Как написать бизнес-письма, или «Надеемся на дальнейшее сотрудничество». Письмо бизнес


бизнес письмо, образец бизнес письма, письмо партнеру по бизнесу

27 Март 2013       Евгений Неделин      Главная › Статьи › Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу      Просмотров:  
бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесуБизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу

Сегодня я хочу помочь тем из вас, кому важно понимать, как грамотно написать деловое письмо (бизнес-письмо) потенциальному партнеру по бизнесу. Сразу скажу, что для того, чтобы усвоить эту информацию, вам необходимо настроиться на вдумчивое чтение. Если у вас сейчас нет на это времени и терпения, лучше отложите чтение до более благоприятного момента. Ну, а тех из вас, кто настроен на внимательное чтение, я приглашаю прочесть успешную историю о том, как написать письмо партнеру по бизнесу.

Не так давно ко мне обратился один из читателей данной рассылки с просьбой помочь ему в написании такого письма.  Я оказала эту помощь, и уже на следующий день после отправки письма своему потенциальному партнеру, мой читатель позвонил мне, поделившись радостью, что письмо «сработало», партнер уже написал ответ и рабочий диалог начался.

Хотите узнать, как нам это удалось? Охотно расскажу! Мой читатель (назовем его Дмитрием)  дал мне согласие на публикацию нашей истории.

Для того, чтобы помочь Дмитрию написать письмо партнеру по бизнесу, я попросила его ответить на 8 вопросов. Эти вопросы и ответы на них вы увидите в таблице ниже.

Вопрос

Ответ-информация

1. Информация о компании, в которую мы будем писать письмо: где находится;  чем занимается; сайт  с описанием компании, указанием ее основных направлений и пр. Компания «ХХХ»  занимается продажей обоев, керамической плитки, напольных покрытий  и других материалов для улиц, жилых помещений, офисов, SPA-салонов и т.д.
2 Кому конкретно будем писать письмо: имя человека, должность, другие «регалии», дающее представление об адресате. Есть ли какая-то предварительная «история отношений»? Сергей Сергеев,Управляющий директорРаньше контактов не было ни с кем.Истории отношений нет.
3 Откуда вы узнали об этой компании и человеке, которому пишете? Узнал из интернета во время отдыха у друзей в Германии.
4 Кто вы?  Какую компанию представляете, чем занимаетесь? Частный предприниматель.Деятельность ориентирована на строительство, в частности являюсь дилером заводов-переработчиков (производителей) окон ПВХ ведущих немецких торговых марок KBE,Veka,Rehau.Имеются устойчивые деловые отношения с крупными компаниями в сфере строительного рынка г.Москвы, Московской области, а так же регионов РФ. Деятельность охватывает все этапы рынка: поиск, консультации, техническое сопровождение, монтаж, сервисное обслуживание и т.д. В этом бизнесе с  2000 года.
5 Что конкретно предлагаете вашему партнеру? Либо быть представителем данной компании в данном регионе, либо выступать в качестве дилера.
6 Чем (на ваш взгляд)  ваше предложение выгодно и интересно для партнера? Я постоянно нахожусь на строительных площадках разного уровня  сдачи объектов, и обеспечиваю  последующее гарантийное обслуживание.Вижу дефицит новизны в области напольных покрытий, декор. стен,  что подтверждается желанием заказчиков иметь другие виды покрытий против того что представлено на рынке РФ (паркет, ламинат, плитка, линолеум ). Данной (подобной) продукцией рынок Центрального региона не представлен.
7 Есть ли у вас  успешный опыт работы по тому направлению, который вы предлагаете партнеру? Если да – сформулируйте  коротко и конкретно,  что это за опыт Да, опыт есть. Опыт в укладке керамической , тротуарной плитки, ламината. Дополнительные работы по выравниванию поверхностей для дальнейшей укладки материалов.
8 Что партнер должен (вам бы этого хотелось) сделать в ответ на ваше письмо, если оно его заинтересует?  Я готов приехать в Германию, для прохождения обучения  и подписания соответствующих документов и условий сотрудничества. Либо готов начать сотрудничество  с филиалом данной компании в Краснодарском крае (информация о филиале есть на сайте компании).

 

бизнес письмо. письмо партнеру по бизнесу

Теперь, когда у нас есть четкая исходная информация,  мы помещаем ее  в формат письма.

В нашем случае это выглядит так.

Образец бизнес-письма

          Текст письма

Комментарии, пояснения

Тема: Сергею Сергееву. Предложение о сотрудничестве Поле «Тема»  в деловом письме должно обязательно быть заполненным и  отражать главную суть письма
Здравствуйте, Сергей!Меня зовут Дмитрий Петров (Россия, г. Москва). Пишу Вам, чтобы предложить деловое партнерство в России.Я — частный предприниматель. Мои деловые интересы — сфера строительства. Обращаемся к адресату по имени.Коротко представляем себя.Коротко и предельно конкретно сообщаем адресату о том, зачем ему пишем.
В конце 2011 года я был по личным делам в Германии и узнал о вашей компании, увидев Ваш сайт в интернете. Меня очень заинтересовали направления вашей деятельности и особенно впечатлил ассортимент, которые вы предлагаете. Отвечаем на вопрос: откуда мы знаем об адресате.Проявляем позитивное отношение к адресату/его работе, бизнесу.
Я в сфере строительства с 2000 года, имею хороший практический опыт (в том числе в вопросах укладки керамической, тротуарной плитки, ламината), есть знание о том, что используется сейчас в России. Сообщаем информацию о себе. Приводим аргументы о себе как деловом партнере, опыту и мнению которого можно доверять.
И у меня есть твердое убеждение, что те материалы, которые вы предлагаете (современные, качественные, красивые), однозначно будут здесь интересны и востребованы. Обозначаем сферу пересечения совместных интересов. Говорим о выгоде, которуюполучит партнер.Выражаем уверенность в успешности предложения.
Из информации на вашем сайте я вижу, что вы уже работаете на некоторых российских рынках. Думаю, что рынок Центрального региона — Москвы и Московской области — также может быть для вас привлекательным.Это и есть мое предложение — представлять ваши интересы в Москве и московском регионе. Как представитель вашей компании или как дилер. Я готов к любой из этих форм. Демонстрируем серьезное внимание к адресату и осведомленность о нем.Четко проговариваем суть нашего предложения.
Сергей, для того чтобы Вам было легче принять решение, выскажу свои соображения.1. Для меня совершенно очевидно, что потребность в таких материалах, которые Вы предлагаете, у нас очень высока. Я постоянно нахожусь на строительных площадках разного уровня и разных этапов (сдача, последующее гарантийное обслуживание и пр.) и знаю о желании заказчиков иметь новые современные материалы, в том числе и в области напольных покрытий и декоративных стен. То, что сейчас в большинстве своем представлено на рынке Российской Федерации (паркет, ламинат, плитка, линолеум), несколько морально устарело и заказчики все чаще говорят о потребности иметь другие виды покрытий. То есть желание и потребность есть, а вот продукции на рынке Центрального района пока нет. И эту нишу стоит занять.2. Думаю, что круг моих деловых партнеров (заказчиков) вполне можно рассматривать как потенциальных покупателей ваших материалов. Я сейчас являюсь дилером заводов производителей окон ПВХ ведущих немецких торговых марок ХХХ и УУУ. У меня есть устойчивые деловые связи с крупными компаниями в сфере строительного рынка г. Москвы, Московской области, а также регионов Российской Федерации. Деятельность охватывает все этапы рынка: поиск, консультации, техническое сопровождение, монтаж, сервисное обслуживание и т. д. Таким образом, я могу предлагать вашу продукцию компаниям, которые мне доверяют.3. Сергей, я очень настроен на сотрудничество, мне очень интересно профессионально развиваться и воплощать все новшества, появляющиеся на строительном рынке, поэтому в моем лице Вы приобретете максимально лояльного, заинтересованного и мобильного делового партнера.4. Возможно, в процессе принятия решения для Вас дополнительным положительным аргументом  станет еще один факт: если Вам будет удобно, то получение продукции и осуществление расчетов я могу производить непосредственно в Германии, у меня есть для этого возможность. Приводим четкие и убедительные аргументы в пользу нашего предложения.
Сергей, буду благодарен за ответ на мое предложение. Если Вам необходима какая-то дополнительная информация для оценки ситуации и принятия решения — готов ответить на все Ваши вопросы. В финале письма корректно, но четко указываем, чего мы ждем в ответ на свое письмо.
С уважением,Дмитрий Петровмоб. тел.:e-mail:www (сайт) Ставим подпись (имя, фамилия)Помещаем блок контактной информации для того, чтобы адресат мог при необходимости связаться с нами + указываем сайт, если он есть и содержит необходимую для партнера информацию о нас.

Вот так, дорогие читатели, можно написать письмо потенциальному партнеру по бизнесу.

Напомню, что для этого нужно.

Необходимо выполнить 4 условия:

  1. Владеть определенной информацией о партнере.
  2. Предельно четко осознавать цель, которую вы преследуете своим письмом,  и уметь ее конкретно формулировать в письме.
  3. Иметь аргументы  для грамотной и убедительной «подачи» (презентации) себя как  привлекательного и достойного делового партнера.
  4. Знать структуру делового письма и грамотно ее использовать.

Бизнес-письмо, написанное с соблюдением этих условий, имеет серьезные шансы на успех. Наш позитивный опыт – тому подтверждение.

Возьмите этот опыт на вооружение – и расширьте круг ваших деловых партнеров.

От всей души желаю успехов!

Буду рада вас видеть на моем тренинге E-mail переписка в бизнесе.

Искренне ваша,

Тамара Воротынцева

P.S. Ниже привожу образец бизнес письма без таблички для тех, кто хочет использовать его в качестве шаблона для своих писем.

Тема: Сергею Сергееву. Предложение о сотрудничестве

Здравствуйте, Сергей!

Меня зовут Дмитрий Петров (Россия, г. Москва). Пишу Вам, чтобы предложить деловое партнерство в России.

Я — частный предприниматель. Мои деловые интересы — сфера строительства.

В конце 2011 года я был по личным делам в Германии и узнал о вашей компании, увидев Ваш сайт в интернете. Меня очень заинтересовали направления вашей деятельности и особенно впечатлил ассортимент, которые вы предлагаете.

Я в сфере строительства с 2000 года, имею хороший практический опыт (в том числе в вопросах укладки керамической, тротуарной плитки, ламината), есть знание о том, что используется сейчас в России. И у меня есть твердое убеждение, что те материалы, которые вы предлагаете (современные, качественные, красивые), однозначно будут здесь интересны и востребованы.

Из информации на вашем сайте я вижу, что вы уже работаете на некоторых российских рынках. Думаю, что рынок Центрального региона — Москвы и Московской области — также может быть для вас привлекательным.

Это и есть мое предложение — представлять ваши интересы в Москве и московском регионе. Как представитель вашей компании или как дилер. Я готов к любой из этих форм.

Сергей, для того чтобы Вам было легче принять решение, выскажу свои соображения.

1. Для меня совершенно очевидно, что потребность в таких материалах, которые Вы предлагаете, у нас очень высока. Я постоянно нахожусь на строительных площадках разного уровня и разных этапов (сдача, последующее гарантийное обслуживание и пр.) и знаю о желании заказчиков иметь новые современные материалы, в том числе и в области напольных покрытий и декоративных стен. То, что сейчас в большинстве своем представлено на рынке Российской Федерации (паркет, ламинат, плитка, линолеум), несколько морально устарело и заказчики все чаще говорят о потребности иметь другие виды покрытий. То есть желание и потребность есть, а вот продукции на рынке Центрального района пока нет. И эту нишу стоит занять.

2. Думаю, что круг моих деловых партнеров (заказчиков) вполне можно рассматривать как потенциальных покупателей ваших материалов. Я сейчас являюсь дилером заводов производителей окон ПВХ ведущих немецких торговых марок ХХХ и УУУ. У меня есть устойчивые деловые связи с крупными компаниями в сфере строительного рынка г. Москвы, Московской области, а также регионов Российской Федерации. Деятельность охватывает все этапы рынка: поиск, консультации, техническое сопровождение, монтаж, сервисное обслуживание и т. д. Таким образом, я могу предлагать вашу продукцию компаниям, которые мне доверяют.

3. Сергей, я очень настроен на сотрудничество, мне очень интересно профессионально развиваться и воплощать все новшества, появляющиеся на строительном рынке, поэтому в моем лице Вы приобретете максимально лояльного, заинтересованного и мобильного делового партнера.

4. Возможно, в процессе принятия решения для Вас дополнительным положительным аргументом  станет еще один факт: если Вам будет удобно, то получение продукции и осуществление расчетов я могу производить непосредственно в Германии, у меня есть для этого возможность.

Сергей, буду благодарен за ответ на мое предложение. Если Вам необходима какая-то дополнительная информация для оценки ситуации и принятия решения — готов ответить на все Ваши вопросы.

С уважением, Дмитрий Петров

Обратите внимание на наши тренинговые программы:

Статьи по теме:

Рейтинг публикации:
Loading...
Поделиться в соцсетях:

    

www.training-partner.ru

Образцы делового письма. Как написать деловое письмо :: BusinessMan.ru

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

  • Наименование.
  • Адрес.
  • Контактные телефоны.
  • Сайт.
  • Электронную почту.
  • Логотип.
  • Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

  • Изучение вопроса.
  • Написание проекта письма.
  • Его согласование.
  • Подписание.
  • Регистрация.
  • Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

пример написания делового письма

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

как правильно писать деловые письма

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

  • Позицию адресата.
  • Характер отношений.
  • Официальность.
  • Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

  • Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
  • Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
  • Предметом общения является деятельность компании.
  • Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
  • Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

  • Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
  • Адресной, предназначенной конкретному адресату.
  • Актуальной в момент написания письма.
  • Достоверной и беспристрастной.
  • Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
  • Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

  • Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
  • Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
  • Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
  • Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
  • Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
  • Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
  • Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
  • Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
  • Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
  • Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

образцы делового письма

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

  • Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

как написать ответ на письмо пример

  • Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
  • Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

как написать деловое письмо образец

  • Информационными.
  • Инструктивными.
  • Поздравительными.
  • Рекламными.

Также бывают письма:

  • Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

образец коммерческие письма

  • Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
  • Запросы.
  • Извещения.
  • Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

как написать ответ на письмо пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

  • Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
  • Одинаковые языковые средства.
  • Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
  • Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

businessman.ru

Деловое письмо: как правильно составить

Фото © Shutterstock

Статьи по теме

Деловое письмо – это основополагающая часть деловой переписки. Письмо является кратким документом, несущим в себе информацию коммерческого характера и затрагивающим один или несколько вопросов.

С помощью делового письма можно не только вести переписку с партнерами, но и создать имидж компании. Написание делового письма является связующим звеном как между отделами компании, так и между учреждениями, юридическими и физическими лицами.

Существует множество поводов для написания делового письма:

  • выполнение заказа;
  • получение информации или мотивация к определенным действиям;
  • обнаружение неточностей и ошибок;
  • ответ на требование или просьбу;
  • напоминание о себе;
  • возможность принести извинения и т. д.

ТОП-6 самых важных статей для руководителя:

Виды деловых писем

Коммерческие письма

Деловые письма коммерческого характера предваряют заключение договора, то есть содержат в себе оговорки по согласованию контрактных условий.

Такие письма являются важными документами, а в ходе разбирательства экономического спора в арбитражном суде могут стать доказательственной базой, свидетельствующей о тех или иных договоренностях между сторонами.

Деловое письмо является официальным обращением, но оно не исключает дополнительного устного обращения по одному и тому же вопросу. Деловое письмо подразумевает письменный ответ от контрагента, что является важным для компании документом (например: официальное соглашение обо всех условиях сделки).

Срочно к прочтению!

Вы уже знаете, какой тип стратегии подходит вашему бизнесу? Мы подготовили 4 шаблона, которые помогут в разработке стратегии. Подробнее здесь >>

По функциональному признаку можно выделить деловые письма:

  • обязательно требующие ответного письма: письмо, содержащее просьбу; письмо, содержащее приглашение; такие коммерческие письма, как: письмо-рекламация, письмо-предложение, письмо-запрос;
  • не требующие обязательного ответного письма: письмо-извещение; информационное письмо; гарантийное письмо; письмо-подтверждение; письмо-предупреждение; письмо-отказ; письмо-напоминание; письмо-декларация, то есть заявление; письмо-распоряжение; сопроводительное письмо.​

По признаку адресата можно выделить деловые письма циркулярные и обычные. Обычное деловое письмо направляется на один адрес, а циркулярное – на несколько. Письма можно отправлять как традиционно, то есть по почте, так и посредством факсимильной, телеграфной, телетайпной связи, а также электронной почтой. Нетрадиционные способы отправки деловой переписки служат инструментом быстрого решения возникших вопросов.

По структурным признакам можно выделить деловые письма на нерегламентированные и регламентированные.

Нерегламентированное деловое письмо содержит в себе авторский стиль и состоит из предыстории и текста, написанного согласно правилам коммерческого этикета.

Регламентированное деловое письмо пишется по шаблону, при этом соблюдается не только рекомендованный текст письма, но и его оформление, реквизиты, формат листа и другие принятые компанией правила.

Такие письма призваны решать регулярно возникающие вопросы экономико-правовых отношений компании. Тексты регламентированных писем разработаны и представляют собой совокупность определенных синтаксических конструкций.

Пример делового письма

Образец делового письма с просьбой о поставке

Деловое письмо: как правильно составить

Образец делового письма с предложением о сотрудничестве

Деловое письмо: как правильно составить

Деловое письмо-предложение рассмотреть специалиста на вакантную должность

Деловое письмо: как правильно составить

Образец делового письма с приглашением на выставку продукции

Деловое письмо: как правильно составить

Деловое письмо-благодарность партнеру по бизнесу

Деловое письмо: как правильно составить

Образец делового письма на английском языке

Деловое письмо: как правильно составить

Деловое письмо: как правильно составить

Как писать? Общие правила делового письма

Для того чтобы грамотно вести деловую переписку, используйте официальный стиль делового письма. Официально-деловое письмо отличается краткостью и понятностью подачи основного вопроса, унификацией используемых выражений и соответствием нормам этикета.

Лучше составить деловое письмо по одному конкретному вопросу или по нескольким, но взаимосвязанным. Когда у компании есть необходимость обратиться к одному и тому же корреспонденту по разным, не взаимосвязанным друг с другом вопросам, составьте разные письма и направьте их на один адрес.

По правилам ведения бизнес-переписки принято направлять ответ на деловое письмо, исключения составляют информационные письма. Примите за правило отвечать на письма контрагентов быстро и четко. Долгое затягивание с ответом сказывается на имидже компании и может быть расценено как отказ от дальнейшего сотрудничества. О том, как отказать партнеру в письме, не обидив его, читайте в этой статье

Текст делового письма нужно писать несложными фразами, не используя витиеватые речевые обороты, предложения должны быть безэмоциональными, без лишней любезности и грубости, без лишних подробностей. В тексте письма не должно быть ни орфографических, ни пунктуационных ошибок.

Необходимо понимать, цель делового письма – это возможность приобрести новых партнеров по бизнесу, увеличить продажи, выразить претензии, ускорить сроки оплаты за поставленный товар или выполненные услуги, поздравить, пригласить на мероприятие или презентацию и т. д.

Согласно этикету деловой переписки, допускаются такие варианты обращения:

  • «Уважаемые господа!» – используют, если обращаются к коллективу;
  • «Уважаемая Екатерина Сергеевна!» – используют при налаженных деловых отношениях, такое обращение уменьшает дистанцию между сторонами;
  • «Уважаемый господин Петров!» – используют при официальном обращении к партнеру, когда между сторонами переписки существует дистанция.

Структура текста делового письма состоит из трех частей:

  • в начале письма прописывают причину, цель и основание написания делового письма;
  • далее следует предложить пути решения проблемы, изложить просьбу, сделать определенные выводы или дать конкретные рекомендации;
  • в конце кратко резюмируйте текст письма и подведите итоги следующими словами: «мы уверены», «мы надеемся» и т. п.

Стандартная структура делового письма

Деловое письмо должно содержать в себе четкую структуру. Это поможет сэкономить время на составление делового письма, правильное донесение и понимание его содержания, а также позволит получить внятный и точный ответ.

Рассмотрим структуру стандартного делового письма

Деловое письмо: как правильно составить

1. Реквизиты отправителя (адресанта) содержат в себе сведения об адресанте. Деловое письмо пишется на бланке компании, соответственно данная информация обычно содержится в левом верхнем углу письма.

2. Реквизиты получателя (адресата) содержат в себе информацию о наименовании организации, адрес, Ф. И. О. и должность того, кому конкретно предназначено письмо.

3. Дата составления и отправления делового письма. Обычно на фирменном бланке компании существует специально отведенная строка для проставления даты написания письма. Дата помогает отличать письма среди многочисленной переписки компании.

4. Заголовок содержит в себе наименование темы делового письма. Заголовок должен быть лаконичным и понятным, так как данная составляющая делового письма указывает на степень важности его для адресата и адресанта.

5. Обращение. Обычно обращение в деловом письме содержит в себе наименование должности, Ф. И. О. Обращение пишут с большой буквы и располагают посередине строки. «Уважаемый» считается традиционным обращением.

6. Преамбула, или вводная часть. В данной части письма объясните причины и цели обращения к адресату. Напомните получателю информацию, непосредственно касающуюся темы письма, это могут быть даты, события, факты, документы. Преамбула письма готовит адресата к информации, изложенной в основной его части. Вводная часть письма может состоять как из одного предложения, так и из нескольких.

7. Основная часть делового письма по объему может быть разной, в ней излагается суть обращения, ваши аргументы, факты.

8. Заключение лучше прописать вежливыми фразами.

9. Подпись. Закончите деловое письмо подписью, состоящей из наименования должности и Ф. И. О. отправителя. Перед подписью вы можете поставить следующие варианты вежливых фраз: «С уважением», «Благодарим за сотрудничество», «Надеемся на плодотворное сотрудничество», «Искренне Ваш» и т. п.

10. Постскриптум. Данная часть письма не является обязательной. В ней вы можете дописать что-либо о произошедшем важном событии или приписать сведения, косвенно касающиеся темы письма.

11. Приложения могут не прилагаться к тексту делового письма. Приложения лучше оформить на отдельных листах. Особых правил написания приложений не существует.

Что писать? Текст и язык делового письма

Нет единообразного подхода к языку делового письма, так как каждое письмо пишется индивидуально, согласно сложившейся ситуации, и подстроено под конкретного получателя. Но мы рассмотрим общие критерии языка и стиля делового письма, обеспечивающие как стилистическую, так и лексическую грамотность.

Язык делового письма обладает частотой повторяемости и единообразием речевых средств.

В принципе, деловое письмо состоит из определенного набора стандартных фраз и оборотов. Бывает, что деловое письмо написано эмоционально, тем самым оно показывает личность автора. Старайтесь избегать излишней эмоциональности в деловой переписке, письмо должно быть написано четко и нейтрально. Не нужно эмоционально окрашивать факты, которые можно изложить сухо и конкретно. В тексте делового письма должны отсутствовать диалектные и просторечные выражения, модальные слова, междометия. Задача автора письма, прежде всего, заключается в том, чтобы объективно изложить факты, не выливать на адресата свои эмоции и субъективное отношение к нему. В тексте письма вы должны отразить логически выстроенную последовательность изложения. Узнайте о пяти фразах, которые убивают любое деловое письмо

Следовательно, язык деловой переписки должен обладать следующими чертами:

  • нейтральная и надличностная форма изложения письма;
  • единообразие, стандартизация терминов и речевых средств;
  • повторяемость определенных языковых форм в конкретных частях делового письма.
  • уменьшение диапазона речевых средств.

При составлении делового письма крайне важно его информационное насыщение, то есть содержание необходимого количества сведений.

Предметом официально-делового письма считается сообщение адресату информации о сложившейся ситуации, а также оценка и анализ такой ситуации. Деловое письмо может обобщить несколько ситуативно-оценочных моделей, для этого разложите их содержание по разным абзацам текста письма. Разбив текст письма на абзацы, вы сможете облегчить его восприятие и показать плавные переходы от одной мысли к другой, то есть адресат получает информацию порционно.

Типичный абзац состоит из трех частей:

  • абзацный зачин;
  • абзацная фраза;
  • комментирующая часть.

Тема абзаца раскрывается в абзацном зачине, в этой части абзаца говорится о том, о чем пойдет речь дальше. Основная информация абзаца содержится в абзацной фразе. Подытожить результаты написанного можно в комментирующей части абзаца. Комментирующую часть абзаца лучше начинать словами: «в этой связи», «таким образом», «поэтому» и т. п. Не всегда можно провести явные границы между частями.

Связь между предложениями абзаца можно осуществить за счет повтора.

Повтор — это вид логико-грамматической связи как между предложениями, так и между абзацами. Определенные элементы предыдущего предложения повторяются в последующем предложении в измененном или неизменном виде. Помимо этого, между предложениями используют такие связующие слова или словосочетания, как: «в результате этого», «согласно Вашей просьбе», «в порядке оказания помощи» и т. п.

Важно отразить в деловом письме не индивидуальные, а групповые интересы компании. Текст делового письма должен исходить не от авторского «я», а от коллективного «мы». При этом следует избегать в переписке местоимения «мы», так как окончания глаголов показывают, от чьего лица ведется повествование. Осторожно используйте в деловом письме местоимение «он», так как это местоимение обезличивает того, о ком идет речь, и делает язык письма фамильярным.

Поддерживайте объективный стиль делового письма, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным.

Недопустимо использовать в деловой переписке дерзость, неучтивость, бестактность по отношению к адресату. Излишняя обходительность и вежливость также неуместна в деловой переписке между контрагентами. При написании делового письма следует отдать приоритет четкости и строгости, нежели избыточной вежливости и учтивости.

Часто при написании делового письма нарушаются демократические традиции деловой переписки.

Обычно это происходит тогда, когда адресату навязывают определенное действие, которое он должен совершить, например: «В Ваш адрес отправляем окончательный вариант проекта контракта. Просим его рассмотреть и утвердить».

В данном примере отправитель делового письма нарушает этикет тем, что не дает выбора адресату, ведь направленный проект контракта может быть не утвержден им по тем или иным причинам.

Для получателя важно, кто подписал адресованное ему письмо.

Не менее важно найти верный и серьезный подход для написания деловых писем. Несоблюдение элементарных требований к деловой переписке может привести к тому, что письма могут стать юридически незначимыми, а это приведет к трудностям в работе с документооборотом компании.

Объем официально-делового письма, как правило, не должен превышать одной страницы текста.

Шаблоны и фразы для деловой переписки

Извещения:

  1. Сообщаем, что, к сожалению, не можем…
  2. Сообщаем, что задержка по отгрузке товара произошла ввиду…
  3. Извещаем, что мы…
  4. Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
  5. Доводим до Вашего сведения, что…
  6. Ставим Вас в известность, что руководство предприятия приняло решение…

Модели выражений, объясняющих мотивы (самые популярные обороты речи, используемые в начале делового письма):

  1. В соответствии с письмом заказчика…
  2. В соответствии с протоколом…
  3. В ответ на Вашу просьбу…
  4. В подтверждение нашей договоренности…
  5. В целях усиления охраны имущества…
  6. В связи с тяжелым положением…
  7. В подтверждение нашего телефонного разговора…
  8. В связи с проведением совместных работ…
  9. В порядке оказания технической помощи…

Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

  1. От третьего лица единственного числа, к примеру: Предприятие «Свет» не возражает… Компания «Аккорд» гарантирует… Совместная российско-американская компания «Лига К» предлагает…
  2. От третьего лица множественного числа, к примеру: «Администрация и профком предприятия «Свет» убедительно просят…»
  3. От первого лица множественного числа: Сообщаем… Подтверждаем… Просим…

Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

  1. От первого лица единственного числа, к примеру: Ставлю Вас в известность… Прошу Вас… Довожу до Вашего сведения…
  2. От первого лица множественного числа, к примеру: Поддерживаем… Поздравляем… Одобряем… Мы получили телеграмму от Вас…

Просьбы:

  1. Прошу сообщить информацию о производителе товара…
  2. Прошу Вас принять меры…
  3. Просим Вас проверять ход выполнения работ на производстве…

Отправка документов или материальных ценностей:

  1. Высылаем подписанное с нашей стороны соглашение…
  2. Направляем интересующие Вас документы заказным письмом…
  3. Направляем схемы для сборки оборудования…

Подтверждения:

  1. Предприятие «Свет» подтверждает условия поставки электрооборудования…
  2. Подтверждаем направление спецификаций на товар…
  3. С благодарностью подтверждаем получение Вашей заявки и начинаем ее выполнять…

Предложения:

  1. Мы можем рекомендовать Вам…
  2. Предлагаем Вам приобрести…
  3. Мы можем предложить Вам…

Приглашения:

  1. Приглашаем Вас нанести визит…
  2. Просим Вас принять активное участие в дискуссии на тему…
  3. Приглашаем Вас принять участие в рассмотрении проекта…

Отказ и отклонение предложения (проекта):

  1. Ваше предложение (проект) было отклонено нами по следующим причинам…
  2. Направленный Вами проект договора подряда нами не может быть согласован по следующим причинам…

Напоминания:

  1. Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по договору оказания услуг составляет…
  2. Напоминаем, что согласно графику платежей Вы должны…
  3. Напоминаем Вам, что срок выполнения работ по договору истекает…
  4. Напоминаем, что в соответствии с должностной инструкцией Вы должны…

Гарантии:

  1. Качество выполненных работ гарантируем.
  2. Сроки оказания услуг гарантируем.
  3. Оплату гарантируем.

Интерпретация собственной позиции:

  1. Наше предприятие не может поставить Вам оборудование в срок… ввиду следующей сложившейся ситуации…
  2. Возражений против проведения дополнительных работ не имеем.
  3. Наши обращения по вышеизложенной проблеме не привели к положительному результату.

Интерпретация действий другой стороны:

  1. Обещания, которые Вы нам дали, не выполняются.
  2. Совершенно непонятно, почему Ваша компания уклоняется от…
  3. Задержка конечного срока выполнения работ может привести…

Заключительные слова:

  1. Убедительно просим Вас не задерживаться с ответом на деловое письмо генерального подрядчика.
  2. Надеемся, что наши просьбы будут услышаны и выполнены.
  3. С пожеланием успехов в вашей производственной деятельности.
  4. Просим извинить нас за неточности в исходной документации.
  5. Просим извинить нас за задержку с ответом на деловое письмо генерального подрядчика.
  6. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Как составить правильное деловое письмо: начало делового письма и окончание

Перед сотрудниками компании часто встают вопросы: «Как писать деловые письма?», «Каковы правила написания делового письма?». Итак, сначала пишется заголовок письма. Заголовок должен быть лаконичным, понятным, броским, так как данные характеристики помогут выделить ваше обращение к адресату из остальной корреспонденции. Не будет лишней краткая аннотация к письму, она необходима в том случае, если адресат не сможет сразу прочитать весь текст сообщения.

Рекомендуем использовать в начале текста делового письма комплименты. Назовите компанию адресата надежным партнером, известным предприятием города и т. п. Не будет лишним прописать в деловом письме предложение о дальнейшем плодотворном сотрудничестве.

Постарайтесь к концу делового письма не перейти на призывную интонацию и не употреблять директивные фразы:

  • «обязательно позвоните нам»;
  • «в случае если вас заинтересовало наше предложение, вам необходимо связаться с нами по телефону» и т. п.

Такими фразами вы показываете потенциальным партнерам, что ваше деловое письмо о сотрудничестве может их не заинтересовать. Перефразируем это предложение на менее категоричный тон: «Для рассмотрения предложения нашей компании вы можете связаться с нами по следующим телефонам...»

Заканчивая текст письма, вставьте полный перечень документов (при необходимости). Документы пронумеруйте в хронологическом порядке.

Закончить деловое письмо можно словами:

  • С уважением, (Ф. И. О.);
  • Спасибо, что уделили внимание;
  • С почтением, (Ф. И. О.);
  • Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

4 ошибки, которые не должен содержать текст делового письма

  1. Не следует начинать деловое письмо с отказа. Изложите причины отрицательного решения с вашей стороны, дайте понять контрагенту, что при других обстоятельствах есть возможность вернуться к рассмотрению их предложения.
  2. Не навязывайте адресату результат принимаемого им решения, например, станут ошибочными фразы: «Просим внимательно изучить и положительно разрешить вопрос о…», «Просим утвердить на должность...».
  3. Не нужно обвинять адресата в отсутствии внимательности или компетентности, избегайте фраз «Предлагаем Вам внимательно изучить…» и т. п.
  4. Не заставляйте адресата спешить с принятием решения, лучше избегать слов: «срочно», «в короткие сроки», «незамедлительно». Пользуйтесь такими этичными фразами, как: «Убедительно просим Вас сообщить нам о принятом решении», «Просим Вас прислать ответ на наше предложение до…» и т. п.

Оформление делового письма: форма и внешние атрибуты

Официально-деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации.

Деловое письмо следует печатать с использованием полей: правое поле – не менее 1,5 см; левое поле, с учетом последующей подшивки к документации, – не менее 3 см. Для написания деловых писем, как правило, используют шрифт Times New Roman, 12-го размера и одинарный интервал.

Исходящий номер и дата написания письма отмечаются в верхнем левом углу и дублируются в журнале учета исходящей документации. Если ваше обращение является письмом-ответом, то под исходящим номером и датой проставляется номер и дата письма, на которое вы отвечаете. В верхнем левом углу пишут название компании-адресата, должность и Ф. И. О. руководителя или специалиста, которому предназначается письмо. В нижнем левом углу письма прописывают наименование должности руководителя, Ф. И. О., и ставится его подпись, а ниже – должность, фамилия исполнителя и номер его контактного телефона.

Содержание письма состоит из трех блоков:

  • формула делового письма – суть обращения;
  • обоснование обращения;
  • вспомогательная информация.

Если вы пишете ответное письмо, то необходимо учтиво сослаться на последнее полученное от адресата обращение. Если ваше письмо является началом деловой переписки с иностранным контрагентом, то следует представить свою организацию: наименование, сфера деятельности, цели и задачи, которые преследует компания на международных рынках. Не расписывайте во всех подробностях деятельность своей компании, к письму достаточно приложить буклет, отражающий все аспекты работы предприятия. В тексте письма обязательно пропишите ссылку на буклет.

Как написать электронное деловое письмо: особенности и правила

Не забывайте важность заполнения поля «Тема» электронного сообщения. Как правило, на электронную почту любой компании поступает огромное количество сообщений, по теме письма адресат быстро вычислит нужную ему корреспонденцию, остальное удалит или отправит в спам.

Лаконично формулируйте тему делового письма, вы должны в нескольких словах отразить суть сообщения. Точное и броское название темы сразу привлечет внимание адресата. В противном случае ваше сообщение может попасть в спам.

Если вы пишете в ответ на присланное сообщение, то в поле «Тема» заведено писать «Re: первоначальная тема». Если вы отвечаете на письмо, но тема переписки меняется, то переписку лучше начинать с нового письма.

Если вы отвечаете на электронное сообщение, оставьте текст предыдущего письма целиком либо, в случае объемного сообщения, процитируйте только важные части письма. Такой цитируемый текст предыдущего письма ставится в начале нового сообщения.

При ответе на письмо отправителя не следует начинать переписку с нуля, не сохраняя предыдущую историю общения. В случае такого ответа адресат будет вынужден искать исходники вашей с ним переписки.

Если письмо содержит важные сведения или срочную информацию, то установите степень важности как «высокая». Деловое письмо с отметкой важности будет выделяться среди прочих входящих сообщений адресата. Пользуйтесь этой функцией, если письмо действительно является важным, не злоупотребляйте ею.

Не пишите текст или его часть заглавными буквами, это воспринимается как агрессия и нападение.

Откажитесь от использования в тексте электронного делового письма сленговых выражений и сокращений, исключение из них составят лишь общеизвестный сленг и аббревиатуры.

Допустимо использовать в электронной переписке смайлы, но в особо строгих официально-деловых письмах лучше от них воздержаться.

Не делайте грамматических ошибок. Наличие в тексте ошибок, описок портит репутацию отправителя письма.

В конце письма используйте краткую информацию об отправителе (должность, Ф. И. О., название организации, контактные данные).

Если вы к письму прикрепляете дополнительные документы, то сделайте об этом отметку в тексте письма. По сложившимся нормам этикета, не предупреждая адресата об объеме приложений, вы можете прикреплять 2–3 мегабайта информации. Если прикрепленные документы весят более 3 мегабайтов, советуем уточнить у адресата возможность прохождения такого объема через его почтовый сервер, так как многие специалисты пользуются почтовыми сервисами с телефона.

Стоит ли делать запрос о подтверждении получения письма? Многих пользователей сервис подтверждения раздражает, и они расценивают его как подозрение в своей безответственности. Но на практике почтовая служба может работать с перебоями, а отправителю необходимо достоверно знать, получил ли адресат его послание. Поэтому наш ответ: можно, но редко и в крайних случаях.

В принципе, структура электронного делового письма мало чем отличается от делового письма на бумажном носителе, но некоторые особенности существуют.

Как правило, в электронных сообщениях взамен традиционного обращения используют приветствие получателя. Приветствие и персональное обращение к адресату порождают. Обезличивание письма рассматривается как бестактность, а отсутствие приветственных слов говорит о невоспитанности и равнодушии отправителя. Приветственные слова лучше написать в отдельной строке, отделив ее от основного текста делового письма. Если стороны переписки обмениваются сообщениями неоднократно в течение дня, то допускается не ставить приветствие.

Если отправитель письма не знаком с адресатом и пишет ему впервые, то начать письмо нужно с объяснения причин обращения.

Основной текст должен быть максимально лаконичным, но при этом информативным.

Наилучший размер текста электронного делового письма – 1 страница, то есть адресат сможет ее прочитать без прокручивания страницы почтовой программы. Разделите текст письма на абзацы, адресатом легче воспринимается пришедшая информация, поделенная на смысловые части. Старайтесь делать абзацы короткими и отделять их друг от друга пробелами.

Заключительную часть письма и подпись отделите от основного текста делового письма пустой строкой.

Закончите электронное деловое письмо одной из рекомендуемых фраз: «Всего наилучшего…», «С уважением…», «Искренне Ваш…» и т. п.

В реквизите подписи не следует использовать сокращения. Адресат, следуя тексту делового письма, должен знать, как обратиться к автору в ответной переписке. Помимо Ф. И. О. автора, нужно указать его должность и наименование компании. Прописав эти сведения, вы даете адресату возможность оценить вашу компетентность в решении того или иного вопроса. Ниже необходимо прописать дополнительные сведения и контактные данные, такие как: дополнительный рабочий электронный адрес, личный электронный адрес, номера телефонов, адреса, ссылки на страницы в социальных сетях и т. п. Например:

С уважением,  Николай Петров,  старший менеджер проекта «Русское зерно»

http://rus-zerno.ru  E-mail: [email protected]  Раб. тел. +7 (921) 976-43-56 Москва

Время ответа на письмо – важнейший показатель отношения к потребностям ваших клиентов и партнеров. В различных компаниях есть разные мнения по поводу скорости ответа на электронные письма. Наиболее приемлемым временем на ответ после получения электронного делового письма считается 2–3 часа. В том случае, если ответ на письмо требует дополнительных временных затрат, направьте в адрес отправителя ответное письмо, в котором подтвердите получение сообщения и укажите сроки направления ответа на поставленные вопросы. 

www.gd.ru

Деловое письмо на английском: образец, примеры с переводом

Доброго времени суток, друзья.

Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом. Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)

Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.

Cодержание:

  1. Основные типы деловых писем
  2. Общие принципы написания
  3. Составные части письма
  4. Стандартные выражения
  5. Электронные письма

В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую Вы представляете.Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

Основные типы деловых писем

  • Поздравление – Congratulation Letter
  • Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
  • О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.
  • Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
  • Отказ- Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
  • Жалоба –Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
  • Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
  • Письмо-запрос– Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
  • Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
  • Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Рекомендую

1011907214

Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.

 

 

 

1005788940

Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!

 

 

 

 

 

Крутой онлайн курс по деловому английскому от Lingualeo — пройдя его, вы сможете обрести уверенность как в переписке, так и в разговоре на деловые темы. Кстати, перед приобретением его можно попробовать бесплатно.

 

 

 

Общие принципы

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

  1. Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
  2. Текст разделяется на абзацы без красных строк.
  3. Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
  4. Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.

По стилю:

  1. Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You're и т.д.
  2. Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
  3. Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
  4. Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

Составные части

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

  • Заголовок (шапка):А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат:день/месяц/год. Запятые не используются.
  • Приветствие(обращение), или как начать письмо.
  • Главная мысль(основной текст послания) – в центральной части письма.
  • Заключительная фраза(выражение благодарности и дальнейших намерений).
  • Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
  • Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
  • Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

 

Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

John Stewart1304 Sherman Ave.Madison, Wisconsin

 

Lemann & Sons3597 43rd StreetNew York, NY 12008

 

 

May24, 2015

 

Dear Sirs,

 

With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.I would also like to know about discounts that you provide.

 

Yours faithfully,

 

(Signature)

John Stewart

 

Sales Manager

 

Перевод:

От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008 24 мая, 2015

Уважаемые Господа,

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов. Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением, Джон Стюарт Менеджер по продажам

 

Теперь подробнее остановимся на элементах.

Обращение или приветствие должно выглядеть так:Dear Sirs, Dear Sir or Madam -если вам не известно имя получателяMr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресатаDear Frank, — если человек вам знакомDear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

Kind regards, — С уважением…

Yours faithfully, Искренне Ваш- если имя адресата Вам не известно

Yours sincerely, — если имя Вам известно

Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

Стандартные выражения

Вот для примера некоторые типовые фразы:

It is very kind of you to— очень любезно с Вашей стороны

We apologize for — Мы приносим свои извинения за

Please let me know -Пожалуйста, сообщите мне

According to – В соответствии с

In case – В случае

As you requested – По Вашей просьбе

Until now – До сих пор

With reference to your – Относительно Вашего

Unfortunately – К сожалению

We enclose – Мы прилагаем

We are sorry – Мы сожалеем

Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем

И в конце перед подписью:

With best regards — С наилучшими пожеланиями

With respect – С уважением

With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество

With best wishes — С наилучшими пожеланиями

 

Еще не устали от теории? Тогда немного практики!

На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):

Mr Robert BrownGeneral ManagerKLM Co Ltd32 Wood LaneLondonGreat Britain WC37TР

 

John Stewart1304 Sherman Ave.Madison, Wisconsin

 

 

24 September, 2015

 

Dear Mr Stewart

 

Thank you for sending us your resume.We are sorry to inform you that your candidature does not suit us/Kind regards,

 

RobertBrown

 

General Manager

 

Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):

Уважаемый Г-Н Стюарт

Спасибо за отправку нам резюме. Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.

С уважением,

Роберт Браун

Генеральный Директор

Рекомендую:

Кто еще не знаком с EnglishDom??? Бегом туда записываться на пробное бесплатное занятие! Там вам подберут идеального преподавателя — такого, который бы соответствовал вашим личным предпочтениям, целям в изучении языка и вашему стилю жизни.

Вы начнете понимать  деловой английский, говорить на нем и писать прекрасные деловые письма, которые сразят наповал всех ваших партнеров и коллег.

Вы же об этом мечтаете, правда?

 

Электронные письма

Любимые всеми  e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid, кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО. Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность). Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.

Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки  является показателем качества работы вашей компании.

Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!

Подписывайтесь на новые порции английского.Всем пока! Берегите себя!

lizasenglish.ru

Как написать бизнес-письма, или «Надеемся на дальнейшее сотрудничество»

Этика (правила поведения) в бизнесе — это то, что поможет вам добиться поставленных целей. От поведения предпринимателя и бизнесмена напрямую зависит успешность его компании, ведь посудите сами, если человек ведёт себя адекватно, вежливо и сдержанно, то и доверяем такому представителю бизнеса больше, нежели тому, кто панибратствует и не может связать пару слов.

Благодарственные письма

Например, когда ваша работа с другой компанией или частным предпринимателем завершилась или вы подписываете контракт на предоставление услуг или товара, можно сказать: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество». Это не только покажет вас с положительной стороны, но и скажет о том, что вы готовы опять поработать с ними.

Одним из аспектов этики в бизнесе является благодарственное письмо, оно покажет, что вы всегда готовы сотрудничать с организацией, которой его посылаете.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество

Виды писем

  • Открытые. Предполагающие возможность ещё раз поработать вместе: «Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество».
  • Закрытые, то есть при одноразовом сотрудничестве. Такие письма можно закончить словами: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество».
  • Оправдывающие или объяснительные. В бизнесе бывают ситуации, когда вы не успеваете выполнить условия контракта, тогда обязательно нужно послать письмо, которое бы предупреждало вашего партнёра о задержке, например: «Надеемся на понимание и дальнейшее сотрудничество».

Надеемся на дальнейшее сотрудничество

Что стоит учитывать при написании писем

Во-первых, не забывайте писать уважительно, с применением местоимений «вам, ваш, ваши». И не стоит фамильярничать, употребляя - «ты, твоё». Помните, вы пишете деловому партнеру, а не родственникам.

Во-вторых, в письме должны присутствовать точные детали и имена, чтобы было понятно кому и зачем вы пишете.

В-третьих, по возможности избегайте шаблонности и канцелярских слов (личный вклад, выразить, плодотворное). Читая письмо человек должен понимать, что вы затратили хотя бы немного времени на его написание, а не чувствовать, будто в готовом шаблоне только поменяли данные. Будьте оригинальными, креативными и тогда ваше письмо запомнится получателю, а значит, и вероятность повторного сотрудничества возрастёт.Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество

Примеры бизнес-писем

Пример бизнес-письма с благодарностью за сотрудничество приведем далее.

Уважаемый Анатолий Васильевич (или другое имя и отчество частного предпринимателя или представителя компании, сотрудничавшей с вами),

Наш коллектив архитектурного агентства «Яркое будущее» и лично я искренне и от всего сердца благодарим Вас и муниципалитет за сотрудничество. Общими усилиями нам удалось перестроить Областную детскую больницу так, чтобы находиться там было не только безопасно, но и максимально комфортно для медицинского персонала. А также, надеюсь, что эти усилия сделают посещение данной больницы удобным и для детей, и их родителей. Работать с Вами было одним удовольствием, поэтому мы надеемся на дальнейшее сотрудничество.

С уважением, представитель архитектурного агентства «Яркое будущее» Александр Геннадьевич.

Образец бизнес-письма про взаимовыгодное сотрудничество - ниже.

Уважаемый Леонид Александрович (имя и отчество вашего работника),

ЗАО «Завод по обработке древесины имени Г. Агриколы» желает выразить Вам благодарность за взаимовыгодное сотрудничество. Наша компания была рада работать с Вами над одними проектами. В будущем обещаем приложить все свои силы на поддержку нашего плодотворного совместного труда.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество и желаем Вам стабильности, профессионального роста и партнёров, которые будут понимать Вас с полуслова.

С уважением, директор «Завода по обработке древесины имени Г. Агриколы» Пётр Николаевич.

Пример пояснительного письма приведем далее по тексту.

Уважаемый Геннадий Александрович!

Я, представитель архитектурного агентства «Яркое будущее», Анастасия Марковна, приношу свои извинения и сожаления по поводу сдачи объекта не по срокам из-за несвоевременного привоза строительных материалов. Надеемся на ваше понимание и дальнейшее сотрудничество.

С огромным уважением, вице-президент архитектурного агентства «Яркое будущее» Анастасия Марковна.

Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество

Этика – один из важных аспектов бизнеса, и, соблюдая все правила и нормы поведения, вы увеличите рентабельность и успешность своего бизнеса.

fb.ru

Письмо предложение о сотрудничестве (образцы)

Письмо №1

Уважаемый Виктор Александрович,

Во время нашей встречи на семинаре «Креативный практикум», который проходил в Москве с 20-25 октября, Вы упомянули, что в рекламный отдел Вашей компании требуются новые кадры. Я знаком с человеком, который идеально подойдет на эту должность.

Мой друг Александр, с которым я неоднократно работал над общими проектами, имеет профильное образование. Он активно работает в сфере рекламы и маркетинга на протяжении нескольких лет, и среди его клиентов есть такие компании как «Металлоинвест», «МегаФон» и «Автомир». Кроме высокого профессионализма, клиенты Александра ценят его за креативное мышление и творческий подход. Зная направленность Вашей компании, могу предположить, что Александр заинтересует Вас как будущий сотрудник.

Я проинформировал его о возможности работать в Вашей компании, и Александр очень заинтересовался этим. Вы можете позвонить ему по номеру: 220-20-20.

С уважением,

Петр Иванов.

 

Письмо №2

Уважаемый Виктор Александрович,

Неделю назад наша компания завершила проект по разработке нового логотипа. Работа по проекту была выполнена графическим дизайнером Александром, который сотрудничает с нами удаленно.

Я был приятно удивлен качеством работы этого человека, а также приемлемыми ценами его услуг. Могу с уверенностью назвать Александра талантливым дизайнером, который внимательно относится ко всем рекомендациям и пожеланиям.

Если у Вашей компании когда-нибудь возникнет необходимость в услугах удаленного дизайнера, рекомендую Вам обратиться к Александру. Оставляю Вам его контактные данные: 220-00-10

С уважением,

Петр Иванов.

 

Письмо №3

Уважаемый Виктор Александрович,

Мы приглашаем Вас к взаимовыгодному сотрудничеству с ООО «Строй-Мастер».

Благодаря инновационным разработкам и сотрудничеству с мировыми компаниями, наша фирма может предложить Вам самый широкий ассортимент и спектр услуг на российском рынке.

Мы всегда учитываем потребности партнеров и готовы работать над новыми проектами для расширения бизнес возможностей. В работе мы, прежде всего, ценим качество и профессионализм, что позволяет нам оставаться востребованными среди клиентов с самыми разными потребностями.

Ознакомиться с актуальными предложениями для потенциальных бизнес-партнеров Вы сможете на нашем официальном сайте – www.st-master.ru

Петр Иванов.

 

Письмо №4

Уважаемый Виктор Александрович,

Рады предложить сотрудничество по реализации нашей косметической продукции.

Ваши преимущества от партнерства с нами:

  • бесплатное обучение в нашей компании;
  • возможность приобретать продукцию по индивидуальным тарифам;
  • гибкий подход к каждому Заказчику;
  • быстрая доставка товара удобным Вам способом;
  • конкурентная заработная плата.

Сотрудничество с нами выбирают активные и целеустремленные люди!

Ознакомиться с подробными условиями партнерства можно на нашем сайте или у старшего менеджера по телефону 220-00-01.

Петр Иванов.

 

Письмо №5

Уважаемый Виктор Александрович,

В данный момент мы занимаемся поиском новых партнеров для реализации нашей продукции в Вашем регионе. Для комфортного сотрудничества с нами, мы готовы предложить Вам организацию процесса обучения технического и коммерческого персонала Вашей компании. Также мы гарантируем поддержку, связанную с вопросами по реализации нашей продукции.

Мы предоставляем нашим партнерам эксклюзивные права, которые позволяют им реализовывать полный спектр нашего оборудования в том регионе, где они осуществляют свою деятельность.

Чтобы поближе познакомиться со спецификой нашей деятельности и понять рентабельность партнерства для обеих сторон, мы предлагаем своим будущим партнерам заключить трехмесячный проект-договор, после которого возможно подписание полноценного дилерского соглашения.

Для ознакомления с более подробной информацией, отправьте на наш адрес письмо с реквизитами Вашей компании и кратким описанием рода ее деятельности.

С уважением,

Петр Иванов.

 

Письмо №6

Уважаемый Виктор Александрович,

Благодаря качественной продукции и профессиональному подходу к работе, ООО «Строй-Мастер» заслужило славу авторитетной компании и надежного партнера. Однако столь высокая репутация также является заслугой наших многочисленных дилеров, работающих по всем регионам России.

Поскольку мы всегда рады расширению деловых возможностей, мы готовы работать с новыми дилерами.

Условия сотрудничества, которые мы можем предложить, идеальны как для юридических компаний, так и для индивидуальных предпринимателей. Своим партнерам мы предоставляем все необходимые образцы и каталоги с нашей продукцией. В отличие от многих других компаний нашего уровня, мы готовы реализовывать как крупный опт, так и мелкие заказы.

Кроме того, на начальном этапе сотрудничества мы предоставляем нашим дилерам гибкую систему скидок и возможность заказывать продукцию в кредит. В свою очередь, мы гарантируем замену любого товара в случае брака или неудовлетворения Заказчика.

Сотрудникам ООО «Строй-Мастер» доступны следующие преимущества:

  • система индивидуальных скидок;
  • индивидуальные условия с учетом особенностей рынка Вашего региона;
  • бесплатное обучение для всех сотрудников Вашей компании;
  • постоянная информационная и коммерческая поддержка;
  • возможность реализовывать качественную продукцию.

Если Вы еще не являетесь нашим дилером, тогда звоните по номеру 220-02-00, либо обращайтесь по адресу: Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 703-32-46 (Москва)

+7 (812) 309-26-52 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

bs-life.ru

Деловое письмо на английском

Деловое письмо на английском

Деловую деятельность невозможно представить без переписки и обмена информацией. Плохо составленные и оформленные письма мешают развитию бизнеса, приводят к потере информации и недо­пониманию. Напротив, удачное ведение корреспонденции является признаком компетентности партнера, важным фактором успеха.

Приветствие (обращение)

Если имя адресата неизвестно, то лучше всего начать письмо:

Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam

(как для замужней, так и незамужней женщины).

Никогда не используйте обращение Dear Miss. В том случае, когда Вы не знаете пола адресата, лучше употребить обращение Dear Sir. Формы обращения Sir и Madam (без Dear) более официальны, и зло­употреблять ими не стоит.

Можно также обращаться к адресату по его должности:

Dear Professor, Dear Mr.President.

Если адресат Вам знаком, гораздо предпочтительнее обращаться к нему по фамилии:

Dear Mr.Smith, Dear Mrs.Smith, Dear Miss Smith.

Приветствие всегда отделяется запятой, но в американской деловой корреспонденции часто можно встретить двоеточие

Dear Mr. Smith: .

Текст письма

Текст является основной частью письма, которая включает инфор­мацию, отражает настроение пишущего, его профессию, социальное положение. Поэтому стиль письма очень важен. Следу­ет использовать стандартный язык, избегая книжных и высокопарных фраз. Предложения строятся короткие и ясные. Ин­формация не должна быть ни слишком подробной, ни слишком лаконичной. При написании письма люди обычно пользуются оп­ределенным набором фраз и клише, принятых в той или иной стране. Ниже приводятся некоторые из них, которые могут помочь Вам при составлении делового письма на английском языке.

Начальные фразы письма

Благодарности

  • (We) thank you for the letter of .../dated.../ which we received... Спасибо за письмо о.../от.../ которое мы получили...
  • We are obliged for your letter of... Весьма благодарны за Ваше письмо...

Подтверждения

  • We wish to inform you that... Сообщаем Вам, что...
  • We acknowledge your letter of... Подтверждаем получение Вашего письма...
  • We are in receipt of your letter of... Мы получили Ваше письмо от...
  • We have received your letter of...  Мы получили Ваше письмо...
  • In connection with our letter of...  В связи с нашим письмом...
  • In confirmation of your cable of.../...of our telephone conversation В подтверждение Вашей телеграммы.../...телефонного разговора
  • In reply /answer/response to you letter of... В ответ на Ваше письмо...
  • With reference / Referring to our letter of ...we wish to inform you... В соответствии с нашим письмом ... мы сообщаем Вам, что ...
  • With further reference to... Далее в соответствии с...
  • We learn from your letter that... Из Вашего письма нам известно, что...
  • We are surprised to learn from your letter that...  С удивлением прочли в Вашем письме, что...

Информация

  • Your letter enclosing /stating that... / asking us to do., has been (considered /given proper attention). Ваше письмо, включающее... / утверждающее... / с просьбой... - было (рассмотрено / рассмотрено с надлежащим вниманием).
  • We are pleased / glad to inform / advise you that...  Мы с удовольствием сообщаем Вам,что...
  • We have pleasure in informing / offering you... Мы с удовольствием (сообщаем / предлагаем) Вам...
  • You are no doubt aware that... Вам, без сомнения, известно, что...
  • Please, note that... Учтите / отметьте, пожалуйста, что...
  • We have to remind you that... Хотелось бы Вам напомнить,что...
  • Further to our letter of... Далее, согласно нашему письму...
  • We enclose a copy of a letter from... (about... / in connection with) Копия письма от...( о... / в отношении) прилагается.

Извинения

  • We offer apologies /apologise for the long delay of our reply / in answering your letter Просим извинения за задержку с ответом
  • Please, accept our apologies for... Примите, пожалуйста, наши извинения
  • We regret to have to remind you that... Примите, пожалуйста,наши извинения
  • We are sorry to learn from yor letter of... that... Из Вашего письма с сожалением узнали
  • We are sorry we are unable to meet your request К сожалению,мы не можем удовлетворить Ваши требования

Связующие фразы

Связки

  • Apart from the above (said)... Помимо вышесказанного
  • Further to the above... In addition to the above В добавление к вышесказанному
  • In view of the above (said)... Учитывая вышеуказанное
  • As a matter of fact...
  • In fact... Действительно, на самом деле, фактически
  • It goes without saying... Само собой разумеется, без сомнения.
  • In this connection... В связи с этим
  • In connection with your request... В связи с Вашей просьбой
  • In connection with the above (said)  В связи с вышесказанным
  • The point is... / The matter is...  Дело в том, что...
  • In the cirumstances... При данных обстоятельствах...
  • In our opinion... По нашему мнению...
  • We believe / think / feel... Мы полагаем, нам думается...
  • First of all... Прежде всего...

Выделение какого-либо положения

  • We find it reasonable / necessary / important to note Мы считаем целесообразным / необходимым / важным отметить
  • We're taking the opportunity to remind you... Пользуемся случаем напомнить Вам...
  • I would like to note that... Хотелось бы отметить...
  • We have to admit that... Надо признаться / мы допускаем...

Ответ на просьбу

  • As requested by you... Согласно Вашей просьбе...
  • As to / As regards / With regard to your request / order / claim Что касается Вашей просьбы заказа / претензии / требования
  • In accordance with / Under the contract enclosed В соответствии с приложенным контрактом...
  • We would welcome the opportunuty Мы бы приветствовали возможность...
  • In case of delay in delivery / in payment / in sending people В случае задержки доставки оплаты / отправки людей
  • In case of your refusal / your failure to make payment В случае отказа, неуплаты

Завершающие фразы письма

Завершающие фразы могут продолжать предыдущий абзац или могут писаться с новой строки.

Благодарности

  • Thank you for your interest in our journal Благодарю за интерес, проявленный к нашему журналу.
  • Thanking you in anticipation... Заранее благодарен...
  • Your early reply will be appreciated Будем признательны за незамедлительный ответ.

Надежды и пожелания

  • We' re looking forward to hearing from you... С нетерпением ждем Вашего письма (сообщения,известия).
  • We' re looking forward to (receiving) your consent / approval/ confirmation С нетерпением ждем Вашего согласия/одобрения/подтверж­дения.
  • Hoping to hear from you В ожидании Вашего письма
  • I hope to see you in... Надеюсь увидеть Вас в...
  • We expect your early reply / to hear from you in the near future В ожидании (ожидаем) скорейшего ответа.
  • We are expecting your representatives/officials to arrive for the talks Мы ожидаем прибытия Ваших представителей/официальных лиц на переговоры.
  • We (I) shall be pleased to answer your inquiries С удовольствием ответим на Ваши вопросы.
  • We assure you that... Заверяем Вас, что...

Просьбы

  • Please, inform us / let us know in the shortest possible time (Известите нас / Дайте нам знать) как можно скорее.
  • On receipt of the letter please / will you cable / telex your confirmation По получении письма пошлите, пожалуйста, телеграмму те­лекс с подтверждением получения.
  • If we can be of any assistance, please, do not hesitate to contact us Если нужна наша помощь, не колеблясь, сообщите об этом.
  • For your convenience I enclose a copy of... / a copy of ... is enclosed Для удобства прилагается копия...

Дополнительные заключительные фразы

Дополнительные заключительные фразы располагаются на правой стороне листа. Только первая буква фразы заглавная. Сама фраза отделяется запятой. Выражение

"Sincerely (yours)" - "Искренне Ваш" является самым распространенным и наиболее приемлемым и уместным в письмах разной степени формальности.

Используются также выражения

"Yours (always) sincerely", "Faithfully(yours)", "Yours truly"

"Искренне Ваш", "Преданный Вам".

Последние два менее распространены и более официальны. Возможное соотношение между обращением и дополнительными заключительными фразами приводится ниже:

Dear Sir обычно сочетаются с Yours truly,

Dear Madam с Faithfully (yours) в официальных письмах.

Dear Mr. Smith сочетаются с Sincerely (yours)

Dear Mrs.Smith и Dear Miss Smith с Yours sincerely в менее официальных письмах.

Подпись

Письмо всегда подписывается от руки. Подпись пунктуационно не оформляется. В деловых письмах полное имя отправителя и его должность могут быть напечатаны ниже подписи. Если письмо пишется от имени фирмы или третьего лица, то название фирмы можно напечатать перед подписью отправителя.

Например:

Yours faithfully, For J. White & Со, Ltd signature Manager

He следует в подписи указывать Ваш матримониальный статус и использовать Mr., Mrs., Miss. Если необходимо, женщина может его указать в скобках после подписи:

Jane Smith (Miss) Jane Smith (Mrs)

Ниже приводятся примеры, иллюстрирующие стиль и оформление делового письма:

Источник: Рекомендации по ведению деловой и частной переписки на английском языке, Под редакцией Трифоновой Н.С., Ростов-на-Дону.

Теги: деловая переписка, английский языкМатериал подготовлен Руденко Владимиром

brainmod.ru


Смотрите также