихся последовательностей деятельности в бизнес-процессе. Бизнес мониторинг Мониторинг деятельности на основе набора ключевых показателей. Она включает в себя взгляд на бизнес-события и сравнения с порогами, используя легкие алгоритмы и отчетность. Соглашение об уровне сервиса (SLA) Соглашением об уровне обслуживания является договор между двумя сторонами, формализующий набор ожиданий между потребителями и поставщиком услуг. Это соглашение описывается в измеряемых величинах.

Сценарии использования оптимизации бизнес-процессов

Бизнес-драйвер Пояснение Влияние оптимизации
Нет согласия о взгляде на процесс Различные географические или бизнес-единицы не согласованы на модели процесса. Оптимизация БП фокусируется на основных бизнес-структурах для подготовки их к постоянным изменениям.
Не удается получить согласие на процесс при улучшениях или высокой сложности процесса. Оптимизация БП сосредоточена на оптимизации бизнес-результатов.
Высокая изменчивость процесса рассматривается как конкурентное преимущество или региональное различие и различия являются недостаточными для получения глобального консенсуса. Оптимизация БП фокусируется на измеримых бизнес-целях и измеримых рычагов управления, обеспечивает взгляд на процесс без внимания на его активности.
Желание измеримой гибкости бизнеса Желание сделать процесс более отзывчивым, более интеллектуальным, более гибким и адаптируемым к изменениям и неопределенности. Оптимизация БП обеспечивает бизнес-ориентированный инженерный подход для выявления и архитектуры точек, определяющих гибкость.
Нужно вложить понимание бизнеса в этом процессе. Оптимизация БП использует гибкость модели, чтобы измерить и оценить текущие и будущие потребности гибкости в нескольких измерениях.
Устойчивость к BPM и процесному мышлению Организация не принимает модели процесса (названные процессы) или процессный подход как способ описания их жизненного цикла или операций. Оптимизация БП обеспечивает возможность поддержки шаблонов процессов, определенных бизнес-пользователями без необходимости делать модель процесса или модернизации процесса заранее.
Вера, что технологии могут сделать больше Технология может сделать больше, чем то, что в настоящее время достигнуто. Можем ли мы показать, как с помощью технологий можно сделать процесс лучше? Оптимизация БП демонстрирует "искусство" с возможностями бизнес-заинтересованных сторон, показывая, что можно вместе с использованием технологий создавать бизнес-процессы более гибким, более измеряемыми и более адаптируемыми.
Желание сбалансировать инвестиции в ИТ-инфраструктуру с равной или большей положительном возвращении влияния на бизнес. Оптимизация БП архитектурно использует несколько технологических рычагов, таких как аналитика, управления бизнес-процессами, правила управленческих решений, обучающие системы, SOA, мобильный, облака и другие.
Невозможно определить, что делать дальше Неуверенность,будет ли в следующем проекте разработка приложений, разработка правил, решения принятия или не принятия BPM, Lean Six Sigma, аналитика инициатив, управления контентом, проекты трансформации. Оптимизация БП акцентирует внимание на результатах, необходимых для процесса для достижения необходимых измеримых результатов.
Оптимизация процессов обеспечивает целостный инженерный подход используя технологии и лучшие практики для создания устойчивого потенциала.

Роль вариантно-ориентированной оптимизации бизнеса

Повышение гибкости бизнеса зависит в значительной степени от применения вариантно-ориентированного анализа и проектирования, чтобы определить и сформировать основу для предсказуемого, ожидаемого изменения и непредсказуемый, непредвиденные изменения, и относится к видам изменений, а не индивидуальных экземпляров этих вариаций. Есть правило четырех осей изменения: информация (структура), процессы (поток), события и правила или политики образуют оси изменения, которые обеспечивают возможность для изменений в бизнесе. Дополнительные оси вариации могут быть отображены в остальных системах обеспечения, таких как организации и взаимодействии. Вместе эти компоненты концепции гибко образуют множество аспектов, которые могут быть определены как изменчивые.

Вариантно-ориентированный бизнес-анализ признает меняющийся характер бизнес-экосистемы и стремится оптимизировать бизнес-процессы с помощью правильного проектирования, планирования, мониторинга выполнения и оптимизации. Вариантно-ориентированная оптимизация бизнеса помогает управлять и смягчать сложность в неоднозначных, непредсказуемых и смутно меняющихся обстоятельствах с помощью бизнес-датчики в бизнес-контексте, чтобы вызвать интеллектуальные изменения, необходимые для адаптации и оптимизации не допущения излишне расходовать ограниченные ресурсы или игнорирование критической угрозы и сложности.

Оптимизация бизнес-процессов является возможностью "чистого листа"

Если вы работаете в отрасли некоторое время, ни одно из этих трех слов: бизнес, процесс или оптимизации не будет звучать для вас в новинку. Даже вместе они появляются, чтобы соответствовать ценностному предложению, сформированное вокруг в средствах массовой информации и в залах заседаний на протяжении десятилетий. В самом деле, с помощью моделирования, управления, измерения, автоматизации и реинжиниринга, BPM позволяет организациям достичь оптимизации процесса через процесс непрерывного усовершенствования бизнеса. Тем не менее, в то время как в результат имеет локальное значение, оптимизация отдельных процессов не позволяют реализовать весь потенциал общей оптимизации производительности, которые вы можете получить, создав центры компетенции и обеспечив сотрудничество. Другими словами, изменение моделируемых процессов не будет в большинстве случаев приводить к изменениям результатов бизнеса, но поможет достичь тех же результатов при меньших затратах или более высокого качества. Выбор, следует ли нынешнее состояние сделать более эффективным (BPM), или изменить текущее состояние (Оптимизация БП).

Давайте посмотрим на аналогии: при проектировании автомобиля и улучшения его для определенной цели, либо скорость, стоимость и эффективность использования энергии, вы не можете добиться успеха без полной инженерной интеграции всех компонентов. Двигатель должен соответствовать кузову, кузов должен отвечать определенным целям аэродинамики и внешнего вида, трансмиссия должна быть совместима с намеченным использованием, и и так далее с приборной панелью, механических и электрических схем, ограничений качества и безопасности. Таким же образом, вы можете улучшить локальные бизнес-операции, но вы не можете оптимизировать производительность всего предприятия исключительно путем внедрения BPM в традиционном понимании этого термина. Современная организация охватывает не только внутренние процессы, но также маркетинг, поставщиков, партнеров и клиентов, которые должны быть приняты во внимание при оптимизации бизнес-результатов. Оптимизация БП является инновационным подходом к определению элементов который, являясь связующим звеном, может радикально повысить производительность организации и ее расширенной цепочки поставок.

Выводы

Для того, чтобы достичь и улучшить эффективность бизнеса, вы должны понимать его элементы и как использовать фундаментальные понятия, такие как гибкость бизнеса, эффективность бизнеса, чтобы быть реалистичным, устойчивым и в состоянии обеспечить его непрерывное улучшения. Ценностное предложение BPM является двойственным:

  1. Достижение и поддержка эффективности бизнеса:
    • Изменение оперативной бизнес-модели со скоростью, стоимостью, качеством и предсказуемостью в соответствии с перспективными потребностями.
    • Отслеживание в реальном времени бизнес-событий, используя новые комбинации информационных технологий.
    • Обеспечение корректирующих действий или организационных изменений в качестве возможности для поддержания бизнес-результатов.
  2. Включение оперативной гибкости и сложности выявленных пробелов, выявленных руководителями:
    • Повышение производительности бизнеса, основанное на точно определенных точках гибкости бизнеса.
    • Оптимизация процесса изменения.
    • Целостно и оперативно использовать изменение бизнеса как способствующего фактора.
    • Достижение лучших результатов бизнеса от данных в бизнес-процессе.
    • Понимание и контроль в режиме реального времени для улучшения процесса принятия решений.
    • Освобождение бизнеса от жесткости и хрупкости существующих приложений, в которых захардкожена информация об их использовании.

Профессионалы считают, что "мы можем сделать лучше" и ищут средства для достижения более высокого уровня производительности. Улучшения бизнес-процессов является возможностью чистого листа, чтобы освободить бизнес от жесткости и хрупкости существующих приложений с использованием комплексного подхода к использованию технологий.

www.bpsimulator.com

Необходимость оптимизации бизнес-процессов

Коновалов Ю. И.

В рыночной экономике, характеризующейся динамизмом и высоким уровнем конкуренции, когда экономика Украины выходит из экономического кризиса, и наметились положительные тенденции в развитии, важное место в управлении предприятием отводится внутрифирменным преобразованиям, направленным на взаимодействие с внешней средой, ориентацию деятельности предприятия на платформе адаптации к условиям рынка и запросам клиентов. Одним из современных подходов к управлению является процессный подход, положенный в основу целого ряда концепций управления. Процессный подход– взгляд на предприятие как связанное множествобизнес-процессов.

Целью данной работы является обоснование целессобразности оптимизации бизнес-процессов на предприятии отвечающим потребностям современных рынка.

Исследованием данного вопроса занимались такие ученые, как: Макаренко Д., Кравченко А., Волков О., Новиков. М.В. Давенпортом Т.

Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю. Среди основных причин, побуждающих организацию оптимизировать бизнес-процессы, можно выделить необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования, предъявляемые потребителями и государством, внедрение программ управления качеством, слияние компаний, внутриорганизационные противоречия и др. [2].

По результатам анализа деятельности предприятия выбираются бизнес-процессы, требующие изменений. Может быть принято решение как о проведении оптимизации выбранных бизнес-процессов, так и об их коренной перестройке - реинжиниринге.

В таблице 1 представлены различия между реинженерингом и оптимизацией бизнес-процессов предложенным Томом Давенпортом.

Таблица 1.

Различия между реинжинирингом и оптимизацией бизнес-процессов [4]

Наименование параметра

Оптимизация

Реинжиниринг

Уровень изменений

Наращиваемый

Радикальный

Начальная точка

Существующий процесс

«Чистый лист»

Частота изменений

Непрерывно / единовременно

Единовременно

Требуемое время

Короткое

Длительное

Направление

Снизу вверх

Сверху вниз

Охват

Узкий, на уровне функций

Широкий, межфункциональный

Риск

Умеренный

Высокий

Основное средство

Статистическое управление

Информационные технологии

Тип изменений

Культурный

Культурный / Структурный

          У каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Нельзя однозначно определить, с какой скоростью надо менять бизнес-процессы, поскольку это во многом зависит от конкретной ситуации в компании. Реинжиниринг требуется в тех случаях, когда на рынке произошли существенные изменения. Однако чаще всего используется корректировка бизнес-процессов, т. к. это не занимает много времени и такие меры действуют оперативно.

          Существует 4 основных принципов оптимизации:

1. У оптимизации должна быть основа. Суть этого принципа заключается в том, что перед тем как проводить оптимизацию, надо четко выделить бизнес-процессы. Ведь если не удается описать процессы, происходящие в настоящее время (например, из-за их высокой изменчивости), то и оптимизировать будет нечего (в данной ситуации можно выстраивать процессы заново, оценивать их оптимальность и улучшать уже новые процессы).

2. При оптимизации «рыбу чистят с хвоста». Данный принцип означает, что оценивать оптимальность надо от частного к общему, выявляя отдельные недостатки, объединяя их в группы и оперативно устраняя. А если лично вам ближе подход от общего к частному, то вам нужен реинжиниринг, то есть комплексное, системное, «до основания…».

3. Решения по оптимизации - неоднозначны. Другими словами, велика вероятность того, что устраняя неоптимальность по одному критерию, мы ухудшаем процесс по другому. Причем недостаточно просто знать об этом, надо еще и уметь выявлять такие последствия, оценивать преимущества и недостатки и делать обоснованный выбор.

4. Сотрудники не любят оптимальные процессы. Неизбежным следствием настоящей оптимизации процессов является усиление эксплуатации исполнителей, поэтому неизбежно явное и неявное, часто даже неосознаваемое людьми сопротивление.

Из данных принципов достаточно логично следуют условия и шаги проведения оптимизации:

1) Перед тем как начинать работу по оптимизации, необходимо описать существующие в компании бизнес-процессы «как есть» (создать их модели). Описания должны быть четкими, однозначными и затрагивать уровень, на котором видна конкретная работа сотрудников. Объем моделей может быть разным: как по отдельно выделенному БП, так и по группе взаимосвязанных бизнес-процессов. Безусловно, чем больше процессов описано в модели, тем лучше и шире можно оценить их оптимальность.

2) Оценивая оптимальность, в первую очередь надо анализировать каждую часть бизнес-процесса, выполняемую конкретным исполнителем (далее мы будем называть ее процедура). Оценивая ее, надо проверять, к каким результатам приводит правильное выполнение, какие данные или материалы исполнитель получает в итоге, насколько оптимальны его действия, а также время работы и продолжительность выполнения процедуры.

3) Проанализировав каждую процедуру и определив ее явные недостатки, можно оценить оптимальность управления бизнес-процессом и оптимальность группы процессов. Результатами оценки оптимальности должны стать выявленные недостатки в процессе и/или группе процессов.

4) Затем надо разработать предложения по исправлению выявленных недостатков, перестроить модель процесса («как будет»), учитывая данные предложения, пересмотреть действия исполнителей и кандидатуры самих исполнителей (если это необходимо), а самое главное — улучшить средства труда. Улучшение средств труда заключается, конечно, не в разработке экспертных систем (осуществляемой в процессе реинжиниринга), а в усовершенствовании форм фиксации, хранения и первичной обработки данных, используемых при выполнении конкретной процедуры.

5) На завершающем шаге надо оценить возможные ухудшения от предлагаемых улучшений в других местах процесса, в том числе и возможное сопротивление сотрудников.

Однако комплексная оптимизация бизнес-процессов организации позволяет проанализировать бизнес-процессы не только на локальном уровне отдельно взятого процесса, но и на уровне организации в целом, рассматривая ее как единую взаимосвязанную систему бизнес-процессов.

Список литературы:

1. Макаренко Д., Кравченко А., журнал "Финансовый директор" (№3, 2005)

2. Волков О. Стандарты и методологии моделирования бизнес-процессов. Режим доступа: http://www.connect.ru/article.asp?id=5710. - Загл. с экрана.

3. Новиков. М.В. «Моделирование бизнес-процессов управления». www.cfin.ru

4. Davenport T. H. The fad that forgot people – http://www.fastcompany.com.

be5.biz