Оптимизация бизнес-процессов в российских компаниях. Оптимизация бизнес


Оптимизация бизнес-процессов — Консалтинговая компания CONCOL

ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

ФИО (обязательно)

Ваш e-mail (обязательно)

Название компании (если Вы обращаетесь как физлицо, кратко опишите цель своего запроса)

Телефон (обязательно)

Адрес сайта компании

Регион?

Краткое описание деятельности компании:

Общая численность сотрудников:

Предпосылки и цели оптимизации бизнес-процессов:неэффективная работа подразделений/отдельных сотрудниковнесогласованность взаимодействиясокращение издержектребования инвесторов/акционероврост объемов текущей деятельностизапуск новых направлений деятельностиорганизация новой компанииИные предпосылки:

Ожидаемый эффект от оптимизации бизнес-процессов:

Задачи, связанные с проектом:

Количество сотрудников, которые будут задействованы в проекте?

Количество уникальных должностей, которые будут задействованы в проекте?

В том числе руководящих:

Количество структурных подразделений (отделов, департаментов и пр.), которые будут задействованы в проекте?

Наличие и локализация удаленных подразделений, которые будут задействованы в проекте (офис в Москве, склад/производство в МО, колл/дата-центр в Калуге, филиал в Киеве и т.д.)

Описаны ли бизнес-процессы компании?данет

Какие регламентирующие документы имеются и могут быть использованы при реализации проекта?описание бизнес-процессоввнутренние регламенты и положениядолжностные инструкциииное

Кто в компании отвечает за описание и оптимизацию бизнес-процессов? (должность, подразделение, привлеченная организация и т.д.)

Какая система автоматизации исполнения бизнес-процессов используется, использовалась или планируется к внедрению?

Поддерживает ли высшее руководство компании внедрение процессного управления?данет

Требуемые сроки проведения оптимизации бизнес-процессов? (количество дней или дедлайн)

Ваши бюджетные ограничения (рублей)?до 150 000150 000 - 300 000300 000 - 600 000600 000 - 1 200 0001,2 млн - 2,5 млн2,5 млн - 5 млнболее 5 млн

Когда хотели ли получить наш ответ?

В какой форме хотели бы получить наш ответ?---подробное коммерческое предложениекраткое коммерческое предложениекраткий ответ по срокам и стоимости по e-mail

Любая другая важная на Ваш взгляд информация:

Вы также можете приложить файл (например, схему организационной структуры компании):

concol.ru

Оптимизация бизнес-процессов. Пошаговый алгоритм

Как правило, причина экономической несостоятельности 99,9% российских компаний – плохая оптимизация бизнес-процессов. Пока конкуренция низкая или пока рынок растет, это незаметно, но в кризисную эру и в условиях насыщения рынка их оптимизация выходит на первый план. Именно эффективные бизнес-процессы позволяют уйти в отрыв от конкурентов и перейти на новый уровень в развитии, а не просто выживать на падающем рынке.

Нужна ли оптимизация бизнес-процессов в вашей компании

Признаки проблем с бизнес-процессами в вашей компании:

1) Дублирование функционала. Функциональные обязанности не только людей в компании, но и  подразделений пересекаются или повторяются, создавая при этом хаос, нездоровую конкуренцию и сжигая бюджет и человеко-часы на абсолютно бесполезную работу.

2) Топ-менеджеры имеют неплохой управленческий опыт, но не имеют базовых «академических» знаний по экономике, маркетингу, менеджменту.

3) Отсутствует механизм постоянного повышения квалификации персонала (как повысить квалификацию персонала, читайте здесь >>) и снижения издержек. Как правило, сотрудники не хотят придумывать ничего нового для оптимизации бизнес-процессов, в которые они вовлечены. Хотя иногда случаются исключения и в компанию приходят новые сотрудники с «горящими глазами» и желанием помочь… Но через 4–6 недель осаживают другие, матерые коллеги, на практике демонстрируя энтузиастам-рационализаторам значение поговорки «инициатива наказуема».

4) Иногда собственники и руководство вспоминают, что надо бы работать эффективнее и компания начинает срочно внедрять IT-систему по управлению финансами, продажами, персоналом (список можно продолжать бесконечно), но она внедряется либо в полном отрыве от текущих бизнес-процессов, подгоняя ее под «best practice» (и загоняют компанию еще сильнее в яму), либо бездумно копируя их, в результате чего на свет является бесполезная система, на которую потрачены миллионы рублей и куча человеко-часов, а экономического эффекта чуть больше, чем ноль.

Пошаговый алгоритм оптимизации бизнес-процессов

Технология довольно простая, но работа предстоит кропотливая, серьезная и требующая смелости. Ведь, скорее всего, придется ломать устоявшиеся годами традиции и порядки. Но поверьте – финальный результат стоит таких жертв. Итак, начнем.

Опишите бизнес-процессы

Запомните главное правило: при оптимизации бизнес-процессов сначала определите, что и как делает компания, и только потом начинать саму работу. Вроде бы простой совет, но редкие компании комплексно и обстоятельно сначала анализируют ситуацию и лишь потом начинают действовать. Обычно начинают ровно наоборот: сначала делают, а потом думаю «а что мы сделали?». Почему так происходит? Смотрите пункт два из предыдущего параграфа. Чтобы понять, чем занимается фирма, лучше рассматривать ее деятельность через цепочку добавленной стоимости: есть поставщики, которые поставляют на предприятие ресурсы или товары, есть вы, создающие из продуктов поставщиков новый товар, или дополняет услугой, которая нужна покупателю. Выявите, на каком этапе как происходит создание дополнительной стоимости к финальному товару, начиная с момента получения сырья от поставщика. Это простой, но действенный подход. Он дает возможность не заблудиться в трех соснах и сразу определить базовые точки «входа» в организацию и главные точки «выхода». Такой анализ поможет вам в оптимизации и вы сможете:

  • понять работу всей компании в целом;
  • вычленить процессы, нуждающиеся в приоритетной автоматизации с помощью IT-систем;
  • объяснить сотрудникам, что делает фирма и какой вклад каждый вносит в общее дело. Благодаря этому у ваших людей появится ощущение причастности к чему-то важному и это будет их мотивировать;
  • понять, как повысить качество конечного продукта или услуги. Прозрачность бизнес-процессов позволит понять «узкие места» и добиться улучшения финального результата после их исправления.

При анализе помните, что кроме основных бизнес-процессов (которые создают продукт, за который клиенты готовы платить и приносят прибыль) есть и поддерживающие. Они не приносят денег, но выстраивают в компании инфраструктуру и обеспечивают функционирование основных процессов. Есть также бизнес-процессы развития – они принесут прибыль компании в будущем: они исследуют рынки сбыта, отвечают за модернизацию производства и т.д. Все эти процессы также следует проанализировать в рамках цепочки создания продукта или услуги.

Назначьте ответственных лиц

Для оптимизации бизнес-процессов, назначьте руководителей, ответственных за каждый процесс. Руководители должны обладать не только ответственностью, но и правами вносить изменения в работу других людей в рамках своих полномочий. Задача таких людей — постоянно работать над повышением эффективности. Поэтому их работу нужно максимально подробно описать. Конечно, все процессы формализовать нельзя, но если часть управленческих задач руководство зафиксирует в регламентах, то ему не придется каждый раз объяснять что кто должен делать и какой должен быть финальный результат.

Регламентировать управление бизнес-процессами компании лучше всего «сверху-вниз»:

  • проведите регламентацию процессов верхнего уровня: разработайте KPI компании и подразделений, распределите зоны ответственности. Эти регламенты нужны в первую очередь для топ-менеджеров, они помогут им эффективнее управлять компанией, тратя при этом минимум времени на операционку и сосредоточившись на стратегическом развитии фирмы;
  • распишите и зафиксируйте процессы нижнего уровня. Здесь уже надо описывать работу каждого сотрудника локально внутри его подразделения и только в рамках бизнес-процессов, в которых он задействован»;
  • проведите регламентацию системы управления процессами. Здесь важно наладить механизм обратной связи от сотрудников «снизу вверх», чтобы можно было оперативно получать информацию и с учетом новых данных вносить изменения в текущие планы и корректировки в KPI компании, тем самым обеспечивая эволюцию компании в рамках единой стратегии развития. Важный момент: каждое изменение сначала должно анализироваться владельцем процесса, руководству «наверх» уходят на согласования только критически важные изменения;
  • разработайте архитектуру нормативно-справочных документов, которые свяжут в единую систему функциональное и процессное управление. Скорее всего, это будут положения о работе подразделения и должностные инструкции.

Главное правило в регламентах – их обязательное внедрение. Вы можете написать самую лучшую в мире должностную инструкцию, но какой от нее толк, если ее не будут соблюдать? 

Проведите оптимизацию бизнес-процессов

После того, как процессы описаны и назначены ответственные по ним, настала пора бороться с «узкими местами». В каждой компании число таких проблемных зон может исчисляться десятками, поэтому мы дадим последовательность шагов на такой случай:

  • оцените схему всех бизнес-процессов и исключите дублирование функций людей и подразделений;
  • оцените затрачиваемое время на каждую из операций в каждом процессе, сравните со средними показателями по отрасли и приведите их к адекватным показателям;
  • проведите анализ использования ресурсов своими центрами затрат;
  • проанализируйте перемещения материальных ценностей и информации по своему предприятию и исключите участки, на которых происходят потери;
  • исследуйте эффективность использования ресурсов при каждом бизнес-процессе.

Автоматизируйте главные бизнес-процессы

К автоматизации стоит подходить только после регламентации и оптимизации. Нельзя автоматизировать хаос, поэтому, если вы надеетесь, что внедрение IT-системы поможет преодолеть трагическую ситуацию с рабочими процессами компании, то оставьте надежды. Вы только потратите много времени и денег.  Запомните – проблему неэффективного управления нельзя решить с помощью внедрения системы (хотя сейлзы IT-компаний будут убеждать вас ровно в обратном). Автоматизируя хаос вы получаете автоматизированных хаос, который еще быстрее загонит организацию в банкротство. 

Результаты оптимизации бизнес-процессов

Отметим ряд результатов, которые в итоге должны быть достигнуты:

  • формализация существующей модели бизнеса, устранение дублирований функций людей и подразделений;
  • контроль над работой сотрудников, что мотивирует выполнять их свою работу более добросовестно;
  • снижение количества ошибок и минимизация человеческого фактора в работе;
  • внедрение системы KPI, которая мотивирует людей на достижение показателей и делает прозрачным схему премирования;
  • регламентированные процессы создают собой базу знаний о процессах предприятия, поэтому новые сотрудники быстрее входят в курс дела и понимают специфику компании;
  • сокращение случаев остановки производства из-за отсутствия сырья или ключевых сотрудников;
  • выявление и ликвидация основных средств, не использующихся в обороте и ненужных в будущем;
  • сокращение неоправданных закупок товаров. Прозрачность и контролируемость закупок обеспечивает своевременное выполнение заявок и экономию оборотных средств за счет снижения уровня закупочных цен, транспортных затрат и затрат на содержание складов.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

fd.ru

Управление и оптимизация бизнес-процессов компании, организации

Оптимизация бизнес процессов

Управление бизнес-процессами и оптимизация бизнес-процессов компании с использованием нашего подхода EBPO ® (Enterprise Business Process Optimization) позволит вам точно определить с чего начать для решения наиболее важных проблем предприятия и получить желаемый результат.

В последние годы, на организации навалилось множество разных методов и философий по улучшению бизнеса, каждый из которых имеет своих активных сторонников и критиков. Эти подходы, включающие такие, как TQM, Lean, Six Sigma, JIT, Kaizen при правильном применении могут принести существенные улучшения во всей компании. Однако, неверное применение во время внедрения, неприемлимость использования на некоторых проектах и другие причины могут стать результатом субоптимизации или полного отсутствия улучшений в организации в долгосрочной экономической результативности.

Управление бизнес-процессами компании - концептуальная модель

Таким образом, для эффективного управления бизнес-процессами в организации очень важно применение правильной концептуальной основы, согласованной с видением предприятия и его стратегическими целями и позволяющей выбор разных методов улучшений. EBPO ® (Enterprise Business Process Optimization) – модель, являющаяся разработкой нашей компанией и концептуальной основой эффективного управления бизнес-процессами, которая позволит настроить процессы в соответствии с нуждами предприятия и предоставить эффективные инструкции в сфере планирования, использования и оптимизации критических бизнес процессов.

Системный подход наших экспертов к анализу и управлению бизнес-процессами позволит выработать для вашей компании комплексные, но в то же время гибкие решения для обеспечения более эффективного позиционирования вашего бизнеса с целью уверенного достижения его проектных задач - высокого качества при соблюдении сроков и минимальных издержках.

Оптимизация бизнес-процессов организации с помощью ЕВРО ® - наши услуги

Путем систематической идентификации и картирования потоков создания потребительской ценности, модель ЕВРО позволяет компании выбрать программы оптимизации и инициативы, способные повысить эффективность бизнеса и принести наибольшую отдачу на организационные инвестиции. ЕВРО является гибким инструментом, обеспечивающим системообразующую основу управления бизнес-процессами, позволяющую организациям идентифицировать наиболее важные из них, оценить их результативность, разработать цели для оптимизации в соответствии с уникальными требованиями предприятия, выбрать правильные инструменты и методы для достижения этих целей и контролировать бизнесом эффективность прилагаемых усилий по оптимизации.

scmconsult.ru

Оптимизация бизнес-процессов и систем компании

Как и когда оптимизировать бизнес?

Оптимизация деятельности предприятия – это комплексная работа, которая включает оптимизацию процессов, структуры, системы управления и других систем предприятия. Мы рекомендуем делать её в такой последовательности:

1

Настоящую оптимизацию работы предприятия нужно начать с формулирования цели, определения желаемого результата и показателей для его измерения. Как правило, если речь идёт об оптимизации бизнеса в целом, на этом этапе создаётся стратегическая карта, содержащая систему целей предприятия и систему показателей для их измерения.

2

Затем нужно перейти к оптимизации бизнес-процессов. Из них в первую очередь оптимизируем основные, так как именно они дают результат (основные бизнес-процессы — это те, которые связаны с получением заказов и их выполнением). А затем уже управленческие и последними — вспомогательные.

Исключение — для случаев, когда есть очень затратные и сильно неэффективные вспомогательные или управленческие процессы , тогда начинаем с них.

Важным условием оптимизации бизнес-процесса является его стабильность, то есть достижение нужного результата определенным способом. Если процесс нестабилен (срывы сроков, процесс каждый учатсник выполняет по-своему, конфликты и т.п.) — то сначала нужно его упорядочить, регламентировать, даже если нормой являются несколько путей выполнения процесса (план А, план Б и т.п.).

Каковы основные шаги при работе с процессом?

→ формулирование требуемой цели (что такое оптимально, какой результат нам нужен), → измерение и учет результатов (в том числе ведение статистики и промежуточных результатов) для измерения продвижения, → анализ оптимизируемого бизнес-процесса (подробнее, на что аналзируем см. в описании услуги оптимизации бизнес-процесса), → изменение оптимизируемого процесса, → отслеживание результатов Цикл последних трёх шагов может повторяться несколько раз.

3

Затем - изменение системы управления. Сначала меняем процессы предприятия, делаем их эффективнее, проще, быстрее - а потом смотрим, что необходимо изменить вследствие этого в структуре, системе мотивации, движении инофрмации, учёте и др. Соответственно, оптимизация организационной структуры производится не в качестве первого шага, а исходя из новой системы бизнес-процессов предприятия.

Два подхода к оптимизации

Есть два "полюса" подходов к оптимизации1.   Реинжиниринг. Подчас это радикальная переделка процесса или системы.2.   Постепенное усовершенствование. Например, здесь можно использовать принципы бережливого производства.

Эти подходы можно сочетать в рамках одного проекта по усовершенствованиям.

Построение и оптимизация систем

После того, как выполнено предыдущее (или прямо во время проекта по оптимизации), полезно выстравивать системы процессов

Чем система учёта отличается от просто учёта? Наличием синергетического эффекта: тем, помогают ли друг другу её отдельные части или мешают.

В связи с этим полезно создавать и совершенствовать системы процессов в своей компании:•   Оптимизация документооборота•   Оптимизация системы учета •  Оптимизация системы мотивации•  Оптимизация системы контроля (информации, безопасности, выполнения планов и т.п.)•   Оптимизация системы управления качеством•   Оптимизация движения информации

Эти вопросы мы будем раскрывать в наших следующих публикациях.

spb-progressor.ru

Оптимизация бизнеса от профессионалов

Оптимизация бизнеса позволяет настроить его таким образом, чтобы он приносил максимум денег, хорошо откликался на идеи и действия бизнесмена и мог усвоить максимум его энергетики. Бизнесмен – это человек, который отличается от обычного человека очень высоким уровнем внутренней энергетики. Чтобы всю ее усвоить бизнес должен быть максимально оптимальным. 

Правильная оптимизация бизнеса

Надо отметить, что энергетика бизнесмена – очень ценная субстанция. Она дороже золота, платины и алмазов вместе взятых. Ее высокая ценность связана с редкостью. Энергетика бизнесмена дороже золота, платины и алмазов еще и потому, что без этой энергетики никто не добывал бы золото, платину и алмазы, а значит, они лежали бы в земле и вообще не представляли бы собой какую-то ценность.

Энергетика – это главный актив любого бизнесмена. Посредством бизнеса бизнесмен преобразовывает свою энергетику в деньги. Есть даже такое известное выражение как «делать деньги». «Делать деньги» – это значит преобразовывать внутреннюю энергетику бизнесмена в деньги, а не печатать их. Чем лучше бизнес преобразует энергетику бизнесмена, тем больше денег приносит бизнес.

Оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов

Однако проблема в том, что бизнес не всегда оптимальный, поэтому не всегда вся энергетика преобразовывается в деньги, иногда она теряется. Для того чтобы максимизировать процент преобразованной энергетики в деньги необходима оптимизация бизнеса. Оптимизация бизнеса - это выбор для бизнеса таких бизнес-процессов, которые не приводят к потере энергетики бизнесмена, а приводят к тому, что максимальный ее объем преобразуется в деньги.

Оптимизация бизнеса должна проводиться как можно раньше, потому как чем позже ее сделать, тем это будет дороже

Одна из причин неоптимальности бизнеса состоит в том, что при создании бизнеса все делается хаотично, в спешке и без взгляда на будущее. Другими словами, изначально бизнес не является оптимальным. Такая стратегия, конечно же, имеет право на жизнь, потому что жизнь очень быстро меняется и если не сделать что-то сегодня, завтра может быть уже поздно. Но такая стратегия имеет ограничения, опять же, потому, что жизнь очень быстро меняется.

Сегодня данный бизнес приносит прибыль, а завтра проблемы. По этой причине рано или поздно приходится заниматься оптимизацией. Оптимизация бизнеса должна проводиться как можно раньше, потому как чем позже ее сделать, тем это будет дороже. Есть много рецептов по оптимизации бизнеса и почти всегда они направлены на оптимизацию формы бизнеса, но не его сути, а это не правильно.

Правильная оптимизация бизнеса

Например, это может быть изменение схемы производства или продажи товаров, ну или же изменение ассортимента товаров. Еще один рецепт - скопировать бизнес-процессы более успешных конкурентов. Третий рецепт – выйти на другой рынок или в другие сегменты рынка. Рецептов, в общем, много, все они хороши, но недолговечны, потому как их возможности исчерпываются очень быстро. Да и похожи они на попытку выровнять здание, которые построено без фундамента.

Соответственно оптимизация бизнеса должна начинаться с поиска надежного фундамента

Понятное дело, что прежде чем «ровнять здание» или в нашем случае «ровнять бизнес», нужно поставить фундамент, потому как именно его отсутствие и привело к тому, что здание стало неровным. Соответственно оптимизация бизнеса должна начинаться с поиска надежного фундамента. Фундамент бизнеса, его основа, его начало – это идея бизнеса. Именно эта идея и создает в бизнесмене энергию, которую он затем посредством бизнеса превращает в деньги.

Конечно, долгие годы у бизнесменов были совсем другие представления о том, что такое фундамент бизнеса. Многие считали и считают, что фундамент бизнеса – это начальный капитал. Но это не так, начальный капитал – это способ мотивировать других помочь начать бизнес, но не основа бизнеса. Соответственно перестроиться и осознать тот факт, что в основе бизнеса лежит идея, что именно вокруг идеи бизнеса и строятся потом все другие бизнес-процессы довольно таки трудно.

Эффективная оптимизация бизнеса

Эффективная оптимизация бизнеса

Трудно не значит невозможно. Когда-то вообще понятия бизнеса не существовало, оно было за пределами мировоззрения людей. Потом оно появилось, а за его появлением изменилось и мировоззрение. Это доказывает, что при желании можно изменить любые представления, главное чтобы был стимул, а стимул в нашем случае хороший – деньги. Максимально оптимальный бизнес позволяет преобразовать максимальное количество энергии бизнесмена в деньги.

Таким образом, ключом к оптимизации бизнеса является оптимизация представлений о нем вообще и о его фундаменте в частности

Может возникнуть вопрос, а на каком таком основании возникли представления о том, что именно идея лежит в основе бизнеса и может рассматриваться в качестве его фундамента? Ответ на него прост и очевиден. Идея лежит в основе потому, что сначала рождается она, а потом уже все остальное. Например, сначала возникла идея мобильного телефона, а потом появился мобильный телефон для ее воплощения. Сначала появилась идея автомобиля, а только потом появился сам автомобиль.

Идея передвижения по воздуху появилась раньше, чем самолеты и вертолеты. Если исходить от формы бизнеса, а не от его идеи, то успеха достичь нельзя. Проблемы многих компаний как раз и связаны с тем, что они исходят из того, что бизнес, а не его идея - первичен. Таким образом, ключом к оптимизации бизнеса является оптимизация представлений о нем вообще и о его фундаменте в частности.

Современная оптимизация бизнеса

Оптимизация бизнеса

Это значит, что оптимизация бизнеса производится поэтапно. Первый этап – это оптимизация представлений о бизнесе. Второй этап - выделение идеи бизнеса, его сути. Выделенная идея бизнеса – это его фундамент, самый надежный фундамент. Выделить идею бизнеса можно разными способами и один из лучших - леграмма бизнеса, ибо с ее помощью идеей бизнеса можно еще и прокачаться.

Форма бизнеса должна соответствовать его идее на 100%

Сам бизнес – это воплощение идеи, которая лежит в его основании. Соответственно третий этап оптимизации бизнеса – это построение внешней формы бизнеса в точном соответствии с идеей бизнеса, его сутью.  Не должно быть ничего лишнего, точно также как не должно быть пробелов. Форма бизнеса должна соответствовать его идее на 100%.

Все должно быть четко и в соответствии с идеей, потому как без этого нельзя стать успешным игроком рынка. Для того чтобы третий этап оптимизации бизнеса прошел правильно и дал нужный результат, идеей бизнеса должны пропитаться все его участники. Если этого не будет, то не будет и реализации идеи бизнеса. Будет реализовываться, какая угодно идея, но не идея бизнеса.

Услуги оптимизации бизнеса

Идея постоянно изменяется, а значит необходимо постоянно изменять и бизнес. Изменений не стоит бояться, потому, как если первая оптимизация бизнеса будет производиться исходя из предпосылки, что фундамент бизнеса - это его идея, то бизнес в дальнейшем всегда будет оптимальным. Заниматься оптимизацией можно самостоятельно, но лучше обратиться к профессионалам.

Самостоятельная оптимизация бизнеса предполагает владение нужными методиками и технологиями

Опора на идею позволяет всегда иметь оптимальный бизнес. По такой схеме работают все мировые лидеры. Многие из них еще достаточно молоды, но многим из них уже сотня и больше лет. Прожить столько они смогли только благодаря тому, что в их основу был заложен фундамент в виде идеи. Они следовали за ее изменением и это помогло им всегда быть конкурентоспособными. 

Самостоятельная оптимизация бизнеса предполагает владение нужными методиками и технологиями. Без этого с большой вероятностью бизнесу будет нанесен большой вред. Чтобы их освоить необходимо читать статьи по маркетингу. Если их будет недостаточно, всегда можно получить консультации по маркетингу, а также консультации по бизнесу.

Автор статьи: Павел Бернович

www.noomarketing.net

Оптимизация бизнес-процессов в российских компаниях #bpm #СЭД #ECMJ

Елена Ходак, руководитель департамента корпоративного консалтинга компании «Промышленные Информационные Системы»

Три года назад международная консалтинговая компания McKensey провела исследование, согласно которому производительность труда в России может вырасти на 68% только за счет изменения организации бизнеса.

 

1. Объективные предпосылки. Факты

«А зачем вообще нужно оптимизировать бизнес-процессы? Все работает, и хорошо».

Оптимизацию бизнес-процессов, как способ повышения эффективности деятельности компании целесообразно использовать в тех случаях, когда:

●     Отдельные направления деятельности компании имеют низкую эффективность. В этом случае руководство компаний часто задает себе следующие вопросы: «Что делает такое количество персонала»? и «А что произойдет, если половину уволить»? Руководитель хочет понять, какие функции выполняют как подразделения компании, так и конкретные сотрудники, можно ли те же функции выполнить меньшим количеством персонала. Сотрудники же в подобных ситуациях зачастую активно сопротивляются, преувеличивая свою необходимость и важность для компании. Им не выгодно персонифицировать ответственность. Гораздо легче работать по принципу: «Где пятерым делать нечего, там и шестому работа найдется».

●     Высока угроза потери конкурентного преимущества. Типичный пример: «У нас цены как у всех, и все делаем как все, только доля компании на рынке, оборот и прибыль снижаются». Для того чтобы конкурентное преимущество поддерживать его нужно сначала идентифицировать, описать, ответить на вопросы: «Что это такое? Какими оно обладает параметрами и характеристиками»? Затем необходимо разработать систему его сохранения и тиражирования. В противном случае конкурентное преимущество будет уменьшаться с каждым ушедшим из компании сотрудником – носителем умений и навыков.

●     Высокие темпы роста компании приводят к снижению качества обслуживания клиентов, снижению темпа продаж. Зачастую, компания растет неравномерно, сотрудники различных подразделений могут иметь разную нагрузку. В одних отделах люди «зашиваются», возникает необходимость увеличения штата, а в других сотрудники недогружены.

●     Снижается качество продукции или услуг. Этот нерадостный симптом может являться следствием отсутствия корпоративных стандартов качества. Очень сложно поддерживать и улучшать то, чего нет, особенно это актуально для организаций, оказывающих услуги. Раз стандарт выполнения той или иной операции не прописан, из этого может следовать, что качество выполнения данной операции:

o        различно в различные моменты времени

o        оценивается руководством на основании субъективных параметров

o        в значительной степени меняется при смене сотрудника, выполняющего данную операцию.

В данном случае целесообразно сделать акцент на подробном прописывании процедур, регламентов и инструкций исполнителям. Целью регламентации является установление стандартов качества выполнения операций  и описание технологий их выполнения. То есть, какие действия, каким образом, и в какой последовательности необходимо выполнять, чтобы работа была сделана в соответствии с установленным стандартом.

2. Субъективные предпосылки. Мотивы

«Я не понимаю, что происходит в компании».

Описанные выше ситуации во многих случаях имеют общие причины: хаотичность, бессистемность и непрозрачность работы компании.

В тех компаниях, которые решили оптимизировать бизнес-процессы, чаще всего руководителя к этому подвигает потеря управляемости.

3. КАК оптимизировать бизнес-процессы в компании?

●     «Чего мы хотим достичь»? Проанализируем цели и стратегию компании с последующим преобразованием исходной формулировки в совокупность определенных в качественном и количественном аспектах показателей, выражающих основные черты будущего желаемого состояния компании. Здесь ключевыми действиями являются дробление, детализация образа желаемого будущего до показателей, которые можно измерить. Этими показателями могут быть доля компании на рынке, количество рекламаций в единицу времени и т.д.

●     «Что мы выпускаем»? Описываем линейку продуктов компании. Для этой цели необходимо получить ответ на вопрос: "Что именно компания предлагает как свой продукт"? Следующие вопросы касаются изменений, которые планируется произвести в продуктовой линейке для достижения поставленных целей: «Как эта линейка изменится через год»? «А через 5 лет»?

●     «Все ли необходимое мы делаем? Не делаем ли лишнего»? Сопоставляем полученные продукты и функции, которые должна выполнять компания, как в настоящее время, так и в будущем. На этом этапе может выясниться, что часть функций, необходимых для выполнения продуктовой линейки в будущем, в настоящее время отсутствует.

●     «Всех сосчитаем». Выделяем, иерархически упорядочиваем и документируем функции, выполняемые компанией и ее исполнительными звеньями (подразделениями и сотрудниками). На этом этапе создается полная опись всех операций, которые необходимо выполнять компании.

●     «Каждой операции - свой «хозяин». Устанавливаем соответствие между функциями, реализуемыми компанией для того, чтобы предоставлять заявленный перечень продуктов и услуг и исполнительными звеньями (подразделениями и сотрудниками). Затем определяем взаимоподчиненность задач в соответствии с иерархией управления, стыкуем и согласуем задачи между подразделениями и сотрудниками. Операции классифицируем по задачам, стоящим перед каждой функцией, составляем классификатор работ. При составлении классификатора учитываем ряд признаков, по которым классифицируются операции: их содержание, периодичность проведения, рутинные, формализуемые работы, ответственность и т.д. Центральное место в данном виде анализа занимает выявление ответственного исполнителя на каждом этапе (за каждую задачу) по реализации той или иной функции.

Отличие задач от функций состоит в том, что функции надо выполнять постоянно, а задачи - лишь на определенном этапе и за ограниченный период времени. Соответственно, за исполнителями закрепляются задачи, которые должны быть решены в определенные сроки.

На данном этапе часто выявляются как дублирование функций между подразделениями, так и «мертвые зоны» – функции, которые не выполняет ни одно подразделение.

●     «Договариваемся о взаимодействии». Документируем бизнес-процессы и закрепляем их за исполнительными звеньями компании. На этом этапе определяем состав подразделений и комплекс работ, выполняемых каждым подразделением. Затем проясняем взаимодействие исполнителей друг с другом, т.е. кто, кому и когда предоставляет услуги, продукты, информацию, иными словами прорабатываем логистику (схему построения бизнес-процессов) в подразделении. Далее, на основании полученных бизнес-процессов создаем внутрифирменные регламенты, процедуры и инструкции, а также должностные инструкции для каждого рабочего места. В результате всех этих операций складывается четкая картина: кто из сотрудников компании, что и когда делает.

В данной последовательности продукт первичен, функция по отношению к нему вторична, а исполнительные звенья вторичны по отношению к функции. Именно на этом этапе оптимизируем организационную структуру.

Если следовать этим правилам, тогда не получится, что начальник отдела логистики занимается маркетингом, а без начальника склада можно вообще обойтись, потому, что его функции выполняет старший кладовщик.

Бизнес-процессы описывают порядок реализации функций с учетом их причинно-следственных связей и фактора времени. Должностные инструкции определяют роль конкретного исполнителя в том или ином бизнес-процессе.

4. КАК оптимизировать конкретный бизнес-процесс?

«Дьявол прячется в деталях».

●     Определяем эффективность и оптимальность бизнес-процесса по различным параметрам: издержки, качество, скорость, информация, принятие решений и т.п. В зависимости от специфики бизнеса будет меняться приоритетность параметров и их сочетание.

●     Определяем нормативы выполнения бизнес-процесса в различных измерениях: производительность, соответствие стандартам качества, скорость, документальное оформление и т.п. Определение стандартов и нормативов часто вызывает затруднения у руководителей, особенно в ситуации, когда компания впервые их создает. Например, на вопрос: «Какие параметры вы хотите заложить в отчет»? часто встречается ответ: «Я не знаю», даже у достаточно «продвинутых» руководителей.

●     Строим оптимальную модель выполнения бизнес-процесса. Основу для этого создают тщательно выполненные предыдущие шаги. Если известно: какой параметр является приоритетным (например, снижение издержек, повышение скорости или уменьшение количества рекламаций) и известны стандарты деятельности, – следующие шаги реже вызывают затруднения.

●     Определяем ресурсы и технологии, обеспечивающие реализацию модифицированного бизнес-процесса. Для определения числа сотрудников, требующихся для выполнения данного бизнес-процесса, необходимо определить его повторяемость в заданную единицу времени (например, в месяц), затем, количество времени, требующееся для его выполнения. После этой операции подсчитывается количество человеко/часов, требующихся для выполнения бизнес-процесса. Это необходимо для подсчета количества персонала, занятого выполнением данного бизнес-процесса. На этом же этапе происходит подсчет и других ресурсов.

●     Разрабатываем технологию и план перехода от имеющегося бизнес-процесса к модифицированному.

5. Внедрение

«Оптимизировали. А дальше что»?

Для получения желаемого результата - повышения эффективности работы компании - организация должна управлять процессом изменений, определяя характер поведения, требуемый в изменившихся условиях, и не поддерживая старые модели поведения сотрудников, нежелательные для поддержания нового процесса. Наверное, нет необходимости повторять, что без активного участия, вовлеченности и желания руководителей компании изменений не произойдет, все функции и процессы останутся на бумаге сами по себе, а компания будет работать также как и раньше.

 

ecm-journal.ru

Оптимизация малого бизнеса

Малый бизнес открывают 2 категории людей. Одна из них - это люди, которые осознали в себе большой объем излишней энергии, но с целью минимизации рисков либо в связи с небольшим стартовым капиталом решили начать с малого с перспективой роста бизнеса до среднего или большого. Вторая категория - это люди, которые осознали, что у них есть маленький излишек энергии и средний или большой бизнес им просто не потянуть на базе этого объема излишка энергетики.

В любом случае бизнес, в том числе и малый, всегда открывается для того, чтобы превратить излишек своей личной энергии в деньги, потому как бизнес сам по себе – это машина для преобразования энергии человека в деньги. Начинается малый бизнес, как правило, спонтанно, потому как нет достаточных знаний и опыта. Открытый спонтанно бизнес очень часто не является оптимальным. В этой связи на него приходится тратить очень много времени, денег, энергии и других ресурсов.

Для исправления этой ситуации требуется работа с леграммой бизнеса и оптимизация малого бизнеса, которая позволит снизить эти затраты и соответственно увеличить объем получаемой выгоды. Однако проблема в том, что энергия у бизнесмена, как генерировалась, так и продолжает генерироваться и ее надо реализовывать, чтобы не было застоя. По этой причине, времени у бизнесмена для того, чтобы разработать план оптимизации своего бизнеса просто не хватает.

Как было сказано в статье «перспективы малого бизнеса» для такого типа бизнеса в экономике имеется 2 основные ниши: старт новых направлений либо помощь среднему и большому бизнесу и это необходимо учитывать при оптимизации малого бизнеса. Как же проводится оптимизация малого бизнеса? Методов оптимизации в принципе много. Но лучше всего использовать так называемый идеальный метод оптимизации, потому как он самый эффективный и самый точный, а значит, позволяет добиться 100% оптимизации.

Суть этого метода в том, что началом малого бизнеса рассматривается идея этого бизнеса, не люди, не станки, не оборудование, не форма организации, а идея. Станки, персонал, оборудование, способ организации – это форма для воплощения этой идеи. Процесс бизнеса при таком раскладе рассматривается как процесс развития этой идеи. Что это за идея такая? Если посредством малого бизнеса дан старт новому направлению – то это личная идея того, кто стартанул данный бизнес и положил ее в его основу.

В случае если речь идет о помощи среднему или большому бизнесу, то имеется в виду идея, которую развивает соответственно большой или средней бизнес. По этой причине первый этап оптимизации – это выделение идеи, с которой работает малый бизнес, которую он развивает. Очень часто идея не выделена, и в результате бизнесмен действует на основе интуиции. Это и есть причина того, что на выходе получается неоптимальный бизнес.

Иметь выделенную и оформленную должным образом на бумаге или в электронном виде идею бизнеса очень важно. Оптимизация малого бизнеса с этого и начинается, потому, как в этом случае идея становится наглядной, и бизнесмен четко понимает, с чем имеет дело. Также в этом случае он может построить четкий алгоритм бизнеса, а точнее алгоритм развития идеи, который приведет к тому, что бизнес действительно будет работать и превращать энергию бизнесмена в деньги.

В противном случае представители малого бизнеса ведут свою деятельность без реального взаимодействия с той идеей, в интересах которой они работают. Без взаимодействия с идеей ее невозможно развивать, потому что именно идея дает четкую инструкцию о том, как ее надо развивать, в отличие от интуиции, которая дает предположительную инструкцию. Именно идея генерирует мысли, на основании которых бизнесмен принимает правильные и оптимальные решения, потому как только она знает, что ей надо для развития.

Если нет мыслей, как и что, делать, бизнесмен, конечно же, будет делать что-то на основании интуиции. Но вот действия эти, будут в 99% случаев напрасными, потому как в реальности будут направлены не на развитие той идеи, которой он занимается. Соответственно, чтобы был хоть какой-то результат, чтобы бизнес хоть как-то да развивался, бизнесмену, как следует из практики, нужно будет совершить чуть ли не 100 действий, чтобы угадать то единственное действие, которое нужно для развития идеи.

Чтобы понять, что такое взаимодействие с идеей, надо представить абсолютно темную комнату и себя в ней. В этой комнате кромешная темнота, а значит вообще ничего не видно. При этом оказываешься в такой комнате резко и сразу, без ее осмотра в тот момент, когда она освещена. Соответственно не знаешь, что в ней находиться и как расположено то, что в ней есть, не видишь какая это комната, каковые ее размеры и цвет ее стен.

Оказаться в таких условиях – это фактически стать слепым. Именно в таком состоянии, состоянии слепоты при зрячих глазах, находится бизнесмен, который не взаимодействует с идеей. Понятное дело, что действия бизнесмена эффективными в такой ситуации вряд ли будут. Они могут быть эффективными только в случае, если в комнате появится освещение. Если бизнесмен сформирует идею и начнет с ней взаимодействовать, то это равнозначно тому, что в комнате с кромешной темнотой включается свет.

Когда включен свет, все становится очевидным и становятся очевидными решения, которые необходимо принять. Соответственно, отсутствие взаимодействия с идеей – это очень серьезная проблема, которая вынуждает бизнесмена совершать ненужные действия, тратить на это ненужные ресурсы, а главное что в результате этого его энергетика не превращается в деньги.

Оптимизация малого бизнеса позволяет добиться «включения света в темной комнате». Для того чтобы «включить свет в темной комнате» и превратить всю свою энергетику в деньги, следует читать статьи по маркетингу, а если их мало рекомендуется получить консультации по бизнесу и маркетингу. Очень полезно и поработать с леграммой бизнеса, чтобы прокачаться его идеей.

Оптимизация малого бизнеса – это приведение в соответствие идеи, которую продвигает малый бизнес той форме, посредством которой он ее продвигает. Другими словами это приведение в соответствие идеи бизнеса самому бизнесу. Без этого не будет достигнута эффективность и оптимальность малого бизнеса. Без этого малый бизнес будет представлять собой Змея Горыныча с 5 головами, каждая из которых хочет повести тело именно туда, куда ей вздумалось.

В принципе можно работать и так, можно дергаться в разные стороны, но гораздо эффективнее, чтобы была одна голова. Для этого, прежде всего надо выделить идею. Это важно, в том числе и с точки зрения конкуренции, потому как если на рынке действуют бизнесмены, имеющие одинаковое взаимодействие с идеей, то у них одинаковый уровень конкурентоспособности.

Но если появляется бизнесмен, который лучше других выделил идею и в этой связи создал лучший, более оптимальный бизнес, он получает преимущество, за счет которого вскоре захватит весь рынок. Это связано с тем, что он получает подавляющее долгосрочное конкурентное преимущество за счет более эффективного взаимодействия с идеей, которую развивает, что позволяет ему лучше понимать рынок.

В результате его действия точны, как швейцарские часы. Переиграть такого бизнесмена можно только в том случае, если совершать больше действий в надежде на то, что какое-то действие будет правильным. Но долго совершать больше действий нельзя, потому что такая стратегия является изматывающей, на нее тратится очень много времени, денег, своей энергии и других ресурсов.

Оптимизация малого бизнеса - это в том числе и постоянная работа с идеей, которой занимается бизнесмен. Однократной оптимизации надолго не хватит. Может хватить на год, может хватить на 3 или даже 5 лет, если повезет. Но всегда надо помнить, что время жизни идеи в одном состоянии достаточно короткое. Она обязательно вступит во взаимодействие с другими идеями и измениться.

В этой связи можно сказать, что есть версии идеи одной и той же идеи, например версия 1.0, 1.1., 2.0, 2.5. и так далее. Соответственно в зависимости от того, какая версия идеи внедрена в самого бизнесмена, он имеет разную эффективность. При этом такая эффективность имеет строгую иерархию. Конечно, когда бизнесмен на рынке один, то не важно, внедрена ли в него идея или нет, и какая версия идеи внедрена. За отсутствием альтернативы все клиенты будет его. Но если на рынке есть хотя бы два бизнесмена, то тут уже будут нюансы.

Если один бизнесмен внедрил в себя идею, а другой нет, то преимущество будет за ним. Если один бизнесмен внедрил в себя более новую версию, чем второй, то преимущество будет за ним. Его коллега, в которого не внедрена идея или внедрена более старая версия, сможет только копировать действия более эффективного бизнесмена, потому, что и как делать, он сам знать не будет, ибо такой информации взяться неоткуда.

www.noomarketing.net


Смотрите также